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VERÓNICA ESPINOSA
DEFINICIÓN DE PROYECTO SEGÚN EL PROJECT
MANAGEMENT INSTITUTE (PMI)


 Un proyecto es un esfuerzo temporal
 que se lleva a cabo para crear un
 Producto, servicio o resultado
 único
CARACTERÍSTICAS DE UN PROYECTO
                       es Único   Objetivos bien
                                  definidos

Presupuesto limitado                     Alineado al Plan de
                                         Negocio

                                              Tiene Inicio y
Recursos asignados      ¿Qué es un            Fin
                         proyecto?
                                           Tiene
Gerenciado                                 especificaciones:



   Planificado                                Costos
   Controlado                                 Tiempo
                                              Calidad
                                              Seguridad
GERENCIA DE PROYECTOS

 Es la disciplina de Organizar y
 Administrar recursos, de forma tal
 que un proyecto dado sea terminado,
 completamente      dentro    de las
 restricciones de alcance, tiempo y
 costo planteados a su inicio
TRIPLE RESTRICCIONES




               Alcance


               Tiempo
FASES DE UN PROYECTO

 El ciclo de vida de un proyecto
 delimita el inicio y la culminación del
 mismo y establece las acciones de
 transición que están contenidas o no,
 al comienzo y al final del proyecto,
 vinculándolo así a las operaciones
 continuas de la organización.
FASES DE UN PROYECTO

               Fase Inicial               Fase Intermedia                    Fase Final


           •    Etapa          •   Etapa
                conceptual         organizativa
           •    Estudio de     •   Ingeniería
                factibilidad
                                   básica
Esfuerzo




           •    Plan de
                negocios       •   Anteproyecto

                                                  •   Etapa de        •   Etapa final
                                                      ejecución
                                                                      •   Puesta en
                                                  •   Ingeniería de       marcha
                                                      detalle
                                                                      •   Introducción al
                                                  •   Construcción        mercado

                                        Tiempo
MODELO DE CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO

Modelo lineal.

         Definición de
          Requisitos


                         Diseño del
                         Producto


                                      Construcción
MODELO DE CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO

Modelo por prototipo.

Especificaciones                    Especificaciones
  incompletas                         Completas




 Selección del     Desarrollo del    Evaluación del
   prototipo         prototipo         prototipo
MODELO DE CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO

Modelo espiral


  Evaluación                        Planificación




Planificación de                      Toma de
  Alternativas                       decisiones
DURANTE EL CICLO DE VIDA SE EJECUTAN
PROCESOS DE GERENCIA DE PROYECTOS


                  Planificación


Inicio                                      Ejecución




         Cierre                   Control
ENTREGABLES DEL PROYECTO

 Durante el ciclo del vida del proyecto,
 debe    existir   entregables     para
 determinar el estatus del mismo.
 Dichos entregables pueden ser:
 informes, indicadores o productos.
 Mediante los entregables podemos
 también     evaluar     los    cambios
 necesarios de manera oportuna,
 dichos cambios también deben
 sustentarse con entregables.
FIJANDO LOS OBJETIVOS

 Hay dos aspectos en los proyectos
 que debemos definir: el QUÉ y el
 CÓMO.

 El QUÉ tiene que ver con el Producto,
 y el CÓMO tiene que ver con el
 trabajo necesario para obtener dicho
 producto
ALCANCE DEL PRODUCTO

• Lo que será creado como resultado
  final (Qué)
• Aquello en lo que se enfoca el cliente.
• Describe el producto o servicio que
  existirá como resultado del proyecto
• Consta de las características y
  funcionalidades que lo identifican
ALCANCE DEL PRODUCTO

• Se define y se mide contra los
  requerimientos      del     producto,
  acordados con el cliente.
• La descripción del producto identifica
  la relación de este con la necesidad
  del negocio.
ALCANCE DEL PROYECTO

• Describe Cómo se hará el trabajo para
  entregar el producto o servicio.
• Incluye todo el trabajo, y solamente el
  trabajo requerido para completar el
  producto o servicio.
• La completación del Alcance del
  Proyecto se mide contra el Plan del
  Proyecto.
ALCANCE DEL PROYECTO

• EL plan del proyecto se basa en el
  Alcance del Producto y en los
  requerimientos del proyecto.
• La completación del Alcance del
  Producto se mide contra los
  requerimientos del producto.
TIPOS DE REQUERIMIENTOS DEL PRODUCTO

Requerimientos   Describe las funciones o lo que
 Funcionales     debe hacer el producto o servicio


Requerimientos   Describe las propiedades que el
No Funcionales   producto o servicio debe tener


                 Condiciones que limitan la
 Restricciones   elaboración o funcionamiento del
                 producto o servicio
TIPOS DE REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO

•   De proceso o enfoque
•   De recursos
•   De comunicación y reporte
•   De control y seguimiento
•   De calidad
•   Restricciones y supuestos
REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO
DEFINIENDO OBJETIVOS

     eSpecífico
      Medible
      Alcanzable
      Relevante
      Tiempo
DEFINIENDO RESPONSABILIDADES

Se asignan los roles del proyecto (quién
hace qué) y las responsabilidades
(quién dice qué). Estas deberían estar
estrechamente enlazadas a la definición
del alcance del proyecto.
PREMISAS DEL PROYECTO

Las premisas o supuestos del
proyectos, son factores que, para
efectos    de    la   planificación, se
consideran como ciertos, verdaderos o
reales, pero que podrían cambiar luego
PREMISAS VS RIESGOS, RESTRICCIONES Y
DEPENDENCIAS

• Si se pueden tomar acciones para
  evitar las consecuencias de una
  premisa, se considera y gerencia
  como un Riesgo
• Si la premisa no puede ser cambiada,
  entonces se considera y gerencia
  como una Restricción
PREMISAS VS RIESGOS, RESTRICCIONES Y
DEPENDENCIAS

• Si la premisa se expresa como
  «depende de», «requiere de»,
  entonces se considera y gerencia
  como una Dependencia
PREMISAS Y RESTRICCIONES COMO RIESGOS
DEL PROYECTO

Un Riesgo es una condición o evento
incierto que, si ocurre, tiene un efecto
negativo o positivo sobre los objetivos.
Las Premisas son un riesgo potencial
porque representan un elemento
incierto. Su ocurrencia real o no, puede
afectar al proyecto
PREMISAS Y RESTRICCIONES COMO RIESGOS
DEL PROYECTO

Las       Restricciones          imponen
condiciones a cumplir y por las que hay
que velar durante la ejecución. No
cumplirlas constituye un riesgo de no
cumplir con los objetivos del proyecto.
BLINDANDO LA META


                  Riesgos
                  Técnicos
                               Riesgos
        Riesgos                   de
        Asegura               Gerencia
         -bles                    de
                              Proyectos
                  Categoría
                      de
                   Riesgos
        Riesgos               Riesgos
           de                 Organiz
        Negocio                  a-
            s                 cionales

                  Riesgos
                  Externos
CONTROLANDO RIESGOS

Plan de Respuesta: es planificar las
acciones ante la ocurrencia de los
eventos (quién, qué, cuando)

Plan de Contingencia: es un plan de
respuesta que solo se ejecutará bajo
determinadas condiciones predefinidas,
si se cree que habrá suficientes señales
de advertencia para implementar el plan
ESTRATEGIAS PARA RIESGOS NEGATIVOS O
 AMENAZAS



Evitar
Cambiar el
                 Transferir
plan del         Buscar enviar
                                   Mitigar
proyectos para   las               Buscar
eliminar el      consecuencias     disminuir la
riesgo           del riesgo a un   probabilidad o
                 tercero           consecuencia
                                   de un evento
ESTRATEGIAS PARA RIESGOS POSITIVOS O
 OPORTUNIDADES



Explotar
Buscar eliminar
                  Compartir
la                Asignar la
                                  Mejorar
incertidumbre,    oportunidad a Buscar
haciendo que      un tercero mas aumentar la
la oportunidad    capacitado     probabilidad o
se concrete                      consecuencia
                                 positiva
WORK BREAKDOWN STRUCTURE (ESTRUCTURA
 DE DESAGREGACIÓN DEL TRABAJO) - WBS



                    Proyecto


 Entregable       Entregable        Entregable
      1                2                 3

Actividades 1.1   Actividades 2.1       Actividades
3.1
Actividades 1.2   Actividades 2.2       Actividades
3.2
Actividades 1.3   Actividades 2.3       Actividades
TRAZANDO LA ESTRATEGIA

Se considera que un proyecto es exitoso
cuando concluye a tiempo, dentro del
presupuesto asignado, con la calidad
esperada y en forma ecológica.

Para ello es importante la definición de
la estrategia y su planificación.
TRAZANDO LA ESTRATEGIA




«La planificación es
 trabajo de equipo»
PREPÁRESE PARA EL ÉXITO DEL PROYECTO

Los elementos fundamentales de un
plan eficaz son:
• Información Precisa
• Ideas Firmes
• Gente Comprometida
• Ambiente Propicio
PREPÁRESE PARA EL ÉXITO DEL PROYECTO

• Comprometa a los miembros claves
  en la planificación.
• Busque       estrategias frescas e
  innovadoras para obtener mayor
  rendimiento
• Reúnase con regularidad de manera
  efectiva
EN LA ELABORACIÓN DE UN PLAN DEL
PROYECTO RESPONDA A:


                      ¿Cuánto
                     durará cada
                       tarea?         ¿Qué
                                    materiales,
       ¿Quién hará
                                   suministros y
       cada tarea?
                                    equipos se
                                    requieren?




                     Plan del               ¿Cuánto
  ¿Qué debe
                                          costará cada
   hacerse?          Proyecto                tarea?
PLAN DEL PROYECTO

Para elaborar el Plan se ejecuta una
serie de procesos orientados a
identificar, definir y madurar el alcance,
costo y cronograma del proyecto. La
elaboración del plan utiliza los
resultados de todos los procesos de
planificación, para crear un documento
consistente y coherente que permita
guiar la ejecución y control del proyecto.
ESTIMACIÓN DE RECURSOS
ESTIMACIÓN DE RECURSOS

La estimación de Recursos forma parte
de la estimación del esfuerzo y costos
del proyecto. Sus objetivos son:
• Determinar los recursos necesarios
• Cantidades de recursos utilizados
• Momento de uso para cada recurso
INSUMOS PARA LA ESTIMACIÓN DE RECURSOS

• Información relativa a los recursos de
  la organización
• Política de la organización
• Información histórica de proyectos
  similares
• Lista de actividades y atributos
• Disponibilidad
CALENDARIO DE UN PROYECTO

• Documentar los días laborales y no
  laborables para los integrantes del
  equipo.
• Determinar las fechas en las que un
  recurso especifico, puede estar activo
  o inactivo
• Esta información influye en la
  duración de las actividades
ESTIMACIÓN DE COSTO

• Los elementos de costos a estimar
  dependen de las necesidades del
  proyecto.
• La estimación de los costos incluye la
  identificación y consideración de
  diversas alternativas
ESTIMACIÓN DE COSTO

• La cuantificación de los costos
  asociados de un proyecto debe estar
  basada en estimados razonables y
  realistas
• Las posibles variaciones de las
  estimaciones deben ser consideradas
  y documentadas
ESTIMACIÓN DE COSTO

• Las estimaciones de costos pueden
  mejorarse a través de refinamiento
  durante el transcurso del proyecto
• Las estimaciones generalmente se
  expresan en unidades monetarias,
  para facilitar las comparaciones
• El equipo del proyecto participa en el
  proceso de estimación de costos.
TIPOS DE COSTOS

Costos Variables: Son     Costos Directos: Son
aquellos costos que       los costos directamente
cambian con la cantidad   atribuibles al trabajo del
de producción o la        proyecto
cantidad de trabajo
Costos Fijos: son los     Costos Indirectos:
costos que no cambian     elementos de overhead
al variar la cantidad     del proyecto o costos
                          incurridos para el
                          beneficio de más de un
                          proyecto
RESERVA PARA CONTINGENCIAS

Son los costos estimados que se
utilizarán con discreción del Gerente del
Proyecto para        gestionar   eventos
previstos, pero no ciertos.

Estos    eventos   son    «incógnitas
conocidas» y forman parte del alcance
del proyecto.
CRONOGRAMA DE UN PROYECTO
DIAGRAMA DE GANTT
RED LÓGICA DEL PROYECTO

           Activida
             d2




                      Activida
Activida                d4
  d1

                                            Activida
                                              d6

                                 Activida
           Activida
                                   d5
             d3
DESARROLLANDO EL CRONOGRAMA

La holgura es la cantidad de tiempo que
una actividad puede ser retrasada de su
fecha temprana de inicio.

Es un cálculo matemático que puede
cambiar a medida que avanza el
proyecto.
CAMINO CRITICO

Es el de mayor duración en el
cronograma del proyecto y a su vez
aquel donde no hay holgura
PLANIFICANDO LA CALIDAD
PLANIFICANDO LA CALIDAD

• Identificar los estándares de calidad
  relevante al proyecto y determinar
  como satisfacerlos
• Procesos       claves    durante    la
  Planificación del proyecto
• Demuestra que el proceso trabaja y
  cumple con las metas
PLANIFICANDO LA CALIDAD

• Identificar todos los clientes
• Ejecutarse regularmente y en paralelo
  con otros procesos de planificación
• Motiva a la organización a responder
  ante cambiantes necesidades del
  cliente
PLANIFICANDO LA CALIDAD

                     Incrementa
                      los Costos




        Menor          Impacto
                        de una     Incrementa
      satisfacción      pobre      los Riesgos
       del cliente     Calidad




                     Baja moral
PLANIFICACIÓN DEL RECURSO HUMANO
PLANIFICACIÓN DEL RECURSO HUMANO

• Permite estimar la demanda y oferta
  del personal en la empresa y
  constituye un componente esencial
  de la gestión estratégica de los
  recursos humanos.
• Se identifican, documentan y asignan
  a los individuos o grupos, los roles,
  responsabilidades y relaciones de
  informes
PLANIFICACIÓN DEL RECURSO HUMANO

• Normalmente se ejecuta en las fases
  mas tempranas del proyecto, aunque
  se deben revisar continuamente
PLAN DE GERENCIA DEL PERSONAL

• Cómo y cuándo se adquirirán los
  miembros
• Criterios para retener o eximir al
  personal
• Identificación de las necesidades de
  formación
• Planes relativos a reconocimiento
PLAN DE GERENCIA DEL PERSONAL

• Consideraciones sobre regulaciones,
  seguridad y registro de los riesgos
• Impacto en el plan de gerencia del
  personal sobre la organización
PLANIFICACIÓN LAS COMUNICACIONES
PLAN DE COMUNICACIONES

•   Elementos de Comunicación
•   Finalidad
•   Personas que reciben
•   Frecuencia
•   Métodos
•   Fecha de inicio y final
PLAN DE COMUNICACIONES

• Formato
• Responsabilidad
• Glosario de Términos
GESTIONANDO LAS RELACIONES

La Gerencia del Proyecto debe
determinar la información y necesidades
de comunicación de los stakeholders,
estableciendo:
• Quién necesita cuál información
• Cuándo la necesitan
• Cómo se le suministrará
• Quién se la entregará
STAKEHOLDERS

Stakeholders significa: Grupo de
Interés
Cualquier persona o grupo de personas
que puede:
• Estar activamente involucradas en el
   proyecto
• Tomar decisiones que afecten
   significativamente los resultados del
   proyecto
STAKEHOLDERS

• Cambiar de intereses (para bien o
  para mal), como consecuencia de la
  realización del proyecto.

                         Activos   Externos
TIPOS DE STAKEHOLDERS:

                         Pasivos   Internos
INFLUENCIAS DE LOS STAKEHOLDERS

Positiva:
• Ofrece colaboración
• Solicita requerimientos consistentes
• Toma decisiones oportunamente
• Jerarquiza de manera realista los
  requerimientos
INFLUENCIAS DE LOS STAKEHOLDERS

Negativa:
• Falta de cooperación
• Cambia constantemente        los
   requerimientos
• Demora las decisiones
• No indica prioridad en los
elementos
ANÁLISIS DE LOS STAKEHOLDERS
Fase      Actividad
INICIAL   • Identificar y analizar el rol, interés e
            influencia de cada posible stakeholders
            del proyecto
INTERMEDI • Incorporar los resultados del análisis en
A           los planes y estrategias del proyecto
          • Mantener efectivas estrategias de
            comunicación e interacción con los
            stakeholders, con base en los
            requerimientos identificados
FINAL     • Solicitar retroalimentación de los
            stakeholders para mejorar las prácticas
            y procedimientos de gerencia en los
            próximos proyectos
ANÁLISIS DE LOS STAKEHOLDERS

 +
                                      Gerenciar
         Mantener Satisfechos
 Poder




                                      Mantener Informados
          Supervisión

  -

         -                      Interés                     +
MANEJO DE CONFLICTOS
MANEJO DE CONFLICTOS

Conflicto: es una situación de corto o
largo plazo generada entre personas
que son interdependientes para el
trabajo o la coexistencia, donde una o
ambos sienten fustración de sus
necesidades, experimentan enojo, se
culpan recíprocamente y desarrollan
conductas que causan daños físicos,
psíquicos o ambientes recíprocos.
CAUSAS DEL CONFLICTO EN UN PROYECTO

• Falta de capacidad de pensar de
  modo positivo acerca del tema en
  disputa y acerca de los otros en la
  disputa
• Buscar siempre culpables externos,
  antes de aceptar la responsabilidad
  propia en el conflicto
CAUSAS DEL CONFLICTO EN UN PROYECTO

• Tener visión distorsionada, de tipo
  túnel, lo que lleva a considerar solo
  opciones restringidas por prejuicios
• Evaluar        erróneamente          las
  motivaciones atribuidas para la acción
  de los otros, considerándolas siempre
  como negativas.
MANEJO POSITIVO DEL CONFLICTO

• Descubrimiento sistemático de lo que
  le da vida y organización al equipo,
  los elementos que determinan su
  efectividad   y     creatividad    en
  momentos picos.
• Su núcleo es el arte y la práctica de
  formular preguntas que fortalecen la
  capacidad de un sistema para
  aprender,    anticipar      y    usar
  componentes positivos
MANEJO POSITIVO DEL CONFLICTO


• Buscar establecer un dialogo donde
  se redescubran e integren los
  aspectos      personales      positivos,
  virtudes, innovaciones, fortalezas
• El núcleo positivo es la suma de las
  potencialidades de la persona, y esta
  energía se puede usar para cambios
  que pensábamos imposibles.
NEGOCIACIÓN


• Proceso en el que dos o mas partes
  tratan de reducir o terminar un
  conflicto entre ellos
• Conversación cuya meta es lograr un
  acuerdo en los puntos que separan a
  las partes cuando ninguna de ellas
  tienen el poder o deseo de realizarlo
NEGOCIACIÓN


• Forma de resolver diferencias y
  contribuir de manera significativa al
  éxito del proyecto.
• Las partes deben hacer concesiones,
  comunicarse      y  persuadir    para
  alcanzar un compromiso. Buscar
  siempre el Ganar – Ganar.
LÍDER VS GERENTE
                       Donald Trump

Mahatma
 Gandhi




                                      Adolf Hitler




          Luiz Inácio Lula da Silva
LIDERAZGO




   ¿Qué es un   ¿Qué es un
     Líder?      Gerente?
LIDERAZGO
                   Planifica, organiza, dirige
                   y controla a un grupo u
   ¿Qué es
   un Líder?       organización     para     la
                   consecución      de      un
                   objetivo
Capacidad de inspirar o
influir en otras personas            ¿Qué es
para la construcción de un              un
objetivo                             Gerente?
HABILIDADES DE UN LÍDER


«Los líderes que obtiene lo mejor de
uno, motivan, comprometen, inspiran,
escuchan y hacen sentir a la persona
como algo importante»

                    Richard Boyatzis
HABILIDADES DE UN LÍDER


El líder es la persona que determina, de
manera explícita o implícita, la norma
emocional del grupo.

Los grandes líderes son personas que
saben manejar las emociones.

   Son gestores de significado del
              equipo
CUALIDADES DE UN LÍDER INSPIRADOR

                • Sus palabras, acciones y creencias son constantes y
Autenticidad      coherentes, sin pretender ser alguien o algo que no son



                • Sus comportamientos son claros, dirigiendo al equipo hacia
Confiabilidad     objetivos claramente definidos, bajo un curso de acción
                  bien pensado


Conciencia de   • Están conectados consigo mismos, con los otros y con la
                  realidad, estando atentos alas tendencias e informaciones
 la realidad      que suceden en el entorno


                • Muestra una visión de posibilidades y abundancia, siendo
 Optimismo        conscientes de los desafíos y dificultades y
                  concentrándose en como alcanzar el éxito


Consciencia     • Entiende sus fuerzas y pasiones, así como sus
                  vulnerabilidades y puntos ciegos, trabajando con esmero
de si mismo       en apalancar sus fuerzas y minimizar sus debilidades
CUALIDADES DE UN LÍDER INSPIRADOR

    Conducir por         • Consiguen resultados mediante objetivos bien articulados y
                           un equipo apasionado que comparte y se compromete con
objetivos y por pasión     una visión, y no por medio del poder o el miedo


                         • Refuerzan el trabajo en equipo por medio de la unión y la
      Inclusivos           inclusión de otros, valorando su entrada y la diversidad de
                           opciones


                         • Crean un ambiente positivo para otros, dejando en
Enfocados en el otro       segundo plano sus necesidades y creando opciones
                           robustas que beneficien a largo plazo


                         • Aprecian la importancia de tratar a los otros con respetos
    Respetuosos            en todos los niveles, insistiendo en la compatibilidad de
                           todos los procesos con este valor y evitando manipular



    Promueven el         • Identifican y pulen a otros líderes en lugar de exigir
 liderazgo en otros        seguidores, garantizando así el crecimiento futuro
ESTILOS DE LIDERAZGO

 +                 Dirección tipo CLUB DE              Dirección en EQUIPO
                   AMIGOS
 Interés por las
    personas




                   Dirección                            Dirección de TAREA
  -                EMPOBRECIDA


                      -                     Interés por la                   +
                                             producción
¿DÓNDE ESTOY?


• El seguimiento continuo proporciona
  al equipo del proyecto una idea
  acerca de la salud del proyecto y
  resalta cualquier área que necesite
  atención adicional
• El control implica comparar la
  ejecución contra el plan de proyecto,
  para identificar oportunamente las
  desviaciones       y    actuar    en
  consecuencia
BENEFICIOS


•   Correcciones Oportunas
•   Calidad
•   Optimación de recursos
•   Comunicación
TRABAJO EN EQUIPO


La reunión de arranque o reunión
Kickoff en un proyecto nuevo es la
mejor oportunidad para energizar al
grupo y establecer un propósito común
hacia la completación del trabajo
TRABAJO EN EQUIPO


Una reunión de kickoff efectiva es el
resultado de una buena planificación. En
ella se logra que el equipo se
identifique,  se    involucre    y    se
comprometa con el proyecto.
CLAVES PARA LA REUNIÓN KICKOFF DEL
PROYECTO

• Preparación previa
• Definir objetivos y entregables del
  proyecto
• Identificar miembros del equipo y
  responsabilidades
• Desarrollar la lista de supuestos o
  premisas del proyecto
CLAVES PARA LA REUNIÓN KICKOFF DEL
PROYECTO

• Elaborar plan preliminar del proyecto
• Definir los factores claves de éxito
• Programar la reunión kickoff
• Enviar materiales de la reunión a
  todos los participantes
• Identificar     asuntos     claves    y
  dependencias del proyecto
EQUIPOS COLABORATIVOS


«Un equipo es un conjunto de personas
que debe depender de la colaboración
del grupo para que cada uno de los
miembros experimenten el éxito óptimo
y alcancen las metas»

                        Dr.   Wayne   W.
Dyer
REGLA 5 A 1            1    oportunidad   de
                       mejora




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  • 2. DEFINICIÓN DE PROYECTO SEGÚN EL PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE (PMI) Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un Producto, servicio o resultado único
  • 3. CARACTERÍSTICAS DE UN PROYECTO es Único Objetivos bien definidos Presupuesto limitado Alineado al Plan de Negocio Tiene Inicio y Recursos asignados ¿Qué es un Fin proyecto? Tiene Gerenciado especificaciones: Planificado Costos Controlado Tiempo Calidad Seguridad
  • 4. GERENCIA DE PROYECTOS Es la disciplina de Organizar y Administrar recursos, de forma tal que un proyecto dado sea terminado, completamente dentro de las restricciones de alcance, tiempo y costo planteados a su inicio
  • 5. TRIPLE RESTRICCIONES Alcance Tiempo
  • 6. FASES DE UN PROYECTO El ciclo de vida de un proyecto delimita el inicio y la culminación del mismo y establece las acciones de transición que están contenidas o no, al comienzo y al final del proyecto, vinculándolo así a las operaciones continuas de la organización.
  • 7. FASES DE UN PROYECTO Fase Inicial Fase Intermedia Fase Final • Etapa • Etapa conceptual organizativa • Estudio de • Ingeniería factibilidad básica Esfuerzo • Plan de negocios • Anteproyecto • Etapa de • Etapa final ejecución • Puesta en • Ingeniería de marcha detalle • Introducción al • Construcción mercado Tiempo
  • 8. MODELO DE CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO Modelo lineal. Definición de Requisitos Diseño del Producto Construcción
  • 9. MODELO DE CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO Modelo por prototipo. Especificaciones Especificaciones incompletas Completas Selección del Desarrollo del Evaluación del prototipo prototipo prototipo
  • 10. MODELO DE CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO Modelo espiral Evaluación Planificación Planificación de Toma de Alternativas decisiones
  • 11. DURANTE EL CICLO DE VIDA SE EJECUTAN PROCESOS DE GERENCIA DE PROYECTOS Planificación Inicio Ejecución Cierre Control
  • 12. ENTREGABLES DEL PROYECTO Durante el ciclo del vida del proyecto, debe existir entregables para determinar el estatus del mismo. Dichos entregables pueden ser: informes, indicadores o productos. Mediante los entregables podemos también evaluar los cambios necesarios de manera oportuna, dichos cambios también deben sustentarse con entregables.
  • 13. FIJANDO LOS OBJETIVOS Hay dos aspectos en los proyectos que debemos definir: el QUÉ y el CÓMO. El QUÉ tiene que ver con el Producto, y el CÓMO tiene que ver con el trabajo necesario para obtener dicho producto
  • 14. ALCANCE DEL PRODUCTO • Lo que será creado como resultado final (Qué) • Aquello en lo que se enfoca el cliente. • Describe el producto o servicio que existirá como resultado del proyecto • Consta de las características y funcionalidades que lo identifican
  • 15. ALCANCE DEL PRODUCTO • Se define y se mide contra los requerimientos del producto, acordados con el cliente. • La descripción del producto identifica la relación de este con la necesidad del negocio.
  • 16. ALCANCE DEL PROYECTO • Describe Cómo se hará el trabajo para entregar el producto o servicio. • Incluye todo el trabajo, y solamente el trabajo requerido para completar el producto o servicio. • La completación del Alcance del Proyecto se mide contra el Plan del Proyecto.
  • 17. ALCANCE DEL PROYECTO • EL plan del proyecto se basa en el Alcance del Producto y en los requerimientos del proyecto. • La completación del Alcance del Producto se mide contra los requerimientos del producto.
  • 18. TIPOS DE REQUERIMIENTOS DEL PRODUCTO Requerimientos Describe las funciones o lo que Funcionales debe hacer el producto o servicio Requerimientos Describe las propiedades que el No Funcionales producto o servicio debe tener Condiciones que limitan la Restricciones elaboración o funcionamiento del producto o servicio
  • 19. TIPOS DE REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO • De proceso o enfoque • De recursos • De comunicación y reporte • De control y seguimiento • De calidad • Restricciones y supuestos
  • 21. DEFINIENDO OBJETIVOS eSpecífico Medible Alcanzable Relevante Tiempo
  • 22. DEFINIENDO RESPONSABILIDADES Se asignan los roles del proyecto (quién hace qué) y las responsabilidades (quién dice qué). Estas deberían estar estrechamente enlazadas a la definición del alcance del proyecto.
  • 23. PREMISAS DEL PROYECTO Las premisas o supuestos del proyectos, son factores que, para efectos de la planificación, se consideran como ciertos, verdaderos o reales, pero que podrían cambiar luego
  • 24. PREMISAS VS RIESGOS, RESTRICCIONES Y DEPENDENCIAS • Si se pueden tomar acciones para evitar las consecuencias de una premisa, se considera y gerencia como un Riesgo • Si la premisa no puede ser cambiada, entonces se considera y gerencia como una Restricción
  • 25. PREMISAS VS RIESGOS, RESTRICCIONES Y DEPENDENCIAS • Si la premisa se expresa como «depende de», «requiere de», entonces se considera y gerencia como una Dependencia
  • 26. PREMISAS Y RESTRICCIONES COMO RIESGOS DEL PROYECTO Un Riesgo es una condición o evento incierto que, si ocurre, tiene un efecto negativo o positivo sobre los objetivos. Las Premisas son un riesgo potencial porque representan un elemento incierto. Su ocurrencia real o no, puede afectar al proyecto
  • 27. PREMISAS Y RESTRICCIONES COMO RIESGOS DEL PROYECTO Las Restricciones imponen condiciones a cumplir y por las que hay que velar durante la ejecución. No cumplirlas constituye un riesgo de no cumplir con los objetivos del proyecto.
  • 28. BLINDANDO LA META Riesgos Técnicos Riesgos Riesgos de Asegura Gerencia -bles de Proyectos Categoría de Riesgos Riesgos Riesgos de Organiz Negocio a- s cionales Riesgos Externos
  • 29. CONTROLANDO RIESGOS Plan de Respuesta: es planificar las acciones ante la ocurrencia de los eventos (quién, qué, cuando) Plan de Contingencia: es un plan de respuesta que solo se ejecutará bajo determinadas condiciones predefinidas, si se cree que habrá suficientes señales de advertencia para implementar el plan
  • 30. ESTRATEGIAS PARA RIESGOS NEGATIVOS O AMENAZAS Evitar Cambiar el Transferir plan del Buscar enviar Mitigar proyectos para las Buscar eliminar el consecuencias disminuir la riesgo del riesgo a un probabilidad o tercero consecuencia de un evento
  • 31. ESTRATEGIAS PARA RIESGOS POSITIVOS O OPORTUNIDADES Explotar Buscar eliminar Compartir la Asignar la Mejorar incertidumbre, oportunidad a Buscar haciendo que un tercero mas aumentar la la oportunidad capacitado probabilidad o se concrete consecuencia positiva
  • 32. WORK BREAKDOWN STRUCTURE (ESTRUCTURA DE DESAGREGACIÓN DEL TRABAJO) - WBS Proyecto Entregable Entregable Entregable 1 2 3 Actividades 1.1 Actividades 2.1 Actividades 3.1 Actividades 1.2 Actividades 2.2 Actividades 3.2 Actividades 1.3 Actividades 2.3 Actividades
  • 33. TRAZANDO LA ESTRATEGIA Se considera que un proyecto es exitoso cuando concluye a tiempo, dentro del presupuesto asignado, con la calidad esperada y en forma ecológica. Para ello es importante la definición de la estrategia y su planificación.
  • 34. TRAZANDO LA ESTRATEGIA «La planificación es trabajo de equipo»
  • 35. PREPÁRESE PARA EL ÉXITO DEL PROYECTO Los elementos fundamentales de un plan eficaz son: • Información Precisa • Ideas Firmes • Gente Comprometida • Ambiente Propicio
  • 36. PREPÁRESE PARA EL ÉXITO DEL PROYECTO • Comprometa a los miembros claves en la planificación. • Busque estrategias frescas e innovadoras para obtener mayor rendimiento • Reúnase con regularidad de manera efectiva
  • 37. EN LA ELABORACIÓN DE UN PLAN DEL PROYECTO RESPONDA A: ¿Cuánto durará cada tarea? ¿Qué materiales, ¿Quién hará suministros y cada tarea? equipos se requieren? Plan del ¿Cuánto ¿Qué debe costará cada hacerse? Proyecto tarea?
  • 38. PLAN DEL PROYECTO Para elaborar el Plan se ejecuta una serie de procesos orientados a identificar, definir y madurar el alcance, costo y cronograma del proyecto. La elaboración del plan utiliza los resultados de todos los procesos de planificación, para crear un documento consistente y coherente que permita guiar la ejecución y control del proyecto.
  • 40. ESTIMACIÓN DE RECURSOS La estimación de Recursos forma parte de la estimación del esfuerzo y costos del proyecto. Sus objetivos son: • Determinar los recursos necesarios • Cantidades de recursos utilizados • Momento de uso para cada recurso
  • 41. INSUMOS PARA LA ESTIMACIÓN DE RECURSOS • Información relativa a los recursos de la organización • Política de la organización • Información histórica de proyectos similares • Lista de actividades y atributos • Disponibilidad
  • 42. CALENDARIO DE UN PROYECTO • Documentar los días laborales y no laborables para los integrantes del equipo. • Determinar las fechas en las que un recurso especifico, puede estar activo o inactivo • Esta información influye en la duración de las actividades
  • 43. ESTIMACIÓN DE COSTO • Los elementos de costos a estimar dependen de las necesidades del proyecto. • La estimación de los costos incluye la identificación y consideración de diversas alternativas
  • 44. ESTIMACIÓN DE COSTO • La cuantificación de los costos asociados de un proyecto debe estar basada en estimados razonables y realistas • Las posibles variaciones de las estimaciones deben ser consideradas y documentadas
  • 45. ESTIMACIÓN DE COSTO • Las estimaciones de costos pueden mejorarse a través de refinamiento durante el transcurso del proyecto • Las estimaciones generalmente se expresan en unidades monetarias, para facilitar las comparaciones • El equipo del proyecto participa en el proceso de estimación de costos.
  • 46. TIPOS DE COSTOS Costos Variables: Son Costos Directos: Son aquellos costos que los costos directamente cambian con la cantidad atribuibles al trabajo del de producción o la proyecto cantidad de trabajo Costos Fijos: son los Costos Indirectos: costos que no cambian elementos de overhead al variar la cantidad del proyecto o costos incurridos para el beneficio de más de un proyecto
  • 47. RESERVA PARA CONTINGENCIAS Son los costos estimados que se utilizarán con discreción del Gerente del Proyecto para gestionar eventos previstos, pero no ciertos. Estos eventos son «incógnitas conocidas» y forman parte del alcance del proyecto.
  • 48. CRONOGRAMA DE UN PROYECTO
  • 50. RED LÓGICA DEL PROYECTO Activida d2 Activida Activida d4 d1 Activida d6 Activida Activida d5 d3
  • 51. DESARROLLANDO EL CRONOGRAMA La holgura es la cantidad de tiempo que una actividad puede ser retrasada de su fecha temprana de inicio. Es un cálculo matemático que puede cambiar a medida que avanza el proyecto.
  • 52. CAMINO CRITICO Es el de mayor duración en el cronograma del proyecto y a su vez aquel donde no hay holgura
  • 54. PLANIFICANDO LA CALIDAD • Identificar los estándares de calidad relevante al proyecto y determinar como satisfacerlos • Procesos claves durante la Planificación del proyecto • Demuestra que el proceso trabaja y cumple con las metas
  • 55. PLANIFICANDO LA CALIDAD • Identificar todos los clientes • Ejecutarse regularmente y en paralelo con otros procesos de planificación • Motiva a la organización a responder ante cambiantes necesidades del cliente
  • 56. PLANIFICANDO LA CALIDAD Incrementa los Costos Menor Impacto de una Incrementa satisfacción pobre los Riesgos del cliente Calidad Baja moral
  • 58. PLANIFICACIÓN DEL RECURSO HUMANO • Permite estimar la demanda y oferta del personal en la empresa y constituye un componente esencial de la gestión estratégica de los recursos humanos. • Se identifican, documentan y asignan a los individuos o grupos, los roles, responsabilidades y relaciones de informes
  • 59. PLANIFICACIÓN DEL RECURSO HUMANO • Normalmente se ejecuta en las fases mas tempranas del proyecto, aunque se deben revisar continuamente
  • 60. PLAN DE GERENCIA DEL PERSONAL • Cómo y cuándo se adquirirán los miembros • Criterios para retener o eximir al personal • Identificación de las necesidades de formación • Planes relativos a reconocimiento
  • 61. PLAN DE GERENCIA DEL PERSONAL • Consideraciones sobre regulaciones, seguridad y registro de los riesgos • Impacto en el plan de gerencia del personal sobre la organización
  • 63. PLAN DE COMUNICACIONES • Elementos de Comunicación • Finalidad • Personas que reciben • Frecuencia • Métodos • Fecha de inicio y final
  • 64. PLAN DE COMUNICACIONES • Formato • Responsabilidad • Glosario de Términos
  • 65. GESTIONANDO LAS RELACIONES La Gerencia del Proyecto debe determinar la información y necesidades de comunicación de los stakeholders, estableciendo: • Quién necesita cuál información • Cuándo la necesitan • Cómo se le suministrará • Quién se la entregará
  • 66. STAKEHOLDERS Stakeholders significa: Grupo de Interés Cualquier persona o grupo de personas que puede: • Estar activamente involucradas en el proyecto • Tomar decisiones que afecten significativamente los resultados del proyecto
  • 67. STAKEHOLDERS • Cambiar de intereses (para bien o para mal), como consecuencia de la realización del proyecto. Activos Externos TIPOS DE STAKEHOLDERS: Pasivos Internos
  • 68. INFLUENCIAS DE LOS STAKEHOLDERS Positiva: • Ofrece colaboración • Solicita requerimientos consistentes • Toma decisiones oportunamente • Jerarquiza de manera realista los requerimientos
  • 69. INFLUENCIAS DE LOS STAKEHOLDERS Negativa: • Falta de cooperación • Cambia constantemente los requerimientos • Demora las decisiones • No indica prioridad en los elementos
  • 70. ANÁLISIS DE LOS STAKEHOLDERS Fase Actividad INICIAL • Identificar y analizar el rol, interés e influencia de cada posible stakeholders del proyecto INTERMEDI • Incorporar los resultados del análisis en A los planes y estrategias del proyecto • Mantener efectivas estrategias de comunicación e interacción con los stakeholders, con base en los requerimientos identificados FINAL • Solicitar retroalimentación de los stakeholders para mejorar las prácticas y procedimientos de gerencia en los próximos proyectos
  • 71. ANÁLISIS DE LOS STAKEHOLDERS + Gerenciar Mantener Satisfechos Poder Mantener Informados Supervisión - - Interés +
  • 73. MANEJO DE CONFLICTOS Conflicto: es una situación de corto o largo plazo generada entre personas que son interdependientes para el trabajo o la coexistencia, donde una o ambos sienten fustración de sus necesidades, experimentan enojo, se culpan recíprocamente y desarrollan conductas que causan daños físicos, psíquicos o ambientes recíprocos.
  • 74. CAUSAS DEL CONFLICTO EN UN PROYECTO • Falta de capacidad de pensar de modo positivo acerca del tema en disputa y acerca de los otros en la disputa • Buscar siempre culpables externos, antes de aceptar la responsabilidad propia en el conflicto
  • 75. CAUSAS DEL CONFLICTO EN UN PROYECTO • Tener visión distorsionada, de tipo túnel, lo que lleva a considerar solo opciones restringidas por prejuicios • Evaluar erróneamente las motivaciones atribuidas para la acción de los otros, considerándolas siempre como negativas.
  • 76. MANEJO POSITIVO DEL CONFLICTO • Descubrimiento sistemático de lo que le da vida y organización al equipo, los elementos que determinan su efectividad y creatividad en momentos picos. • Su núcleo es el arte y la práctica de formular preguntas que fortalecen la capacidad de un sistema para aprender, anticipar y usar componentes positivos
  • 77. MANEJO POSITIVO DEL CONFLICTO • Buscar establecer un dialogo donde se redescubran e integren los aspectos personales positivos, virtudes, innovaciones, fortalezas • El núcleo positivo es la suma de las potencialidades de la persona, y esta energía se puede usar para cambios que pensábamos imposibles.
  • 78. NEGOCIACIÓN • Proceso en el que dos o mas partes tratan de reducir o terminar un conflicto entre ellos • Conversación cuya meta es lograr un acuerdo en los puntos que separan a las partes cuando ninguna de ellas tienen el poder o deseo de realizarlo
  • 79. NEGOCIACIÓN • Forma de resolver diferencias y contribuir de manera significativa al éxito del proyecto. • Las partes deben hacer concesiones, comunicarse y persuadir para alcanzar un compromiso. Buscar siempre el Ganar – Ganar.
  • 80. LÍDER VS GERENTE Donald Trump Mahatma Gandhi Adolf Hitler Luiz Inácio Lula da Silva
  • 81. LIDERAZGO ¿Qué es un ¿Qué es un Líder? Gerente?
  • 82. LIDERAZGO Planifica, organiza, dirige y controla a un grupo u ¿Qué es un Líder? organización para la consecución de un objetivo Capacidad de inspirar o influir en otras personas ¿Qué es para la construcción de un un objetivo Gerente?
  • 83. HABILIDADES DE UN LÍDER «Los líderes que obtiene lo mejor de uno, motivan, comprometen, inspiran, escuchan y hacen sentir a la persona como algo importante» Richard Boyatzis
  • 84. HABILIDADES DE UN LÍDER El líder es la persona que determina, de manera explícita o implícita, la norma emocional del grupo. Los grandes líderes son personas que saben manejar las emociones. Son gestores de significado del equipo
  • 85. CUALIDADES DE UN LÍDER INSPIRADOR • Sus palabras, acciones y creencias son constantes y Autenticidad coherentes, sin pretender ser alguien o algo que no son • Sus comportamientos son claros, dirigiendo al equipo hacia Confiabilidad objetivos claramente definidos, bajo un curso de acción bien pensado Conciencia de • Están conectados consigo mismos, con los otros y con la realidad, estando atentos alas tendencias e informaciones la realidad que suceden en el entorno • Muestra una visión de posibilidades y abundancia, siendo Optimismo conscientes de los desafíos y dificultades y concentrándose en como alcanzar el éxito Consciencia • Entiende sus fuerzas y pasiones, así como sus vulnerabilidades y puntos ciegos, trabajando con esmero de si mismo en apalancar sus fuerzas y minimizar sus debilidades
  • 86. CUALIDADES DE UN LÍDER INSPIRADOR Conducir por • Consiguen resultados mediante objetivos bien articulados y un equipo apasionado que comparte y se compromete con objetivos y por pasión una visión, y no por medio del poder o el miedo • Refuerzan el trabajo en equipo por medio de la unión y la Inclusivos inclusión de otros, valorando su entrada y la diversidad de opciones • Crean un ambiente positivo para otros, dejando en Enfocados en el otro segundo plano sus necesidades y creando opciones robustas que beneficien a largo plazo • Aprecian la importancia de tratar a los otros con respetos Respetuosos en todos los niveles, insistiendo en la compatibilidad de todos los procesos con este valor y evitando manipular Promueven el • Identifican y pulen a otros líderes en lugar de exigir liderazgo en otros seguidores, garantizando así el crecimiento futuro
  • 87. ESTILOS DE LIDERAZGO + Dirección tipo CLUB DE Dirección en EQUIPO AMIGOS Interés por las personas Dirección Dirección de TAREA - EMPOBRECIDA - Interés por la + producción
  • 88. ¿DÓNDE ESTOY? • El seguimiento continuo proporciona al equipo del proyecto una idea acerca de la salud del proyecto y resalta cualquier área que necesite atención adicional • El control implica comparar la ejecución contra el plan de proyecto, para identificar oportunamente las desviaciones y actuar en consecuencia
  • 89. BENEFICIOS • Correcciones Oportunas • Calidad • Optimación de recursos • Comunicación
  • 90. TRABAJO EN EQUIPO La reunión de arranque o reunión Kickoff en un proyecto nuevo es la mejor oportunidad para energizar al grupo y establecer un propósito común hacia la completación del trabajo
  • 91. TRABAJO EN EQUIPO Una reunión de kickoff efectiva es el resultado de una buena planificación. En ella se logra que el equipo se identifique, se involucre y se comprometa con el proyecto.
  • 92. CLAVES PARA LA REUNIÓN KICKOFF DEL PROYECTO • Preparación previa • Definir objetivos y entregables del proyecto • Identificar miembros del equipo y responsabilidades • Desarrollar la lista de supuestos o premisas del proyecto
  • 93. CLAVES PARA LA REUNIÓN KICKOFF DEL PROYECTO • Elaborar plan preliminar del proyecto • Definir los factores claves de éxito • Programar la reunión kickoff • Enviar materiales de la reunión a todos los participantes • Identificar asuntos claves y dependencias del proyecto
  • 94. EQUIPOS COLABORATIVOS «Un equipo es un conjunto de personas que debe depender de la colaboración del grupo para que cada uno de los miembros experimenten el éxito óptimo y alcancen las metas» Dr. Wayne W. Dyer
  • 95. REGLA 5 A 1 1 oportunidad de mejora 5 aspectos positivos