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Universidad de Puerto Rico en Arecibo
        Departamento de sistemas de Oficina




Análisis de Tecnologías para Implantación de Oficina
            Facturadora Psicóloga Clínica




                  preparado por:
              Tahiz Vázquez Miranda




                   sometido a:
                   Dra. M. Cruz




     como requisito del curso SOFI 4218, L25




               en Arecibo, Puerto Rico
            a lunes, 4 de febrero de 2013
Análisis de Tecnologías para Implantación de Oficina
                         Facturadora Psicóloga Clínica

I.       Ubicación de la oficina

Ergonomía – es la ciencia que adapta al hombre junto con las máquinas desde la perspectiva del
usuario de la máquina o equipo. El propósito de la ergonomía es evitar, desde el punto de vista de
nuestra profesión, que el asistente administrativo padezca de dolores o tensiones en el cuello,
espalda, brazos, manos, piernas, etcétera. A continuación se presenta un listado del equipo y
ambiente necesario para una oficina de un facturador médico:

1.    Iluminación – la luz no debe reflejarse en la pantalla de la computadora, en caso de que la
     oficina tenga acceso a ventanas, las mismas se pueden cubrir con cortinas para bajar la
     intensidad de la claridad del día y tener buena iluminación (la adecuada debido a que no es
     recomendable tener iluminación en exceso).

2. Ambiente – los objetos o equipos de mayor uso deben estar cercanos de la persona (lo ideal es
   al alcance del brazo). El escritorio debe tener un espacio suficiente para en caso de tener que
   hacer anotaciones o firmas y debe ser de lado del brazo dominante. Además, el teléfono debe
   estar ubicado del lado al alcance del brazo dominante.

3. Postura – la postura correcta es aquella en la que los pies pueden tocar por completo el suelo y
   las rodillas quedan a una altura ligeramente inferior a las caderas. La distancia entre las rodillas
   y la silla es de aproximadamente 5 a 10 centímetros. El respaldo se debe ajustar a la curva
   lumbar provocando postura vertical, alineando el cuello y la cabella con el torso. El
   descansabrazos debe estar a la altura necesaria. Entre la silla y el escritorio debe existir el
   espacio suficiente para estirar las piernas.

4. Visión – el monitor de la pantalla debe estar ubicado de forma adecuada para no requerir
   inclinaciones mientras se utiliza. Se debe descansar la vista al menos durante 20 segundos cada
   10 o 20 minutos que se trabaja en el monitor. La vista se puede descansar al observar objetos
   fijos que están a 6 o más metros de distancia. Además, se debe parpadear frecuentemente.

5. Cuellos, brazos, muñecas y manos – evitar inclinar el cuello, no hablar por teléfono mientras se
   sostiene el mismo con la cabeza y hombro, utilizar un atril con sujetador ubicado entre el
   teclado y el monitor, las muñecas no deben tocar ninguna superficie mientras se escribe o
   utiliza el ratón, los hombros y brazos deben estar relajados y la postura correcta de las manos es
   ligeramente por debajo de los codos.

6. Teclado y ratón – el ratón debe estar ubicado de forma que tenga libre movimiento, el teclado
   se puede inclinar un poco para facilitar la escritura y el ratón se mueve utilizando la mano y no
   la muñeca.

7. Monitor – el monitor se debe ubicar entre 3 y 5 centímetros por debajo de los ojos y ajustar el
   brillo y contraste.
8. Equipos portátiles – si se trabaja en una computadora portátil se debe hacer en una mesa y silla
   de la altura correcta, se recomienda utilizar un teclado de tamaño normal (externo) y un ratón
   externo y no se recomienda utilizar las computadoras portátiles en la oscuridad o en lugares con
   poca iluminación.

9. Otras recomendaciones – es recomendable por cada 30 minutos de trabajo frente a la
   computadora, tomar 2 minutos de descanso y existen programas que le notifican al usuario que
   es tiempo de descansar (PreRSI http://www.sourceforge.net), levantarse cada cierto tiempo de
   acuerdo a las necesidades de la persona y tener cerca objetos con los que se puedan relajar las
   manos. En el caso de los equipos portátiles los descansos deben ser aproximadamente cada 15
   minutos de trabajo.

II.       Equipo ergonómico

1.     Computadora – computadora de escritorio (desktop computer) porque la pantalla y capacidad
      de memoria es mayor que una laptop o notebook. Este es el tipo de computadora recomendado
      para las oficinas debido a que brinda mayor comodidad. Las desktop computers son más
      cómodas de utilizar que cualquier otro tipo de computadora.

2. Escritorio – no debe tener bordes filosos para evitar lesiones y debe tener la altura adecuada.
   Debe tener áreas designadas para monitor, CPU (torre), teclado impresora y gavetas. Su
   tamaño no debe ser muy pequeño pero tampoco muy grandes. Se necesita de un escritorio para
   poder tener mayor comodidad a la hora de trabajar y para evitar futuras lesiones.

3. Teclado ergonómico – este tipo de teclado ofrece mayor comodidad para las personas que
   requieren utilizar la computadora con frecuencia. Estos teclados ayudan a no tener que hacer
   tanto esfuerzo para escribir comparándolo con otros teclados, disminuye la tensión de la mano
   y el brazo, la posición de la mano es más natural, trae una almohada o apoyo para descansar las
   muñecas y traen todas las techas para ayudar a que el trabajo se realice más fácil y rápido.

4. Ratón ergonómico – este tipo de ratón reduce la presión que se le hace la mano y nervios de la
   mano para moverlo. El ratón es otro de los equipos que se utiliza con frecuencia en la oficina y
   es por esta razón que se necesita inalámbrico para mayor comodidad. Este tipo también ayuda
   a disminuir la tensión muscular.

5. Mouse pad – también llamado almohadilla del ratón. Facilita el deslizamiento del ratón,
   comodidad y apoyo para la muñeca que se ve reflejado en el brazo, cuello y espalda, además
   que brinda mayor precisión. Este artículo se recomienda para cuidar principalmente nuestras
   manos y muñecas de posibles lesiones debido al gran tiempo que un facturador pasa frente a la
   computadora.

6. Impresora, digitalizador, facsímil y fotocopiadora – la impresora será del tipo de inyección de
   tinta porque tienen gran velocidad para imprimir, el costo es razonable (generalmente son más
   económicas al igual que los cartuchos de tinta), reducido tamaño y solo necesitan 2 cartuchos
   de tinta (color y negro). La impresora también traerá las funciones de fotocopiadora,
   digitalizador y facsímil. Decidí seleccionar este equipo porque reduce los costos ya que, con
   una sola compra se obtienen 4 equipos además, que economiza espacio. Este tipo de equipo es
   el necesario para la oficina de un facturador.
7. Teléfono – en toda oficina se necesita de un teléfono, en el caso de un facturador recomiendo
   que el teléfono tenga al menos doble línea, función de llamada en espera, pantalla para proveer
   el número telefónico de la llamada entrante y sus botones deben ser grandes para facilitar el
   proceso de marcación.

8. Auricular – recomiendo este equipo porque elimina o reduce las tensiones en los brazos y
   cuello al estar en una llamada durante largo tiempo. Además, evita tener que sostener el
   teléfono con el brazo y cuello y en caso de estar en la computadora, no es necesario moverse
   del área para contestar una llamada.

9. Archivos – no debe tener bordes filosos para evitar lesiones. Se recomienda un archivo de
   cuatro gavetas de forma vertical. Al ser una oficina pequeña, el volumen de papeles es menor
   aunque también se estará archivando en el formato electrónico.

10. Atril – se debe utilizar un atril para ubicar los papeles que se estén utilizando al momento de
    escribir en la computadora para evitar tener el documento en la superficie del escritorio. De
    esta forma se evitan lesiones en el cuello y espalda. Este equipo sujeta los documentos a la
    misma vez que trae una regla desplazable para ayudar en la lectura.

11. Silla – la silla debe tener 5 patas para lograr mayor seguridad al moverse, no se debe utilizar
    para ir de un lugar a otro, deben traer descansabrazos, el espaldar se debe ajustar, es
    recomendable que sea bastante acojinada y las ruedas deben ser auto-frenadas para pisos duros
    o lisos. Es necesario este tipo de silla debido a que pasará largas horas trabajando, por lo que
    es necesario contar con el equipo adecuado para evitar lesiones en piernas, espalda, cuello,
    entre otras partes del cuerpo.

12. Trituradora – es necesaria para evitar eliminar documentos sin romper o realizando este
   proceso de forma manual. Este equipo es necesario ya que se estará trabajando con
   información confidencial.

13. USB – recomiendo este artículo para almacenar información de registros, entre otros asuntos.
    Además, puede utilizarse como medio de almacenamiento electrónico (archivo electrónico).

14. Disco duro externo – en este equipo se almacenará la información (se utilizará como archivo
    electrónico) mientras que se tiene un backup de la información de la computadora.

15. Workrave – es una aplicación que se instala en la computadora y se programa para que cada
    cierto tiempo envié una notificación que es tiempo de descanso. Durante este tiempo se puede
    descansar o simplemente realizar otro tipo de tarea que no requiera el contacto con la
    computadora. Debido a la cantidad de trabajo de un facturador, estos programas son de gran
    ayuda.

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  • 1. Universidad de Puerto Rico en Arecibo Departamento de sistemas de Oficina Análisis de Tecnologías para Implantación de Oficina Facturadora Psicóloga Clínica preparado por: Tahiz Vázquez Miranda sometido a: Dra. M. Cruz como requisito del curso SOFI 4218, L25 en Arecibo, Puerto Rico a lunes, 4 de febrero de 2013
  • 2. Análisis de Tecnologías para Implantación de Oficina Facturadora Psicóloga Clínica I. Ubicación de la oficina Ergonomía – es la ciencia que adapta al hombre junto con las máquinas desde la perspectiva del usuario de la máquina o equipo. El propósito de la ergonomía es evitar, desde el punto de vista de nuestra profesión, que el asistente administrativo padezca de dolores o tensiones en el cuello, espalda, brazos, manos, piernas, etcétera. A continuación se presenta un listado del equipo y ambiente necesario para una oficina de un facturador médico: 1. Iluminación – la luz no debe reflejarse en la pantalla de la computadora, en caso de que la oficina tenga acceso a ventanas, las mismas se pueden cubrir con cortinas para bajar la intensidad de la claridad del día y tener buena iluminación (la adecuada debido a que no es recomendable tener iluminación en exceso). 2. Ambiente – los objetos o equipos de mayor uso deben estar cercanos de la persona (lo ideal es al alcance del brazo). El escritorio debe tener un espacio suficiente para en caso de tener que hacer anotaciones o firmas y debe ser de lado del brazo dominante. Además, el teléfono debe estar ubicado del lado al alcance del brazo dominante. 3. Postura – la postura correcta es aquella en la que los pies pueden tocar por completo el suelo y las rodillas quedan a una altura ligeramente inferior a las caderas. La distancia entre las rodillas y la silla es de aproximadamente 5 a 10 centímetros. El respaldo se debe ajustar a la curva lumbar provocando postura vertical, alineando el cuello y la cabella con el torso. El descansabrazos debe estar a la altura necesaria. Entre la silla y el escritorio debe existir el espacio suficiente para estirar las piernas. 4. Visión – el monitor de la pantalla debe estar ubicado de forma adecuada para no requerir inclinaciones mientras se utiliza. Se debe descansar la vista al menos durante 20 segundos cada 10 o 20 minutos que se trabaja en el monitor. La vista se puede descansar al observar objetos fijos que están a 6 o más metros de distancia. Además, se debe parpadear frecuentemente. 5. Cuellos, brazos, muñecas y manos – evitar inclinar el cuello, no hablar por teléfono mientras se sostiene el mismo con la cabeza y hombro, utilizar un atril con sujetador ubicado entre el teclado y el monitor, las muñecas no deben tocar ninguna superficie mientras se escribe o utiliza el ratón, los hombros y brazos deben estar relajados y la postura correcta de las manos es ligeramente por debajo de los codos. 6. Teclado y ratón – el ratón debe estar ubicado de forma que tenga libre movimiento, el teclado se puede inclinar un poco para facilitar la escritura y el ratón se mueve utilizando la mano y no la muñeca. 7. Monitor – el monitor se debe ubicar entre 3 y 5 centímetros por debajo de los ojos y ajustar el brillo y contraste.
  • 3. 8. Equipos portátiles – si se trabaja en una computadora portátil se debe hacer en una mesa y silla de la altura correcta, se recomienda utilizar un teclado de tamaño normal (externo) y un ratón externo y no se recomienda utilizar las computadoras portátiles en la oscuridad o en lugares con poca iluminación. 9. Otras recomendaciones – es recomendable por cada 30 minutos de trabajo frente a la computadora, tomar 2 minutos de descanso y existen programas que le notifican al usuario que es tiempo de descansar (PreRSI http://www.sourceforge.net), levantarse cada cierto tiempo de acuerdo a las necesidades de la persona y tener cerca objetos con los que se puedan relajar las manos. En el caso de los equipos portátiles los descansos deben ser aproximadamente cada 15 minutos de trabajo. II. Equipo ergonómico 1. Computadora – computadora de escritorio (desktop computer) porque la pantalla y capacidad de memoria es mayor que una laptop o notebook. Este es el tipo de computadora recomendado para las oficinas debido a que brinda mayor comodidad. Las desktop computers son más cómodas de utilizar que cualquier otro tipo de computadora. 2. Escritorio – no debe tener bordes filosos para evitar lesiones y debe tener la altura adecuada. Debe tener áreas designadas para monitor, CPU (torre), teclado impresora y gavetas. Su tamaño no debe ser muy pequeño pero tampoco muy grandes. Se necesita de un escritorio para poder tener mayor comodidad a la hora de trabajar y para evitar futuras lesiones. 3. Teclado ergonómico – este tipo de teclado ofrece mayor comodidad para las personas que requieren utilizar la computadora con frecuencia. Estos teclados ayudan a no tener que hacer tanto esfuerzo para escribir comparándolo con otros teclados, disminuye la tensión de la mano y el brazo, la posición de la mano es más natural, trae una almohada o apoyo para descansar las muñecas y traen todas las techas para ayudar a que el trabajo se realice más fácil y rápido. 4. Ratón ergonómico – este tipo de ratón reduce la presión que se le hace la mano y nervios de la mano para moverlo. El ratón es otro de los equipos que se utiliza con frecuencia en la oficina y es por esta razón que se necesita inalámbrico para mayor comodidad. Este tipo también ayuda a disminuir la tensión muscular. 5. Mouse pad – también llamado almohadilla del ratón. Facilita el deslizamiento del ratón, comodidad y apoyo para la muñeca que se ve reflejado en el brazo, cuello y espalda, además que brinda mayor precisión. Este artículo se recomienda para cuidar principalmente nuestras manos y muñecas de posibles lesiones debido al gran tiempo que un facturador pasa frente a la computadora. 6. Impresora, digitalizador, facsímil y fotocopiadora – la impresora será del tipo de inyección de tinta porque tienen gran velocidad para imprimir, el costo es razonable (generalmente son más económicas al igual que los cartuchos de tinta), reducido tamaño y solo necesitan 2 cartuchos de tinta (color y negro). La impresora también traerá las funciones de fotocopiadora, digitalizador y facsímil. Decidí seleccionar este equipo porque reduce los costos ya que, con una sola compra se obtienen 4 equipos además, que economiza espacio. Este tipo de equipo es el necesario para la oficina de un facturador.
  • 4. 7. Teléfono – en toda oficina se necesita de un teléfono, en el caso de un facturador recomiendo que el teléfono tenga al menos doble línea, función de llamada en espera, pantalla para proveer el número telefónico de la llamada entrante y sus botones deben ser grandes para facilitar el proceso de marcación. 8. Auricular – recomiendo este equipo porque elimina o reduce las tensiones en los brazos y cuello al estar en una llamada durante largo tiempo. Además, evita tener que sostener el teléfono con el brazo y cuello y en caso de estar en la computadora, no es necesario moverse del área para contestar una llamada. 9. Archivos – no debe tener bordes filosos para evitar lesiones. Se recomienda un archivo de cuatro gavetas de forma vertical. Al ser una oficina pequeña, el volumen de papeles es menor aunque también se estará archivando en el formato electrónico. 10. Atril – se debe utilizar un atril para ubicar los papeles que se estén utilizando al momento de escribir en la computadora para evitar tener el documento en la superficie del escritorio. De esta forma se evitan lesiones en el cuello y espalda. Este equipo sujeta los documentos a la misma vez que trae una regla desplazable para ayudar en la lectura. 11. Silla – la silla debe tener 5 patas para lograr mayor seguridad al moverse, no se debe utilizar para ir de un lugar a otro, deben traer descansabrazos, el espaldar se debe ajustar, es recomendable que sea bastante acojinada y las ruedas deben ser auto-frenadas para pisos duros o lisos. Es necesario este tipo de silla debido a que pasará largas horas trabajando, por lo que es necesario contar con el equipo adecuado para evitar lesiones en piernas, espalda, cuello, entre otras partes del cuerpo. 12. Trituradora – es necesaria para evitar eliminar documentos sin romper o realizando este proceso de forma manual. Este equipo es necesario ya que se estará trabajando con información confidencial. 13. USB – recomiendo este artículo para almacenar información de registros, entre otros asuntos. Además, puede utilizarse como medio de almacenamiento electrónico (archivo electrónico). 14. Disco duro externo – en este equipo se almacenará la información (se utilizará como archivo electrónico) mientras que se tiene un backup de la información de la computadora. 15. Workrave – es una aplicación que se instala en la computadora y se programa para que cada cierto tiempo envié una notificación que es tiempo de descanso. Durante este tiempo se puede descansar o simplemente realizar otro tipo de tarea que no requiera el contacto con la computadora. Debido a la cantidad de trabajo de un facturador, estos programas son de gran ayuda.