2017/12/03 Cơ bản về hou-ren-sou cho sinh viên Funix/xTer.

1. xTalk: HO-REN-SO:
BUSINESS MANNER
trong công ty Nhật
Nguyễn Vũ Hưng
Hà Nội, 2017/12/03

2. Agenda
1. Warmup
2. Định nghĩa hou-ren-sou
3. Hou-ren-sou mọi nơi mọi chỗ: Tây, Nhật, Ta
4. Hou-ren-sou cơ bản
5. Các loại báo cáo
6. 5W, 1H, 2C, 5M
7. Các hình thức liên lạc
8. Một số tình huống
9. Hou-ren-sou trong Agile Manifesto
10. Hou-ren-sou: Nên và không nên
11. Hou-ren-sou: Business manner
12. Công cụ
13. Các tình huống thực hành

3. Định nghĩa Hou ren sou
報告
Hou(koku): Báo cáo
連絡
Sou(dan): Trao đổi
相談
Ren(raku): Liên lạc
1. Văn hoá
2. Nguyên tắc làm việc
3. Business manner

4. Hou ren sou ở Tây
1. Communication (channel)
2. Information
3. Logical

5. Hou ren sou ở Ta
1. Nói tròn nghĩa
2. “Bố cháu đâu rồi?”, “mất rồi"
3. Nói có đầu có đuôi
4. Thực tế
a. Dài quá
b. Toàn chữ
c. Vở sạch chữ đẹp
d. Đối phó
e. Có ai đọc đâu

6. Hou ren sou ở Ta (2)
1. “Về cơ bản là hoàn thành"
a. Thế thì vẫn chưa hoàn thành, đúng không? Lạy bố nói rõ ra.
2. “Rút kinh nghiệm sâu sắc"
a. Action để hót cái đống hậu quả của ông là gì? Ghi ra.
3. “Nói chung là sắp xong”
a. Nói cụ thể cmn ra đi, đỡ loằng ngoằng. Cái gì chưa, cái gì rồi.
4. Q: Xong chưa. A: Dạ sắp rồi ạ
a. Bao giờ xong? Issue là gì, tiếp độ là gì, chú cần anh giúp không?
5. “Không có ùn tắc, chỉ có ùn ứ"
a. Đừng chơi chữ, viết cho ai cũng hiểu rồi.
6. “Quan ngại sâu sắc"
a. Cho ý kiến có tính xây dựng đi ông nội.

7. Hou ren sou ở Nhật
1. Là một nguyên tắc cơ bản của người đi làm
2. Của tất cả mọi người
3. Liên tưởng tới sơ đồ tổ chức
報告
縦/Dọc
責任/Trách nhiệm
連絡
横/Ngang
気配り/Chu đáo
相談
集団/Nhóm
問題解決
/Problem Solving

8. Nhật dài Tây ngắn

9. Basic Hou ren sou
1. Thời điểm báo cáo
2. Phương pháp báo cáo
a. Báo cáo miệng
b. Báo cáo bằng văn bản
3. Phương pháp liên lạc
a. Nên
b. Không nên
4. Cách trao đổi (sou-dan)

10. Các loại báo cáo (1)
1. Báo cáo miệng
a. Ngắn, nhanh
2. Báo cáo văn bản
a. Chỉnh chu
b. Dài
c. Có thời gian suy nghĩ
d. Chặt chẽ

11. Các loại báo cáo (2)
1. Daily meeting: 3 ~ 5 phút.
a. Báo cáo miệng
b. Ghi bằng chữ
2. Báo cáo tuần
3. Báo cáo dự án
a. Tiến độ
b. Issue
c. Rủi ro
d. Siêu ngắn (Executive Summary)
4. Phân tích
5. Bất kỳ loại báo cáo nào khác

12. 5W, 1H, 2C, 5M:
Tiền đề cho communication.

13. 5W1H
1. What
a. What, specifically,...?
b. What next?
c. What else?
2. Where
a. Where else?
b. Where are you?
c. Where, exactly...?
3. When
a. When, exactly, will you...?
b. When will it start/end?
c. When will I know?
1. Why
a. Why does that happen?
b. Why not?
c. (just keep asking 'why?' to find root
cause - often around 5 times)
2. How
a. How many?
b. How much?
c. How does it work?
3. Who
a. Who will do this?
b. Who else will do this?
c. Who pays?
d. Who benefits?

14. (5W1H)2C(5M)
Control:
1. Công việc đó có đặc tính gì?
2. Làm thế nào để đo lường đặc tính
đó?
3. Đo lường bằng dụng cụ, máy móc
như thế nào?
4. Có bao nhiêu điểm kiểm soát và
điểm kiểm soát trọng yếu
Check:
1. Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra.
Thông thường thì có bao nhiêu công việc thì cũng
cần số lượng tương tự các bước phải kiểm tra.
2. Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đó thực
hiện 1 lần hay thường xuyên (nếu vậy thì bao lâu một
lần?).
3. Ai tiến hành kiểm tra?
4. Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?
5. Trong DN không thể có đầy đủ các nguồn lực để tiến
hành kiểm tra hết tất cả các công đoạn, do vậy chúng
ta chỉ tiến hành kiểm tra những điểm trọng yếu (quan
trọng nhất).
6. Điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto
(20/80), tức là những điểm kiểm tra này chỉ chiếm 20
% số lượng nhưng chiếm đến 80 % khối lượng sai
sót.
# Dùng cho planning

15. (5W1H)(2C)5M
Xác định nguồn lực:
1. Man = nguồn nhân lực.
2. Money = Tiền bạc.
3. Material = nguyên vật liệu/hệ thống
cung ứng.
4. Machine = máy móc/công nghệ.
5. Method = phương pháp làm việc.
# Dùng cho planning

16. 5W2H: The last H
How much
1. Tốn bao nhiêu tiền
2. CEO, CFO, trưởng phòng… quan tâm nhất đến chuyện này.

17. Ứng dụng Mindmap: Lên khung báo cáo

18. Hình thức liên lạc (1)
1. Tuỳ đối tượng, nội dung, độ khẩn cấp, độ quan trọng, nội dung cần truyền đạt
2. Việc đơn giản, gấp
a. Nói miệng, điện thoại, (FB, SMS) tin nhắn. Luôn và ngay
3. Thông báo tới nhiều người
a. Tìm thời điểm có (mọi, nhiều) người
b. Họp buổi sáng (chorei)
c. Company facebook group
d. Company chatwork group (all)
4. Khi nào cần báo cáo bằng văn bản
a. Số má,
b. Phương châm,
c. Quan trọng, cần lưu vết
d. Phức tạp
e. Liên quan nhiều người
f. Dễ hiểu lầm

19. Hình thức liên lạc (2): Phân loại kiểu Tây
1. Written communications
a. internal memos, staff magazines, notices or posters on staff notice boards.
2. Oral communications
a. phone conversations between employees.
3. Face-to-face (hiệu quả nhất)
a. team briefings, meetings and presentations.
4. Online
a. internal e-mails, Skype, chatwork
5. (Messenging)
6. (Body language)

20. Trao đổi nội bộ và đối ngoại
1. Nội bộ (internally)
a. Nội bộ nhóm, phòng, công ty
b. Đặc trưng: ngắn, nhanh, informal
c. Khuyến nghị: ưu tiên tốc độ
2. Đối ngoại (externally)
a. Với khách hàng, stakeholders
b. Đặc trưng: formal, dài, chỉnh chu
c. Khuyến nghị: formal

21. Timing
1. Khi làm xong việc
2. Khi đang làm việc (báo cáo ngắn tiến độ, issue)
3. Khi có sự cố
4. Khi có thay đổi (cần confirm, xin ý kiến, thông báo)
5. Tìm ra kaizen
6. Khi xảy ra/gây ra lỗi, sự cố

22. Sou: Khi nào, như thế nào, với ai
Khi nào
1. Khi có điều băn khoăn, lo lắng, cần confirm
Như thế nào
1. Nắm rõ điều mình muốn hỏi
2. Trình bày trong sáng, ngắn gọn
Với ai:
1. Sếp trực tiếp
2. Người có kinh nghiệm (senpai)
3. Đồng nghiệp

23. Xử lý khi đến muộn
1. Thông báo càng sớm càng tốt
2. Trình bày lý do
3. Liên lạc với người liên quan
a. (Các) sếp
b. Người cùng dự án
c. Người liên quan (tất)
4. Chọn kênh nhiều người đọc nhất
a. Email: all@
b. Chatwork group, skype group, Facebook group, slack
5. Cần ai backup/thay thế không?

24. Nhờ việc gấp
1. Suy nghĩ đứng từ phía người bị nhờ
2. Người bị nhờ có sẵn sàng, hứng thú (và có thiện cảm (với mình)) không?
3. Hiểu rõ nội dung cần nhờ (yêu cầu công việc, DoD)
4. Trình bày từ đơn giản đến phức tạp
5. Trình bày từ tổng thể đến chi tiết
6. Nói cụ thể (mức DoD)
7. Lưu lại log (email, IM, task management tool)

25. Hou ren sou trong Agile Manifesto
We are uncovering better ways of developing
software by doing it and helping others do it.
Through this work we have come to value:
Individuals and interactions over processes and tools
Working software over comprehensive documentation
Customer collaboration over contract negotiation
Responding to change over following a plan
That is, while there is value in the items on
the right, we value the items on the left more.
"Tương tác với
khách hàng liên
tục trên tinh thần
hợp tác để đối
phó với sự thay
đổi.

26. Khi nào hou ren sou không chạy?
1. Chỉ report một kênh: Cấp dưới → cấp trên
2. Muốn hou-ren-sou nhưng không report được
a. Sếp bận
b. Ngại
c. Không tìm được thời điểm thích hợp
d. Không biết nói chuyện nhạy cảm thế nào
3. Không có môi trường report
a. Sếp khệnh khạng
b. Văn hoá doanh nghiệp: top-down
c. Ngại thay đổi, ngại nghe
d. Nghe xong bỏ đấy

27. Cấm hou ren sou
1. Liên lạc quá nhiều, toàn thứ cỏn con
a. “Em bị táo bón, về muộn 5 phút ạ”
2. Hou-ren-sou lẩm cẩm
a. Cái gì cần hou-ren-sou
b. Cái gì cần? Cái gì không?
3. Họp quá nhiều
a. Giảm meeting
b. Quy định tần suất báo cáo + nội dung + đối tượng báo cáo

28. Business manner
1. Người Nhật coi “hou-ren-sou" là business manner cơ bản, ai cũng phải biết
và tuân theo
2. Lịch sự
a. Hỏi người cùng tham gia (sếp) có rảnh không?
b. Nhỡ người ta đang bận thì sao?
c. Làm khó người cả nể
3. Hou-ren-sou với sếp trực tiếp
4. Thông báo với những người liên quan

29. Công cụ hou-ren-sou
1. Nói miệng
2. Whiteboard
3. Email
4. SMS, Facebook messenger, Viber, Skype
5. Chatwork, slack,
6. Backlogtool/backlog.jp, trello, redmine, Jira
7. Điện thoại
8. Google Apps (sheet, docs, slides)
9. Grahps
10.Dashboard
11.Gantt chart, burndown chart
12.Release notes
13.Scorecard, scoreboard

30. Thực hành

31. Báo cáo ngày

32. Báo cáo tuần
(của team members cho nhau, trong một dự án)

33. Báo cáo sprint/iteration
(của team members cho nhau và cho cấp trên, trong nội bộ công ty)

34. Báo cáo hoàn thành dự án
(của team members cho khách hàng)

35. Báo cáo lỗi phần mềm
(dev team báo cáo cho khách hàng, ảnh hưởng lớn tới user, luôn và ngay)

36. Thông báo khi đi muộn
(của staff cho toàn bộ nhân viên + người liên quan)

37. Thông báo sự kiện team building toàn công ty

38. (Software) Project Report: Executive summary
(3 dòng)

39. Giải trình dự án chậm tiến độ

40. Tắc đường, bạn sẽ đến chậm họp với khách

41. 3/5 thành viên dự án xin nghỉ.
Làm PM, bạn trao đổi với sếp thế nào?

42. Anh ơi em bị chậm 3 tuần
(một bạn nữ thủ thỉ tâm sự với bạn trai vừa quen 1 tuần)

43. (Project) Communication in PMP
Planning
1. Defining the audience
2. Defining the requirements
3. Building a communications schedule
4. Finding the responsible team member
5. Defining the medium of communication
6. Preparing the content
Tools
1. Email
2. IM
3. Phone
4. Internet
5. MSG...
Outputs
1. Reports like direct mail, online informational
output
2. To management in the form of e-mail,
discussion forums
3. To stakeholders in form of advertisement,
public relations
Outputs
1. It can have graphs, histograms, charts of various form or tables which
can show the structure of the budget and its analysis.
2. The future analysis can be done also.
3. If any changes or corrections has to made in the report this has to be
done immediately and notify the team about the update.
4. It can be mailed directly to them.In order to involve the stakeholder they
should be told about the planning process, the different stages, roles
and importance of these. The knowledge of all these steps are
important to them in order to understand their involvement in the
phase.

44. Tham khảo
1. http://mana.hirotam.com/hourenso.html
2. https://ja.wikipedia.org/wiki/%E5%A0%B1%E3%83%BB%E9%80%A3%E3%83%BB%E7%9B%B8#.E4.BD.BF.E7.94.A8.E7.94.A8.E9.80.94
3. http://flot.co.jp/manabu/960
4. http://allabout.co.jp/gm/gc/297587/
5. https://ttungit.wordhttps://ttungit.wordpress.com/2012/07/06/5w-1h-2c-5mphuong-phap-lap-ke-hoach-dinh-huong-cong-viec-hoan-
hao/press.com/2012/07/06/5w-1h-2c-5mphuong-phap-lap-ke-hoach-dinh-huong-cong-viec-hoan-hao/
6. http://businesscasestudies.co.uk/hmrc/getting-the-message-across-the-importance-of-good-communications/methods-of-
communication.html#axzz4JSwuqTYb
7. http://www.tutorialspoint.com/management_concepts/communication_methods.htm
8. http://www.tutorialspoint.com/management_concepts/communication_methods.htm
9. https://en.wikibooks.org/wiki/Project_Management/PMBOK/Communications_Management
10. http://agilemanifesto.org/
11. http://www.itmedia.co.jp/enterprise/articles/0910/10/news001.html
12. http://business.nikkeibp.co.jp/article/report/20140214/259731/
13. http://www.berlinmdcc.org/hourensou/kiso/hourensou.html