Técnicas de archivo

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Presentación para taller de técnicas de Archivo, dirigido a estudiantes de 6to año en la escuela Técnica Comercial

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Técnicas de archivo

  1. 1. Prof. Yelitza Colmenárez
  2. 2. LA OFICINA Es el sitio de trabajo, donde por lo general predomina la actividad intelectual sobre la física. Dentro de la oficina El Oficinista Procesa opera el OFICINISTA o información y se trabajador que también encarga también de: es llamado “Empleado”.•Comunicar•Modificar•Archivar. Las Herramientas de trabajo mas comunes son: Computadora. Teléfonos. Fotocopiadora. Mobiliarios. Artículos de Escritorio. Gabinetes de archivos.
  3. 3. ARCHIVO ARCHIVISTA Es un conjunto de documentos que contienen información guardada ordenadamente para un propósito. Es la persona encargadadel archivo y de archivar. ARCHIVADOR Es el gabinete o mueble destinado a salvaguardar o contener los archivos.
  4. 4. ARCHIVO Archivo Activo Archivo Inactivo o Muerto Es el que contiene Es aquel que tiene undocumentos que son valor histórico y no esconsultados constantemente necesario consultar condebido a que, contiene frecuencia.(Comprobasteinformación que es requerida contables de años pasados,con frecuencia.(Facturas por documentos de ex-cobrar, correspondencia, empleados, Documentosprestamos de bancos). Legales).
  5. 5. UNIDAD O ARCHIVO ARCHIVO VERTICAL: HORIZONTAL:Son muebles que Son muebles queconstan de gavetas constan de divisionescolocadas una colocadas en formaencima de otra, para horizontal, en algunosmantener en ella casos pueden sercarpetas en posición abiertos o de puertasvertical. corredizas. TIPOS DE ARCHIVO FICHERO EQUIPOSEs un mueble que ELECTRONICOS:consta de gavetaspequeñas, en las Computador: Discocuales se colocan duro o fijo.fichas o tarjetas, Cd.relacionadas con Pendrive.carpeta archivada. Teléfono Móvil.
  6. 6. MATERIALES Y SUMINISTROS DE ARCHIVO
  7. 7. MATERIALES Y SUMINISTROS DE ARCHIVO Se usan pa ra resguarda documentos r los CARPETAS que se relac con un indiv ionen iduo, empre institución. sa s o Puede ser tamaño carta de u oficio, esta una pestaña trae donde se esc el encabezam riben iento o titulo . varias Son aquellas que tienen liegues,d ivisiones en forma de p CARPETA ACORDEON ente o se clasifica numéricam O FUELLE archivo alfabéticamente. Es un auxiliar. Son unidades rectangulares generalmente de 5 por 3 y 8 por TARJETAS 5 pulgadas. Es un organizador de ficheros, facilita la ubicación de carpetas, gavetas o archivadores.
  8. 8. MATERIALES Y SUMINISTROS DE ARCHIVOBANDEJA DE Es un equip colocado sob o que esESCRITORIO re el escritor colocan io, se corresponden recibidas, la cias s enviadas que están y las a punto de despachadas. se r as que Son piezas metálic sujetar los sirven para GANCHOS de las do cumentos dentro carpetas.
  9. 9. MATERIALES Y SUMINISTROS DE ARCHIVO ncias Son listado s con refere b re e l n umérica, soINDICES alfabética o ipo de contenido de cada equ archivo. Son etiqu etas que los mate se adhierMARBETES riales (ca en a lugares ( rpetas) o gavetas) que ha q p ar uedado a a indicar lo rchivado A-Z archivara o se .
  10. 10. MATERIALES Y SUMINISTROS DE ARCHIVO te rial resisten n as d e mate de material So n lami lase a la c as y establec e , in dic et(cartón) las carp vetas. o enarchivad dentro de las ga icheros. GUIAS Y SUBGUIAS e s ivos yf division en Arch uperior una  S e u sa n rte s en la pa tulo (Número, n Presenta arece el ti  p d). donde a do, país, cuida pestaña bre, esta m letra, no Se util iza pa carpet ra a ha si señalar que do ret GUIAS FUERAS (OUT) lugar. irada d una e su Facilit FUERA carpet a la ub a , en icación ésta se el mom de la a devu ento q elta a ue corres su luga pondie r nte.
  11. 11. Alfabético NuméricoGeográfico Nombres por Cronológico asuntos
  12. 12. •Orden Estricto•Secuencia•1era letra ysubsiguientes1er apellido2do apellido Martinez Martinez, Ana Maria1er nombre2do nombreApellido de casada•1ero apellido de sotera•Entre paréntesis la (De) Quintero, Maria Isabelpreposición (de)Apellido compuestoPrecedido de De Sousa Mora, Virginia MariapreposiciónParte integral delapellido
  13. 13. Si no contiene nombrede persona Cafetería buenas tardes Clínica la bondadosa Si el nombre de persona Almeida Sergio, Abasto forma parte de la Gutiérrez Pedro, Librería denominación Si la denominación de la Cafetería 5 tazas organización contiene Cafetería 33 números Las siglas C.A, S.A La pesca compañía Anónima
  14. 14. . Falcón, Alfabéticamente Lara, Ordena, grupos Portuguesa Yaracuy Bancos – nombres 230012 repetidos 230013 Cliente – numero Actas firmadas en algún año
  15. 15. Nombre – IdentifiqueClasificar •Personal DirectivoDistribuye Material •Personal AdministrativoArchiva •EstudiantesAlfabéticamente
  16. 16. Recuerda:ARCHIVAR ES ORDENAR….

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