DMS a elektronický podpis. Je nutné tisknout elektronické dokumenty? Je nutné elektronické dokumenty konvertovat? Je nutné přepodepisovat? Je nutné podepisovat dokument zasílaný datovou schránkou? Jak levně automatizovat ověřování příchozích elektronických dokumentů - aplikace MV ČR Certiq.
2. Cíle
• Mít dokumenty v případě potřeby k
dispozici, neztrácet čas.
• Neztratit důkazní sílu originálních dokumentů.
• Mít a udržovat co nejjednodušší a nejlevnější řešení
(udržovat papír je drahé, disponovat papírem je
drahé, přepodepisování je také drahé).
3. Elektronický dokument
Podle § 2 zákona 499/2004 o archivnictví a spisové
službě a o změně některých zákonů je „dokumentem
každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo
jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který
vznikl z činnosti původce“ (Celý zákon zde)
4. Autenticita elektronického dokumentu
• Elektronický podpis
• Elektronická značka
• Datové schránky (ISDS u zprávy i po letech potvrdí
autenticitu dokumentu – zda je to původní
zpráva, která byla zaslána přes Datové schránky).
• Nezměněnost dokumentu (zajistí DMS či jiný
verzovací SW)
5. Jak zajistit pravost dokumentu?
1. Kontrola platnosti elektronického podpisu při přijetí
(manuální x automatická)
2. Uložení dokumentu do verzovacího systému, aby
bylo možné prokázat původnost a nezměněnost.
6. Dobrá rada nad zlato
1. Netiskněte
2. Nekonvertujte
3. Nepřepodepisujte
….ve většině případů to není vůbec potřeba (tj.
zbytečná práce a náklady).
7. Důležitá stanoviska a judikáty
• Ministerstvo vnitra k bezpečnému úložišti: Pro
většinu agend není potřeba přepodepisovat.
• „Jednou platil, vždycky platí“ Judikát krajského
soudu: Vymahatelnost dokumentu s expirovaným
elektronickým podpisem. (Potvrzeno, že
přepodepisování není potřeba).
8. Praktické rady pro ověření el. podpisu
• Jak ověřit elektronický podpis domácích i
zahraničních osob? – Je možné použít aplikaci
Ministerstva vnitra Certiq.
• Tato aplikace nabízí:
• GUI pro manuální ověření
• vystavuje XML s TSL
• Vystavuje API (WSDL). – Slouží k
automatizaci, napojení na interní systémy
klienta.
9. Oříšek na závěr
• Je potřeba podepisovat elektronickým
podpisem dokumenty z datové schránky?
• V případě, že je odesílatelem FO nebo FOP
nikoliv.
• Pokud je odesílatelem PO, záleží na způsobu
jednání společnosti dle Obchodního rejstříku.
Viz článek a Plný text judikátu NS.