L’esperienza pratica di stesura di un progetto nell’ambito del Programma Progress : dall’ideazione alla realizzazione.

2. QUALI STRUMENTI ABBIAMO A DISPOSIZIONE? La conoscenza La rete Le idee Le professioni La possibilità di sperimentare

4. L’arte di mettersi insieme” … e di costruire dei Ponti!

5. SCAMBIARSI INFORMAZIONI E FORMAZIONE METTERE IN CIRCOLO LE PROPRIE COMPETENZE

8. La pianificazione del progetto

9. SCHEMA DEL PROCESSO CALL DEADLINE Stesura della proposta Processo di valutazione Fase di negoziazione Risultati della valutazione MANAGEMENT REPORT

13. COME PREPARARSI ALLA STESURA Bisogna conoscere:  Libri bianchi, Action plans, documenti politici rilevanti sulle strategie Europee in materia;  le priorità e le regole per la partecipazione;  testo della call, strumenti disponibili in quella call;  che cosa si vuole fare conoscendo i propri punti forti e quelli deboli, cercando di sfruttare al massimo i forti;  conoscere quelli che saranno i criteri di valutazione che verranno utilizzati prima di scrivere la proposta, tenendo conto del fatto che si devono “convincere” dei valutatori esperti .

14. CRITERI DI VALUTAZIONE DELLE PROPOSTE EXCELLENCE RELEVANCE TO THE PROGRAMME POTENTIAL IMPACT PARTNERSHIP QUALITY MANAGEMENT QUALITY MOBILISATION OF RESOURCE Il progetto è in accordo con lo spirito della call? Il progetto è innovativo e di impatto? Ha un approccio ambizioso?

15. CRITERI DI VALUTAZIONE DELLE PROPOSTE EXCELLENCE RELEVANCE TO THE PROGRAMME POTENTIAL IMPACT PARTNERSHIP QUALITY MANAGEMENT QUALITY MOBILISATION OF RESOURCE Hai considerato lo stato dell’arte? Hai identificato chiaramente gli obiettivi? E’ veramente innovativo? La metodologia è descritta con chiarezza?

16. CRITERI DI VALUTAZIONE DELLE PROPOSTE EXCELLENCE RELEVANCE TO THE PROGRAMME POTENTIAL IMPACT PARTNERSHIP QUALITY MANAGEMENT QUALITY MOBILISATION OF RESOURCE Il progetto è abbastanza ambizioso? I deliverable (prodotti) sono ambiziosi? Il progetto ha dimensione Europea ? Si può identificare il valore aggiunto per la comunità? Qual è il contributo rispetto al tema? E’ stata elaborata una strategia di divulgazione?

17. CRITERI DI VALUTAZIONE DELLE PROPOSTE EXCELLENCE RELEVANCE TO THE PROGRAMME POTENTIAL IMPACT PARTNERSHIP QUALITY MANAGEMENT QUALITY MOBILISATION OF RESOURCE Ogni partner ha un ruolo ben definito? La competenza di ciascun partner è adeguata al suo compito? L’esperienza di ciascun partner è adeguata al suo compito? C’è una sinergia identificabile all’interno della partnership? Possono essere spiegati i criteri attraverso i quali sono stati individuati i partner?

18. CRITERI DI VALUTAZIONE DELLE PROPOSTE EXCELLENCE RELEVANCE TO THE PROGRAMME POTENTIAL IMPACT PARTNERSHIP QUALITY MANAGEMENT QUALITY MOBILISATION OF RESOURCE E’ stato evidenziato il ruolo del coordinatore? La struttura del management deve essere semplice ma robusta (e magari anche poco costosa) Esiste una strategia di management? Sei esperto di strategie di management? Hai una strategia di gestione del rischio? Il management di ogni Work Package è adeguato?

19. CRITERI DI VALUTAZIONE DELLE PROPOSTE EXCELLENCE RELEVANCE TO THE PROGRAMME POTENTIAL IMPACT PARTNERSHIP QUALITY MANAGEMENT QUALITY MOBILISATION OF RESOURCE Si può illustrare la massa critica delle risorse? Il personale è adeguato? I partner possiedono attrezzature adeguate? Può essere illustrata la pianificazione ?

22. 2. OBIETTIVI CHIARI Obiettivi strategici Obiettivi specifici Risultati Politiche EU Programma della Call

23. 3. PIANO DI PROGETTO REALISTICO I risultati devono essere ottenuti entro un limite di tempo , utilizzando un dato budget e gestendo il rischio . È quindi necessario: - una chiara visione del progetto, dei WP , delle risorse, ecc; - innovazione e creatività portata da ciascun partecipante; - il lavoro deve essere portato avanti da ciascun partecipante senza sovrapposizioni; - approccio manageriale per l’organizzazione, - l’assegnazione delle responsabilità ecc; - schemi per le tabelle di marcia, per il budget ecc.

25. 5. FORMATO, BREVITA’, GRAMMATICA, ORTOGRAFIA Un progetto non si giudica sulla base del peso! Bisognerebbe rendere la proposta una lettura piacevole, interessante e chiara , avendo pietà per i valutatori! Non essere verbosi, esplorando ogni minimo dettaglio! Non utilizzare i caratteri più piccoli disponibili!

27. NON E’ FACILE SCRIVERE UNA PROPOSTA Richiede tempo e fatica Bisogna sempre ricordare quello che i valutatori cercano in una proposta: – Rilevanza – Eccellenza metodologica e tecnica – qualità del management – credibilità tecnica – valore aggiunto a livello europeo – strategie per lo sfruttamento e la divulgazione dei risultati – suddivisione adeguata del budget – competenza ed efficacia della partnership

28. I WORK PACKAGES LA PIANIFICAZIONE DELLE ATTIVITA’: ALCUNE PAROLE CHIAVE Definizione: pacchetti di lavoro a cui è possibile attribuire responsabilità, risorse. Vanno definiti in modo tale che possano essere pianificati, disposti di budget e infine controllati Bisogna decidere la suddivisione dei diversi WP, normalmente il coordinamento è il WP1 mentre le attività di Dissemination e Evaluation sono le ultime I WP hanno generalmente una struttura basata sul tempo È importante la scelta del WP leader che deve essere l’organizzazione più competente, ma allo stesso tempo disponibile ed entusiasta

29. MILESTONES LA PIANIFICAZIONE DELLE ATTIVITA’: ALCUNE PAROLE CHIAVE Definizione : Traguardi intermedi (MILESTONES) per verificare lo stati di avanzamento e poter correggere la “rotta”. DELIVERABLES Definizione : prodotti  pubblicazioni scientifiche, workshop, seminari, conferenze, reports, linee guida, manuali, brevetti, prototipi, dati contenuti in database, trend, statistiche, software, website, video, CD .

30. LA PIANIFICAZIONE DELLE ATTIVITA’: ALCUNI STRUMENTI Per la pianificazione dettagliata delle attività progettuali ci si avvale di strumenti e metodi classici, due di questi sono diagramma di Gantt diagramma di WBS Work Breakdown Structure

39. MODULISTICA Parte A – Informazioni sull’organizzazione richiedente

40. MODULISTICA Parte B – Informazioni sull’azione PERCHE’? Quantificabili e verificabili Problema/soluzione

44. MODULISTICA Parte B – Informazioni sull’azione per la quale la sovvenzione è richiesta COME? METODOLOGIA/ APPROCCIO QUANDO? COME? QUALI AZIONI?

47. MODULISTICA: Parte C. Struttura, attività e risorse del richiedente MISSION & VISION STRUTTURA ORGANIZZAZIONE

48. MODULISTICA: Parte C. Struttura, attività e risorse del richiedente CAPACITA’E COMPETENZE CAPACITA’ FINANZIARIA REDDITIVITA’ SOLVIBILITA’, SOLIDITA’

49. MODULISTICA: Parte C. Struttura, attività e risorse del richiedente L’ESPERIENZA E AFFIDABILITA’ COSA BOLLE IN PENTOLA E NO DOPPIO FINANZIAMENTO

50. MODULISTICA: Parte D. Profilo dei Partner

51. MODULISTICA: Allegati Parte E. Checklist 1/3 Document To be downloaded from SWIM 1original and 1copy 1 Original cover letter formally submitting the application for funding, quoting the call, duly signed and dated by the legal representative of the applicant organisation No √ 2 Complete application dossier: Print-out of the duly completed, validated and submitted online application dated and with the original signature of the legal representative. Note: the on-line form must first be electronically submitted before printing. After the electronic submission no further changes to the application are possible! Only 2-hole folders are used. The dossier is not bound or glued (stapling is acceptable) Yes √ 3 Detailed workprogramme E.5 Detailed description and time-schedule of the project.+ summary of quantitave information on planned deliverables/outputs. A detailed work programme+ A budget explanation Provides additional information to explain and justify all items in the proposed budget (and particularly staff costs and subcontracting plans) Yes Annex E.5 √ 4 Letter(s) of commitment for applicant, partners participating in and/or co-financer of the proposed action E.2 duly signed and dated from each of the partners involved in project management, explaining the nature of their involvement and specifying the cash amounts of any funding provided Yes Annex E.2 √

52. MODULISTICA Allegati – Parte E. Checklist 2/3 Document To be downloaded from SWIM 1original and 1copy check √ 5 Detailed CV's (educational and professional qualifications, and job specification of the members of the staff involved in the project (as listed under "staff costs").section A.3 Use of EUROPASS model at www.europass.cedefop.europa.eu No √ 6 Financial identification form E.3 - With the original signature and stamp of the bank - With the original signature of the account holder No √ 7 Legal entity form E.4 + annexes to be signed by the legal representative of the organisation. No √ 8 Only for social partner organisations without legal personality a signed letter of the representative with the capacity to undertake legal obligations. No √ 9 Allegati al Legal entity form A copy of the certificate of official registration or other official document attesting to the establishment of the entity (where this exists) . A copy of the articles of association/statutes or equivalent, proving the eligibility of the organisation No √ 10 Copy of the tax or VAT cerficate VAT registration document if applicable and if the VAT number does not appear on the official document referred to above. No √

53. MODULISTICA: Allegati – Parte E. Checklist 3/3 Document To be downloaded from SWIM 1original and 1copy check √ 11 Declaration on honour E.1 (articles 93 (1), 94 and 96 (2)) duly filled in and signed by the legal representative of the organisation. On the official letterhead paper of the applicant organisation Include the correct amount of the requested grant Yes Annex E.1 √ 12 Balance sheets and profit and loss accounts for the two last financial years (official documents) No √ 13 In addition to the balance sheets and profit and loss accounts (official document), please fill in the a specifc excel document for the two last financial years . It Includes assets and liabilities Yes Annex E.7 √ 14 External audit report produced by an approved auditor, certifying the accounts of the applicant organisation for the last financial year available (only for grant requests over 500 000 and not necessary for public bodies) No √ 15 Last annual report + organisation chart showing the structure of the organisation No √ 16 Letter mandating the applicant organisation to carry out the activity for the public authority of the relevant participating country . (se richiesto dal bando) No √

54. MODULISTICA Parte F. - Firma del legale rappresentante

56. PROGRESS: Il contributo finanziario, il budget e i costi ammissibili