1. DIGITALIZACIÓN EMMA LUCIA CARMONA COD. 31’927.767 ROBERTO CERVANTES COD. 72’180.162 ISELA CRESPO GALVAN COD. 32’891.096 LILIANA SÁNCHEZ MARÍN COD. 30’308.586 DORIS SERRANO PALOMINO COD. 34’988.323 NAYIBE RODRÍGUEZ COD. 52’222.466 UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACION, DOCUMENTACION BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA 2008

2. DIGITALIZACIÓN EMMA LUCIA CARMONA COD. 31’927.767 ROBERTO CERVANTES COD. 72’180.162 ISELA CRESPO GALVAN COD. 32’891.096 LILIANA SÁNCHEZ MARÍN COD. 30’308.586 DORIS SERRANO PALOMINO COD. NAYIBE RODRÍGUEZ COD. 52’222.466 Trabajo presentado como requisito parcial En la Asignatura GESTIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES PRESENTADO A: JORGE MARIO ZULUAGA C. UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACION, DOCUMENTACION BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA 2008

3. INTRODUCCIÓN

4. Las nuevas tecnologías de la información y la comunicación traen como consecuencia el desarrollo de nuevos servicios informáticos y aparatos electrónicos que mejoran la calidad de vida de las personas. La información es tratada como un valor agregado dentro de la organización donde quien la tiene, posee el poder. Al digitalizar un documento o una imagen obtenemos ventajas en cuanto a que se edita fácilmente, y se pueden hacer cambios sin alterar el original. La digitalización mejora los procesos internos de la empresa y agiliza la entrega de la información, podemos tener la misma en varios computadores al mismo tiempo si estamos conectados en red. Lo cual no obtenemos el mismo resultado si tenemos el original en papel.

5. La digitalización es el proceso de captura de la imagen para transformarla luego en un formato que pueda ser leído por la maquina lo cual se puede aprovechar para el beneficio de la organización. Este trabajo permite aclarar inquietudes, conceptos acerca de las actividades en cuanto a la digitalización se refiere y reafirma también los conocimientos que poseemos sobre el tema, contribuyo para el aprendizaje del desarrollo de los procesos de archivo de manera automatizada, así como una orientación sobre las exigencias que se derivan del trabajo en los entornos automatizados y plena identificación de los equipos de captura de información, clasificación y uso de la digitalización, esto nos lleva a utilizar de una forma profesional estas herramientas que serán básicas para el desarrollo de la gestión de documentos electrónicos.

6. OBJETIVOS

8. DIGITALIZACIÓN

9. La digitalización es el proceso mediante el cual se transforma un documento impreso en formato electrónico, de manera tal que pueda ser consultado por medio de un computador, permite que un mayor número de personas consulte los documentos en menor tiempo, un bajo costo de almacenamiento y distribución, además de minimizar los costos de impresión, y fotocopiado de todo este material.

12. APLICACIONES DE LA DIGITALIZACIÓN

14. USOS DE LA DIGITALIZACIÓN

18. ASPECTOS TÉCNICOS

19. Los sistemas digitales permiten la captura de documentación, imágenes, fotos, negativos, diapositivas; para luego ser llevadas a un computador donde se almacenan como un archivo. Este tipo de archivo va a ocupar más o menos espacio de memoria dependiendo de varios factores, como son: la resolución con la que se realice el proceso de escaneo, el tipo de fotografía a escanear (si es a color o a blanco y negro), el grado de ampliación, etc.

20. Para llevar a cabo esta actividad debemos tener los recursos esenciales una computadora que sus características dependan del volumen de producción estimado, por ejemplo 5000 páginas mensuales, se puede utilizar un computador como el siguiente: 1. Pentium IV 2. Procesador de 1 GHz o superior 3. Memoria RAM de 128 Mb o superior 4. Disco duro de 20 Gb o superior 5. Quemador de CD para los respaldos Cuanto sea mayor el volumen de producción, mayor debe ser la capacidad del computador sobre todo en términos de velocidad y almacenamiento.

21. EQUIPOS PARA LA CAPTURA DE INFORMACION

25. ESCÁNERES DE TAMBOR Reproduce más fielmente el documento original, por la gran resolución que es (hasta 4.000 ppp en modo óptico. La desventaja es que son lentos y no son indicados para documentos con papel quebradizo y son de alto costo.

30. CÁMARAS DIGITALES

31. COMPUTADOR

32. CD Y DVD

33. EL OCR El OCR es un programa que lee esas imágenes digitales y busca conjuntos de puntos que se asemejen a letras, a caracteres. Dependiendo de la complejidad de dicho programa entenderá más o menos tipos de letra, llegando en algunos casos a interpretar la escritura manual, mantener el formato original .

34. CONSERVACIÓN PREVENTIVA DE LA INFORMACIÓN DIGITAL Según el International Council on Archives en su publicación Acces to Information, Preservation, Issues: ICA CITRA, de 1999, hace mención que son muy pocos los estudios en cuanto al tiempo de vida útil de la información digital; sin embargo, las empresas fabricantes establecen para los CD un tiempo de vida que oscila entre los 5 y 100 años, con promedio de 50 años. Los deterioros más comunes a encontrar en los discos ópticos pueden ser relajamiento de los substratos que causan deformaciones, craqueladuras u orificios, cambios en la reflexión de las capas de tintes por luz, presión o cristalización. La humedad y la temperatura tienen un efecto importante en la estabilidad de estos materiales y los cambios bruscos causan deterioros en sus componentes. Sin embargo, en la actualidad existen estándares internacionales que indican los parámetros a seguir para asegurar la mayor permanencia.

35. SISTEMAS DE PRESERVACIÓN

38. CONCLUSIONES

39. Para concluir este trabajo podemos decir que el documento ha evolucionado. La digitalización es el proceso de captura de la imagen para transformarla luego en un formato que pueda ser leído por la maquina lo cual se puede aprovechar para el beneficio de la organización. Con el paso de los años al igual que el hombre no somos seres estáticos y a servido de aporte a la formación y conocimiento del hombre, las nuevas tecnologías traen como consecuencia el evolucionar a un nuevo sistema de intercambiar información de forma electrónica.

40. Las redes se han creado por la necesidad de comunicarnos y de intercambiar información, estas para el caso de las documentos electrónicos ha sido un avance importante ya que gracias a ellas se puede acceder a una comunicación simultanea e intercambiar mensaje de datos, los cuales son importantes en la sociedad, jugando un papel importante en la evolución del hombre en donde se encuentran plasmados todos los acontecimientos del mundo. Como futuros profesionales, debemos aprender cómo se lleva el proceso de digitalización, los usos y equipos dentro de la empresa, aplicarlos reduciendo el tiempo, costo tomando decisiones rápidas y oportunas aprovechando la tecnología de digitalizar los documentos.

41. BIBLIOGRAFÍA

42. Pérez González, María Salomé. La digitalización de textos, base de la biblioteca digital; su impacto como apoyo a la docencia en la UCI. Cuba: Editorial Universitaria, 2007. p 5. http://site.ebrary.com/lib/unortesp/Doc?id=10179674&ppg=7 Alvarez Sanchez, Álvaro Augusto. Indización del archivo fotográfico histórico de la Universidad del Norte 1971-1975. Santa Marta : Universidad del Magdalena, Universidad del Quindío, Instituto de Educación Abierta y a Distancia, 2003. Tesis para optar al título de Profesional en Ciencias de la Información y la documentación. 2003. 120 p. RODRÍGUEZ BRAVO, Blanca. El documento, entre la tradición y la renovación. Ediciones Trea, S.L. Gijón, 2002. SANTANDER SUÁREZ, Mario Javier. Guía de conservación preventiva de nuevas tecnologías. Archivo General de la Nación. Bogotá, D.C. 2004