1. АРХИВ, АЛБАН ХЭРЭГ
ХӨТЛӨЛТ

2. Архив, албан хэрэг хөтлөлт

3. Байгууллагын нийт албан хаагчид албан хэрэг
хөтлөлттэй холбоотой журмыг дагаж мөрдөх үүрэгтэй
Архив, албан хэрэг хөтлөлт
Удирдлагын үйл
ажиллагааг
баримтжуулах
Баримт бичигтэй
ажиллах ажлыг зохион
байгуулах дэг, горим
Албан бичиг
баримтыг
эмхлэн
бүрдүүлэх
Өөрийн үйл
ажиллагааны
явцад үүсэн
баримтыг
хадгалах
Баримт бичигтэй
ажиллах ажлыг
зохион байгуулах
дэг, горим

4. Архив, албан хэрэг хөтлөлт
Баримт бичиг гэж ямар нэг материаллаг
тээгчид агуулагдсан баримтжуулсан
мэдээлэл юм.
• Цаасан суурьтай
• Гэрэл зураг
• Зураг төсөл, техникийн
• Цахим баримт /CD, Диск гэх мэт
• Бусад

5. Mongolia
Архив, албан хэрэг хөтлөлт
Захирамжлалын
 Зохион байгуулалтын
 Мэдээлэл, лавлагааны

6. Mongolia
Архив, албан хэрэг хөтлөлт
Байгууллага, албан тушаалтнаас хууль
тогтоомжид заасан эрх хэмжээний хүрээнд
удирдлагын үндсэн чиг үүргээ хэрэгжүүлэх
зорилгоор батлан гаргасан баримт бичгийг хэлнэ.
Захирамжлалын баримт бичиг нь дагаж
мөрдөх, заавал биелүүлэх шинжийг өөртөө
агуулна.

7. Mongolia
Архив, албан хэрэг хөтлөлт

8. Mongolia
Архив, албан хэрэг хөтлөлт
Захирамжлалын баримт бичиг
Захирамжлалын баримт бичиг дараах нэрийн баримт бичгүүдээс бүрдэнэ.
Зарлиг
Монгол Улсын Ерөнхийлөгч бүрэн эрхийнхээ хүрээнд хуульд нийцүүлэн баталж гаргасан баримт
бичиг
Тогтоол
Асуудлыг хамтран хэлэлцэж, шийдвэрлэх үндсэн дээр баталж гаргасан баримт бичиг
Захирамж
Төр, захиргааны байгууллагын эрх бүхий албан тушаалтнаас хууль тогтоомжид заасан эрх
хэмжээнийхээ хүрээнд шуурхай зохион байгуулах асуудлаар батлан гаргасан баримт бичиг
Тушаал
Байгууллагын эрх бүхий албан тушаалтнаас хууль, тогтоомжид заасан эрх хэмжээний хүрээнд
байгууллагын үндсэн үйл ажиллагааг хангах зорилгоор батлан гаргасан баримт бичиг
Шийдвэр
Хамтран шийдвэр гаргах эрх бүхий байгууллагууд болон тухайн байгууллага өөрийн үйл
ажиллагааны онцлогт тохируулан баталж мөрдүүлсэн баримт бичиг
Албан даалгавар
Эрх бүхий албан тушаалтнаас дээд газрын шийдвэрийг хэрэгжүүлэх, цаг үеийн ажлыг эрчимжүүлэх
зорилгоор гаргасан баримт бичиг
Албан шаардлага
Хууль, тогтоомжийг чанд мөрдөх, илэрсэн зөрчил, дутагдлыг арилгах талаар шуурхай арга хэмжээ
авахыг байгуулага, албан тушаалтанд мэдэгдэж хүргүүлсэн баримт бичиг

9. Mongolia
Архив, албан хэрэг хөтлөлт
Байгууллага, албан тушаалтнаас үйл
ажиллагааны тодорхой зорилтыг хэрэгжүүлэх,
бусад байгууллагатай харилцах явцад үүсэж,
хөтлөгдөж буй баримт бичгийг хэлнэ.
Зохион байгуулалтын баримт бичиг нь
байгууллагын үйл ажиллагааны хэм хэмжээг
тогтоох, зохицуулах, журамлах шинжийг өөртөө
агуулна.

10. Mongolia
Архив, албан хэрэг хөтлөлт
• Албан бичиг
• Акт
• Гэрээ
• Дүгнэлт
• Заавар
• Дүрэм
• Журам
• Тайлан
• Зөвлөмж
• Илгээлт
• Хөтөлбөр
• Удирдамж
• Төлөвлөгөө
• Төсөл

11. Mongolia
Архив, албан хэрэг хөтлөлт
Зохион байгуулалтын баримт бичиг
Зохион байгуулалтын баримт бичиг дараах нэрийн баримт бичгүүдээс бүрдэнэ.
Илгээлт
Төр, засгийн удирдлагаас Монгол төрийн гадаад, дотоод бодлогын асуудлаар үзэл, бодол, байр сууриа илэрхийлэх
буюу байгууллага, хамт олонд тэмдэглэлт үйл явдлыг тохиолдуулан явуулсан баримт бичиг
Акт
Аливаа үйл ажиллагаа, үйл явдал, бодит байдлын үнэн зөвийг шалган, нотолгоо, дүгнэлт гаргаж,зохих журмын дагуу
албажуулсан үйлдсэн баримт бичиг
Албан бичиг
Тодорхой асуудлаар байгууллагууд болон байгууллага, иргэд хоорондоо харилцсан баримт бичиг
Зөвлөмж
Удирдлагын үйл ажиллагааг сайжруулах болон бодлого, шийдвэрт тусгуулах санал, зөвлөгөөг хураангуйлан нэгтгэсэн
баримт бичиг
Гэрээ /хэлцэл/
Хэлэлцэгч талууд харилцан тохиролцсоны үндсэн дээр хүлээх эрх, үүрэг, хариуцлагаа баталгаажуулж, бичгээр үйлдсэн
баримт бичиг
Дүгнэлт
Ажил хэрэг, бодит байдлыг дүгнэн тодорхойлж гаргасан баримт бичиг
Дүрэм
Байгууллагын эрх зүйн байдал, үндсэн чиг үүрэг, зохион байгуулалтын бүтэц, бусад байгууллагатай харилцах зарчмыг
тодорхойлсон баримт бичиг
Журам
Тодорхой үйл ажиллагаанд баримтлах дэг, горимыг тогтоосон баримт бичиг
Хөтөлбөр
Бодлого, зорилтоо хэрэгжүүлэх арга зам, хүрэх үр дүнг урьдчилан төлөвлөж, батлуулсан баримт бичиг
Төлөвлөгөө
Хийж гүйцэтгэх ажил, арга хэмжээ, үүрэг хариуцлагыг хуваарилж, гүйцэтгэх ажлын дэс дараалал, хугацаа, хариуцагч,
гүйцэтгэгчийг тогтоосон баримт бичиг

12. Mongolia
Архив, албан хэрэг хөтлөлт
Заавар
Хууль тогтоомж, эрх зүйн актыг хэрэгжүүлэх болон байгууллагын тодорхой чиглэлийн үйл
ажиллагааны арга хэлбэр, зохион байгуулалт, дэс дарааллыг нарийвчлан заасан баримт бичиг
Тайлан
Тодорхой хугацаанд гүйцэтгэсэн ажил үүргийн биелэлтийг мэдээлэл зорилгоор бэлтгэсэн баримт
бичиг
Төсөл
Ажил, үйлчилгээ, чиг үүргийг хэрэгжүүлэхийн тулд санхүүгийн болон хүний нөөцийг дайчлан тодорхой
зорилгод хүрэхээр төлөвлөж, батлуулсан баримт бичиг
Тэмдэглэл
Хурал, зөвлөгөөн, уулзалт, ярианы явц, хурлаас гарах шийдвэрийг хэлэлцсэн асуудал тус бүрээр
тодорхойлон тэмдэглэсэн баримт бичиг
Удирдамж
Ажил хэрэг гүйцэтгэхэд удирдлага болгох зүйлийг тодорхойлсон баримт бичиг

13. Mongolia
Архив, албан хэрэг хөтлөлт
Мэдээлэл лавлагааны зорилгоор бэлтгэсэн,
байгууллага, иргэдийн үйл ажиллагааны тухай
тодорхой мэдээ, мэдээлэл агуулсан баримт
бичгийг хэлнэ.
Мэдээлэл лавлагааны баримт бичиг нь
байгууллага, иргэдэд мэдээллийг шуурхай
хүргэх зорилгыг агуулна.

14. Mongolia
Архив, албан хэрэг хөтлөлт

15. Mongolia
Архив, албан хэрэг хөтлөлт
Мэдээлэл-лавлагааны баримт бичиг
Мэдээлэл-лавлагааны баримт бичиг дараах нэрийн баримт бичгүүдээс бүрдэнэ.
Илтгэл
Тодорхой үйл ажиллагаа, арга хэмжээний талаарх мэдээлэл, дүгнэлтийг нийтэд уншин сонсгоход
зориулсан баримт бичиг
Илтгэх хуудас
Хүлээсэн үүрэг, ажил хэргийн явц, үр дүнгийн талаарх санал дүгнэлтээ холбогдох байгууллага, албан
тушаалтанд танилцуулсан баримт бичиг
Мэдэгдэл
Тодорхой асуудлаар үзэл бодол, байр сууриа нийтэд танилцуулах зорилгоор гаргасан баримт бичиг
Тодорхойлолт
Үйл явдал, бодит байдлын үнэн зөвийг нотлох зорилгоор холбогдох шийдвэр, мэдээ баримтад үндэслэн
гаргасан баримт бичиг
Мэдээлэл
Тодорхой асуудал, сэдвийн дагуу зохиосон арга хэмжээ болон үйл ажиллагааны явц, үр дүнг нийтэд
танилцуулахаар гаргасан баримт бичиг
Санал
Аливаа асуудлын талаар удирдлагаас баримтлах бодлого, гаргах шийдвэрт тусгуулах зорилгоор үйлдсэн
баримт бичиг
Танилцуулга
Удирдлагын төвшинд гаргах шийдвэр, зохиох арга хэмжээний агуулгыг товч, тодорхой байдлаар
илэрхийлсэн баримт бичиг

16. Mongolia
Архив, албан хэрэг хөтлөлт
Баримт бичиг зохиож бүрдүүлэх,
тэдгээрийг хуулийн хүчинтэй болгоход
зайлшгүй шаардлагатай, хууль тогтоомж,
стандартаар тогтоосон мэдээллийн
элементийг хэлнэ.

17. 01. Төрийн сүлд, соёмбо
02. Бэлгэдэл ба барааны тэмдэг
03. Байгууллагын нэр
04. Баримт бичгийн нэр
05. Байгууллагын хаяг
06. Улсын бүртгэлийн дугаар
07. Огноо
08. Баримт бичгийн бүртгэлийн
дугаар
09. Баримт бичиг үйлдсэн газрын
нэр
10. Хариутай бичгийн огноо,
дугаарын тэмдэглэл
11. Баримт бичгийн нууцлалын
тухай тэмдэглэл
12. Харилцагч байгууллагын нэр,
хаяг
13. Удирдлагын заалт
Архив, албан хэрэг хөтлөлт
14. Тэргүү
15. Бичвэр
16. Хавсралтын тухай тэмдэглэл
17. Бичгийн хувийг илгээсэн
тухай тэмдэглэл
18. Гарын үсэг
19. Тамга, тэмдэг
20. Баталсан тэмдэглэл
21. Зөвшөөрсөн тэмдэглэл
22.Санал өгсөн тухай тэмдэглэл
23. Хуулбар үнэн болох тухай
тэмдэглэл
24. Баримт бичиг боловсруулсан
тухай тэмдэглэл
25. Шийдвэрлэсэн баримт
бичгийг хөтлөх хэрэгт хадгалсан
тухай тэмдэглэл
26. Баримт бичгийг байгууллагад
хүлээн авсан тухай тэмдэглэл
27. Санамжид байгаа мэдээллийг
эрж хайх тэмдэглэл

18. Баримт бичгийн бүрдэл, тэдгээрт тавих шаардлага
Баримт бичгийн бүртгэлийн дугаар
• Баримт бичгийн бүртгэлийн дугаарыг албан бичгийн хэвлэмэл хуудсанд “№” гэсэн
тэмдэг, захирамжлалын баримт бичгийн хэвлэмэл хуудсанд “Дугаар” гэсэн үгийн
дараа гараар бичнэ. 1-9 хүртэлх нэг оронтой тоог 01, 02 гэсэн байдлаар хоёр
оронтой болгож бичнэ.
• Албан бичгийн бүртгэлийн дугаар нь зохион байгуулалтын нэгжийн индекс,
бүртгэлийн дугаараас бүрдэнэ.
№02/106
• Байгууллагын зохион байгуулалтын нэгж нь индексжээгүй тохиолдолд зөвхөн
бүртгэлийн дугаарыг бичнэ.
№106
• Зарим нэр төрлийн захирамжлалын баримт бичгийн бүртгэлийн дугаарыг дараах
байдлаар бичнэ. Дугаар А/103
Дугаар Б/58
• Хамтарсан Захирамжлалын баримт бичигт - Дугаар А-15/А-63
Албан бичигт - №106/151

19. • Хариутай бичгийн огноо, дугаар
Хариу өгөх албан бичгийн огноо, дугаарыг хэвлэмэл хуудсанд
заасан тэмдэглэгээнд араб тоогоор, хар буюу хөх өнгийн бэхээр,
гараар бичнэ.
Танай 2009.04.21-ний № 01/106 -т
• Баримт бичгийн нууцын зэрэглэлийн тухай тэмдэглэл
Нууцад хамаарах мэдээлэл агуулсан баримт бичгийн хуудасны
баруун дээд өнцөгт, дээд захаас 10 мм, баруун захаас 15 мм зай
авч, нууцын зэрэглэлийн тухай тэмдэглэгээ хийнэ.

20. Архив, албан хэрэг хөтлөлт
Байгууллагын
нэр

21. Архив, албан хэрэг хөтлөлт
Байгууллагын
бэлэгдэл
тэмдэг

22. • ...-ХЭВЛЭМЭЛ ХУУДАС:
Стандартын бичгийн цаасан дээр баримт бичигт байх зарим бүрдлүүдийг урьдчилан
тогтоосон байрлалд хэвлэлийн аргаар буулгасныг хэлнэ.
/Тамга, тэмдэг, хэвлэмэл хуудас хийлгэх, хэрэглэх тухай. МУЗГ-ын 2001 оны 41
дүгээр тогтоол/
Архив, албан хэрэг хөтлөлт
А4 хэмжээтэй захирамжлалын
баримт бичгийн хэвлэмэл
хуудас
А4 хэмжээтэй албанбичгийн
хэвлэмэлхуудас
А5 хэмжээтэй албан
бичгийн хэвлэмэл
хуудас

23. • ...-ХЭВЛЭМЭЛ ХУУДАС:
• Аймаг, нийслэлийн төрийн захиргааны
байгууллагын хэрэглэх хэвлэмэл хуудсыг
стандартын дагуу хэвлүүлэх зөвшөөрлийг орон
нутгийн архив, албан хэрэг хөтлөлтийн Улсын
байцаагч олгоно.
• Хэвлэмэл хуудас хариуцах хүнийг байгууллагын
дарга томилон, байгууллага нь бүр төрлийн
хэвлэмэл хуудсыг нэр төрлөөр нь ангилж, хэвлэмэл
хуудасны баруун доод өнцөг /дороосоо10 мм-ийн
зайтай/-т тус бүрийн дугаарыг тусгай дугаарлагчаар
дугаарлана.
/Тамга, тэмдэг, хэвлэмэл хуудас хийлгэх, хэрэглэх тухай. МУЗГ-
ын 2001 оны 41 дүгээр тогтоолын 29,37,38 дугаар заалт/
Архив, албан хэрэг хөтлөлт

24. Архив, албан хэрэг хөтлөлт
Баримт бичгийн бүрдлийг
хуудсанд байрлуулахдаа захын
хэмжээг
/Албан хэрэг хөтлөлтийн үндсэн заавар.
АЕГ-ын даргын 2009 оны 68 дугаар тушаал/
Цаасны хэмжээ:
Дээд захаас 20 мм-ээс доошгүй
Доод захаас 20 мм-ээс доошгүй
Зүүн захаас 30 мм
Баруун захаас 15 мм-ээс доошгүй
А4 /210х297мм/,
А4 /297х210 мм/,
А5 /148х210мм/

25. Архив, албан хэрэг хөтлөлт
Баримт бичгийн бүрдлийг хуудсанд
байрлуулахдаа захын хэмжээг
/Албан хэрэг хөтлөлтийн үндсэн заавар.
АЕГ-ын даргын 2009 оны 68 дугаар тушаал/

26. Архив, албан хэрэг хөтлөлт

27. Архив, албан хэрэг хөтлөлт

28. • БАРИМТ БИЧГИЙН НЭР
/Бүрдлийн код-04 /
• Албан бичгээс бусад баримт бичигт тэдгээрийн нэрийг заавал бичнэ.
Архив, албан хэрэг хөтлөлт
Захирамжлалын
баримт бичиг

29. Архив, албан хэрэг хөтлөлт
Зохион
байгуулалтын
баримт
бичгийн нэр
Баримт бичгийннэрнь:

30. Архив, албан хэрэг хөтлөлт
Баримт бичгийннэрнь:
Акт,дүгнэлт,илтгэл,
илтгэххуудас,
танилцуулга,зөвлөмж
гэсэн нэр төрлийнбаримт
бичгийгбайгууллагыннэр,
баримт бичгийннэр,
тэргүүбүрдэлтэйгээр
бичнэ
Баримт
бичгийн нэр

31. Архив, албан хэрэг хөтлөлт

32. Архив, албан хэрэг хөтлөлт
Зохион байгуулалт,
мэдээлэл лавлагааны
бусад баримт бичигт
огноог тоо, үсэг
оролцууланбичнэ

33. ХАРИЛЦАГЧИЙН НЭР, ХАЯГ
/Бүрдлийн код-12/
• -Албан бичгийг байгууллага, түүний
зохион байгуулалтын нэгж, албан
тушаалтан болон хувь хүмүүсийн нэр
дээр хаяглаж явуулна.
• -Албан бичгийг байгууллагад
хаяглахдаа түүний албан ёсны нэрийг
бүтнээр бичнэ.
• -Баримт бичигт 4-өөс илүүгүй хаяг
байна. Хэрэв олон байгууллагад албан
бичиг явуулах бол тэдгээрийн нэрсийн
жагсаалтыг тусад нь үйлдэх бөгөөд
баримт бичиг дээр зөвхөн тухайн
харилцагчийн нэрийг бичнэ.
Архив, албан хэрэг хөтлөлт

34. • БАТАЛСАН ТУХАЙ ТЭМДЭГЛЭЛ
/Бүрдлийн код -20/
Баримт бичгийг албан тушаалтан баталж
байгаа бол баталсан тухай тэмдэглэлийг
баримт бичгийн эхний хуудасны баруун
дээд өнцөгт том үсгээр бичнэ.
“БАТЛАВ” бүрдэлд албан тушаал, гарын
үсэг, гарын үсгийн тайлал, огноо орно.
Архив, албан хэрэг хөтлөлт

35. • БАТАЛСАН ТУХАЙ ТЭМДЭГЛЭЛ
/үргэлжлэл/
Захирамжлалын баримт бичгээр баталж
байгаа тохиолдолд баталсан тухай
тэмдэглэлд тухайн байгууллагын нэр,
баримт бичгийн он, сар, өдөр, дугаар,
нэрийг зааж, дараах байдлаар бичнэ.
Архив, албан хэрэг хөтлөлт

36. ТЭРГҮҮ
/Бүрдлийн код-14 /
 Тэргүүг баримт бичгийн
агуулгыг товч, хураангуй
илэрхийлсэн нэг
өгүүлбэрт багтааж, үеэр
таслахгүй, жижиг үсгээр
бичнэ.
 Баримт бичгийн тэргүүг
бичвэрээс мөр хоорондын
зайг 2,0-оор, Гарын үсгийг
бичвэрээс мөр хоорондын
зайг 3,0-5,0-аар авч бичнэ
 Баримт бичигт хэд хэдэн
асуудал тусгагдсан
байвал тэргүүг ерөнхий
байдлаар бичнэ.
 Гадаадад илгээх болон А5
хэвлэмэл хуудсанд
бичигдсэн албан бичигт
тэргүү бичихгүй.
Архив, албан хэрэг хөтлөлт

37. БИЧВЭР
/бүрдлийн код-15/
Хэлбэр:
1. Текстэн буюу бичвэр
2. Хүснэгтэн гэсэн 2 хэлбэртэй байна.
Баримт бичгийн утга санааг бүрэн зөв илэрхийлсэн байх,
 Товч тодорхой, ойлгомжтой, логик дэс дараалалтай байх,
 Үг үсгийн болон хэл найруулгын алдаагүй байх,
• Баримт бичгийг зохион үйлдэхэд бичвэр боловсруулах Word программын
6.0-гаас дээш хувилбарыг ашиглан Arial 10, 11, 12, Times New Roman 11,
12, 14, хэмжээтэй үсэг хэрэглэнэ.
• Баримт бичгийн бичвэрийг А4 хэвлэмэл хуудсанд бичихдээ мөр хоорондын
зайг 1.0-1.5-аар, А5 хэвлэмэл хуудсанд бичвэрийн мөр хоорондын зайг 1-ээр
авч бичнэ.
• Хоёр ба түүнээс дээш хуудастай баримт бичгийг хоёрдугаар хуудаснаас
эхлэн араб тоогоор дугаарлана. Дугаарыг хуудасны дээд захаас 10мм зайд
голлуулан байрлуулна.
• Шаардлагатай тохиолдолд баримт бичгийн хуудас бүрийг
баталгаажуулна. /хуудас бүрт гарын үсгээ зурах, эсвэл байгууллагын
тэмдгээр/
Архив, албан хэрэг хөтлөлт

38. • Хоёр ба түүнээс дээш хуудастай баримт бичгийг хоёрдугаар хуудаснаас эхлэн араб
тоогоор дугаарлана. Дугаарыг хуудасны дээд захаас 10мм зайд голлуулан
байрлуулна.
• Шаардлагатай тохиолдолд баримт бичгийн хуудас бүрийг баталгаажуулна. /хуудас
бүрт гарын үсгээ зурах, эсвэл байгууллагын тэмдгээр/
Архив, албан хэрэг хөтлөлт

39. Архив, албан хэрэг хөтлөлт
Бичвэр

40. ХАВСРАЛТЫН ТУХАЙ ТЭМДЭГЛЭЛ
/Бүрдлийн код-16/
• Баримт бичигт хавсралтын тухай дурдсан бол бичвэрийн төгсгөлд сул мөр орхиод:
Хавсралт 5 хуудастай, 2 хувь
• Баримт бичигт хавсралтын тухай дурдаагүй бол хавсралтын нэр, хуудасны тоо,
хувийн тоог дараах байдлаар бичнэ.
Хавсралт: Архивын ерөнхий газрын 2010 оны 03 сарын 05-ны өдрийн №1/09
дүгээр албан бичиг, хавсралтын хамт бүгд 5 хуудас
• Захирамжлалын баримт бичиг хавсралттай бол эхний хуудасны баруун дээд өнцөгт:
Хууль зүй, дотоод хэргийн сайдын
2010 оны 03 сарын 05-ны өдрийн
9 дүгээр тушаалын хавсралт
Архив, албан хэрэг хөтлөлт

41. Архив, албан хэрэг хөтлөлт

42. ГАРЫН ҮСЭГ
/Бүрдлийн код- 18/
Гарын үсгийн бүрдэлд гарын
үсэг зурж буй хүний
 Албан тушаалын нэр,
 Гарын үсэг,
 Гарын үсгийн тайлал орно.
Архив, албан хэрэг хөтлөлт

43. ГАРЫН ҮСЭГ
/Бүрдлийн код- 18/
• Ижил албан тушаалын хэд хэдэн хүн хамтарч гарын үсэг зурах тохиолдолд хэвлэмэл хуудас хэрэглэхгүй
• Байгууллагын даргын эзгүйд орлож буй албан тушаалтны болон үүрэг гүйцэтгэгчийн албан тушаалын нэрийг албан бичигт
бичнэ
• Захирамжлалын баримт бичигт байгууллагын дарга гарын үсэг зурна.
• Төлөвлөгөө, тайлан, удирдамж, танилцуулга зэрэг мэдээлэл лавлагааны баримт бичигт зохион байгуулалтын нэгжийн болон
албан тушаалын нэр, боловсруулсан ажилтны нэр, гарын үсэг байна.
БОЛОВСРУУЛСАН:
МЭРГЭЖЛИЙН УДИРДЛАГЫН
ХЭЛТСИЙН МЭРГЭЖИЛТЭН гарын үсэг Д.БАТЖАРГАЛ
• Байгууллагын даргыг үүрэг гүйцэтгэгч орлож байгаа тохиолдолд албан тушаал, гарын үсэг, гарын үсгийн тайллыг үүрэг
гүйцэтгэгч буюу албан ёсоор орлож байгаа албан тушаалтны нэрээр бичнэ.
• Нэг байгууллагаас боловсруулан гаргаж буй баримт бичигт хэд хэдэн албан тушаалтан гарын үсэг зурах тохиолдолд албан
тушаалын эрэмбээр дарааллуулж, том үсгээр бичнэ. Жишээ нь:
ДАРГА гарын үсэг О.БАТМӨНХ
ЕРӨНХИЙ НЯ-БО гарын үсэг Г.АНХБАЯР
• Гадаадын байгууллагад илгээх албан бичигт гарын үсэг, гарын үсгийн тайлал, албан тушаалын нэр гэсэн дарааллаар бичнэ.
Жишээ нь:
гарын үсэг
D.ULZIIBAATAR
GENERAL DIRECTOR
Баримт бичигт эрх бүхий албан тушаалтныг орлож, “ыг” гэсэн тийн ялгалын
үг хэрэглэж гарын үсэг зурахгүй
Архив, албан хэрэг хөтлөлт

44. ТАМГА, ТЭМДЭГ
/Бүрдлийн код-18/
Гарын үсэг зурагдсан хэсгийг
оролцуулж, бүрэн, тод, тэгш дарна.
/Тамгыг байгууллагын дарга, тэмдгийг зохион байгуулалтын
нэгжийн даргын гарын үсэг зурсан албан бичиг дээр дарна/
Архив, албан хэрэг хөтлөлт

45. Удирдлагын заалт
/Бүрдлийн код-13/
 А4 хэвлэмэл хуудсанд
“Харилцагчийн нэр, хаяг”
бүрдлийн дор
 А5 хэвлэмэл хуудсанд
Бичвэрийн сул зайд
гараар бичигдэнэ.
Архив, албан хэрэг хөтлөлт

46. Санамжид байгаа
мэдээллийг эрж хайх
тэмдэглэл
/Бүрдлийн код-27/
 Баримт бичгийн үлдэх хувийн
эхний хуудсаны баруун доод
хэсэгт хадгалсан файлын
нэрийг бичнэ.
 Тэмдэглэлийг баримт бичгийн
эхний хуудасны баруун доод
хэсэгт, доод захаас 15 мм,
баруун захаас 15 мм зайтай
байхаар тохируулна.
Архив, албан хэрэг хөтлөлт

47. Хариутай бичгийн огноо,
дугаар
/Бүрдлийн код-10/
 Энэ бүрдэл нь зөвхөн
хариу шаардсан албан
бичигт хамаарна.
 Хариу өгөх албан бичгийн
огноо, дугаарыг хэвлэмэл
хуудсанд заасан
тэмдэглэгээнд араб
тоогоор, хар буюу хөх
өнгийн бэхээр, гараар
бичнэ.
Архив, албан хэрэг хөтлөлт

48. Захирамжлалын баримт бичиг “Тушаал ”
хэрхэн үйлдэх вэ?
Тушаалын бичвэр:
 Тэмдэглэх
 Захирамжлах гэсэн 2 хэсгээс бүрдэнэ.
1.Уг баримт бичгийг зохиож бүрдүүлсэн
үндэслэл, авах арга хэмжээний зорилт,
шаардлагын тухай бичнэ.
Хэрвээ тушаал гаргах үндэслэл ямар нэг
хууль тогтоомж, дээд газрын шийдвэртэй
холбоотой бол тэмдэглэх хэсэгт уг
эрхзүйн актын нэр, огноо, гарчиг, дугаарыг
зааж өгнө.
2.Тушаалын захирамжлах хэсэгт авах
арга хэмжээ, хариуцах эзэн, гүйцэтгэх
хугацааг тогтоосон заалтууд орно.
Захирамжлах хэсгийн заалт бүрийг араб
/1, 2 гэх мэт /тоогоор дугаарлана.
Тушаалын хавсралтыг баталгаажуулж
байгууллагын ТАМГА дарна.
Архив, албан хэрэг хөтлөлт
1.Тэмдэглэх
2.Захирамжлах
Тушаалын
заалт

49. Хуралдааны тэмдэглэл
хэрхэн хөтлөх вэ?
Байгууллагаас зохион байгуулж байгаа
бүх төрлийн хурал, зөвлөгөөн, ажил хэргийн
уулзалтанд хуралдааны тэмдэглэл хөтлөнө.
Хурлын тэмдэглэлийг холбогдох
ажилтан гараар тэмдэглэн авах бөгөөд
түүнийг стандартын бүрдлийн дагуу
компьютерт шивж хурлын дарга, нарийн
бичгийн дарга гарын үсэг зурж тэмдгээр
баталгаажуулсны дараа хүчин төгөлдөр
болно.
• ХЭЛЭЛЦСЭН НЬ:
• СОНССОН НЬ
• ШИЙДВЭРЛЭСЭН НЬ: гэсэн дараалалтай
бичнэ.
Архив, албан хэрэг хөтлөлт

50. БАЙГУУЛЛАГЫН АРХИВ
• Байгууллагын архив гэдэг нь албан хэрэгт хөтлөгдөж дууссан
хэргийг зохион байгуулалтын нэгжээс хүлээн авах, хадгалах,
ашиглуулах үүрэг бүхий бие даасан зохион байгуулалтын нэгж юм.
• Байгууллагын зохион байгуулалтын нэгж, нөхөн бүрдүүлэлтийн
бусад эх үүсвэрээс архивын баримт хүлээн авах, хадгалах,
ашиглуулах болон байнгын хадгалалтанд шилжүүлэхэд бэлтгэх
зорилгоор байгууллагын архивыг байгуулна.
• Төрийн албан хаагч ажлаас өөрчлөгдөх буюу өөр ажилд шилжвэл
хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалтын дагуу холбогдох бүх баримт
бичгээ цаасан болон цахим файл байдлаар эмхлэн цэгцэлж актаар
хүлээлцэнэ.
Архив, албан хэрэг хөтлөлт

51. Хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалт
Байгууллагын зохион байгуулалтын нэгжид хөтлөх хэргийг нэр
төрөл, асуудал сэдвээр ангилсан, хадгалах хугацааг заасан тоо
бүртгэлийн баримт бичгийг Хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалт
гэнэ.
• Хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалт нь зориулалт, хамрах хүрээнээс
шалтгаалж:
• -салбарын үлгэрчилсэн,
• -байгууллагын гэсэн 2 төрөл байна.
• Нэг салбарын, үйл ажиллагааны чиглэл нь ижил
байгууллагуудад үүсч хөтлөгддөг хэргийн нэрийг үлгэрчлэн зөвлөмж
болгох зорилгоор үйлдсэн жагсаалтыг салбарын үлгэрчилсэн
хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалт гэнэ.
• Байгууллагын үйл ажиллагааны онцлогийг тусгасан, тухайн оны
албан хэрэг хөтлөлтийн явцад үүсч хөтлөгдөх хэргийн нэрийн
жагсаалтыг байгууллагын хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалт гэнэ.
Архив, албан хэрэг хөтлөлт

52. Архив, албан хэрэг хөтлөлт
ДАРХАН-УУЛ АЙМГИЙН ДАРХАН СУМЫН 9 ДҮГЭЭР СУРГУУЛИЙН
2015 ОНЫ ХӨТЛӨХ ХЭРГИЙН НЭРИЙН ЖАГСААЛТ
2015 он Дархан-Уул аймаг
Хэргийн
индекс
Хэргийн агуулга, гарчиг Хадгалах хугацаа
Хариуцах албан
тушаалтан
Тайлбар
1 2 3 4 5
01
Ерөнхий менежерийн үр дүнгийн гэрээ биелэлт,
тайлан
ҮЖ 94 -байнга Захирал
02 Захирлын тушаал
а. Үндсэн үйл ажиллагааны 1А ҮЖ-6а байнга Бичиг хэргийн ажилтан
б. Боловсон хүчний 1Б ҮЖ-6б 70 жил Бичиг хэргийн ажилтан
03 Ирсэн бичиг ҮЖ-12 15 жил НШ Бичиг хэргийн ажилтан
04 Явуулсан бичиг ҮЖ-12 15 жил НШ Бичиг хэргийн ажилтан
05 Байгууллагын дотоод журам, дүрэм ҮЖ 13 - байнга Бичиг хэргийн ажилтан
06 Байгууллагын гэрчилгээ, тусгай зөвшөөрөл, бусад ҮЖ-14 байнга Бичиг хэргийн ажилтан
07 Өргөдөл гомдол ҮЖ 48б,в - 5 жил Бичиг хэргийн ажилтан
08 Захирлын тушаалын бүртгэлийн дэвтэр ҮЖ 62б,е - 10 жил Бичиг хэргийн ажилтан
09 Ирсэн бичиг бүртгэх дэвтэр ҮЖ 62б,е - 10 жил Бичиг хэргийн ажилтан
10 Явуулсан бичиг бүртгэх дэвтэр ҮЖ 62б,е - 10 жил Бичиг хэргийн ажилтан
11 Өргөдөл гомдол бүртгэх дэвтэр ҮЖ 54 - 10 жил Бичиг хэргийн ажилтан
12 Гэрээ, хэлэлцээрийн бүртгэлийн дэвтэр ҮЖ-206 байнга Бичиг хэргийн ажилтан

53. Архив, албан хэрэг хөтлөлт
13 Гэрээ, хэлэлцээр ҮЖ-172 10 жил Бичиг хэргийн ажилтан
14 Архивын лавлагаа хуулбар, хэсэгчилсэн хуулбар олгосон бүртгэл ҮЖ-69 10 жил Бичиг хэргийн ажилтан
15 Байгууллагын хэтийн, стратеги төлөвлөгөө, зорилтот хөтөлбөр ҮЖ-72 байнага Бичиг хэргийн ажилтан
16
Хяналт, шалтгалттай холбоотой баримт бичиг /акт, тайлан, илтгэл,
илтгэх хуудас/
ҮЖ-41 байнга Бичиг хэргийн ажилтан
17 Боловсон хүчний хувийн хэрэг ҮЖ 321 - 70 жил Бичиг хэргийн ажилтан
18
Хурлын тэмдэглэл, тогтоол, шийдвэр,
зөвлөмж
а. Захиргаа ҮЖ-5а байнга Бичиг хэргийн ажилтан
в. Хамт олны ҮЖ-5г байнга Сургалтын менежер
19 Төлөвлөгөө, тайлан
а. Жилийн ҮЖ-72 байнга Сургалтын менежер
б. Улирал, сарын ҮЖ-5 жил Сургалтын менежер
в. ЗАН, Багшийн
жилийн ажлын тайлан
ҮЖ-5 жил Сургалтын менежер
20 Ангийн журнал 20 жил Сургалтын менежер
21 Хичээлийн хуваарь 1 жил Сургалтын менежер
22 Хичээлийн календарчилсан төлөвлөгөө 1 жил Сургалтын менежер
23 Улс, бүс, аймгийн төрөлжсөн олимпиадын тайлан байнга Сургалтын менежер
24 Бага, суурь, бүрэн дунд боловсролын стандарт хангалт байнга Сургалтын менежер
25 Багшлах эрх олгох тухай баримт бичиг 70 жил Сургалтын менежер
26 Багш нарын цагийн тооцоо 10 жил Сургалтын менежер
27 Улсын шалгалтын комиссын тогтоол
а. Төгсөх ангийн байнга Сургалтын менежер
б. Анги дэвших 5 жил Сургалтын менежер
28 Улсын шалгалтын билет, тест 1 жил Сургалтын менежер

54. Архив, албан хэрэг хөтлөлт
31 Төгсөх ангийн А,Б маягт, төгсөлтийн гэрчилгээний хуулбар 20 жил Сургалтын менежер
32 Сурагчдын хувийн хэрэг
а. сургууль төгсөөд өөрт нь
өгөөгүй буюу аваагүй бол
70 жил
Сургалтын менежер
Анги удирдсан багш
нар
б. тухайн сурагч төгссөн бол
нэгдсэн бүртгэл нь
Сургалтын менежер
Анги удирдсан багш
нар
33 Элсэлт, цугларалтын мэдээ /Статистик мэдээ/ байнга Сургалтын менежер
34 Эцэг эхийн зөвлөлтэй холбогдох баримт бичиг 5 жил Нийгмийн ажилтан
35 Сурагчдын зөвлөлийн холбогдолтой баримт бичиг 5 жил Нийгмийн ажилтан
36 Сургалт хүмүүжлийн ажлаар харилцсан бичиг 5 жил Нийгмийн ажилтан
37
Хичээлээс гадуур зохиох сургалт хүмүүжлийн ажлын хуваарь,
төлөвлөгөө, холбогдох баримт бичиг
5 жил Нийгмийн ажилтан
38 Сурагчдын ирцийн бүртгэлийн дэвтэр 5 жил Нийгмийн ажилтан
39 Сурах бичиг, багш нарын гарын авлага байнга Номын санч
40 Үдийн цайны хоолны цэс, Үдийн цай хөтөлбөрийн тайлан 5 жил Эмч
41 Байгууллагын жилийн батлагдсан төсөв, төсвийн төсөл ҮЖ-93 байнга Нягтлан бодогч
42 Ажилтнуудын НД-ын шимтгэлийн тайлан ҮЖ-93 байнга Нягтлан бодогч
43 Цалингийн карт ҮЖ 140 - 70 жил Нягтлан бодогч
44
Нягтлан бодох
бүртгэлийн тайлан,
тэнцэл
а. жилийн ҮЖ-126 байнга Нягтлан бодогч
б. улирлын 10 жил Нягтлан бодогч
45 Татварын тайлан
а. жилийн ҮЖ-155 байнга Нягтлан бодогч
б. улирлын ҮЖ-155 5 жил Нягтлан бодогч

55. Архив, албан хэрэг хөтлөлт
46 Нягтлан бодох бүртгэлийн баримт /Ерөнхий дэвтэр/ ҮЖ-135 10 жил Нягтлан бодогч
47
НББ-ийн анхан шатны бүргэлийн баримт бичиг /касс
харилцахын бүртгэл, няравын баримт, материалын тайлан/
ҮЖ-137 10 жил Нягтлан бодогч
48 Тойрох хуудас ҮЖ 331 - 5 жил Нягтлан бодогч
49 Үндсэн хөрөнгийн тооллогын бүртгэл ҮЖ 153 -байнга Нярав
50 Эд хөрөнгийн тооллогын бүртгэл ҮЖ 153 - 10 жил Нярав
51 Цагийн бүртгэл ҮЖ 265 - 1 жил Нярав
52 Жижүүрийн рапортын дэвтэр ҮЖ 62г - 3 жил Нярав
53
Байгууллага түүний зохион байгуулалтын нэгжийн түүхэнд
холбогдох баримт бичиг /түүхчилсэн лавлах, хэвлэл
мэдээллийн хэрэгсэлд зориулан бэлтгэсэн баримт, видео
хальс, СD бичлэг/
ҮЖ 32 -байнга
Хариуцах албан
тушаалтан
54
Санхүүгийн үйл ажиллагаанд хийсэн төрийн болон орон
нутгийн хяналтын байгууллагын шалгалт аудиторын дүгнэлт
/ҮЖ-132 дугаар зүйлд заасан нягтлан бодох бүртгэлийн
ажиллагаанд тогтмол хийгдэх шалгалт хамаарахгүй/
ҮЖ 42 -байнга Нягтлан бодогч
55
Байгууллагын албан хэрэгт хөтлөгдөж буй баримт бичгийн
бүрэлдэхүүн зохион байгуулалт, хадгалах хугацааны
холбогдолтой баримт бичиг /хөтлөх хэргийн нэрийн
жагсаалт, баримт бичиг хадгалах хугацааны жагсаалт/
ҮЖ 57 -байнга Бичиг хэргийн ажилтан

56. АНХААРАЛ ТАВЬСАНД
БАЯРЛАЛАА
Архив, албан хэрэг хөтлөлт