Los proveedores son empresas o personas que brindan servicios y productos necesarios para llevar a cabo un evento. Es importante obtener presupuestos por escrito de al menos tres proveedores para cada servicio requerido, acordar plazos de entrega y precios, y comparar opciones. Los proveedores comúnmente necesarios para un evento incluyen soporte técnico, marketing, diseño gráfico, alojamiento, catering, sonido e iluminación.

2. ¿Quiénes son Proveedores?
Son las empresas o personas que nos
brindarán servicios y productos para cumplir
los objetivos del evento

3. A tener en cuenta…
 Pedí los presupuestos x escrito
 Deja bien claro qué servicios y/o
productos necesitas
 Pacta los plazos de entrega y los
precios
 Conoce a tres empresas como
mínimo para poder comparar los
productos y servicios

4. Para la etapa del Pre - Evento
Soporte Hardware y Software
Servicios, Marketing y Comunicación
Diseñador Gráfico
Productos y
Soporte  Desarrollador y mantenimiento de sitio web
Agencia de Viajes
Técnico Imprenta
Asesores profesionales

5. Durante el Congreso o Jornada
La Cantidad de Proveedores que vamos a necesitar, va a variar de
acuerdo al despliegue que tenga el evento
Las contrataciones pueden comenzar desde 6 meses antes
Generalmente cobran el 50% antes del evento y el 50% al finalizar

6. ¿Qué vamos a necesitar?
 En el sector de Inscripción y
Acreditación
 En las salas
 En la Exposición Paralela
 En las Actividades Sociales
 En general

7. En el Sector de Inscripción
 Personal de secretaría
 Orientadores
 Carteles
 Paneles y Estructuras
 Mobiliario
 Computadoras  Programas de Bolsillo
 Sistema de Inscripción y Acreditación  Libro o CD con resúmenes de trabajos
 Fichas de inscripción científicos
 Material de Acreditación  Diplomas
 Credenciales y Porta Credenciales  Fotocopiadora
 Souvenirs  Sistema para el cobro con tarjetas de
 Programas finales crédito

8. En las Salas
 Asistentes de sala y Personal Técnico  Traductores
 Mobiliario (podio, estrado, sillas)  Receptores de Traducción simultánea
 Decoración  Carteles
 Pantallas  Agua
 Cañones - Proyectores  Climatización
 Micrófonos  Grabación de las sesiones (audio y
video)
 Cabinas de traducción simultánea
 Grupos Electrógenos

9. En la Exposición paralela
 Paneles y Estructuras
 Centro de mensajes: sistema para
la comunicación interna en el ámbito
del evento (por alto parlante, pantallas
led, pantallas touch, etc.)
 Iluminación
 Personal idóneo para el armado de
la expo paralela
 Carteles y Señalización
 Gigantografía con Planos de
Ubicación

10. En las Actividades Sociales
 Traslado
 Sede
 Catering
 Ambientación
 Sonido
 Iluminación
 Espectáculos y shows
 Grupo Electrógeno
 Climatización

11. En General
 Seguridad
 Seguros (ART, de vida, etc)
 Catering (Coffee Breaks, Almuerzos,
Actividades Sociales)
 Diario del Congreso
 Prensa
 Limpieza
 Guardarropas
 Personal Médico
 Transfers a hoteles oficiales
 Fotografía y Video
 Imprentas

12. Encontrá más tips para
organizar tus eventos en
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