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ING. WILSON VELASTEGUI. O . MSC
PROCESO ADMINISTRATIVO
 UN PROCESO ES EL CONJUNTO DE PASOS O ETAPAS
 NECESARIOS PARA LLEVAR A CABO UNA ACTIVIDAD
             El proceso administrativo es una metodología que
             permite al administrador, gerente, ejecutivo, empresario,
             o cualquier otra persona, manejar eficazmente una
             empresa, y consiste en estudiar la administración como
             un proceso integrado por varias etapas. Cada etapa
             responde a seis preguntas fundamentales: ¿Qué?
             ¿Para Qué? ¿Cómo? ¿Con quién? ¿Cuándo? y
             ¿Dónde?, interrogantes que siempre deben plantearse
             durante el ejercicio de la administración

PROCESO ADMINISTRATIVO ES EL CONJUNTO DE FASES O ETAPAS
SUCESIVAS A TRAVÉS DE LOS CUALES SE EFECTÚA LA ADMINISTRACIÓN
PLANEACIÓN
                           ¿Qué se quiere hacer?
                            ¿Qué se va a hacer?



                              MECÁNICA
CONTROL
Ver que se
  haga                                                      ORGANIZACIÓN
                            ADMINISTRACIÓN                  ¿Cómo se va
                                                              hacer?




                             DINÁMICA

             DIRECCIÓN                INTEGRACIÓN
             ¿Cómo se ha              ¿Con quién se hace?
              realizado?              ¿Con qué recursos?
PROCESO ADMINISTRATIVO
               DONDE     SE   DETERMINA     SU
ESTRUCTURA     FINALIDAD Y RUMBO, ASÍ COMO LAS
               ALTERNATIVAS PARA CONSEGUIRLOS
 (MECÁNICA):
               PLANEACIÓN
               ORGANIZACIÓN
               INTEGRACIÓN



               EN LA QUE SE EJECUTA TODAS LAS
               ACTIVIDADES NECESARIAS PARA
OPERATIVA      LOGRAR LO ESTABLECIDO DURANTE
               EL PERIODO DE ESTRUCTURACIÓN
 (DINÁMICA)
               DIRECCIÓN
               CONTROL
Filosofía y valores


                              Misión y visión
               PLANEACIÓN
                              Objetivos, Estrategias y Políticas


                             Programas y Presupuestos

    FASE
                              División del trabajo
 MECÁNICA     ORGANIZACIÓN
     O
                             Coordinación
ESTRUCTURAL

                              Selección


                             Determinación de requisitos
              INTEGRACIÓN
                             Análisis de proveedores


                             Contratación


                              Toma de decisiones


                              Motivación
               DIRECCIÓN
                              Comunicación

    FASE
                              Programas y Presupuestos
 DINÁMICA
U OPERATIVA
                             Estándares

                CONTROL      Medición, Corrección

                             Retroalimentación
PLANEACIÓN
     ETAPAS                     IMPORTANCIA                 ETAPAS            PRINCIPIO         TÉCNICAS
    CONCEPTO                                               PROCESO                             PREGUNTA

     PLANEACIÓN                Permitir encaminar        Filosofía       Del objetivo        Cuantitativas
   Determinación de            y       aprovechar        Valores          Unidad            Cualitativas
    escenarios futuros          mejor los esfuerzos       Visión           Objetividad y  Grafica
    y     del    rumbo          y recursos                Misión               cuantificación      de Gantt
    adonde se dirige la        Reduce los niveles        Propósitos      Del cambio de  Análisis
    empresa, y de los           de incertidumbre          Premisas        estrategias              FODA
    resultados que se          Permite       hacer       Investigación    Flexibilidad       CPM
    pretenden obtener           frente     a     las      Objetivos                            PERT
    para      minimizar         contingencias             Estrategias
    riesgos y definir las      Es un sistema             Políticas
    estrategias     para        racional para la           Programas                           ¿Qué se va
    logar la misión de          toma             de
                                                                                                 hacer?
    la empresa con              decisiones,
    una           mayor         evitando         las
    probabilidad      de        corazonadas
    éxito                      Es la base para el
                                sistema de control
ORGANIZACIÓN
        ETAPAS                   IMPORTANCIA                     ETAPAS                 PRINCIPIO              TÉCNICAS
       CONCEPTO                                                 PROCESO                                        PREGUNTA


      ORGANIZACIÓN              Suministra          los    División del trabajo       Vía jerárquica          Organigramas
                                                                 Jerarquización       Tramo de control        Manuales
Consiste en el diseño y          métodos para que se
                                                                 Departamentaliz      Delegación              Diagramas de
determinación      de    las     puedan desempeñar                                                               flujo o de
                                                                  ación                Simplificación
estructuras,      procesos,      las        actividades          Descripción de       Unidad de mando
                                                                                                                 procedimiento
funciones                  y     eficientemente                                                                 Carta        de
                                                                  funciones            Especialización
                                                                                                                 distribución
responsabilidades,       así    Reduce costos e                                                                 del trabajo
como el establecimiento          incrementa            la   Coordinación                                        Análisis    de
de métodos, y la aplicación      productividad                                                                   puestos
de técnicas tendientes a la     Reduce o elimina la
simplificación del trabajo       duplicidad           de
                                 funciones                                                                     ¿Cómo se va
                                                                                                                 hacer?
INTEGRACIÓN
      ETAPAS                IMPORTANCIA                  ETAPAS                PRINCIPIO         TÉCNICAS
     CONCEPTO                                           PROCESO                                 PREGUNTA

     INTEGRACIÓN           De la calidad de los       Definición de         Cumplimiento    Recursos Humanos
   Selección         y     insumos dependen los        necesidades y          de requisitos        Exámenes
                                                                                                     psicométricos
    obtención de los        resultados: implica una     requerimientos        Proveedor con
                                                                                                    La entrevista
                            reducción de costos.        de los recursos,       fiable
    recursos necesarios                                                                             El análisis
                           Correcta selección de       estándares de         Adecuación            de puestos
    para ejecutar los
                            recursos humanos            calidad        y      Calidad
    planes                 Especificación de las       tiempos
   Comprende recursos      características,           Determinación
    materiales,             cantidades y calidad de     de fuentes de                          Otros recursos
                                                                                                    Cuantitativas
    humanos,                los recursos                abastecimiento
                                                       Elección     de                             Cualitativas
    tecnológicos      y
                                                        proveedores
    financieros
                                                       Selección    de
                                                        recursos     de
                                                        acuerdo       a                        ¿Cómo qué
                                                        estándares                              recursos?
DIRECCIÓN
       ETAPAS                IMPORTANCIA                       ETAPAS               PRINCIPIO              TÉCNICAS
      CONCEPTO                                                PROCESO                                      PREGUNTA

       DIRECCIÓN            Ejecución              de       Toma         de    Aprovechamiento del Cuantitativas
Es la ejecución de todas     actividades                      decisiones          conflicto                 Modelos
las etapas del proceso      Toma de decisiones              Motivación         Resolución           del   matemáticos
                            Comportamiento,                 Supervisión         conflicto                 Programación
administrativo
                             actitudes y conductas           Comunicación       Del objetivo de la         lineal
mediante la conducción                                                                                      Estadística
                             adecuadas                       Liderazgo           supervisión directa
y orientación del factor    Influir, guiar o dirigir a                          De la vía jerárquica      Camino
humano, y el ejercicio       grupos de trabajo                                                               critico
del liderazgo hacia el
                                                                                                        Cualitativas
logro de la misión y
                                                                                                             Tormenta de
visión de la empresa
                                                                                                              ideas
                                                                                                             Delphi



                                                                                                          Ver que se
                                                                                                            haga
CONTROL
       ETAPAS                   IMPORTANCIA                  ETAPAS               PRINCIPIO               TÉCNICAS
      CONCEPTO                                              PROCESO                                      PREGUNTA

        CONTROL                Sirve para comprobar       Establecimiento      De la función           Sistemas de
                                la efectividad de la                                                       información
•Establecimiento de los                                     de estándares         controlada
                                gestión                    Medición             De           las        Graficas    y
estándares para evaluar                                                                                    diagramas
                               Promueve             el    Corrección            desviaciones
los resultados obtenidos,                                                                                 Estudio de
                                aseguramiento de la                              Autocontrol
con    el    objeto    de       calidad                                          Excepción
                                                                                                           métodos
                                                                                                          Indicadores
comparar,        corregir      Protege los activos de                                                    Control
desviaciones, prevenirlas       la empresa                                                                 interno
y              mejorarlas      Establece las medidas                                                     Métodos
                                para prevenir errores,                                                     cuantitativos
continuamente
                                reducir    costos     y
                                tiempo

                                                                                                     ¿Cómo se ha
                                                                                                       hecho?
PROCESO ADMINISTRATIVO

   I. CHIAVENATO en su libro Fundamentos de Administración,
   organiza el Proceso Administrativo de la siguiente manera:




Las Funciones del Administrador, como un proceso sistemático; se
entiende de la siguiente manera:
PROCESO ADMINISTRATIVO
  El Desempeño de las funciones constituye el llamado ciclo administrativo,
  como se observa a continuación:




Las funciones del administrador, es decir el proceso administrativo no solo
conforman una secuencia cíclica, pues se encuentran relacionadas en una
interacción dinámica, por lo tanto. El Proceso Administrativo es cíclico,
dinámico e interactivo, como se muestra en el siguiente gráfico:
PROCESO ADMINISTRATIVO
Las funciones Administrativas en un enfoque sistémico conforman el
proceso administrativo, cuando se consideran aisladamente los elementos
Planificación, Organización, Dirección y Control, son solo funciones
administrativas, cuando se consideran estos cuatro elementos (Planificar,
Organizar, Dirigir y Controlar) en un enfoque global de interacción para
alcanzar objetivos, forman el Proceso Administrativo.




            Fuente: Introducción a la Teoría General de la Administración. Autor: I. Chiavenato.
PLANEACIÓN
Proceso por el cual el administrador mira el
fututo y descubre cursos alternos de acción
Es decidir de antemano qué hacer, como
hacer, cuando hacer y quien deberá levarlo a
cabo

Es la determinación de escenarios futuros y
del rumbo hacia donde se dirige la empresa, y
de los resultados que se pretenden obtener
para minimizar riesgos y definir las estrategias
para lograr el propósito de la empresa con una
mayor probabilidad de éxito
CARACTERÍSTICAS DE LA PLANEACIÓN
      Es la primera función o actividad que desarrolla el
      administrador, gerente, o propietario de una empresa

      Se planea buscado eficacia en el logro de los objetivos de la
      empresa

      No es sinónimo de evitar riesgos. El riesgo siempre está
      presente en las decisiones administrativas porque estas están
      relacionadas con un futuro sobre el cual nadie posee control
      absoluto. La planeación pretende concientizar al individuo de
      la clase de riesgo que esta dispuesta a correr. En otros términos,
      planear es decidir aquel nivel de riesgo con el cual se puede o
      pretende comprometer la empresa

      Como herramienta administrativa, la planeación busca
      optimizar el empleo de los recursos organizacionales
ETAPAS DE LA PLANIFICACIÓN
ETAPAS DE LA PLANEACIÓN
                            Los objetivos señalan los estados
1. FIJAR OBJETIVOS          finales en cuya búsqueda se orienta la
                            acción futura


                     No siempre es factible exponer los objetivos
                     en forma tan exacta. La norma es: si es
                     posible, hágalo; en caso contrario, trate de
                     formularlos en la forma mas explicita posible.

                     Las premisas (oportunidades) y las
                     restricciones ( limitaciones) de la planeación

                     PREMISA           es   un     supuesto   que
                     proporcionan un marco de referencia dentro
                     del cual se espera que ocurran los hechos
Pronósticos relativos al nivel de ingreso,
                        costo de vida, índices esperados de
PREMISAS ECONÓMICAS     inflación y ahorro, producto nacional
                        bruto

                        Tendencia respecto a expectativas de
                        empleo, participación de la mujer en la
  PREMISAS SOCIALES     actividad económica, seguridad social,
                        evolución en las tasas de población
                        rural y urbana

 PREMISAS POLÍTICAS Y   Ambiente político, tipo de gobierno,
  GUBERNAMENTALES       nuevas legislaciones y decretos


                        Crecimiento     de    la   población,
PREMISAS DEMOGRÁFICAS   distribución por sexos y composición
                        por edades

                        Pronósticos relativos a cambios         e
PREMISAS TECNOLÓGICAS
                        innovaciones tecnológicas esperadas
A las limitaciones se les conoce con el nombre de restricciones de
planeación, las cuales se define como: factores que limitan la actuación del
planificador

La disponibilidad de recursos


La actitud y los valores personales de los dueños de la empresa


Las legislaciones y reglamentos vigentes: si el nuevo producto es incluido
en la lista de contaminadores ambientales

Las normas, las costumbres y los valores de la sociedad: el control social
limita las posibles acciones empresariales


El reconocimiento y análisis de las oportunidades (premisas) y limitaciones
(restricciones) brindadas por el entorno en el cual se desempeñan la
empres, se convierten en el punto inicial de referencia cuando de definir
los objetivos se trata
ETAPAS DE LA PLANEACIÓN
                          Para el éxito de la empresa no basta
                          con señalar los objetivos. Es
     2. DESARROLLAR       indispensable diseñar la forma de
ESTRATEGIAS Y PROGRAMAS   cómo se van a alcanzar, lo cual se
                          facilita si usted se preocupa por
                          plasmar las estrategias y programas
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PROCESO ADMINISTRATIVO

  • 2. PROCESO ADMINISTRATIVO UN PROCESO ES EL CONJUNTO DE PASOS O ETAPAS NECESARIOS PARA LLEVAR A CABO UNA ACTIVIDAD El proceso administrativo es una metodología que permite al administrador, gerente, ejecutivo, empresario, o cualquier otra persona, manejar eficazmente una empresa, y consiste en estudiar la administración como un proceso integrado por varias etapas. Cada etapa responde a seis preguntas fundamentales: ¿Qué? ¿Para Qué? ¿Cómo? ¿Con quién? ¿Cuándo? y ¿Dónde?, interrogantes que siempre deben plantearse durante el ejercicio de la administración PROCESO ADMINISTRATIVO ES EL CONJUNTO DE FASES O ETAPAS SUCESIVAS A TRAVÉS DE LOS CUALES SE EFECTÚA LA ADMINISTRACIÓN
  • 3. PLANEACIÓN ¿Qué se quiere hacer? ¿Qué se va a hacer? MECÁNICA CONTROL Ver que se haga ORGANIZACIÓN ADMINISTRACIÓN ¿Cómo se va hacer? DINÁMICA DIRECCIÓN INTEGRACIÓN ¿Cómo se ha ¿Con quién se hace? realizado? ¿Con qué recursos?
  • 4. PROCESO ADMINISTRATIVO DONDE SE DETERMINA SU ESTRUCTURA FINALIDAD Y RUMBO, ASÍ COMO LAS ALTERNATIVAS PARA CONSEGUIRLOS (MECÁNICA): PLANEACIÓN ORGANIZACIÓN INTEGRACIÓN EN LA QUE SE EJECUTA TODAS LAS ACTIVIDADES NECESARIAS PARA OPERATIVA LOGRAR LO ESTABLECIDO DURANTE EL PERIODO DE ESTRUCTURACIÓN (DINÁMICA) DIRECCIÓN CONTROL
  • 5. Filosofía y valores Misión y visión PLANEACIÓN Objetivos, Estrategias y Políticas Programas y Presupuestos FASE División del trabajo MECÁNICA ORGANIZACIÓN O Coordinación ESTRUCTURAL Selección Determinación de requisitos INTEGRACIÓN Análisis de proveedores Contratación Toma de decisiones Motivación DIRECCIÓN Comunicación FASE Programas y Presupuestos DINÁMICA U OPERATIVA Estándares CONTROL Medición, Corrección Retroalimentación
  • 6. PLANEACIÓN ETAPAS IMPORTANCIA ETAPAS PRINCIPIO TÉCNICAS CONCEPTO PROCESO PREGUNTA PLANEACIÓN  Permitir encaminar  Filosofía Del objetivo Cuantitativas  Determinación de y aprovechar  Valores  Unidad Cualitativas escenarios futuros mejor los esfuerzos  Visión  Objetividad y  Grafica y del rumbo y recursos  Misión cuantificación de Gantt adonde se dirige la  Reduce los niveles  Propósitos Del cambio de  Análisis empresa, y de los de incertidumbre  Premisas estrategias FODA resultados que se  Permite hacer  Investigación  Flexibilidad  CPM pretenden obtener frente a las  Objetivos  PERT para minimizar contingencias  Estrategias riesgos y definir las  Es un sistema  Políticas estrategias para racional para la Programas ¿Qué se va logar la misión de toma de hacer? la empresa con decisiones, una mayor evitando las probabilidad de corazonadas éxito  Es la base para el sistema de control
  • 7. ORGANIZACIÓN ETAPAS IMPORTANCIA ETAPAS PRINCIPIO TÉCNICAS CONCEPTO PROCESO PREGUNTA ORGANIZACIÓN  Suministra los División del trabajo  Vía jerárquica  Organigramas  Jerarquización  Tramo de control  Manuales Consiste en el diseño y métodos para que se  Departamentaliz  Delegación  Diagramas de determinación de las puedan desempeñar flujo o de ación  Simplificación estructuras, procesos, las actividades  Descripción de  Unidad de mando procedimiento funciones y eficientemente  Carta de funciones  Especialización distribución responsabilidades, así  Reduce costos e del trabajo como el establecimiento incrementa la Coordinación  Análisis de de métodos, y la aplicación productividad puestos de técnicas tendientes a la  Reduce o elimina la simplificación del trabajo duplicidad de funciones ¿Cómo se va hacer?
  • 8. INTEGRACIÓN ETAPAS IMPORTANCIA ETAPAS PRINCIPIO TÉCNICAS CONCEPTO PROCESO PREGUNTA INTEGRACIÓN  De la calidad de los  Definición de  Cumplimiento Recursos Humanos  Selección y insumos dependen los necesidades y de requisitos  Exámenes psicométricos obtención de los resultados: implica una requerimientos  Proveedor con  La entrevista reducción de costos. de los recursos, fiable recursos necesarios  El análisis  Correcta selección de estándares de  Adecuación de puestos para ejecutar los recursos humanos calidad y  Calidad planes  Especificación de las tiempos  Comprende recursos características,  Determinación materiales, cantidades y calidad de de fuentes de Otros recursos  Cuantitativas humanos, los recursos abastecimiento  Elección de  Cualitativas tecnológicos y proveedores financieros  Selección de recursos de acuerdo a ¿Cómo qué estándares recursos?
  • 9. DIRECCIÓN ETAPAS IMPORTANCIA ETAPAS PRINCIPIO TÉCNICAS CONCEPTO PROCESO PREGUNTA DIRECCIÓN  Ejecución de  Toma de  Aprovechamiento del Cuantitativas Es la ejecución de todas actividades decisiones conflicto  Modelos las etapas del proceso  Toma de decisiones  Motivación  Resolución del matemáticos  Comportamiento,  Supervisión conflicto  Programación administrativo actitudes y conductas  Comunicación  Del objetivo de la lineal mediante la conducción  Estadística adecuadas  Liderazgo supervisión directa y orientación del factor  Influir, guiar o dirigir a  De la vía jerárquica  Camino humano, y el ejercicio grupos de trabajo critico del liderazgo hacia el Cualitativas logro de la misión y  Tormenta de visión de la empresa ideas  Delphi Ver que se haga
  • 10. CONTROL ETAPAS IMPORTANCIA ETAPAS PRINCIPIO TÉCNICAS CONCEPTO PROCESO PREGUNTA CONTROL  Sirve para comprobar  Establecimiento  De la función  Sistemas de la efectividad de la información •Establecimiento de los de estándares controlada gestión  Medición  De las  Graficas y estándares para evaluar diagramas  Promueve el  Corrección desviaciones los resultados obtenidos,  Estudio de aseguramiento de la  Autocontrol con el objeto de calidad  Excepción métodos  Indicadores comparar, corregir  Protege los activos de  Control desviaciones, prevenirlas la empresa interno y mejorarlas  Establece las medidas  Métodos para prevenir errores, cuantitativos continuamente reducir costos y tiempo ¿Cómo se ha hecho?
  • 11. PROCESO ADMINISTRATIVO I. CHIAVENATO en su libro Fundamentos de Administración, organiza el Proceso Administrativo de la siguiente manera: Las Funciones del Administrador, como un proceso sistemático; se entiende de la siguiente manera:
  • 12. PROCESO ADMINISTRATIVO El Desempeño de las funciones constituye el llamado ciclo administrativo, como se observa a continuación: Las funciones del administrador, es decir el proceso administrativo no solo conforman una secuencia cíclica, pues se encuentran relacionadas en una interacción dinámica, por lo tanto. El Proceso Administrativo es cíclico, dinámico e interactivo, como se muestra en el siguiente gráfico:
  • 13. PROCESO ADMINISTRATIVO Las funciones Administrativas en un enfoque sistémico conforman el proceso administrativo, cuando se consideran aisladamente los elementos Planificación, Organización, Dirección y Control, son solo funciones administrativas, cuando se consideran estos cuatro elementos (Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar) en un enfoque global de interacción para alcanzar objetivos, forman el Proceso Administrativo. Fuente: Introducción a la Teoría General de la Administración. Autor: I. Chiavenato.
  • 14. PLANEACIÓN Proceso por el cual el administrador mira el fututo y descubre cursos alternos de acción Es decidir de antemano qué hacer, como hacer, cuando hacer y quien deberá levarlo a cabo Es la determinación de escenarios futuros y del rumbo hacia donde se dirige la empresa, y de los resultados que se pretenden obtener para minimizar riesgos y definir las estrategias para lograr el propósito de la empresa con una mayor probabilidad de éxito
  • 15. CARACTERÍSTICAS DE LA PLANEACIÓN Es la primera función o actividad que desarrolla el administrador, gerente, o propietario de una empresa Se planea buscado eficacia en el logro de los objetivos de la empresa No es sinónimo de evitar riesgos. El riesgo siempre está presente en las decisiones administrativas porque estas están relacionadas con un futuro sobre el cual nadie posee control absoluto. La planeación pretende concientizar al individuo de la clase de riesgo que esta dispuesta a correr. En otros términos, planear es decidir aquel nivel de riesgo con el cual se puede o pretende comprometer la empresa Como herramienta administrativa, la planeación busca optimizar el empleo de los recursos organizacionales
  • 16. ETAPAS DE LA PLANIFICACIÓN
  • 17. ETAPAS DE LA PLANEACIÓN Los objetivos señalan los estados 1. FIJAR OBJETIVOS finales en cuya búsqueda se orienta la acción futura No siempre es factible exponer los objetivos en forma tan exacta. La norma es: si es posible, hágalo; en caso contrario, trate de formularlos en la forma mas explicita posible. Las premisas (oportunidades) y las restricciones ( limitaciones) de la planeación PREMISA es un supuesto que proporcionan un marco de referencia dentro del cual se espera que ocurran los hechos
  • 18. Pronósticos relativos al nivel de ingreso, costo de vida, índices esperados de PREMISAS ECONÓMICAS inflación y ahorro, producto nacional bruto Tendencia respecto a expectativas de empleo, participación de la mujer en la PREMISAS SOCIALES actividad económica, seguridad social, evolución en las tasas de población rural y urbana PREMISAS POLÍTICAS Y Ambiente político, tipo de gobierno, GUBERNAMENTALES nuevas legislaciones y decretos Crecimiento de la población, PREMISAS DEMOGRÁFICAS distribución por sexos y composición por edades Pronósticos relativos a cambios e PREMISAS TECNOLÓGICAS innovaciones tecnológicas esperadas
  • 19. A las limitaciones se les conoce con el nombre de restricciones de planeación, las cuales se define como: factores que limitan la actuación del planificador La disponibilidad de recursos La actitud y los valores personales de los dueños de la empresa Las legislaciones y reglamentos vigentes: si el nuevo producto es incluido en la lista de contaminadores ambientales Las normas, las costumbres y los valores de la sociedad: el control social limita las posibles acciones empresariales El reconocimiento y análisis de las oportunidades (premisas) y limitaciones (restricciones) brindadas por el entorno en el cual se desempeñan la empres, se convierten en el punto inicial de referencia cuando de definir los objetivos se trata
  • 20. ETAPAS DE LA PLANEACIÓN Para el éxito de la empresa no basta con señalar los objetivos. Es 2. DESARROLLAR indispensable diseñar la forma de ESTRATEGIAS Y PROGRAMAS cómo se van a alcanzar, lo cual se facilita si usted se preocupa por plasmar las estrategias y programas guía.