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Marco teorico y conceptual de la auditoria de gestión (1)

  1. 1. PAOLA ALVAREZ Marco Teórico y Conceptual de la Auditoría de Gestión ¿Qué es una Auditoría de Gestión? Según George R. Terry en 1953, en el libro Principios de Administración, señala que "La confrontación periódica de la planeación, organización, ejecución y control administrativos de una compañía, con lo que podría llamar el prototipo de una operación de éxito, es el significado esencial de la auditoría administrativa." Más adelante, Williams P. Leonard en 1962 la Auditoria Administrativa(La Auditoría de Gestión también se conoce con los términos Auditoría Administrativa y Auditoría Operativa) se define como: “examen comprensivo y constructivo de una estructura organizacional de una empresa”, o cualquier componente de las mismas, tales como una división o departamento, así como de sus planes y objetivos, sus métodos de operación y la utilización de los recursos físicos y humanos. Mientras que Fernández Arena J.A en 1966 con el libro “La Auditoría Administrativa”, sostiene que es la revisión objetiva, metódica y completa, de la satisfacción de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerárquicos de la empresa, en cuanto a si estructura, y a la participación individual de los integrantes de la institución. Según el decreto de la corte de Cuenta del Salvador en la legislación del Manual de Auditoría Gubernamental comenta que una auditoría operativa o de gestión es un examen objetivo y sistemático de evidencias con el fin de proporcionar una evaluación independiente del desempeño de una organización, programa, actividad o función gubernamental que tenga por objetivo mejorar la responsabilidad ante el público y facilitar el proceso de toma de decisiones por parte de los responsables de supervisar o iniciar acciones correctivas. Según el Manual de Auditoría Gubernamental del Perú en 1998 dice “Es un examen objetivo, sistemático y profesional de evidencias, realizado con el fin de proporcionar una evaluación independiente sobre el desempeño(rendimiento) de una entidad, programa o actividad gubernamental, orientada a mejorar la efectividad, eficiencia y economía en el uso de los recursos públicos, para facilitar la toma de decisiones por quienes son responsables de adoptar acciones correctivas y mejorar su responsabilidad ante el público.” Se encuentra definida en el Decreto Ley No. 159 del 98 del Ministerio de Finanzas y Precios "Consiste en el examen que se realiza en una entidad, para establecer el grado de economía, eficiencia y eficacia en la planificación, control y uso de sus recursos y comprobar la observancia de las disposiciones pertinentes, con el objetivo de verificar la utilización más racional de los recursos y mejorar las actividades o materia examinadas". La Auditoría de Gestión por su enfoque involucra una revisión sistemática de las actividades de una entidad en relación a determinados objetivos y metas y, respecto a la utilización eficiente y económica de los recursos. Su propósito general puede verse seguidamente: · Identificación de las oportunidades de mejoras. · Desarrollo de recomendaciones para promover mejoras u otras acciones correctivas; y. · Evaluación del desempeño (rendimiento). También se conoce como la valoración independiente de todas las operaciones de una empresa, en forma analítica objetiva y sistemática, para determinar si se llevan a cabo, políticas y procedimientos aceptables; si se siguen las normas establecidas si se utilizan los recursos de forma eficaz y económica y si los objetivos de la organización se han alcanzado para así maximizar resultados que fortalezcan el desarrollo de la empresa. Como se ven en estos conceptos esta Auditoría responde a los objetivos económicos (utilidad, factibilidad, eficacia, reducción de costos, ganancias), los sociales (crecimiento cualitativo y cuantitativo,
  2. 2. competitividad, pleno empleo, reducción de riesgos para la vida) y los ecológicos (mantenimiento del equilibrio y protección del paisaje, utilización económica de los recursos). Objetivos de La Auditoria de Gestión. · La auditoria de gestión formula y presenta una opinión sobre los aspectos administrativos, gerenciales y operativos, poniendo énfasis en el grado de efectividad y eficiencia con que se han utilizado los recursos materiales y financieros mediante modificación de políticas, controles operativos y acción correctiva desarrolla la habilidad para identificar las causas operacionales y posteriores y explican síntomas adversos evidente en la eficiente administración. · El objetivo de la auditoria de gestión es identificar las áreas de reducción de Costos, mejorar los métodos operativos e incrementar la rentabilidad con fines constructivos y de apoyo a las necesidades examinadas.2 · La auditoria de gestión determina si la función o actividad bajo examen podría operar de manera más eficiente, económica y efectiva. Uno de los objetivos de la auditoria es el de determinar si la producción del departamento cumple con las especificaciones dadas; en consecuencia se dan variados informes, presupuestos y pronósticos que así como también los Estados Financieros. · La auditoria de gestión determinará si se ha realizado alguna deficiencia importante de política, procedimientos y prácticas contables defectuosas. · Establecer el grado en que la entidad y sus servidores han cumplido adecuadamente los deberes y atribuciones que les han sido asignados. · Revisar la financiación de las adquisiciones para determinar si afectan la cantidad, calidad y las clases de Compras si se hubiesen realizado. · Determinar el grado en que el organismo y sus funcionarios controlan y evalúan la calidad tanto en los servicios que presta como en los bienes adquiridos. · Verificar que la entidad auditada cumpla con normas y demás disposiciones legales y técnicas que le son aplicables, así como también con principios de economía, eficiencia, eficacia, efectividad, equidad, excelencia y valoración de costos ambientales, según cada caso y formular recomendaciones oportunas para cada uno de los hallazgos identificados. · Estimular la adherencia del personal al cumplimiento de los objetivos y políticas de la entidad y Mejorar los niveles de productividad, competitividad y de calidad de la entidad.2 · Establecer si los controles gerenciales implementados en la entidad o programa son efectivos y aseguran el desarrollo eficiente de las actividades y operaciones. · En conclusión, la Auditoría de Gestión ayuda a la administración a reducir los costos y aumentar utilidades, aprovechar mejor los recursos humanos y materiales, acelerar el desarrollo de las entidades hacia la eficiencia, buscando siempre un perfeccionamiento continuo de los planes de acción y procedimientos, para lograr los objetivos para los que fue creada la empresa. (Carina Suarez Revollar) ALCANCE DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN. En la Auditoría de Gestión tanto en la administración como el personal que lleva a cabo la auditoría debe de estar de acuerdo en cuanto al alcance en general, si se conoce que esta auditoría incluye una evaluación detallada de cada aspecto operativo de la organización, es decir que el alcance de debe tener presente: · Satisfacción de los objetivos institucionales. · Nivel jerárquico de la empresa. · La participación individual de los integrantes de la institución. De la misma forma sería oportuno considerar en la Auditoría de Gestión, por la amplitud del objetivo de esta revisión: · Regulaciones: Evaluar el cumplimiento de la legislación, política y procedimientos establecidos por los órganos y organismos estatales.
  3. 3. · Eficiencia y Economía: Involucra la utilización del personal, instalaciones, suministros, tiempos y recursos financieros para obtener máximos resultados con los recursos proporcionados y utilizarlos con el menor costo posible. · Eficacia: Se relaciona con el logro de las metas y los objetivos para los cuales se proporcionan los recursos. · Salvaguarda de Activos: Contempla la protección contra sustracciones absolencia y uso indebido. · Calidad de la Información: Abarca la exactitud, la oportunidad, lo confiable, la suficiencia y la credibilidad de la información, tanto operativa como financiera. Por tanto el auditor debe estar alerta ante situaciones tales como: · Procedimientos que son ineficaces o más costosos de los justificables · Duplicación de esfuerzos de empleados u organismos · Oportunidades para mejorar la productividad mediante la automatización de procesos manuales. · Exceso de personal con relación al trabajo a efectuar · Fallos en el sistema de compras y acumulación de cantidades innecesarias o excesivas de propiedades, materiales o suministros. En la etapa de exploración y examen preliminar, debe quedar bien definido el alcance de la auditoría, y éste, en buena medida, podrá delimitar el tamaño de las pruebas, por tanto la selección de la muestra en buena medida, podrá delimitar el tema que someta el auditor. PROPÓSITOS FUNDAMENTALES DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN. · Medición y Comparación de Logros. Medir y comparar logros alcanzados por las entidades en relación con las metas y objetivos previstos, lo cual permitirá promover la aplicación de las recomendaciones necesarias, al amparo de los principios de Económicos, Eficiencia y Eficacia. · Control Interno Eficaz. Enfatizar la importancia de poseer un sistema de control interno que promueva el logro de los objetivos y metas de la entidad, la detección temprana de desviaciones o áreas susceptibles de mejoras en los procesos productivos, administrativos y de servicios, y la aplicación de las medidas que sean necesarias de manera oportuna. · Cultura de la Responsabilidad. Promover la cultura de la responsabilidad en la gestión pública, es decir, la obligación ética, moral y legal que tienen los funcionarios públicos de rendir cuenta a la sociedad, sobre lo que han hecho o están haciendo con los fondos y recursos que el estado y el Gobierno han puesto a su disposición para su administración, distribución y custodia. · Mejoramiento de la Planificación. Promover en las entidades el mejoramiento de la formulación de sus presupuestos, con miras a lograr una mayor economía, eficiencia y eficacia en su ejecución. · Necesidad de un Buen Sistema de Información Integral. Difundir la necesidad de poseer sistema integral de información que faciliten la medición del desempeño de la entidad, tanto desde el punto de vista administrativo como organizacional, y sirvan de apoyo a los administradores en la toma de decisiones adecuadas. LA GESTIÓN Por gestión fiscal se entiende el conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas, que realizan los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondos públicos, tendientes a la adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos, así como a la recaudación, manejo e inversión de sus rentas en orden a cumplir los fines esenciales del estado, con sujeción a los principios de legalidad, eficiencia, economía, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad y valoración de los costos ambientales.
  4. 4. La característica relevante entre la economía, eficiencia, eficacia y efectividad de la gestión es la relación existente entre los recursos (input) y los bienes, servicios y otros resultados (output) de una entidad. Las definiciones de las "E´s" brindan una impresión de claridad debido a la separación abstracta de valores. Sin embargo, en la realidad puede resultar muy difícil abarcar un valor haciendo abstracción de los otros. Se suele opinar que la eficacia de los programas públicos constituye el centro de la optimización de recursos porque, aunque puede haber mérito en "lograr los objetivos haciendo un mal trabajo", no hay mérito alguno en "hacer un buen trabajo y no lograr los objetivos". Sin lugar a dudas que para fines de medición, es útil distinguir cada una de las “E”. Allí no reside el problema; el problema se encuentra cuando al intentar llegar a una opinión global del rendimiento de un programa, o dar cuenta de ello, no es posible, ni siquiera útil, proseguir como si los conceptos fueran independientes el uno del otro. Qué es una buena gestión? Es preciso señalar que las entidades públicas no buscan principalmente obtener una rentabilidad económica, sino que su objetivo se debe concentrar en incrementar el bienestar colectivo mediante la prestación de un servicio público, la construcción de infraestructura física para uso de la comunidad o el suministro de productos. Por tanto, una buena gestión es la que garantiza que los recursos asignados son utilizados correctamente en el cumplimiento de los objetivos propuestos. Responsabilidad por la gestión En la mayoría de las entidades existen cuatro niveles donde se practica una revisión de la economía, la eficiencia, la eficacia, la equidad y la efectividad de la gestión pública: El primero y el más importante, es la revisión que efectúa el propio administrador con la finalidad de maximizar el valor de su gestión, considerando los recursos que le fueron asignados; El segundo es la revisión que hace cada funcionario responsable de la ejecución de las tareas asignadas, encaminadas al cumplimiento de los objetivos institucionales. El tercer nivel es la evaluación y asesoramiento que hace la Oficina de Control Interno, un grupo específico o consultor externo, con el objeto de verificar el cumplimiento de los procedimientos administrativos y de la normatividad aplicable. El cuarto nivel es el que realiza la Contraloría de Bogotá D.C. como parte de su labor fiscalizadora. Practicas Antieconómicas, Ineficientes, Inapropiadas o Insatisfactorias Procedimientos inefectivos o de costo injustificable Duplicación de esfuerzos por funcionarios o áreas de la organización. Ejecución de tareas de poca o ninguna importancia. Uso ineficiente y antieconómico de equipos y otros bienes. Exceso de personal en relación con las tareas por cumplir. Sistemas de adquisiciones defectuosos o ineficientes.
  5. 5. Adquisiciones y acumulaciones de cantidades excesivas o innecesarias de materiales y suministros. Desperdicio de recursos. Las normas generales principales que deben seguirse al revisar la utilización de los recursos, se dirigen a que éstos sean: Utilizados solamente para, propósitos autorizados y necesarios. Salvaguardados apropiada y eficazmente. Utilizados de manera eficiente y económica. LOS PRINCIPIOS DE LA GESTION FISCAL Y LOS INDICADORES La vigilancia de la gestión fiscal, se fundamenta en la eficiencia, economía, eficacia, efectividad, la equidad y la valoración de los costos ambientales, de tal manera que permita determinar en la administración, en un periodo determinado que la asignación de los recursos sea la más conveniente para maximizar sus resultados (eficiencia), que en igualdad de condiciones de calidad, los bienes y servicios se obtengan al menor costo (economía), que sus resultados se logren de manera oportuna y guarden relación con sus objetivos y metas (eficacia). Así mismo, que permita identificar los receptores de la acción económica y analizar la distribución de costos y beneficios entre sectores económicos y sociales y entre entidades territoriales (equidad) y cuantificar el impacto por el uso y deterioro de los recursos naturales y el medio ambiente y evaluar la gestión de protección, conservación, uso y explotación de los mismos (valoración de costos ambientales). PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN · Economía Es la relación existente entre los recursos y los insumos utilizados frente a los resultados obtenidos al menor costo en igualdad de condiciones de calidad y oportunidad. La Gestión Pública se inicia desde el momento que le son asignados unos recursos a un administrador público, para ser transformados en un bien o servicio. Este hecho le demanda una serie de acciones directas como la de planear el manejo de los mismos en la adquisición, mantenimiento, adecuación, capacitación y conservación; es aquí donde el auditor enfoca el análisis de este principio. Objetivos de la Auditoría al evaluar la Economía: · Determinar la racionalización en la adquisición de los insumos requeridos en el proceso de producción. · Estudiar y analizar la planeación y programación de necesidades y utilización de los recursos. · Evaluar el costo de adquisición de los insumos. · Eficiencia
  6. 6. Es la adecuada adquisición y asignación, conforme a las necesidades, de los recursos financieros, humanos, físicos, técnicos y naturales, efectuada por las entidades públicas en los diferentes procesos para maximizar sus resultados. Tiene dos medidas esenciales: técnica y económica. La técnica es el resultado de su medición en términos físicos (productividad) y la económica en términos monetarios (costos). Una operación es eficiente cuando produce la máxima cantidad de bienes y servicios con una cantidad determinada de recursos o utiliza una cantidad mínima de recursos para proveer una cantidad y calidad determinada de bienes y servicios. Objetivos de evaluar la eficiencia: · Establecer sí la asignación de los recursos disponibles es la más conveniente para maximizar los resultados. · Medir la productividad administrativa y operativa en relación con el recurso utilizado y el servicio prestado. · Establecer el indicador principal de eficiencia (rentabilidad pública o social), que permite valorar los costos y beneficios de la empresa a la sociedad. · Identificar los procesos administrativos y operativos utilizados en la transformación de los recursos, a fin de evaluar su celeridad y los costos incurridos en el proceso productivo. · Establecer la eficiencia en la utilización de los recursos en el logro de objetivos previstos. · Determinar si con cobertura alcanzada en la producción o prestación del servicio se logran las metas establecidas al mínimo costo. · Eficacia La eficacia puede ser definida como el éxito de un programa o de una actividad para la obtención de los objetivos y metas predeterminados en términos de cantidad, calidad y oportunidad de los bienes y servicios producidos. Es el logro de resultados de manera oportuna guardando relación con los objetivos y metas planteadas. D. Objetivos de la auditoría al evaluar la eficacia: · Verificar el cumplimiento de las metas, planes y programas preestablecidos en el ámbito institucional y sectorial, fundamentados en la política de desarrollo económico y social determinada por el Gobierno Distrital. · Medir el grado de cumplimiento de los resultados alcanzados frente al plan indicativo. · Evaluar si el servicio prestado se entregó oportunamente, en la cantidad determinada, en el volumen ejecutado por unidad de tiempo y con la calidad requerida, a satisfacción del usuario. · Establecer el grado de cobertura del servicio prestado, de acuerdo a lo contenido en el Plan de Desarrollo del Distrito Capital y del Plan de Desarrollo de cada entidad sujeto de control. · Equidad Estudia el desarrollo de la administración, identificando los receptores de su acción económica y la distribución de costos y beneficios entre los diferentes agentes económicos de bienes y servicios entre individuos de una misma categoría esencial. Objetivos de la auditoría al evaluar la equidad · Identificar los receptores del bien o servicio por estrato socioeconómico.
  7. 7. · Analizar la distribución de los recursos financieros frente a los diferentes factores productivos necesarios para la prestación del bien o servicio. · Determinar los criterios utilizados en la selección de la población beneficiaria en la ejecución de planes y programas. · Determinar el agente económico de mayor participación. · Efectividad Este principio se conceptualizó como el cierre del ciclo productivo (producción de un bien o la prestación del servicio) de una entidad. Es decir, controla y mide si el producto cumple con el propósito final para el cual fue diseñado. Es importante tener en cuenta que la efectividad complementa el principio de eficacia, en el sentido de que ésta mide el grado de cumplimiento de los objetivos: Sin embargo, no es suficiente medir el cumplimiento de lo planeado en términos de cantidad, calidad y oportunidad, sino que es necesario determinar cuál fue el resultado con respecto al impacto esperado en el entorno. Objetivos de la auditoría al evaluar la efectividad · Establecer que el producto de la entidad satisfaga las necesidades reales de la comunidad o cliente, lo cual requiere que su medición se realice en el entorno de la organización. · Evaluar el impacto o efectividad de la gestión, considerando los diferentes tipos de variables relacionadas con la naturaleza de la entidad, la clase de bien o servicio que produce y la comunidad objetivo. · Determinar el impacto económico, social, ambiental y el nivel de necesidades insatisfechas. Conceptos Empleados Dentro de la Auditoría de Gestión. Gestión. Es un proceso mediante el cual la entidad asegura la obtención de recursos y su empleo eficaz y eficiente en el cumplimiento de sus objetivos. Comprende también todas las 10 actividades de una organización que implica el establecimiento de metas, así como la evaluación de su desempeño; además del desarrollo de una estrategia operativa que garantice la supervivencia. Control. “Es un conjunto de mecanismos utilizados para asegurar y evaluar el cumplimiento de los objetivos y planes diseñados y para que los actos administrativos se ajusten a las normas legales y a los referentes técnicos y científicos establecidos para las diferentes actividades humanas dentro de la organización social” Análisis comparativo. Se refiere a la realización de comparaciones para medir ventajas y desventajas de funcionamiento y eficiencia; en otras palabras, compararse con el mejor para lograr una mayor superación. Control Interno. El sistema de control interno es un instrumento de gestión que comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos adoptados dentro de una entidad para salvaguardar su patrimonio, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia y eficacia en las operaciones, estimular la observancia de las políticas prescritas y propender al cumplimiento de las metas y objetivos programados. Control de Gestión. Es el examen de la economía, efectividad y eficacia de las entidades de la administración en el ejercicio y protección de los recursos públicos, realizados mediante la evaluación de los procesos administrativos, la utilización de indicadores de rentabilidad pública y desempeño y la identidad de la distribución del excedente que éstas producen, así como de los beneficios de su actividad.

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