1.
Private & Confidential
Alur Proses di Warehouse
Modul 5

2.
Agenda Pembelajaran
Private & Confidential
Alur Proses Inbound - Checker
1
Alur Proses Inventory Control
2
Alur Proses Outbound - Picking
3
Alur Proses Outbound - Packing
4

3.
Alur Proses Gudang sampai dengan ke Customer
Inbound Inventory
Outbound Production
Handover 3PL
Gudang/Hub
Expedisi
Mengisi/memilih area
Pemesanan Produk
ke Pemasok(Suplier)
Picking
Pengiriman
Customer Senang
Sorting
Checking
& Packing
Shipping
Perhitungan,PH, DEM
Pre-QC
Penerimaan
Putaway(Menaruh barang di rack
QC = Quality Control
PH = Problem Handler (PIC jika ada kendala barang tidak sesuai atau rack tidak
sesuai ketika picker sedang ambil barang
DEM = Damage(Rusak), Expired, Missing (Hilang)

4.
Private & Confidential
1. Alur Proses Inbound - Checker

5.
Point Pembelajaran
Private & Confidential
Mengelola Penerimaan Barang
A
Merancang Prosedur Penerimaan Barang
B
Inbound - Putaway
C
Inbound - Quarantine
D

6.
A. Mengelola Penerimaan Barang
Private & Confidential

7.
Komponen Mengelola Penerimaan Barang
Private & Confidential
Penerimaan barang dari supplier ke warehouse di
tentukan berdasarkan pengelompokan barang yang
sudah ditentukan sebelumnya. Dalam proses
penerimaan barang di warehouse shopee
pengelompokan barang ditentukan berdasarkan
shop ID yang sudah di bagi di masing – masing
warehouse, sehingga produk – produk seperti
makanan, kosmetik, fashion, dan alat – alat rumah
tangga sudah terkelompok di satu warehouse dan
agar tidak tercampur.
Daftar Spesifikasi Order di Identifikasi
Berdasarkan Dokumen
1 Lokasi Penerimaan Barang ditetapkan
Berdasarkan Dokumen Pemesanan dari
Unit Bersangkutan dan Kesesuaian dengan
Karakteristik Barang
Lokasi penerimaan barang ditentukan berdasarkan
shop Id barang pada Warehouse. Untuk mengetahui
jadwal inbound supplier, tim warehouse melakukan
check schedule inbound yang sudah di isi pada
Google Drive. Di mana Schedule ini sudah memuat
jumlah Qty, jumlah SKU dan Nomor Purchase order
yang akan datang, hal ini bertujuan untuk
mempermudah tim warehouse dalam menentukan
pembagian supplier berdasarkan kategori
warehouse.
2

8.
Komponen Mengelola Penerimaan Barang
Private & Confidential
a. Supplier menyerahkan surat jalan / PO ke
loket cek-in inbound.
b. Karyawan / Planner melakukan kroscek PO
dengan schedule yang sudah ada, jika PO
terdapat dijadwal maka proses dilanjutkan.
c. Planner melakukan konfirmasi di menu
Shopee dengan menginput kedatangan
supplier
d. Setelah cek-in selesai planner menempatkan
surat jalan / PO di tempat antrian agar bisa
diambil oleh checker inbound.
e. Karyawan checker mengambil surat jalan
dan proses bongkar muat siap dilakukan.
Penerimaan Barang dilakukan Sesuai
Prosedur Penerimaan Barang
3
Barang yang diterima diidentifikasi
Sesuai dengan Spesifikasi Order
Dalam melakukan pengecekan barang dengan order
yang ada, maka beberapa tahap yang dilakukan
checker adalah:
a. Menyiapkan tempat untuk proses bongkar
muat
b. Melakukan pengecekan barang sesuai Qty
PO
c. Melakukan pengecekan barang sesuai
dengan Item yang ada di PO
d. Menginput semua hasil cekan ke dalam PDA
untuk dilakukan konfirmasi
4

9.
Komponen Mengelola Penerimaan Barang
Private & Confidential
Proses uji kualitas barang dilakukan oleh tim Quality
Control (QC) beberapa tahapan yang dilakukan di
antaranya;
a. Memastikan kondisi box barang masih
bagus
b. Memastikan fisik barang tidak rusak
(damaged).
c. Memastikan berat barang, jenis barang,
ukuran dan gambar sama dengan apa yang
tertera pada menu Shopee.
d. Memastikan tanggal kedaluwarsa (Expiry
date) barang sesuai standar yang ditentukan
yaitu di atas 6 bulan.
Proses Uji Kualitas Barang
5
Dokumen yang disertakan saat
Pengiriman
Dokumen yang diserahkan oleh supplier saat
pengiriman ke warehouse Shopee antara lain:
a. Surat jalan
b. Purchase Order
6

10.
Komponen Mengelola Penerimaan Barang
Private & Confidential
Setelah proses Checker dan QC selesai dalam menerima barang, kegiatan selanjutnya adalah
admin planner melakukan kroscek antara menu Shopee dan Checker list. Setelah proses kroscek
selesai admin planner akan memproses dokumen dan akan diberikan ke supplier sebagai tanda
penerimaan barang, adapun dokumen – dokumen terkait di antaranya ;
a. Good Receive Note (GRN) dokumen ini diterbitkan ketika warehouse sudah melakukan full
receive sesuai dengan actual yang telah diterima oleh tim checker.
b. Berita Acara dokumen ini diterbitkan jika saat pengiriman terdapat barang kekurangan
barang dari Qty PO yang ada dan terdapat barang rusak maka barang akan ditolak dan
dibuatkan Berita acara sebagai tanda terima antara tim warehouse dan supplier
c. PO dan Surat jalan, dokumen yang dibawa oleh supplier dikembalikan sesuai dengan apa
yang mereka bawa
Proses Uji Kualitas Barang
7

11.
B. Merancang Prosedur Penerimaan
Barang
Private & Confidential

12.
Komponen Merancang Prosedur Penerimaan Barang
Private & Confidential
Media yang digunakan sebagai acuan untuk
penerimaan barang sebagai berikut :
a. Purchase Order, sebagai bukti atau acuan
untuk proses check fisik barang
b. PDA sebagai media untuk proses Scanning
dan input data ke menu Shopee
c. Laptop sebagai sarana pendukung untuk
menu Shopee
d. Scanner sebagai media support untuk laptop
e. Timbangan sebagai media untuk menimbang
berat barang
f. Meteran sebagai media untuk mengukur
panjang barang
Instrumen Verifikasi Penerimaan Barang
1 Dokumen Bukti Transaksi
a. Good Receive Note (GRN), dokumen hasil
Receive secara system
b. Temporary Receive Note (TRN) “tanda terima
manual jika tidak ada PO”
c. Berita Acara sebagai bukti selisi barang
d. Checker list, sebagai bukti hasil check
barang
2

13.
Komponen Merancang Prosedur Penerimaan Barang
Private & Confidential
Prosedur penerimaan barang sudah ditentukan
dengan beberapa aturan yang telah di tetapkan
diantaranya:
a. Penerimaan barang berdasarkan PO
b. Penerimaan barang harus sesuai data di
menu Shopee ( berat, tinggi, panjang, lebar
dan Expired Date)
c. Quantity barang yang diterima harus
disesuaikan dengan Qty PO dan Qty di menu
Shopee
Prosedur Penerimaan Barang
3 Prosedur Penerimaan Barang disusun
Berdasarkan tahapan dan waktu
pekerjaan
a. Flow Penerimaan barang
b. Waktu atau sesi penerimaan barang dibagi
menjadi dua:
1. Sesi pertama dimulai dari jam 09:00 –
12:00
2. Sesi Kedua dimulai dari jam 14:00 –
17:00
4

14.
Komponen Merancang Prosedur Penerimaan Barang
Private & Confidential
Instrumen Penggunaan Verifikasi Penerimaan Barang
5
a. Login pada alat scan di menu Shopee
b. Masuk ke menu shopee
c. Pilih menu receive old - Scan
d. Masuk pada menu PO dan list barang
yang akan di terima
e. Pilih item barang lalu scan

15.
C. Inbound Putaway
Private & Confidential

16.
Proses Inbound Putaway
Private & Confidential
Tim putaway melakukan proses setelah tim
Checker dan QC melakukan receive, dimana tim
putaway akan memindahkan barang dari staging
receive / staging putaway ke picking area agar
barang bisa terdisplay dan masuk ke dalam stok
untuk di jual
Proses Putaway Barang
1 Proses yang dilakukan team Putaway
Tim putaway menarik barang dan melakukan scan
barcode agar lokasi area pada barang dapat
diketahui, secara sistem di menu Shopee akan
mengarahkan tim putaway ke area picking yang
sesuai untuk melakukan putaway, tapi jika area
tersebut penuh maka tim putaway akan melakukan
proses secara manual dimana tim putaway akan
mencari lokasi yang kosong dan melakukan scam
manual pada bin/ picking area dan menginput
semua secara manual.
2

17.
D. Inbound Quarantine
Private & Confidential

18.
Definisi Inbound Quarantine
Private & Confidential
Barang berbeda gambar disini dimaksud adalah
barang actual yang di cek oleh tim QC berbeda
dengan yang ada di menu Shopee sedangkan untuk
berat ukuran dan barcode sama sehingga barang
diterima dan harus di ajukan untuk update gambar,
sehingga barang tersebut harus masuk ke area
transit sampai gambar di system wms dan actual
match.
Barang Berbeda Gambar
1 Barang Berbeda Berat
Barang berbeda berat disini di dimaksud adalah
barang actual yang di cek oleh tim qc berbeda
dengan yang ada di wms, sehingga tim quarantine
harus request untuk perubahan berat ke team
suplier. Karena secara deskripsi barang sama hanya
berbeda di beratnya saja.
2
“Inbound quarantine adalah area dimana tempat transit atau pemisahan barang yang bermasalah,
barang bermasalah disini dibagi dalam beberapa katergori“

19.
Private & Confidential
2. Alur Proses Inventory Control

20.
Point Pembelajaran
Private & Confidential
Pengertian dan Fungsi Inventory Control
A
Penerapan Tugas Inventory Control
B

21.
A. Pengertian dan Fungsi Inventory
Control
Private & Confidential

22.
Pengertian dan Fungsi Inventory Control
Private & Confidential
Inventory Control adalah salah satu divisi yang
berfungsi sebagai pengendali persediaan barang
untuk menjaga stok barang agar tetap akurat
sehingga proses order dapat terpenuhi

23.
B. Penerapan Tugas Inventory Control
Private & Confidential

24.
Tugas Inventory Control
Private & Confidential
Pada dasarnya tugas Inventory Control dibagi menjadi tiga macam, yaitu :
a. Cycle Count process
1. Putaway Transaction Counting
2. Picking Transcation Counting
3. Less Quantity Counting
4. Empty Location Check
5. Rack Transfer Transaction Counting
b. Problem Handler process
c. Return to Supplier process
1. Aktual Pengembalian Barang ke Pemasok
2. Virtual Pengembalian Barang ke Pemasok
d. Replenisment
1. Pengisian stock dari penyimpanan ke picking area

25.
a. Tugas Inventory Cycle Count Process
Private & Confidential
Metode ini bertujuan untuk menghitung barang
yang sudah disimpan dalam lokasi racking ataupun
pallet.
Putaway Transaction Counting (Putaway
Audit)
1
Tujuan dari tugas ini adalah untuk memeriksa akurasi stok dengan metode penghitungan
tertentu. Operator Warehouse harus menyiapkan data-data lokasi yang akan dihitung.
Metode yang digunakan dalam daily cycle count adalah sebagai berikut :
Picking Transaction Counting (Picking
Audit)
2
Bertujuan untuk memastikan barang yang sudah
diambil dari lokasi storage dengan benar antara
menu di Shopee vs fisik barang.

26.
a. Tugas Inventory Cycle Count Process
Private & Confidential
Bertujuan menghitung barang dengan quantity yang
sedikit agar tidak terjadi stuck picking saat ada
order
Less Quantity Counting
3
Empty Location Check
Bertujuan memastikan lokasi kosong dan barang
nyasar yang tidak sesuai dengan system
4
Rack Transfer Transaction Counting
5
Bertujuan mengecek kembali barang yang di
transfer secara lokasi dan qty benar sesuai dengan
system di menu Shopee.

27.
b. Tugas Inventory Problem Handler (PH)
Private & Confidential
Tujuan dari tugas ini adalah menyelesaikan status barang yang berada diluar kondisi normal.
Barang-barang yang biasanya ditangani oleh Problem Handler barang yang lokasinya tidak sesuai
dengan system.
Tugas PH mencakup:
1. Penyelesaian barang “stuck picking”.
2. Reversal (kemunduran) barang pada order cancel.
3. Investigasi barang berlebih.

28.
c. Tugas Inventory Return to Supplier (RTS)
Private & Confidential
Adalah proses pengembalian barang secara aktual
kepada pihak supplier, berikut contohnya :
Pengembalian Barang ke Pemasok
(Nyata)
1
Tujuan dari tugas ini adalah memproses permintaan pengembalian barang kepada pihak supplier ataupun
permintaan dari pihak Seller. Proses RTS dibagi menjadi dua macam, yaitu :
Pengembalian Barang ke Pemasok
(Virtual)
Adalah proses pengembalian barang secara virtual
untuk dilakukan inbound kembali (re-inbound
process), proses ini dilakukan biasanya karena
adanya permintaan perubahan data barang pada
sistem Shopee
2

29.
Adalah proses pemindahan barang ke rack
penyimpaan, agar siap dipicking oleh picker dalam
memenuhi orderan customer.
Adalah proses pengambilan barang pada area
penyimpanan, sesua permintaan kapasitas rack
barang.
Replenishment adalah suatu proses digudang untuk mengisi ulan stok ketika sudah mencapai kondisi
yang diinginkan (quantity minimum) dari rack. Tujuan dari tugas ini adalah untuk memastikan stok pada
rack selalu tersedia untuk memenuhi pesanan customer.
d. Tugas Inventory Replenisment
Private & Confidential
1
Pengambilan Barang pada Area
Penyimpanan
Peletakan Barang pada Rack
Penyimpanan
2

30.
Private & Confidential
3. Alur Proses Outbound Picking

31.
Point Pembelajaran
Private & Confidential
Pengertian Proses Outbound Picking
A
Memastikan Barang dalam Kondisi Baik
B
Proses Picking Barang
C

32.
Pengertian Proses Outbound Picking
Private & Confidential

33.
Pengertian Proses Outbound Picking
Private & Confidential
Proses outbound merupakan salah satu bagian dalam proses pergudangan dimana
order masuk diambil (picking) pada rak lalu di packing sesuai dengan ukuran barang.
Proses ini merupakan bagian dimana semua order yang masuk wajib melalui
beberapa tahapan agar barang yang diterima customer sesuai keinginan.

34.
Memastikan Barang dalam Kondisi Baik
Private & Confidential

35.
Memastikan Barang dengan Kondisi Baik
Private & Confidential
Proses awal dalam outbound adalah memastikan barang yang diambil
benar. Beberapa kriteria yang wajib saat mengambil barang agar barang
yang diambil benar adalah:
1. Jenis barang
2. Deskripsi barang
3. Ukuran barang.
Ketiga kriteria tersebut sangat penting karena beberapa barang memiliki
kesamaan jenis namun berbeda deskripsi. Barang diambil harus dalam
kondisi yang bersih, jika berdebu harus di lap agar bersih dan pastikan
barang dalam kondisi yang utuh (tidak damage). Hal tersebut dilakukan
untuk memastikan barang sesuai dengan permintaan customer dan
menjaga kepercayaan customer.

36.
Memastikan Barang dalam Kondisi Baik
Private & Confidential
Barang tidak Rusak atau Damage
1 Barang dengan Kualitas Bagus
2

37.
Proses Picking Barang
Private & Confidential

38.
Proses Picking Barang
Private & Confidential
Alat yang digunakan dalam Proses Picking Barang
1

39.
Proses Picking Barang
Private & Confidential
Intruksi Bekerja dalam Proses Picking Barang
2
a. Ambil alat scan pada rack picking
b. Login menggunakan user ID di alat scan
c. Ambil trolly agar memudahkan mengambil barang dalam jumlah
banyak
d. Ambil keranjang kecil, lalu scan barcode yang terdapat pada
keranjang untuk menunjukkan lokasi picking barang (Pastikan
keranjang tidak rusak)
e. Ketika sudah di lokasi, scan barcode lokasi atau rack barang
dengan PDA (pastikan barang dalam keadaan baik sebelum di
scan dan ambil)
f. Jika barang banyak, bisa menggunakan keranjang besar
(pastikan tumpukan barang tidak menghalangi pada saat
berjalan)
g. Selesai ambil barang, letakkan barang di checking station area
outbound packing

40.
Private & Confidential
4. Alur Proses Outbound Packing

41.
Point Pembelajaran
Private & Confidential
Pengertian Proses Outbound
A
Proses Checking Barang
B
Proses Packing Barang
C
Proses Manifest Barang
D

42.
A. Pengertian Proses Outbound
Packing
Private & Confidential

43.
Pengertian Proses Outbound Packing
Private & Confidential
Proses outbound merupakan salah satu bagian dalam proses pergudangan dimana
order masuk diambil pada rak lalu di packing sesuai dengan ukuran barang. Proses
ini merupakan bagian dimana semua order yang masuk wajib melalui beberapa
tahapan agar barang yang diterima customer sesuai keinginan.

44.
Proses Outbound Packing
Private & Confidential
Sebelum proses packing barang ada beberapa tahapan agar barang yang
sudah di picking sesuai dengan order pembeli. Tahapan tersebut yaitu:
1. Checking Barang
2. Packing Barang dan Pemisahan Barang Berdasarkan Jasa Pengiriman
3. Mencocokkan Manifest

45.
Proses Outbound Packing
Private & Confidential
Alat yang digunakan dalam Proses Packing Barang
1

46.
B. Proses Checking Barang
Private & Confidential

47.
Proses Checking Barang
Private & Confidential
Tahapan Checking Barang
1
a. Ambil Keranjang Order dari Checking Station, lalu ambil keranjang
kosong untuk memindahkan barang
b. Scan Barcode Keranjang barang, lalu pindahkan produk ke keranjang
kosong yang sudah disediakan.
c. Timbang berat produk, lalu cek angka timbangan digital dan angka yang
tercopy di menu Shopee pada laptop harus sesuai. Jika sudah sesuai
klik complete atau enter (pastikan pegang keranjang produk dengan
dua tangan
d. AWB akan terprint secara otomatis, lalu letakkan AWB di keranjang dan
keranjang di letakkan pada rak packer untuk masuk proses packing
barang
Proses checking untuk memastikan bahwa barang yang di ambil oleh team picking
sudah sesuai dengan order pembeli. Baik jumlah dan deskripsi barang

48.
C. Proses Packing Barang
Private & Confidential

49.
Proses Checking Barang
Private & Confidential
Tahapan Packing Barang
2
a. Buka akun di menu Shopee pada PC yang sudah disediakan, lalu pilih menu
outbound packing
b. Ambil satu keranjang paket dari rak checking, lalu Scan AWB yg ada di rak
(hasil scan harus status checked). Nantinya status akan berubah dari
checked ke packing
c. Cek total item di menu Shopee apakah sama
d. Jika sudah sesuai, ambil kardus/plastik lalu kemas barang sesuai dengan
standard
e. Tutup kardus dengan lakban fragile dengan cara memutasi seluruh sisi dan
tempelkan AWB di sisi atas kardus dengan menutupi lakban kardus
f. Jika menggunakan plastik, maka tempelkan AWB pada sisi atas lakban
plastik
Proses packing barang adalah proses memasukkan barang pada kardus yang sudah
disediakan sesuai dengan SPO. Jika barangnya besar maka menggunakan dus besar,
jika barang berupa cairan maka wajib menggunakan bubble wrap

50.
Proses Packing Barang
Private & Confidential
Pemisahan Barang Berdasarkan Urutan Jasa Pengiriman
3
Proses outbound juga berhubungan dengan jasa pengiriman (3PL), karena
jasa pengiriman sangat mempengaruhi alur kerja dalam proses outbound.
jika tidak memisahkan jasa pengiriman dari awal proses, maka akan sangat
tidak efektif serta efisien. Berikut contoh gambar barang yang sudah
dipisahkan per masing masing jasa pengiriman setelah barang di kemas oleh
team packing

51.
D. Proses Manifest Barang
Private & Confidential

52.
Proses Manifest Barang
Private & Confidential
Proses outbound yang terakhir sebagai penentu untuk serah terima denga jasa pengiriman adalah
sebuat dokumen berupa manifest. Manifest merupakan semuah dokumen yang digunakan sebagai
serah terima yang sah untuk mewakili beberapa paket yang akan diantarkan ke jasa pengiriman.
Manifest tersebut harus ditandatangani beberapa pihak dan dibuat 2 rangkap agar sah sebagai serah
terima. Berikut contoh manifest

53.
THANK YOU
Private & Confidential