RESUMEN DEL INFORME DE LA RECOPILACION DE DATOSEn anexos se presenta la Boleta de Encuesta diseñada para el presente traba...
En los anexos también se presenta la Boleta de Entrevista, la cual en este casose dirigió al dueño de la organización, que...
 Programa de facturación. Sistema de control de vehículos. Base de datos computarizada manipulable.
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PRESENTACION DE LA ESPECIFICACION DE LOS REQUERIMIENTOS DEL SISTEMALa “Aceitera Recinos” prestaba un buen servicio, pero n...
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Producción y MantenimientoLa empresa continuara adquiriendo los insumos que anteriormente adquirían,con la diferencia de q...
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Lo único que le solicitamos al propietario de la empresa, fue la hoja electrónicade Excel, con la que él contaba, ya que e...
En conclusión a la evaluación legal del sistema, el proyecto es viable.Viabilidad del Sistema:Basado en las evaluaciones d...
necesarios para esta; los totales y subtotales que se hicieron por medios defunciones y formulas que les implica en la fac...
Analistas de sistema: los encargados de esta área son: Kevin Enrique GalindoAlmengor, Erick Francisco Sopón Cabrera, Jhose...
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Proyecto final analisis

  1. 1. RESUMEN DEL INFORME DE LA RECOPILACION DE DATOSEn anexos se presenta la Boleta de Encuesta diseñada para el presente trabajode automatización y sistematización de la empresa “Aceitera Recinos”. Estaencuesta fue encargada a los trabajadores de la Aceitera Recinos pararealizársela a los clientes o usuarios de la organización, con la intención deconocer su opinión acerca de los productos y servicios que la empresa le ofrecea sus clientes, con el fin de optimizarla, y buscar que se convierta en una de lasmejores, o si es posible la mejor aceitera a nivel municipal. Esta encuesta cuentacon cinco preguntas básicas, de las cuales dos de ellas son mixtas y las otras tresque son preguntas abiertas, las preguntas son sobre la eficiencia de la empresa,otra sobre la capacidad que tienen los trabajadores de la aceitera para brindarleuna buena atención al cliente; para los cuales los usuarios responderían entrelas opciones de si, no, ¿Por qué? Las otras tres preguntas son sobre la opiniónacerca de un sistema de facturación, la calidad de los productos que ofrecemosy sobre si la distribución de los productos dentro del local de la empresa; paralas cuales no tendrán alternativa de respuesta alguna, ya que son preguntasabiertas.Todos los usuarios que respondieron nuestra encuesta, respondieron que lacalidad de productos que les ofrecemos si es de buena calidad, pero la eficaciade la atención, no es la correcta, porque puede mejorar, ya que la mayoría delpersonal en la mayoría de los casos era muy lento al momento de atender.Además de ello, opinaron acerca del sistema de facturación, que era muy buenaidea, ya que la organización no contaba con dicho sistema, y disminuía larapidez con la que el trabajador atendía al cliente. Mencionaron también que ladistribución de productos dentro de la empresa era regular, ya que algunascosas estaban en su lugar y otras colocadas en cualquier parte dentro del localsin ningún orden específico.
  2. 2. En los anexos también se presenta la Boleta de Entrevista, la cual en este casose dirigió al dueño de la organización, que cumple las funciones de propietario,administrador y gerente de dicha empresa, esta entrevista se realizo con elpropósito de conocer la información y los datos mas relevantes de la empresaAceitera Recinos, e identificar los problemas que tiene dicha empresa parapoder realizar un mejor análisis y solución de problemas.Las preguntas de la entrevista se basaron en que operaciones se realizan dentrode la empresa, como se efectúan, como es el ambiente de trabajo, como seencuentra organizada la empresa, si contaba con un sistema de información,cuales son los objetivos del sistema de información, en que área de laorganización seria correcto implementar un sistema de información, quienesserian los usuarios de dicho sistema, están capacitados para utilizarlo, cualesson los problemas mas frecuentes que tiene la empresa, si las tareas de cadaempleado estaban distribuidas correctamente. Volúmenes de datos.  El propietario de la empresa junto con su gerente nos brindo s, la información de: inventarios, informes, reportes y formato de trabajo en la información. Frecuencia de funciones.  Expectativas de desempeño por parte del usuario. El propietario de la “Aceitera Recinos” nos dio los siguientes regímenes para cumplir dentro del proceso de la automatización de su empresa.
  3. 3.  Programa de facturación. Sistema de control de vehículos. Base de datos computarizada manipulable.
  4. 4. Diagrama de procedimientosNO. Símbolo ¿Quién? ¿Qué? ¿Cómo? ¿Para Que? Se encarga de Con Para lograr toda la tener una Propietario autorización empresa de que la empresa competitiva y 1 la empresa requiere para estable en el su ámbito funcionamiento competitivo. Dirige todos los Motivando a procesos que se sus manejan a trabajadores, Para que la e diario dentro para que de la empresa, puedan dar 2 Gerente se encarga de todo de si y velar por el que trabajen buen con eficiencia. funcionamiento de la empresa. Es el proceso Por medio de Para que la de las marcas de empresa tenga Encargado mantenimiento vehículos, del más ventas y de de vehículo, aceites, tiene pueda mantenimi con el cual que llevar un incrementar 3 ento de tiene que vigilar control de que sus cifras de vehículo si el aceite le productos hay clientes. (mecánico) conviene al en existencia. vehículo del cliente. Es el encargado Se tienen que Para que de vigilar el llevar el disminuya las proceso de control de que dificultades 4 Operadores producción y hay en que puede llevar el control existencias de tener el de todo lo que lo que se negocio y se se va vender. venden o de lo puede llevar que se un control. compran.
  5. 5. PRESENTACION DE LA ESPECIFICACION DE LOS REQUERIMIENTOS DEL SISTEMALa “Aceitera Recinos” prestaba un buen servicio, pero nosotros al llegar a dichaempresa pudimos observar muchas fallas, las cuales podríamos eliminar con losconocimientos que teníamos en el análisis de sistemas; fue en ese momento endonde decidimos realizar el proyecto final de “Análisis de Sistemas” en dichaorganización.Los requerimientos y sugerencias de cambio del sistema luego de avaluar yanalizar la empresa son los siguientes:  Mejor control de datos. Se necesitaba un mejor control de datos debido a que cuando un cliente llegaba a comprar algo, el personal tenía que verificar si había de ese producto en existencia.  Programa de facturación. Esto es debido a que hacían las facturas a mano, lo cual le molestaba al cliente debido a que tenía que esperar.  Sistema de control de vehículos. Durante el análisis pudimos observar que no tenían clientes asegurados, debido a esto fabricamos el sistema de control de vehículos, que cuenta con una base de datos con la información del numero de placa del vehículo, nombre del propietario, fecha del ultimo servicio del vehículo, dirección y teléfono del propietario, esto para avisarle que ya se acerca su otro servicio y no perder la clientela.Con lo mencionado anteriormente se simplificaran muchos procesos,beneficiaremos a la empresa y al cliente, todo esto con mayor y mejor control.
  6. 6. PLAN DE TRABAJODiseño del SistemaEl sistema se realizara en varias fases, las cuales se dividirán en: Realizar unsistema de facturación, una base de datos computarizada y un sistema deservicios de cambio de aceites donde estará guardada la informacióntanto delvehículo, como del propietario, para verificarle cuando le toca la fecha delservicio. Todas estas funciones se realizaran en el sistema de cómputo delequipo, para luego implementarlas en el sistema de la organización.DesarrolloEn el desarrollo del proyecto de automatización y sistematización de laempresa Aceitera Recinos, además de crear los distintos programas para elmanejo de los productos y mejorar la atención al cliente, se actualizo elsoftware con el que la empresa contaba, para optimizarlo.Implementación o Puesta en MarchaAl momento de la implementación y puesta en marcha del proyecto querealizamos, el señor propietario, pudo observar que los beneficios para suorganización son considerables, ya que además de tener un mejor control dedatos, la eficacia y eficiencia de la empresa, aumentarían, ya que el servicio alcliente mejoraría.
  7. 7. Producción y MantenimientoLa empresa continuara adquiriendo los insumos que anteriormente adquirían,con la diferencia de que actualmente, estos productos tendrán un mejormanejo, y la manera en que atienden al cliente, será mas eficiente, gracias a lossistemas implementados durante el proceso de Automatización ySistematización de la empresa.REPORTE DE LA VIABILIDAD DEL SISTEMALa evaluación de la viabilidad del sistema significa determinar si las condicionesdel mismo son propicias y si el sistema es factible llevarlo a acabo o no. Tambiénes el análisis de un conjunto concreto de necesidades para proponer unasolución a corto plazo, que tenga en cuenta restricciones económicas, técnicas,y legales. La solución obtenida como resultado del estudio puede ser ladefinición de uno o varios proyectos que afecten a uno o varios sistemas deinformación ya existentes o nuevos. Para ello, se identifican los requisitos quese ha de satisfacer y se estudia, si procede, la situación actual.Aplicado al proyecto de automatización y sistematización de la empresaAceitera Recinos, el reporte de la viabilidad del sistema es el siguiente:Evaluación Económica:Para la automatización y sistematización que le realizamos a la empresaAceitera Recinos, no tomamos en cuenta la construcción de una infraestructura,ni la compra de un equipo de cómputo nuevo, de insumos, ni de otrossuministros, tampoco modificamos la cantidad de personal que la empresaposeía, ya que era la adecuada, la inversión de capital de trabajo era el
  8. 8. indicado, y aprovechamos los recursos con los que la empresa ya contaba. Laempresa contaba con recurso humano y financiero.Por lo tanto, los beneficios que la empresa obtiene en el momento en queadquiere al realizar la automatización y sistematización, soy de gran beneficiopara la organización, porque gracias ello, mejora su productividad, podráobtener mayores ingresos económicos al momento de que sus ventas ycantidad de clientes incrementen, reducirá considerablemente el tiempo deatención al cliente, gracias al sistema de facturación implementado, tendrá unmas exacto control de inventarios, creciendo considerablemente en sumercado; entre otros beneficios.En resumen, la inversión económica que realizamos en el proyecto, es nula, yaque no invertimos en nada, mas que solo tiempo y transporte; por lo tanto,económicamente hablando, el proyecto de automatización y sistematización dela empresa es factible de realizarlo, debido a que los beneficios que obtendrá laempresa son muy buenos para su crecimiento en su entorno, sin ningún tipo deinversión económica.Evaluación Técnica:En el aspecto técnico, no fue necesaria la adquisición de insumos, debido a queal concluir el análisis de la empresa, consideramos que los recursos con que estacontaba eran los suficientes para que la empresa sea productiva y funcionecorrectamente; a excepción del software con el que contaba la empresa, que nolo tomamos como el adecuado para esta empresa, así que decidimos renovarlo,y actualizarlo con el mas moderno.
  9. 9. Lo único que le solicitamos al propietario de la empresa, fue la hoja electrónicade Excel, con la que él contaba, ya que esta nos ayudaría de una manera muyfavorable a nosotros al momento de diseñar el sistema de facturación, la basede datos computarizada y controles de los precios de los productos.Con respecto a los insumos, tomamos la decisión de continuar adquiriendo losmismos insumos que la empresa compraba, debido al tipo de productos queofrece, solo le hicimos la sugerencia al propietario de adquirir otro tipo demercadería, de no dejar de invertir, para que su negocio no deje de crecer y seacompetente.En este aspecto, lo que nosotros consideramos de mayor beneficio para laempresa, es la base de datos computarizada, y la factura electrónica; porqueapoya al despachador, atendiendo más rápido y mejor a todos los clientes.Basado en el análisis que realizamos en la Aceitera Recinos, en el aspectotécnico, llegamos a la conclusión de que el proyecto de Automatización ySistematización de empresas, si es viable y factible de realizar.Evaluación Legal:Al momento de realizar el proyecto de automatización y sistematización de laempresa Aceitera Recinos, no infringimos ninguna ley ni parámetro alguno,tanto a nivel nacional, departamental, y municipal.Ya que la empresa en la que realizamos el proyecto, ha estado operando conéxito desde años atrás y no ha infringido ninguna ley comercial, puede seguirlaborando con el nuevo sistema que le implementamos para que este sea unnegocio más eficaz y eficiente, sin problema alguno.
  10. 10. En conclusión a la evaluación legal del sistema, el proyecto es viable.Viabilidad del Sistema:Basado en las evaluaciones detalladas anteriormente (Evaluación Técnica,Evaluación Económica, Evaluación Legal) el proyecto de automatizaciónsistematización de la empresa Aceitera Recinos, es viable y factibleimplementarlo, contándose con todo lo necesario para realizar el proyecto y sincosto alguno. Reporte del análisis técnico y económico¿Como se encontraba la empresa “Aceiteras Recinos” antes de laautomatización y sistematización que le realizamos?Antes de la automatización y sistematización de la empresa “AceiterasRecinos”, esta aun no contaba con un sistema de factorización y una Base deDatos computarizada, en la cual ellos pudieran apoyarse para facilitarse éltrabaja y disminuir el tiempo de atención al cliente. Lo cual significa que laempresa perdía ventaja ante otras aceiteras debido a que esta no estaba a lavanguardia.¿Cómo hicieron para solucionar el problema de facturación y falta de una basede Datos?Se ingreso en la computadora una hoja electrónica los pedidos en existencia aligual que sus precios, y la cantidad de recursos que la empresa puede contener,en otra hoja, se realizo el diseño de la factura y les agregamos los datos
  11. 11. necesarios para esta; los totales y subtotales que se hicieron por medios defunciones y formulas que les implica en la facturación.¿Cómo esta la empresa ahora ya con la automatización y sistematización?Gracias al sistema que nosotros hemos implementado en la empresa “AceiteraRecinos” el despachador al momento de atender un cliente, ya no tendrá lanecesidad de dejar esperando al cliente mientras el va a verificar si el productoque el cliente solicita esta en existencia. También por medio del programafacturación ya no usa el talonario de facturas y será mas practico para el y parael cliente, la generación de facturas electrónicas. Asignación de funciones del sistemaAdministrador del sistema de información: el encargado de este puesto esSergio Kened Roca Salguero, que fue el responsable de aprobar, vigilar ycomprobar algunos aspectos técnicos y físicos que se hizo en el proyecto, con elque cumplió meritos para desarrollar, automatizar y sistematizar la empresa“Aceitera Recinos”.Líder del proyecto: el encargado es Fernando Gabriel de Jesús PellecerAbugarade, es el que tuvo el control y encargada la planeación del proyecto. Sepreocupo para que todo resultara de la mejor forma posible, realizandoperfectamente cada uno de los márgenes que exigía el proyecto, y es el quereconoció el trabajo realizado por los demás integrantes involucrados en larealización del proyecto.
  12. 12. Analistas de sistema: los encargados de esta área son: Kevin Enrique GalindoAlmengor, Erick Francisco Sopón Cabrera, Jhoselyn Gabriela Estrada Monje.Ellos son los que estaban a cargo de analizar e identificar los problemas ynecesidades de la empresa y reconocer cada necesidad que era necesarioimplementar en el sistema, para que cubra todas las expectativas de nosotros,como equipo y del señor propietario. Lo primero que hicieron los encargados deesta área, fue visitar la organización donde se realizo la automatización ysistematización, analizar sus fallas, y como estas se podían solucionar.Diseñador de sistema: el encargado de esta función es Rodrigo Andrés VásquezRodríguez, es el que requirió un sistema de acuerdo con los requerimientosanalizados por los analistas. El encargado de este bloque realizo e involucrotodos los programas de manera rápida y eficaz que puede tener la empresa“Aceitera Recinos”. Y estuvo también involucrado en las entradas, salidas yprocesos para la construcción del programa.Implementador: el encargado de este puesto es Cesar Humberto PorresMéndez. Que fue el responsable de implementar el sistema, además de realizarel programa con el fin de sistematizar la empresa. Para el cual utilizo, la Base deDatos que el propietario nos otorgo, para tener el control delas ventas pormayor, ventas por menor y compras que la empresa realizaba; en la cualtambién se encuentran todos los datos que se manejan en la empresa “AceiteraRecinos”.Restricciones de costo y tiempoDurante el proceso de automatización y sistematización de la empresa AceiteraRecinos, no costeamos ningún material de trabajo, ya que se aprovecharon losrecursos al máximo con los que la empresa ya contaba; utilizando el equipo decómputo que los integrantes poseían, se crearon los programas de facturación,bases de datos computarizadas, etc. Para luego instalarlos en el sistema deorganización.

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