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10 formas de ahorra gastos en tu empresa

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Esta presentación recopila 10 iniciativas para ahorrar costes y
aumentar ingresos

Publicado en: Empresariales
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10 formas de ahorra gastos en tu empresa

  1. 1. Webinario para CEOs | 10 fórmulasrápidas para ahorrar costes yaumentar los ingresos de tuempresa WEBINARIO www.workmeter.com info@workmeter.com
  2. 2. Joan Pons Fundador y CEO de WorkMeter www.workmeter.com T: +34 931 810 661@workmeter_es#ahorrogastosWM
  3. 3. 1. IntroducciónEste Webinar recopila 10 iniciativas para ahorrar costes yaumentar ingresos que hemos agrupado en 3 categorías:• Gastos de personalUna de la partidas más importante en lo que a gastos se refiere, pero también una de las másestratégicas para las organizaciones.• Gastos GeneralesLa segunda para las empresas de servicios según los especialistas y probablemente donde se puedeactuar mucho y rápidamente.• Innovación y tecnologíaPorque está demostrado que la tecnología ayuda las empresas a ahorrar y ser más competitivas.Porque tenemos que innovar e implementar nuevas formas de trabajo que no sólo permiten ahorrar engastos sino que también aportan incrementos de productividad y grandes beneficios tanto para las empresascomo para las personas que las componen.No somos especialistas sólo esperemos darles ideas. Si algunas de estas soluciones le interesa,le recomendamos consulte cómo y en qué medida se puede aplicar en su organización.
  4. 4. Los Gastos de PersonalAyudas públicas, bonificaciones fiscales yalternativas al despido
  5. 5. 1. Ayudas Públicas: bonificaciones• Bonificación por contratación:Ejemplo: Para empresas de menos de 50 trabajadores- Contratación de mayores de 45 años inscritos en la oficina de empleo:bonificación anual 1.300€ durante 3 años- Jóvenes de 16 a 30 años inscritos en la oficina de empleo: 1.er año, 1.000€; 2.º,1.100€ y 3.º, 1.200€• Bonificación por Mantenimiento- empleo:Ejemplo:- Mayor de 59 años con contrato indefinido y 4 años de antigüedad: Reducción 40 % cuota empresarial por contingencias comunes.- Mayor de 65 años con 35 años de cotización efectiva a la SS y contrato indefinido (nuevo o vigente): Reducción 100% cuota empresarial por contingencias comunes.
  6. 6. 1. Ayudas Públicas: bonificacioneshttp://www.sepe.es/contenido/conocenos/publicaciones/pdf/Guia_Bonificaciones.pdf
  7. 7. 1. Ayudas Públicas: subvenciónPrograma Torres Quevedo 2012:Ayudas a la contrataciónLa Secretaría de Estado de Investigación, Desarrollo e Innovación del Ministerio de Economía yCompetitividad ha publicado la concesión de 398 nuevas ayudas de I+D dentro del Programa TorresQuevedo, por valor de 29.8 millones de euros.  El Programa Torres Quevedo está dirigido a empresas, centros tecnológicos, centros de apoyo a la innovación tecnológica, asociaciones empresariales y parques científicos y tecnológicos, para desarrollar proyectos de investigación industrial, desarrollo tecnológico y estudios previos a la I+D.  Dicho programa financia el coste total de contratación de un doctor para desarrollar dichos proyectos, y tiene una duración de hasta tres años.  Estas ayudas tienen carácter de subvención directa, en un porcentaje del coste total de contratación del investigador, que varía desde el 25% al 75% en función del tipo de proyecto y tipo de entidad beneficiaria.  Las ayudas concedidas tendrán el siguiente impacto en el Sistema Español de I+D:  Fomento de la creación de un empleo de muy alta calidad y de larga durabilidad, para actividades de I+D.  Aporte de una mayor liquidez a las entidades que apuesten por las actuaciones de I+D.  Mantenimiento y aumento de la infraestructura de I+D ya creada. http://www.idi.mineco.gob.es/portal/site/MICINN/menuitem.edc7f2029a2be27d7010721001432ea0/?vgnextoi d=645aac279aba6310VgnVCM1000001d04140aRCRD
  8. 8. 1. Ayudas Públicas: formaciónFundación Tripartita:Ayudas a la formaciónSu portal da acceso a diversos tipos de ayudas y facilidades:  Ayudas económicas del 50% al 100% de la inversión en formación, reembolsable en bonificaciones a la Seguridad Social  Asistentes y metodología para planificar los Planes de Formación  Contenidos necesarios  Se gestionan directamente o a través de la contratación de consultores autorizadoshttp://www.fundaciontripartita.org
  9. 9. 1. Ayudas Públicas: proyectos• Ministerio de Economía y Competitividad:Ayudas:Para potenciar la incorporación de talento e innovación, subvenciones a los procesos de selección,formación y retribución de recursos para proyectos de mejora competitiva e I+D, entre los quedestaca “Inncorpora”.A pesar de estar muy enfocados a sectores tecnológicos y científicos, son de espectro amplio ytambién son aplicables a todos los sectores excepto a la administración.Créditos a bajo interés:El pasado 26/1O se aprobaron las condiciones de CDTI para financiación de proyectos deInnovación que pueden cubrir el 75% del coste, hasta 175.000€, reembolsable en 3 años y conIntereses inferiores al 2%• Ministerio de Industria, Energía y TurismoAyudas y Créditos:Subvencionan y financian las inversiones en mejora tecnológica de las empresas (Conectividad,Cloud, Software, Seguridad, etc.) Este tipo de ayudas también son aplicables a las administraciones.Destacan programas de ayuda como AVANZA 2.Los programas se actualizan frecuentemente y tienen duración limitada, por lo que esnecesario revisar sus características y vigencia.http://www.idi.mineco.gob.eshttps://www.planavanza.es
  10. 10. 2. Nueva reforma laboral y alternativasal despidoERE temporal de Reducción de jornada:Una medida que ayuda a solventar dificultades económicas transitorias y consiste en reducir lajornada de trabajo habitual con la consiguiente disminución del salario.Durante el periodo de tiempo que abarque dicha reducción de jornada, el trabajador puede serbeneficiario de la prestación legal por desempleo por la parte de la jornada que haya sidoobjeto de reducción  De acuerdo con los Comités de Empresa  Existencia de circunstancias que lo justifiquen (pérdida de clientes, ingresos,…)  Máximo de 18 meses  Mínimo 10% de la jornada, máximo del 70%  Delegación general de empleo de cada comunidad autónoma• Ventajas para el empresario:  Ahorra el pago de la parte reducida (ej: ½ jornada = 50% salario)  Aunque paga 100% Seguridad Social tiene una bonificación del 11,8% sobre la parte reducida  Alternativa no traumática al despido y mejor negociación  Ajusta recursos a las necesidades transitorias  Retiene el talento y ahorra en reincorporaciones y formaciones futuras• Ventajas para el empleado:  No es un despido  Adicionalmente a su nuevo salario, cobrará desempleo por la parte reducida  Continúa cotizando el 100%  No pierde días de prestación (hasta 180 días)
  11. 11. 2. Nueva reforma laboral y alternativasal despidoEjemplo: contrato indefinido con un salario mensual neto de 1.700€, con12 pagas y dos hijos a su cargo reduciendo la jornada por ERE un 50%)• Para el empleado: Neto sin ERE 1.700,00 € Neto 50% ERE 850,00 € Importe INEM (6 meses) 505,83 € Importe para empleado 1.355,83 € Diferencia -344,17 € Importe INEM fin del periodo 361,30 € Importe empleado 1.211,30 € Diferencia -488,70 €• Para la empresa: Coste Mensual sin ERE 2.252,80 € Coste Mensual con ERE 1.207,07 € Ahorro (8 primeros meses) 8.365,84 € Ahorro (4 últimos meses) 3.674,36 € Total Ahorro 12.040,20 €Fuente: RRHHpress.com – Entrevista Miguel Ángel Ferrer Garcerán, socio director general de Arrabe Asesores
  12. 12. 3. Externalización de RecursosHumanosOptimizar los recursos Humanos Internos• 2 motivos para Externalizar:  Externalizar tareas “mecánicas” para mantener nuestros empleados en funciones estratégicas.  Conseguir un know how.• Reglas a seguir:  Análisis de Viabilidad  Objetivo a cumplir es que los costes a corto y largo plazo, las inversiones y los riesgos aporten siempre un balance positivo a favor del proceso de externalización.  Análisis de Riesgos: “abandono” por parte del proveedor – errores por parte del proveedor  Análisis de las ofertas: costes vs propuesta de valor
  13. 13. Gastos Generales y otrastécnicasAhorros energéticos, aplicación delprincipio de Pareto, Facility Managementy otras negociaciones
  14. 14. 4. “La pasta está en la compra”“Nunca compre nuevo lo que pueda comprar de segunda mano; nunca compre de segunda mano lo que pueda alquilar; nunca alquile lo que pueda pedir prestado; nunca pida prestado lo que pueda mendigar, y nunca mendigue lo que pueda rescatar de un naufragio” Fuente: Creación de empresas para emprendedores
  15. 15. 4. “La pasta está en la compra”La reducción de costes en las empresas es hoy másque nunca una necesidad. Las empresas se preocupanen aplicar políticas, entre otras, de contención y ahorroen energía, flotas y desplazamientos, gastos generalesetc.• Alianzas estratégicas para negociar volúmenes• Negociación de precios con proveedores.  Siempre hay una oportunidad de re-negociación de costes al vencimiento del contrato con tu proveedor.  Si no tiene liquidez  ampliar los plazos de pago.  Si tiene liquidez  negociar descuentos por pago puntual
  16. 16. 5. Gastos Generales• Pedro García Carro, vicepresidente de IFMA, afirma que los gastos generales “suponen la segunda partida de gastos más importante para las empresas de servicios después de los de personal y el tercero en las empresas industriales".• UN BUEN COMIENZO: Aplicar el principio de Pareto: El 80% de los costes está en 20% de las partidas LISTAR LAS ORDENAR LAS PARTIDAS PARTIDAS Gastos energéticos, gastos Por importe en orden de representación, descendente de mayor a papelería, mensajería y menor. Sumar aquellas envíos por correo, que suman un 80% del software y aplicaciones, gasto y empezar por ellas Fax, llamadas, suministros diversos, Alquiler del local…
  17. 17. 5. Gastos Generales: Gastos de representaciónViajes & Gastos:• Elaborar una política corporativa y comunicarla a todas la organización• Mentalización y compromiso personal. Se podría eliminar el 50% de los viajes.• Anticipación en la contratación.• Ahorro en gastos administrativos y de gestión• Gestión directa del usuario con la agencia externa con procedimiento interno claro y auditoria. Permite descentralizar las facturas y que estas lleguen asignadas por cuenta (usuario) con lo que se ve claro el gasto de unos y otros permitiendo auditar los gastos con facilidad.Ejemplo: Tarjetas “Corporate” con reglas de uso y auditoríaen lugar de notas de gastos (la automatización permite unarevisión más rápida, facilidad en reembolsos de IVAinternacionales, etc.)Permite eliminar anticipos efectivo cash (la mitad se devuelvensin utilizar) y aumenta la responsabilidad en el uso de losgastos. Las hojas tradicionales de gastos provocan que seincluya todo lo que se pueda y más mientras el uso de tarjetas“racionaliza” más los gastos.
  18. 18. 5. Gastos Generales:Gastos de representaciónDesplazamientos & flotas de vehículos:Para empresas con flotas o comerciales con coche : Posicionamiento GPS(ejemplo Detector)• Reducción gastos de comunicación (dónde estoy? dónde estás?)• Reducción gastos de combustible (optimizarán el uso del vehículo)• Control de la jornada laboral• Optimización y control de rutas• Aumento del número de visitas• Disminución de tiempos muertos o de espera• Informes de horas, kilómetros...• Calidad y seguridad:  Alertas por exceso de velocidad predefinidas  Alertas de entrada o salida de zonas autorizadas  Botón de pánico
  19. 19. 5. Gastos Generales: Gastos energéticosSegún el Estudio de Eficiencia Energética de las Pymes elaborado porGas Natural Fenosa, los ahorros energéticos se podrían traducir enreducciones de hasta 16,8% en factura y, a nivel nacional, podríanrepresentar la creación de 116.000 puestos de trabajo sin obviar queno se emitiría 19 millones de toneladas de CO2 y representaría unahorro de energía de 27.038 GWh, equivalente al consumo anual detodos los hogares de la Comunidad de Madrid.
  20. 20. Innovación y tecnologíaTeletrabajo, racionalización, optimizaciónde los sistemas tecnológicos y novedades enla gestión de personas
  21. 21. 6. Racionalización Horaria• En España trabajamos una media de 232 horas más que en el resto de los países Europeos• Productividad más baja que sus vecinos Europeos• España es uno de los primeros países europeos en índice de fracaso escolar. También tiene un índice de separaciones alto. Necesidad de un Racionalización cambio ConciliaciónLa conciliación mejora la productividad en un 17% yreduce el absentismo en un 30%.
  22. 22. 6. Racionalización HorariaHuso horario de GreenwichNuria Chinchilla, catedrática y directora del centro internacional de trabajo y familia de IESE:“Conciliar presupone regresar a Greenwich” 8 horas de 8 horas para vida 8 horas de trabajo X personal X descanso
  23. 23. 6. Racionalización Horaria• Acabar con la cultura del presentismo• Jornada partida con un máximo de 45 minutos para comer.• Horario de entrada: 08:00 - 09:00• Horario de salida: 17:00 - 18:00 Menos horas en la Menos gastos oficina energéticosAumentos demostrados de la productividad
  24. 24. 7. Teletrabajo• Evolución tecnológica• Economía globalizada• Evolución de procesos & Gestión de Personas NUEVAS FORMAS DE RETO ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO
  25. 25. 7. Teletrabajo Más Más Menos PRODUCTIVIDAD MOTIVACIÓN GASTOS
  26. 26. 7. Teletrabajo BENEFICIOS EMPRESA BENEFICIOS EMPLEADOS • Aumento de productividad • Mayor conciliación de la vida • Disminución del absentismo laboral familiar laboral • Flexibilidad horaria y • Reducción de costes por ahorro planificación del trabajo propio en espacios físicos de oficina e • Ambiente laboral sin insumos interrupciones • Facilidades de contratación de • Elección personal del entorno de personal cualificado trabajo independientemente de su lugar • Reducción del tiempo y los costes de residencia de desplazamiento • Trabajo por objetivos induce una • Reducción de accidentes mayor racionalización de los laborales horarios • Facilita el empleo de • Mayores posibilidades de trabajadores con movilidad cobertura geográfica reducida
  27. 27. 8. Optimizar los sistemas tecnológicos50% del aumento de la competitividad de lasPymes en los últimos 10 años se debe a latecnología Analizar las necesidades de la compañía Averiguar qué tecnología existe Formar el StaffComunicaciones internas, externas e internacionalesNuevos sistemas, mensajería, Skype/hangout, Vídeoconferencias en lugar de viajes para reuniones.
  28. 28. 8. Optimizar los sistemas tecnológicos Acelera el tiempo medio de reparaciones y mejora la experiencia general del cliente. Permite resolver dudas y preguntas básica deHERRAMIENTAS DE los usuarios y permiteSOPORTE DE PRIMER focalizar el servicio deNIVEL DE CONSULTA atención al cliente enEN CALL CENTER consultas más estratégicas. Ahorro de 1h30 min./día Ganancia  MásGESTOR DOCUMENTAL en búsqueda de documentos llamadas a clientes
  29. 29. 8. Optimizar los sistemas tecnológicosDisponer de soluciones que proporcionandatos objetivos sobre el uso de las aplicacionesy de los sistemas tecnológicos. Plan de reducción IT para eliminar hasta un 25% en equipos y licencias, detectados como innecesarios o que pueden ser explotados de forma rotativa (VDI), con el consiguiente ahorro. Caso de éxito
  30. 30. 9. La nubeContratar servicios SaaS (software as aservice)Pago por usoMenos gastos en infraestructuraAhorro en licenciasMantenimiento y actualizaciones continuas
  31. 31. 10. La gestión de las personas Optimizar los Recursos Humanos Gestión del tiempo “No somos conscientes de cómo utilizamos nuestro tiempo y nos falta datos objetivos para poder hacerlo”  Falta de consciencia.  Falta de objetivos.  Exceso o dispersión del tiempo de trabajo.  Malas Prácticas (“reunionitis”, abuso de herramientas como el correo electrónico, Excesivas interrupciones.  Presentismo vs trabajo productivo Se puede mejorar la productividad hasta un 40%.Ebook: “Cómo mejorar la productividad de tu PYME en un 20% en tiempo de crisis”http://es.workmeter.com/guia-como-mejorar-la-productividad-de-tu-pyme-un-20-en-tiempos-de-crisis
  32. 32. Conclusiones• Mas allá de las formas tradicionales, hay muchos puntos de ahorro en las organizaciones, y vale la pena identificarlas y establecer un plan de trabajo y/o política para cada una de ellas.• Es difícil conseguir un gran ahorro con una sola iniciativa, es el conjunto de varias iniciativas agregadas.• Algunas iniciativas suponen una inversión inicial. Vale la pena hacerlas, si detrás hay un buen ROI (return of investment), y siempre hay que verificar si existen ayudas públicas.• El ahorro no debe afrontarse como algo puntual, sino como una política más de la compañía para que se tenga en consideración de forma continuada.• Si no se tiene tiempo o capacidad para trabajar en estos planes, se puede buscar empresas o expertos externos que ayuden a poner en marcha estas iniciativas.
  33. 33. www.workmeter.cominfo@workmeter.com

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