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  1. 1. Unidad 2 Preservación y Conservación de los Documentos Digitales Yerly Carolina Londoño Guerrero Marzo 2018 Universidad del Quindío Facultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes Ciencias de la información y la documentación, bibliotecología y archivística CIDBA Documentos Digitales - Grupo 6
  2. 2. TABLA DE CONTENIDO  Introducción  Como preservar y conservar los Documentos Digitales  Objetivos para la preservación y conservación digital  Estrategias para conservar y preservar los documentos digitales  Políticas para conservar la información electrónica  Políticas de seguridad de la información  Seguridad de la información según la ISO 27001:2013  Estrategias de preservación y conservación  Digitalización de los documentos  Plan de preservación a largo plazo  Problemas que se presentan en la conservación digital  Patrimonio Digital  Referencias Bibliográficas
  3. 3. Introducción La existencia de los documentos electrónicos en la sociedad, son el reflejo de los avances tecnológicos que se han logrado en el mundo entero. Por ello debemos contar con habilidades, capacidades y competencias específicas que garanticen el adecuado manejo y conservación de los mismos. Como futuros profesionales CIDBA debemos tener conciencia de los múltiples beneficios que ofrece la creación e implementación de documentos electrónicos en las organizaciones; comprendiendo en su totalidad cual es la adecuada conservación y preservación con el apoyo de las herramientas tecnológicas existentes.
  4. 4. Como preservar y conservar los Documentos Digitales Deben conservarse los documentos que previamente han sido clasificados como archivos de conservación permanente, luego de que a estos se les identifique por su valor:  Administrativo  Informativo  Legal  Y cultural Por otra parte conservar los documentos de forma digital facilita su difusión gracias al uso de la Internet y a los planes de digitalización de los documentos. En cuanto a la preservación de los documentos es imperativo cumplir con los siguientes requisitos: Captura: Facilita los servicios y las funciones necesarias para el ingreso al SGDEA. Sistema de almacenamiento: Consiste en facilitar los servicios y funciones al momento de almacenar, mantener y recuperar los documentos.
  5. 5. Gestión de bases de datos: proporcionan las herramientas para completar, actualizar y acceder a la información descrita, así mismo permite gestionar y mantener la BD, las búsquedas, la generación de informes y la información administrativa para gestionar los archivos. Administración: Gracias a esta entidad se opera y gestiona el sistema de archivo. Plan de preservación: Es el cronograma que establece funciones y rutinas para estar al pendiente del entorno del sistema y garantizar el acceso a los datos por parte de internos y externos. Acceso: es poner al alcance de los usuarios la información, facilitando la búsqueda, identificación y localización de la misma cuando estos la requieran.
  6. 6. Objetivos: Los objetivos para preservar conservar los documentos digitales son: Garantizar que los archivos digitales sean de fácil lectura comprensión, así como la integridad, autenticidad y conservación de dichos archivos digitales. Los archivos digitales conservarán su autenticad e integridad y la información preservada y conservada no será alterada ni modificada después digitalizada.
  7. 7. Estrategias técnicas Conservar Actualizar Realizar Copias de seguridad Emulador Análisis forense digital Preservación tecnológica Migración Estrategias para conservar y preservar los documentos digitales
  8. 8. Políticas para conservar la información electrónica Hace referencia a la importancia identificar y proteger la información de ser destruida, modificada o utilizada de forma indebida y se caracteriza por garantizar: confidencialidad • Solo quienes estén autorizados podrán acceder a la información específica integridad • Asegurar que los procesos aplicados a la información no alterará ni modificará sus datos y que estos serán exactos al original. Disponibilidad • Garantizar la consulta de forma ágil y rápida a la información, por parte de los usuarios que cuenten con autorización previa Es necesario • Tener en cuenta aspectos como: Autenticidad, posibilidad de auditoría, protección a la duplicación, legalidad, no repudio y confiabilidad de la información. Políticas de seguridad de la información Las organizaciones públicas y privadas tienen la responsabilidad de aplicar de forma adecuada los medios tecnológicos e informáticos que garanticen la conservación de los documentos e información digital. Teniendo en cuenta la constante evolución y por ende obsolescencia de los software y sistemas operativo existe preocupación general en cuanto a la autenticidad y veracidad de la información digital preservada.
  9. 9. Seguridad de la información según la ISO 27001:2013 Norma emitida por la organización Internacional de Normalización (ISO), con el objetivo de establecer la gestión de seguridad de la información de una empresa. Puede ser implementada en cualquier institución de carácter publica o privada y que esta sea certificada y así lo prefiere. Su objetivo es garantizar la protección la confidencialidad, integridad disponibilidad de la información.Las medidas de seguridad a implementar están sujetas a políticas, procedimientos e implementación técnica que se requiera. Abarca la gestión de procesos, recursos protección jurídica y física de la información entre otros. Fue revisada en el año 2013 y su nombre completo es ISO/IEC 27001:2013 ISO 27001:2013
  10. 10. Estrategias de Preservación y Conservación A corto plazo Conservar el entorno tecnológico: Museos informáticos y arqueología de la información Migración y renovación del soporte; refreshing. Migración Emulación A mediano y Largo Plazo Existen diversas estrategias a implementar y aplicar al momento de preservar y conservar la documentación.
  11. 11. Plan de preservación a largo plazo Teniendo en cuenta el Acuerdo 006 de 2014 en su artículo 18 el plan de preservación a largo plazo es “el conjunto de acciones a corto, mediano y largo plazo que tienen como fin implementar los programas, estrategias, procesos y procedimientos, tendientes a asegurar la preservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo, manteniendo sus características de autenticidad, integridad, confidencialidad, inalterabilidad, fiabilidad, interpretación, comprensión y disponibilidad a través del tiempo”. Para que este se ejecute debe contar los siguientes elementos:  Políticas de preservación de la entidad: marco conceptual y conjunto de estándares para la gestión de la información electrónica; metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información; programa de gestión documental; mecanismos de cooperación, articulación y coordinación permanente entre las áreas de tecnologías de la información, gestión documental, auditorías internas y usuarios.  Obligaciones legales: aspectos jurídicos del sector, la entidad y de gestión documental.  Limitaciones de la entidad, en términos jurídicos, financieros y las limitaciones técnicas, respecto de la infraestructura tecnológica con que cuenta la entidad.  Necesidades de los usuarios, en cuanto a medios tecnológicos y capacitación, con base en la evaluación de la capacidad técnica de la entidad y el nivel de conocimiento de los usuarios.  Buenas prácticas establecidas al interior de la entidad, guías, normas técnicas y estándares vigentes.
  12. 12. Digitalización de los documentos Facilitar nuevas formas de acceso y uso Difusión Preservación: anticipar, prevenir, detener y retardar un documento. Preserva y difunde la información Digitalizar Se selecciona el formato a digitalizar de acuerdo a su factor.
  13. 13. Plan de preservación a largo plazo Teniendo en cuenta el Acuerdo 006 de 2014 en su artículo 18 el plan de preservación a largo plazo es “el conjunto de acciones a corto, mediano y largo plazo que tienen como fin implementar los programas, estrategias, procesos y procedimientos, tendientes a asegurar la preservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo, manteniendo sus características de autenticidad, integridad, confidencialidad, inalterabilidad, fiabilidad, interpretación, comprensión y disponibilidad a través del tiempo”. Para que este se ejecute debe contar los siguientes elementos:  Políticas de preservación de la entidad: marco conceptual y conjunto de estándares para la gestión de la información electrónica; metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información; programa de gestión documental; mecanismos de cooperación, articulación y coordinación permanente entre las áreas de tecnologías de la información, gestión documental, auditorías internas y usuarios.  Obligaciones legales: aspectos jurídicos del sector, la entidad y de gestión documental.  Limitaciones de la entidad, en términos jurídicos, financieros y las limitaciones técnicas, respecto de la infraestructura tecnológica con que cuenta la entidad.  Necesidades de los usuarios, en cuanto a medios tecnológicos y capacitación, con base en la evaluación de la capacidad técnica de la entidad y el nivel de conocimiento de los usuarios.  Buenas prácticas establecidas al interior de la entidad, guías, normas técnicas y estándares vigentes.
  14. 14. Problemas que se presentan en la conservación digital Los problemas de conservación digital se presentan por las características de los documentos: Perdidas espontáneas o catastróficas de la información Degradación de los soportes Obsolescencia tecnológica
  15. 15. Patrimonio Digital El patrimonio digital se conforma con los documentos informáticos cuyo valor de conservación es permanente teniendo en cuenta que pueden preservarse generaciones futuras, y que su procedencia es de comunidades, industrias, sectores o regiones diferentes de un país. Es necesario aclarar que no todos los documentos tienen valor perdurable.
  16. 16. Referencias Bibliográficas  Acuerdo 006 de 2014. Recuperado de: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=61770  Sastre Natividad, G. (s.f). Preservación y conservación de documentos digitales. Recuperado de  http://www.acal.es/index.php/archivpost-a-fondo/item/download/95_cb791e918e1298221b2e8cfb89af233b  Barrueco, J.M. (s.f.). 7.preservación y conservación de documentos digitales. Recuperado de http://www.edaddeplata.org/docactos/pdf/educativa/manual/CAPITULO7.pdf  Retos de la preservación digital. Recuperado de: http://www.infotecarios.com/retos-de-la-preservacion-digital/  Uniquindio (2017). Guía Unidad 2. preservación y conservación de los documentos digitales. Documentos digitales  Lineamientos de preservación digital de la Biblioteca Nacional de Colombia. Recuperado de: http://bibliotecanacional.gov.co/es-co/servicios/profesionales-del- libro/Documents/Lineamientos%20de%20preservaci%C3%B3n%20digital.pdf

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