Se ha denunciado esta presentación.
Utilizamos tu perfil de LinkedIn y tus datos de actividad para personalizar los anuncios y mostrarte publicidad más relevante. Puedes cambiar tus preferencias de publicidad en cualquier momento.
TALLER UNIDAD II: GESTIÓN DOCUMENTAL
MARÍA VICTORIA CAVIEDES HERNÁNDEZ
YENNY PAOLA CÉSPEDES MORA
JENNY PAOLA SURA
Docente
...
INTRODUCCIÓN
Con la aparición de normas que orienten y rijan la Gestión documental se obliga a
las entidades a dar la impo...
OBJETIVOS
Objetivo general
• Aprender sobre la formación de archivos según el ciclo vital del documento
Objetivos específi...
1 Visite un archivo de una entidad pública y otro de una entidad privada, indique el
nombre de la entidad, dirección, nomb...
• Altea farmacéutica
• Calle 10 n 65-28
• 4464660
• Judy castro
El manejo documental se encuentra establecido por un proce...
• La entidad rige las normas establecidas por el archivo general de la
nación
Como tal no se rige las normas establecidas ...
• Usted considera que la la de conservación documental de la entidad
cuenta con buenas herramientas
aunque se tiene un bue...
• Alcaldía local de bosa
• carrera 80 #61-05 Sur.
• Teléfono: 7750462
• Los documentos manejados se encuentran organizados...
• Se maneja algún sistema para evitar la impresión en papel y generar mas
medios magnéticos
Se ejercen campañas ambientale...
• Según su TRD cuanto tiempo conservan en el archivo central su correspondencia
,interna y externa tanto enviada como reci...
2) Identifique en el archivo visitado los siguientes conceptos y luego, explique con sus
propias palabras que entiende por...
• PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
Es el principio de la archivística en el cual se establece que no se debe alterar el
orden f...
• SERIE DOCUMENTAL
Conjunto de documentos ligados por una misma norma o actividad, generados de
forma continua por una ent...
• TABLAS DE RETENCIÓN
Es una herramienta informativa que permite a una entidad identificar dentro del
fondo documental las...
VALOR SECUNDARIO
Son los que permiten identificar la actividad administrativa de una persona
o entidad, brindando un sopor...
3) De ejemplos de documentos que se conservan en dichos archivos por sus
valores primarios y secundarios (mínimo 4 documen...
4) Realice 3 ejemplos donde se evidencia la serie, subserie y tipo documental.
SERIE:
Programas
SUBSERIE: Programas de
Cap...
5) Indague cuáles documentos se deben eliminar en las oficinas, es decir, no son archivados.
• Documentos de apoyo que no ...
6 ¿Qué es foliación?
Es el Acto de enumerar las hojas en un orden consecutivo desde 1 a todos los folios, las
series que c...
• Es importante tener en cuenta que antes de foliar es necesario hacer la valoración
primaria esta consiste en:
1. Verific...
PROCEDIMIENTO PARA LA FOLIACIÓN
• Se debe numerar de manera consecutiva , es decir sin omitir ni repetir números
• No se d...
7. Indique como se organizan los documentos dentro de las carpetas.
• La apertura e identificación de las carpetas debe re...
8) Mencione los datos que deben tener las etiquetas de las carpetas y cajas.
• Los datos que deben contener es:
Sección:__...
RECEPCIÓN
Esto se realiza recibiendo dos copias de
cada documento uno para el consecutivo
y otro para la respectiva depend...
PROCESO ACTIVIDAD
PLANEACIÓN Formatos establecidos en una aplicativo llamado
ISOLUCION, en que se registra la información ...
ORGANIZACIÓN Se manejan estantes fijos, se está implementando un
programa de Gestión Documental, por lo tanto no cuenta co...
PROCESOS DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL ARCHIVO HISTÓRICO
ORGANIZACIÓN
En esta fase se dispone y organiza finalm...
• HOJAS DE VIDA
• Se arma la carpeta verificando los documentos entregados con una lista de los
documentos requeridos por ...
• TIPO DE DOCUMENTO PENDIENTE:
Son aquellos que son importantes para la entidad, puesto que tiene que ver
directamente con...
CONTRATOS
COMERCIALES:
- LICITACIÓN PÚBLICA y / o
-CONTRATACIÓN DIRECTA
Inicia con::
ACTA DE INICIO
•POLIZAS DE CUMPLIMIEN...
11) Indague y explique cómo se lleva a cabo la valoración documental en la entidad visitada y
de ejemplos de los documento...
• ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Acciones encaminadas a la adecuación y organización de los archivos, comprende los
proces...
• DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS
Según el formato de las TRD, se le aplica a cada serie o subserie el proceso de
valo...
• 12) Lea el Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15
de marzo de 2013 e indague en una ENTIDAD PÚBLICA lo...
Este decreto es un punto de partida hacia la implementación y estandarización de
los procesos que rigen los procesos de un...
Cuáles son los cambios a en los procesos de la Gestión Documental a la luz
de ese nuevo Decreto? Realice un cuadro compara...
ANTES DEL DECRETO 2609 DESPUÉS DEL DECRETO 2609
No se contaba con una oficina propia como tal sino que el
área de archivo ...
• ¿Cuáles son los aspectos más importantes a tener en cuenta según el contenido del
mencionado Decreto?
Este decreto enfat...
• Indague y realice un resumen de los Acuerdos 003, 004 y 005 de marzo 15
de 2013
ACUERDO 003 DEL 15 DE MARZO DE 2013
Por ...
ACUERDO 004 DEL 15 DE MARZO DE 2013
Por el cual se reglamenta parcialmente los decretos 2578 y 2609 de 2012 y se
modifica ...
ACUERDO 005 15 DE MARZO DE 2013
Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y
descri...
CONCLUSIONES
• Se puede identificar el ciclo vital de un documento en una área de gestión
documental , al igual las difere...
WEB GRAFÍA• Acuerdo 003 del 15 de marzo de 2003
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/...
Próxima SlideShare
Cargando en…5
×

Trabajo de gestion documental 3

2.146 visualizaciones

Publicado el

  • Sé el primero en comentar

  • Sé el primero en recomendar esto

Trabajo de gestion documental 3

  1. 1. TALLER UNIDAD II: GESTIÓN DOCUMENTAL MARÍA VICTORIA CAVIEDES HERNÁNDEZ YENNY PAOLA CÉSPEDES MORA JENNY PAOLA SURA Docente LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ PROFESIONAL EN CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA GESTIÓN DOCUMENTAL ARMENIA 2014
  2. 2. INTRODUCCIÓN Con la aparición de normas que orienten y rijan la Gestión documental se obliga a las entidades a dar la importancia que se merece la documentación esto ha permitido que se tengan en cuenta muchos aspectos de los archivos, no se puede dejar de lado el valor que tienen estos para los usuarios no solo quienes se benefician directamente de la información sino aquellos que se benefician indirectamente ya que en muchas ocasiones presta un gran servicio a nivel investigativo y científico. • Hoy en día existen normas como el decreto 2609 y los acuerdos 03, 04 y 05 del 2013 podemos hacer énfasis en que sí se está trabajando en la perfección de los procesos y que esto permite que nosotros como profesionales de Ciencias de la información y la documentación, bibliotecología y archivística estamos llamados a ir más allá, a concientizarnos y a concientizar en el gran beneficio que tiene la creación y aplicación de los programas de Gestión Documental para tener el control completo de la información que transita por nuestras manos, la cual es beneficio a nivel personal y laboral. • El estudio y conocimiento de la normatividad nos lleva a tener la posibilidad de resolver muchas de las inconsistencias que se nos presentan a diario, esto nos hace más fuertes y a tener la posibilidad de ser productivos en nuestro quehacer.
  3. 3. OBJETIVOS Objetivo general • Aprender sobre la formación de archivos según el ciclo vital del documento Objetivos específicos • Identificar las faces que se desarrollan en los procesos del programa de gestión documental • Identificar como se clasifican los archivos
  4. 4. 1 Visite un archivo de una entidad pública y otro de una entidad privada, indique el nombre de la entidad, dirección, nombre de la persona que le ofrece la información y teléfono. elabore un comentario como se encuentra organizada su documentación. Realice como mínimo 10 preguntas en cada uno de los archivos, las cuales le permitan aclarar las dudas que tenga respecto a la gestión documental. Identifique en dichos archivos las etapas o fases del ciclo vital de los documentos. PRIVADA PUBLICA
  5. 5. • Altea farmacéutica • Calle 10 n 65-28 • 4464660 • Judy castro El manejo documental se encuentra establecido por un procedimiento diseñado por la compañía aunque se manejan tiempos de retención de documentos estos están establecidos por la compañía guiándose por la normatividad vigente. • PREGUNTAS • ¿Como es el manejo de las consultas y prestamos de documentación? La gran mayoría de consultas que se realizan de documentación se consulta o se presta el físico el cual va procedimentado con el ingreso a una bitácora dejando constancia del préstamo,. • ¿Que documentos produce la institución? Batch record, certificados de análisis, documentación técnica, validaciones entre otros
  6. 6. • La entidad rige las normas establecidas por el archivo general de la nación Como tal no se rige las normas establecidas por el archivo general de la nación , la tomamos como consulta para poder guiarnos en nuestro proceso de gestión documental el cual nosotros procedimentamos • Manejan algún software de gestión documental No, estamos en proyecto para contratar uno el cual nos brinde todo el tema de radicación archivo, digitalización de imágenes etc.. • ¿Manejan tablas de retención documental? Si, aunque no están establecidas con formatos o guiada por el archivo general de la nación , nosotros creamos y aplacamos nuestra propia tabla de retención documental con nuestros tiempos . • ¿Cual es la importancia de las TRD en la entidad ? Nos ayuda a saber el tiempo de conservación de un documento y su disposición final, y el manejo de las tipologías asignadas a los documento
  7. 7. • Usted considera que la la de conservación documental de la entidad cuenta con buenas herramientas aunque se tiene un buen manejo y orden en el proceso, se debe mejorar en la parte de magnetizar mas los documentos para dejar un poco el préstamo en físico • Cuales son los procesos de clasificación que manejan Clasificación por áreas Ordenación por series Descripción del documento • Como almacenan sus documentos Actualmente utilizamos solo AZ ya que nuestra documentación es muy consultado por ende estamos revisándola diariamente y sacándola lo que una carpeta no nos brindaría esta misma facilidad de uso • Que elementos de seguridad manejan en su centro de documentación Manejamos una puerta de seguridad , alarmas contra incendios y cámaras
  8. 8. • Alcaldía local de bosa • carrera 80 #61-05 Sur. • Teléfono: 7750462 • Los documentos manejados se encuentran organizados según su tabla de retención documental este tipo de orden genera mas eficiencia y rapidez al momento de buscar un documento , el manejo de cajas de archivo ayuda a mantener el orden en el lugar al igual de una gran visualización del contenido de cada caja. • ¿Que documentos hacen parte del archivo de gestión? • Resoluciones • Contratos • Licitaciones • Informes • Actas • Cotizaciones • Facturas • Entre otros
  9. 9. • Se maneja algún sistema para evitar la impresión en papel y generar mas medios magnéticos Se ejercen campañas ambientales en las cuales damos a conocer la importancia de el ahorro de papel generando conciencia por medio de concursos y comunicados a utilizar mas los elementos electrónicos. • Que series y subseries manejan por favor nombrar 2 • CONTRATOS Contrato de arrendamiento Contrato de obra Contrato de prestación de servicios • INFORMES Informes a entres de control Informes de gestión
  10. 10. • Según su TRD cuanto tiempo conservan en el archivo central su correspondencia ,interna y externa tanto enviada como recibida La conservación de este tipo de documentación en el archivo central es de 20 años • El área de archivo cuenta con recursos necesarios para su buen funcionamiento Cuenta tanto con los recursos materiales y humanos • La entidad rige las normas establecidas por el archivo general de la nación Siendo una entidad del estado nos regimos a la normatividad archivística vigente, Ley general de archivos 594 de 2000 entre otras. • Que funciones se realizan en el archivo de gestión de esta entidad Organizar y conservar la documentación en tramite Impedir la dispersión , superproducción y eliminación de documentos vitales Facilitar y controlar el préstamo de archivos de gestión Preparar las transferencias documentales primarias de acuerdo a las normas expuestas
  11. 11. 2) Identifique en el archivo visitado los siguientes conceptos y luego, explique con sus propias palabras que entiende por: ARCHIVO TOTAL, CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS, PRINCIPIO DE PROCEDENCIA, PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL, FOLIO, LEGAJO, FONDO, SUBFONDO,SERIE, SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL, TABLAS DE VALORACIÓN, TABLAS DE RETENCIÓN, VALOR PRIMARIO, VALOR SECUNDARIO. • ARCHIVO TOTAL Es el conjunto de actividades que interactúan desde la producción del documento hasta su conservación definitiva o posterior eliminación. • CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Ciclo por el que atraviesan los documentos tiene que pasar desde su producción o recepción de los archivos de gestión, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente o histórico. • PRINCIPIO DE PROCEDENCIA Es el principio de la archivística en el que se en el cual se determina que la clasificación de los documentos y esta debe responder a la organización y las competencias de la unidad productora.
  12. 12. • PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL Es el principio de la archivística en el cual se establece que no se debe alterar el orden físico del documento, respetando así el orden de los tramites que los produjo, de esta forma de garantiza la transparencia en la gestión de una entidad. • FOLIO Es cada una de las hojas contenidas en una unidad de conservación. • LEGAJO Es un conjunto de documentos que se organizan y compilan los cuales hacen referencia a un mismo asunto, pueden ser encarpetados o empastados con la finalidad de facilitar su ubicación y posterior consulta. • FONDO DOCUMENTAL Es la totalidad de documentación producida, acumulada y/o recibida por una institución o persona, y esta refleja la estructura o las funciones de la entidad generadora. • SUBFONDO DOCUMENTAL Conjunto de documentos relacionados entre sí y corresponden con las subdivisiones administrativas de la institución u organismo que lo origina.
  13. 13. • SERIE DOCUMENTAL Conjunto de documentos ligados por una misma norma o actividad, generados de forma continua por una entidad. • SUBSERIE Grupo de documentos que forman parte de una serie, y estos a su vez se identifican de forma separada de la serie por unas características específicas. • TIPO DOCUMENTAL Son aquellos documentos que reflejan las actuaciones de una entidad, poseen características específicas en su forma, tipo de soporte el cual determina sus contenidos reglamentados. • TABLAS DE VALORACIÓN Es aquella información que corresponde a las series o asuntos de una entidad después de un análisis del fondo acumulado, en el se registran las fechas extremas de los procedimientos para la disposición final. Estas tablas sirven para recuperar la memoria de la institución, también facilita la consulta de la información, debido a la organización archivística que hay en ella, y nos permite valorar la documentación con el fin de hacer transferencias.
  14. 14. • TABLAS DE RETENCIÓN Es una herramienta informativa que permite a una entidad identificar dentro del fondo documental las series y subseries con sus respectivos tipos documentales, indican el tiempo de permanencia en cada fase de archivo según sus valores primarios y secundarios, facilitando la ubicación y consulta, controla la conservación y transferencia de los mismos, e indican la disposición final de los documentos. • VALOR PRIMARIO Los valores primarios son dados por el tiempo que sirven a las entidades para su gestión, pueden ser de carácter: • Legal: Dados por derechos y obligaciones legales, sirven de testimonio ante la ley. • Contable: Dan testimonio de los ingresos y egresos de una entidad, así como de sus movimientos económicos. • Administrativo: Dan testimonio de los procesos desarrollados en una entidad, ayudan a la toma de decisiones y planeación. • Fiscal: Brindan información sobre aportes que tienen que ver con el tesoro público.
  15. 15. VALOR SECUNDARIO Son los que permiten identificar la actividad administrativa de una persona o entidad, brindando un soporte informativo. Deben ser conservados en un archivo de forma permanente, pueden ser: Histórico: consisten en la recordación o reconstrucción de variedad de hechos de una comunidad, por tanto aportan a una investigación. Científico: Son los que proporcionan conocimiento en cada área de aprendizaje. Cultural: Son aquellos documentos que evidencias los rasgos particulares de una comunidad, en su relación con el entorno natural y social, por lo tanto son útiles para el conocimiento.
  16. 16. 3) De ejemplos de documentos que se conservan en dichos archivos por sus valores primarios y secundarios (mínimo 4 documentos) ARCHIVO DE GESTION VALOR PRIMARIO: 1. CONTRATOS VIGENTES 2. HOJAS DE VIDA 3. RESOLUCIÓN 4. AFILIACIONES SEGURIDAD SOCIAL VALOR SECUNDARIO: 1. ACTAS DE COMITE JUNTA DIRECTIVA 2.ACTA DE INCIO 3. REGISTRO DE CUMPLIMIENTO DE HORARIO 4. REGISTRO DE VISITANTES ARCHIVO CENTRAL VALOR PRIMARIO: 1. HOJAS DE VIDA 2.LIBROS CONTABLES 3.CONTRATOS CERRADOS 4: ACUERDOS VALOR SECUNDARIO: 1.ACTAS DE GERENCIA 2.RESOLUCIONES 3.FICHAS DE INSCRIPCION 4. TERMINACIONES LEGALES ARCHIVO HISTORICO VALOR PRIMARIO: 1. ESCRITURAS 2. LIBORS CONTABLES 3. ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA 4. HOJAS DE VIDA VALOR SECUNDARIO: 1. ACTAS DE REUNION 2. REGISTROS DE SOCIOS 3. INVESTIGACIONES CIENTIFICAS 4. RESOLUCIONES DE NOMBRAMIENTO O ASCENSOS
  17. 17. 4) Realice 3 ejemplos donde se evidencia la serie, subserie y tipo documental. SERIE: Programas SUBSERIE: Programas de Capacitacion TIPO DOCUMENTAL: Registro de asistencia SERIE: Planes SUBSERIE: Planes de salud TIPO DOCUMENTAL:resolucion SERIE:Convenios SUBSERIE: Convenios de Cooperacion TIPO DOCUMENTAL: Informe de Gestión
  18. 18. 5) Indague cuáles documentos se deben eliminar en las oficinas, es decir, no son archivados. • Documentos de apoyo que no están consignados en las TRD (TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL) • Copias de memorandos • Documentos en papel químico o fotocopiado • Duplicidad exacta • Copias de correspondencia • Tarjetas de presentación (una vez actualizado el directorio) • Formatos en blanco que no son útiles • Hojas de vida de personal rechazado • Propuestas de servicios que no hicieron parte del proceso contractual • Notas simples • Facturas pequeñas sin ninguna trascendencia en la entidad
  19. 19. 6 ¿Qué es foliación? Es el Acto de enumerar las hojas en un orden consecutivo desde 1 a todos los folios, las series que constituyen agrupaciones documentales que no pueden ni deben ser separadas por cuanto corresponden a secuencias que son resultados de trámites de carácter administrativo o técnicos, que deben ser respetados y controlados • La foliación es muy importante en todos los casos de organización de archivos sus principales finalidades son 2 • La cantidad de folios • La calidad de los folios y hace referencia a la conservación de los documentos • Esta foliación permite la rápida ubicación del documento, cualquier clase de documento puede tener foliación (inventarios, guias,catalogos) • La foliación es requisito para transferencias primarias y las secundarias
  20. 20. • Es importante tener en cuenta que antes de foliar es necesario hacer la valoración primaria esta consiste en: 1. Verificar si los documentos corresponden a tramites o a los tipos documentales de la respectiva serie documental. 2. Analizar si existen duplicados (documentos repetidos) 3. Identificar si además de los tipos documentales propios de la serie existen otros de apoyo 4. Verificar si los documentos contenidos en la unidad de conservación están correctamente ordenados. Lo anterior con el fin de de proceder a depurar si fuera el caso, lo cual consiste en retirar los documentos duplicados y los que no sean constitutivos de la serie. MATERIALES DE FOLIACIÓN • La foliación debe efectuarse utilizando lápiz mina negra y blanda ,tipo HB o B otra alternativa es el uso de bolígrafo mina negra insoluble • No se debe foliar con lápiz mina roja ya que este color no es captura al momento de digitalizar o microfilmar el documento REQUISITOS PARA LA FOLIACIÓN
  21. 21. PROCEDIMIENTO PARA LA FOLIACIÓN • Se debe numerar de manera consecutiva , es decir sin omitir ni repetir números • No se debe foliar utilizando números complementarios a,b,c bis • Se debe escribir el numero en la parte superior derecha dela cara recta del folio en el mismo sentido del documento • Se debe escribir el numero de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco y sin alterar membretes ,sellos textos ,o numeraciones originales • No se debe escribir con trazo fuerte por que se puede causar daño irreversible al soporte papel • No se debe foliar ni las pastas ni las hojas en blanco • Los planos, mapas, dibujos que se encuentren tendrán el numero de folio consecutivo que le corresponda aun cuando estén plegados • Los anexos impresos (folletos boletines periódicos revistas que se encuentren se enumeran como un solo folio en el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de titulo año y numero total de paginas • Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridas a una hoja a este se le escribirá su respectivo numero de folio , dejando en el área de notas del instrumento de control o de consulta las características del documento foliado • Las fotografías cuando estén sueltas se foliaran en la cara vuelta utilizando lápiz correspondiendo un numero para cada una de ellas • Si existen errores en la foliación esta se anulara con una línea oblicua ,evitando tachones
  22. 22. 7. Indique como se organizan los documentos dentro de las carpetas. • La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada una de las dependencias • La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes y los tipos documentales se ordenaran de tal manera que se puede evidenciar el desarrollo de los tramites . el documento con la fecha mas antigua de producción , será el primer documento que se encontrara al abrir la carpeta y la fecha mas reciente se encontrara al final de la misma • Los tipos documentales que integran las unidades documentales delas series y las subseries están debidamente foliadas con el fin de facilitar su ordenación consulta y control la foliación se podrá realizar con lápiz o esfero al extremo superior de la hoja
  23. 23. 8) Mencione los datos que deben tener las etiquetas de las carpetas y cajas. • Los datos que deben contener es: Sección:____________________ __ Subsección:_________________ __ Serie:______________________ __ Subserie:___________________ __ Fechas Extremas: ______________ No. De Folios:__________________ No. Carpeta:___________________ No. Caja:______________________ CAJAS Serie:_________________ _______ Subserie:______________ _______ Fechas Extremas:_____________ __ No. De Folios:________________ __ No. Carpeta:______________ _____ CARPETAS
  24. 24. RECEPCIÓN Esto se realiza recibiendo dos copias de cada documento uno para el consecutivo y otro para la respectiva dependencia se le asigna el reloj y su numero de radicado correspondiente y se le asigna en su respectivo casillero PRODUCCIÓN Se produce el documento carta, memo acta de acuerdo a los lineamientos enviados por el centro de documentación y teniendo en cuenta la norma de elaboración de documentos una vez elaborada se da DISTRIBUCIÓN este se entrega por áreas a las distintas dependencias de la entidad las cuales se identifican por su nomenclatura basada en el organigrama de la institución TRAMITE Luego de que el destinatario recibe su comunicación debe ingresar su firma en la respectiva planilla de recibido si este documento debería ser entregado a otra persona regresa al centro de documentación y se le asigna a esta persona ORGANIZACIÓN la organización de los documentos son responsabilidad de cada área ,antes de entregarlas al centro de documentación DISPOSICIÓN FINAL DEL DOCUMENTO luego de tramitar la documentación al centro de documentación esta área será la encargada de ingresar los códigos de carpetas y cajas en el software documental para realizar a futuro su respectivo préstamo por medio de una bitácora ARCHIVO DE GESTIÓN Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados ARCHIVO DE GESTION
  25. 25. PROCESO ACTIVIDAD PLANEACIÓN Formatos establecidos en una aplicativo llamado ISOLUCION, en que se registra la información para que los usuarios los consulten y descarguen en el momento que los requieran. Están establecidos para cada proceso con el fin de estandarizar y tener una imagen corporativa, (considero que hace falta más capacitación al respecto y esto hace que por desconocimiento no se usen en su totalidad) PRODUCCIÓN Como se menciona en la Planeación, muchas veces por desconocimiento no se hace uso adecuado de lo que está establecido previamente, en algunas ocasiones se usa, sobre todo para el envío de comunicaciones ya sea para dar respuesta a solicitudes o para generar peticiones o solicitudes dentro de las funciones de la entidad. Internamente sucede lo mismo. En algunas dependencias lo usan pero omiten algunos aspectos como mencionar quien lo elabora, revisa, aprueba. GESTIÓN Y TRAMITE No se maneja un software de radicación, el registro de las comunicaciones se hace de manera manual, se manejan radicadores y fechadores para la radicación. Se manejan los envíos por varios tipos de correo: correo certificado, correo normal (sin prueba de entrega), correo agrupado (corra) entre regionales, postexpress (con prueba de entrega), certimail (correo certificado vía mail) ARCHIVO CENTRAL
  26. 26. ORGANIZACIÓN Se manejan estantes fijos, se está implementando un programa de Gestión Documental, por lo tanto no cuenta con TRD ni TVD, el archivo se maneja Centralizado por lo que las regionales y puntos operativos remiten toda la documentación a la sede principal. En estos momentos existen unos parámetros básicos de ordenación como son: cronológico, alfanumérico, alfabético. TRANSFERENCIA Las transferencias se hacen de acuerdo a lo estipulado en lo que se ha adelantado del Programa de Gestión Documental, pero al momento no hay unas fechas establecidas, las transferencias se hace de acuerdo a la frecuencia de la consulta y necesidad de la dependencia. La transferencia se hace de acuerdo a lo establecido en el Formato Único de Inventario Documental, teniendo en cuenta la foliación y la ordenación dependiendo de la ordenación y el tipo de documentos DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS Como no existe en el momento TRD, ni TRD se recibe toda la documentación sin eliminar nada, en el momento el Archivo Central es el encargado de recibir, para hacer esto el profesional de Gestión Documental hace una valoración de los documentos que va a recibir y da las pautas generales para no destruir y conservar la documentación mientras son aprobadas las TRD, en el momento que sean aprobadas ya se procederá de acuerdo a lo que este dispuesto en estas. PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO Se usan carpetas desacificadas con gancho legajador plástico, estas se conservan en cajas X200, en estantes con las condiciones dispuestas por el AGN, se cuenta con un espacio amplio para conservar la documentación. VALORACIÓN Existe unos procedimientos que están en evaluación y aprobación, ya está en evaluación la TRD, por el momento ese le da valor a toda la documentación, el profesional de archivo orienta conforme a la TRD que se planteo para la valoración de documentación y de esta forma no destruir y conservar lo que se debe.
  27. 27. PROCESOS DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL ARCHIVO HISTÓRICO ORGANIZACIÓN En esta fase se dispone y organiza finalmente la documentación del archivo central, que por decisión del comité de archivos debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere la investigación, la ciencia y la cultura, esto quiere decir que se toma en cuenta el valor cultural y patrimonio histórico. CONSULTA Aquí se realiza el proceso de formulación de consulta, se implementa una estrategia de búsqueda, y posteriormente se hace la entrega respectiva de la información solicitada a los usuarios. Esta consulta es por concepto informacional e histórico. CONSERVACIÓN En esta etapa se hace un diagnostico general de los objetos o materiales que pueden llegar a causar el deterioro del documento, se hace uso de personal altamente capacitado en Conservación y Restauración Documental, y se procede a hacer las debidas actividades como la desinfección, limpieza del ambiente y estanterías entre otras, y estas a su vez permiten que el documento tenga una larga vida, y finalmente se hace un monitoreo verificando que el documento se encuentre en buen estado para su conservación. DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS Se hace una valoración total del documento diagnosticando cuales pueden ser eliminados, conservados totalmente, microfilmados o digitalizados, para su conservación permanente dentro del Archivo Histórico
  28. 28. • HOJAS DE VIDA • Se arma la carpeta verificando los documentos entregados con una lista de los documentos requeridos por el área de GH • Se actualiza la base de datos de novedades de ingreso a personal • Se verifican los documentos y se organizan en forma cronológica sobreponiendo la hoja de vida de la entidad ,hoja de vida personal documentos de identificación y soportes de estudio • Se procede a la foliación de los documentos • Se elabora el título de la carpeta • Se verifica según el apellido en que caja debe ir ubicada • la hoja de vida 10) Cada integrante del equipo debe tomar un documento que se produzca en alguna dependencia de una entidad visitada y explicar el proceso que se lleva a cabo con ese documento desde que se origina hasta su etapa final de conservación o eliminación
  29. 29. • TIPO DE DOCUMENTO PENDIENTE: Son aquellos que son importantes para la entidad, puesto que tiene que ver directamente con ella, pero no son de carácter urgente según las TRD, el proceso que se hace a estos documentos son. Verificar que el documento tenga que ver con la entidad o pertenezca a ella, luego se le da un número de radicación consecutiva, en el cual va impresa la fecha, hora, dependencia a la cual va dirigida, asunto y su consecutivo. Después se procede a escanear el documento y subirlo el sistema de la entidad, e inmediatamente se lleva a la dependencia respectiva. En esta dependencia se le da tramite o la respuesta requerida a la persona en un tiempo de terminado y posteriormente se procede a verificar que tipo de conservación se le dará al documento según las TRD, y se define si se conserva o elimina según el caso.
  30. 30. CONTRATOS COMERCIALES: - LICITACIÓN PÚBLICA y / o -CONTRATACIÓN DIRECTA Inicia con:: ACTA DE INICIO •POLIZAS DE CUMPLIMIENTO •SEGUROS •POLIZAS DE GARANTIAEjecución INFORMES DE FACTURACIÓN •INFORMES DE EJECUCIÓN •INFORMES DE GESTIÓN Actas De: • REUNIÓN •CIERRE •TERMINACION LEGAL ACTA DE LIQUIDACIÓN
  31. 31. 11) Indague y explique cómo se lleva a cabo la valoración documental en la entidad visitada y de ejemplos de los documentos que conserva dicha entidad por sus valores primarios y secundarios. • RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS: Se verifica que los documentos estén completos, que correspondan a lo anunciado, que sean competencia de la entidad para efectos de su radicación, con el propósito de dar inicio a su trámite. La información se puede recibir a través de diferentes medios tales como: mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos. • DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS Este está relacionado con el flujo de cuentos al interior y exterior de la entidad, esta distribución cuenta con mecanismos de control y verificación de recepción, y envió de los mismos. • TRAMITE DE DOCUMENTOS En desarrollo de sus funciones cada dependencia genera un conjunto de documentos, objeto de trámites administrativos, estos documentos integran sus respectivas series documentales.
  32. 32. • ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Acciones encaminadas a la adecuación y organización de los archivos, comprende los procesos archivísticos de: clasificación, ordenación, y descripción documental. • CONSULTA DE DOCUMENTOS La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural, estado colombiano etc.) al acceso de la información contenida en los documentos de archivo, y de ser necesario a obtener copia de los mismos. Para este propósito todos los archivos deben cumplir los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefónica, correo electrónico, vía fax, o remisión del usuario al funcionario competente. • CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS En este proceso se garantizan las condiciones mínimas encaminadas a la protección de los documentos, el establecimiento, y suministro de equipos adecuados para el archivo, sistemas de almacenamiento de información en sus distintos soportes. Este almacenamiento consiste en guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios y unidades de conservación apropiados.
  33. 33. • DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS Según el formato de las TRD, se le aplica a cada serie o subserie el proceso de valoración documental para definir su conservación permanente, reproducción a través de tecnologías y soportes, en cuya aplicación se observen principios y procesos archivísticos, la eliminación cuando se agotes sus valores administrativos, no tengan o representen valor para la investigación o la selección de algunas documentos respectivos.
  34. 34. • 12) Lea el Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15 de marzo de 2013 e indague en una ENTIDAD PÚBLICA lo siguiente: • ¿Qué importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012) para el país? Este Decreto es muy importante para el país, ya que en el encontramos un avance significativo en la Gestión de los Documentos o en la Gestión Documental, ya que permite que todas las entidades pertenecientes al Sistema Nacional de Archivo puedan contar con herramientas modernas, acorde a las necesidades netamente archivísticas y de Gestión Documental en el país. También hace alusión a la importancia de que todas las entidades públicas cuenten con un programa de Gestión Documental, y presenta los parámetros que se deben tener en cuenta para llevar a cabo la Gestión Documental electrónica en el país. También cuentan con un instrumento normativo moderno, acorde con las necesidades del país a partir de los cambios en aspectos normativos , tecnológicos y de la política publica que han impactado los procesos de gestión documental del estado
  35. 35. Este decreto es un punto de partida hacia la implementación y estandarización de los procesos que rigen los procesos de un programa de Gestión teniendo en cuenta la gran importancia que se le debe dar a los archivos desde el momento que se produce hasta el momento que se elimina o conserva de manera permanente. Antes de la creación de normatividad cada entidad disponía y creaba sus procesos de acuerdo a sus necesidades sin tener en cuenta los parámetros generales, nadie se hacía responsable y de cierta manera esto contribuía a la perdida de información y deterioro de los documentos que esto conllevo también a la pérdida de memoria histórica no solo de la entidad sino también de un país. Lamentablemente aun después de la creación de normas no se logrado estandarizar una metodología y aunque rige para entidades del orden público y algunas privadas con funciones públicas no se tiene la conciencia del valor que se maneja a diario, se hace necesario crear conciencia y empezar por nosotros mismos para dar la importancia que se debe y tener un beneficio a futuro.
  36. 36. Cuáles son los cambios a en los procesos de la Gestión Documental a la luz de ese nuevo Decreto? Realice un cuadro comparativo entre los procesos del Programa de Gestión Documental antes del Decreto 2609 de diciembre de 2012 y los procesos de la Gestión Documental a partir de la expedición de dicho Decreto. Indague que cambios o ajustes han que hacer para dar cumplimiento a la norma. Al comparar la reglamentación expedida antes del Decreto 2609 de 2012 por el Archivo General de la Nación, podemos decir que se observan cambios significativos, entre estos cambios destacamos los siguientes: • Se añaden esencialmente políticas en cuanto al manejo de los documentos a partir de las tecnologías de la información (TIC) empleándolas en pro de la Gestión Documental. • Los cambios son básicamente en aspectos normativos, tecnológicos, y de política pública. • También establece etapas para asegurar la gestión Documental. • Introduce nuevos procesos en la gestión Documental como planeación y valoración.
  37. 37. ANTES DEL DECRETO 2609 DESPUÉS DEL DECRETO 2609 No se contaba con una oficina propia como tal sino que el área de archivo correspondencia dependía de Servicios Generales. Con la creación del decreto 2609, se da importancia a la documentación El área de archivo era manejada por personas que no estaban capacitadas. Se obliga a las entidades a dar el valor que se merece la documentación y la información A esta dependencia enviaban el personal que quería ser castigado y no tenía otro sitio para asignarle funciones Crea pautas para responsabilizar a las entidades a dar la importancia a la Gestion Documental. Dentro de los procesos de gestión no había un criterio establecido sino que cada funcionario actuaba conforme a su decisión por lo que se perdía información o se conservaba lo que no se debía. Se vinculan los documentos electrónicos, esto es importante ya que hoy en día son parte elemental en el ejercicio de las funciones de las entidades. Se producían documentos en varios tipos de formato, no existía uno estándar. Los programas de Gestion Documental permiten tener procesos y procedimientos establecidos para que cada funcionario haga uso de estos y no se pierda información, esto crea uniformidad y orden en lo que se haga. No se contaban con depósitos apropiados para la conservación de los archivos, por lo que se almacenaban en cualquier sitio lo que permitía que la documentación se deteriorara y entraran animales (roedores), hongos, etc. Las entidades están obligadas a tener en cuenta el área de Gestion Documental y no hacer caso omiso, es aquí donde nace un requerimiento y termina un requerimiento. En el momento de recuperar la información para dar respuesta a algún requerimiento era dispendioso por lo que muchas veces se perdían procesos o demandas. Tener clara la normatividad y hacer uso de esto permite optimizar recursos y tener la certeza que la información suministrada es la correcta. Cuadro comparativo
  38. 38. • ¿Cuáles son los aspectos más importantes a tener en cuenta según el contenido del mencionado Decreto? Este decreto enfatiza en la responsabilidad de las entidades publicas , en la adecuada gestión de los documentos públicos ,físicos y electrónicos y en la obligación de elaborar un programa de gestión documental y la normalización de los procesos técnicos para cumplir los objetivos del PGD y brinda los lineamientos para la gestión documental electrónicas en las diferentes entidades del estado. Uno de los aspectos más importantes contenido en este Decreto 2609 de 2012, es la implementación de la norma para la gestión documental en el capítulo V “La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo” en los que se establecen la reglamentación para el manejo de este tipo de documento, por medio de los artículos 22, en el que se hace referencia a los aspectos que se deben considerar para la adecuada gestión de los documentos electrónicos, el artículo 23 que menciona las características que debe tener el documento electrónico, de archivo, también los requisitos para la integridad y autenticidad de los mismos establecidos en los artículos 24 y 25 y los siguientes artículos a este capítulo. Importante destacar que este decreto abarca el documento de archivo en todos sus niveles, tiene en cuenta la importancia de estos documentos sin importar el formato, esto es indispensable ya que con el avance de la tecnología no se debe descuidar ningún aspecto. La gestión documental tiene que garantizar que los documentos sirvan de testimonio y brinden ayuda en la ejecución de las funciones que ejercen las entidades lo que llevara a evitar pérdidas no solo de información sino también de soportes vitales
  39. 39. • Indague y realice un resumen de los Acuerdos 003, 004 y 005 de marzo 15 de 2013 ACUERDO 003 DEL 15 DE MARZO DE 2013 Por el cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de 2012 , se adopta y se reglamente el comité evaluador de documentos del archivo general de la nación y se dictan otras disposiciones Hace referencia al decreto 2578 de 2012 donde se establece que el archivo general de la nación podrá evaluar las tablas de retención documental y de valoración documental de las gobernaciones y distritos de sus entidades centralizadas ,descentralizadas autónomas y de las entidades privadas que cumplan funciones publicas de los municipios distritos y departamentos que sean aprobadas por el comité interno de archivo de la respectiva entidad De igual manera nos dice que el archivo general de la nación reglamentara el procedimiento para la elaboración evaluación y aprobación e implementación de las tablas de retención documental y de las tablas de valoración documental
  40. 40. ACUERDO 004 DEL 15 DE MARZO DE 2013 Por el cual se reglamenta parcialmente los decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración , presentación y evaluación ,aprobación e implementación de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental Este acuerdo nos dice que las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental son instrumentos archivísticos necesarios para la adecuada gestión de los documentos y archivos de estado sin los cuales no es posible disponer de archivos técnicamente organizados Además el acuerdo 004 establece que las entidades del estado de orden nacional , departamental, distrital, municipal y las entidades privadas que cumplan funciones publicas deben elaborar aprobar e implementar y actualizar sus tablas de retención documental TRD y las tablas de valoración documental TVD tanto para la organización como para la disposición de los documentos físicos y electrónicos estas deben elaborarse teniendo en cuenta el instructivo de las TRD y las TVD aprobadas por el archivo general de la nación luego deben ser aprobadas por un acto administrativo expedido por el representante legal de la entidad y como siguiente deberá publicarse en la respectiva pagina web de la entidades publicas
  41. 41. ACUERDO 005 15 DE MARZO DE 2013 Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades publicas y privadas que cumplan funciones publicas y se dictan otras disposiciones Aplica en las entidades del estado en sus diferentes niveles nacional,departamental,municipal de las entidades territoriales indígenas y demás entidades territoriales como las entidades privadas que cumplan funciones publicas y demás organismos regulados por la ley 594 de 2000 todas las entidades del estado están obligadas a crear conformar clasificar ordenar conservar describir y facilitar el acceso y consulta de sus archivos teniendo en cuenta los principios de procedencia orden original integridad de los fondos el ciclo vital del documento y la normatividad archivística , de igual manera las entidades están en la obligación de conformar un archivo central institucional que debe ser el responsable de recibir organizar y custodiar describir controlar y prestar el servicio de consulta de los documentos recibidos en transferencia primaria de los distintos archivos de gestión de la entidad y deben responder al cuadro de gestión documental siguiendo de manera jerárquica la estructura orgánica funcional de la entidad además las entidades del estado deben transferir sus archivos que tengan un valor histórico al archivo general de la nación o al archivo territorial dependiendo su jurisdicción En cuanto a la organización de los documentos están a cargo de las respectivas áreas responsables.
  42. 42. CONCLUSIONES • Se puede identificar el ciclo vital de un documento en una área de gestión documental , al igual las diferencias de manejo entre una entidad privada y una publica. • Nos quedo claro el significado de los diferentes acuerdos vistos en este taller los cuales serán de gran importancia en nuestro futuro profesional
  43. 43. WEB GRAFÍA• Acuerdo 003 del 15 de marzo de 2003 http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUERDO_03_D E_2013.pdf • Acuerdo 004 del 15 de marzo de 2013 http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUERDO_04%2 0DE%202013.pdf • Acuerdo 005 del 15 de marzo http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUERDO_05_D E_2013.pdf • Decreto 2609 de 2012 http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/DECRETO_2609_ DE_2012.pdf Imágenes de google

×