Manual de cuentas incobrables

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He aquí un práctico manual para la provisión de cuentas incobrables.
Espero que sea de tu utilidad

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Manual de cuentas incobrables

  1. 1. MANUAL DE CUENTAS INCOBRABLES DISPOSICIONES GENERALES  Será responsabilidad de la Gerencia de Tesorería, cumplir y hacer cumplir las políticas y procedimientos para la cancelación de cuentas incobrables.  Los presentes lineamientos deberán observarse a partir de la fecha de su implantación, incluyendo su aplicación en aquellos asuntos que se encuentren en proceso de dictaminación, autorización y cancelación a esa fecha I. CONCEPTOS: 1. Se consideran cuentas incobrables aquellos adeudos referentes a los siguientes supuestos: a) Cuando el deudor haya fallecido, careciendo éste de bienes en la sucesión o se compruebe la no localización del mismo, habiendo agotado las instancias legales correspondientes. b) Cuando la autoridad competente declare el concurso del deudor mediante sentencia y/o constancia de insolvencia. c) Cuando se hayan concluido las instancias extrajudiciales y judiciales de mérito, agotándose los recursos aplicables. d) Cuando durante las gestiones extrajudiciales se llegue a la certeza de que el deudor no tiene bienes embargables o cuando sea incosteable, atendiendo al costo beneficio de la entidad, considerando el monto del adeudo, así como la erogación en gastos judiciales y extrajudiciales que se deban efectuar en cada caso en particular, debiéndose elaborar la justificación correspondiente. e) Por incapacidad física o mental permanente del deudor. f) Por declaración de presunción de muerte emitida por autoridad jurisdiccional. g) Por falta de documentación soporte que acredite el adeudo, y h) Por prescripción del adeudo. i) Los casos no contemplados en los supuestos anteriores, deberán ser sometidos para su cancelación a la aprobación del Consejo Directivo. 2. Se consideran cuentas de dudoso cobro aquellos adeudos cuya antigüedad rebase a los 90 días de la fecha de emisión siempre y cuando la causa no sea imputable a LA EMPRESA; se encuentre en los supuestos anteriores o bien no exista un acuerdo formal del cliente para cumplir con la obligación correspondiente. II.. LOS REQUISITOS que se deberán cumplir para la cancelación contable de las cuentas incobrables son: 1. Que provenga de las operaciones derivadas de los servicios que presta cualquier empresa ; además de adeudos de ex-empleados, proveedores, contratistas y cualquier otro adeudo a favor de cualquiera de las empresas del LA EMPRESA. 2. Que se encuentren registradas contablemente y que exista documentación soporte de la operación que generó dicho adeudo y las autorizaciones correspondientes para su cancelación. 3. Que la empresa haya registrado una provisión suficiente para absorber las pérdidas que se presenten por este concepto; dicha provisión se calculará conforme al presupuesto y deberá ser razonable o equivalente para la cancelación de cuentas incobrables.
  2. 2. MANUAL DE CUENTAS INCOBRABLES 4. Que las acciones conducentes al cobro del adeudo estén debidamente soportadas documentalmente, así como el dictamen de incobrabilidad emitido por el asesor Jurídico autorizado para ello.. 5. Que se encuentre debidamente integrado el expediente de cuentas incobrables. 6. El expediente de cuentas incobrables deberá contener: a) Documentación relativa al deudor. (i) Contrato (en su caso). (ii) Documentación que identifique el origen del adeudo (cotizaciones, confirmación de servicio, certificado de servicio, albarán, acuse de recibo del equipo, etc.) (iii) Acta de depuración y cancelación de saldos debidamente requisitada (ver formato adjunto) (iv) Documentación y/o escritos que demuestren las gestiones realizadas para la recuperación del adeudo y que soporten la elaboración del dictamen de incobrabilidad. (v) Informe y opinión de la junta del Comité de Dirección, respecto a la debida integración del expediente conforme a estas normas. III. PROVISIÓN DE CUENTAS INCOBRABLES: 1. DETERMINACIÓN DE MONTOS: a) Emisión de listado general de clientes considerando los saldos dentro los siguientes criterios: (i) Facturación en pesos = Importe efecto del saldo del documento en cuestión (ii) Facturación en dólares= Importe de divisas por el tipo de cambio al cierre del mes analizado publicado en el DOF b) Cálculo de días de vencido: (i) Serán calculados de acuerdo a la fecha del cierre del mes que se analice con respecto a la fecha de vencimiento de cada uno de los documentos c) Selección de documentos con quebrantos (por separado): (i) Facturas de clientes nacionales con quebrantos: (a) Clientes no intercompanies: (i) Saldos mayores a 90 días de vencido (ii) Saldos mayores a 45 días de vencido: Aquellos clientes no asegurados cuyo saldo vencido sea mayor a 45 días por causas no imputables a LA EMPRESA y cuyo adeudo no haya sido formalmente documentado. (b) Clientes intercompanies: Aún cuando contamos con la garantía del apoyo del Grupo en un quebranto producido por una Inter-Compañía; el riesgo es latente aún cuando se considera realmente bajo; por lo anterior; se considerarán como quebrantos los saldos cuya antigüedad sea igual o mayor a los 365 días con respecto a la fecha de vencimiento y solamente el 50% considerando que el grupo apoyaría para subsanar el mismo. 2. PASO 1: TOTAL CARTERA CON QUEBRANTO: De la selección realizada en el punto anterior; se deberán sumar los importes al cierre del mes analizado; separado en dos grupos: a) Cuentas por cobrar con IVA y b) Cuentas por cobrar sin IVA; la clasificación será la siguiente:
  3. 3. MANUAL DE CUENTAS INCOBRABLES a) Intercompanías a más de 365 días b) Facturación este año a más de 90 días c) Facturación años anteriores (más de 90 días) d) Dudoso cobro (menor a 90 días) 3. PASO 2 (INVENTARIO DE CARTERA DE QUEBRANTO): De la clasificación realizada en el PASO 1; se deberá realizar una sub-clasificación; de acuerdo a los siguientes apartados: a) Cuentas con posibilidades de cobro superior al 80%: Se consideran para este efecto los siguientes casos: (i) Clientes cuyo riesgo se encuentre amparado por el Seguro de Crédito (ii) Clientes con documentación de adeudo formal y convenio b) Partidas en consignación c) Cuentas de dudoso cobro d) Cuentas pendientes de compensación (cliente/proveedor): Aplica tanto para proveedores como para intercompanies; siempre y cuando exista un saldo acreedor en la parte de cuentas por pagar de cualquiera de las tres empresas de la zona comercial Norte-América. e) Cuentas en jurídico f) Cuentas pendientes de aplicación de Nota de crédito: Por bonificación comercial, penalización y otros descuentos ya que el tratamiento contable es diferente y se realiza a partir de la elaboración y autorización de la nota de crédito correspondiente. g) Intercompanies a más de 365 días (50%) 4. PASO 3: CALCULO DE LA PROVISIÓN DE CUENTAS INCOBRABLES CONSIDERANDO IMPUESTOS: Resultado de sumar los incisos c, e y g del punto anterior 5. PASO 4: CÁLCULO DE L A PROVISIÓN ANUAL DE CUENTAS INCOBRABLES: a) Se determina el IVA de las cuentas por cobrar con IVA b) Al monto determinado del PASO 3; se le deducida el inciso anterior. 6. PASO 5: CALCULO DE EXCEDENTE O DÉFICIT DE PREVISIÓN ANUAL: a) Se extrae la balanza con respecto a las cuenta contable en la que se provisionan las cuentas incobrables para revisar los acumulados que se lhan contabilizado los meses anteriores; incluyendo el acumulado del cierre del ejericicio fiscal pasado si éste existiere. b) Se compara el monto determinado en el paso 4 con el acumulado del PASO 5 inciso a; (i) Superávit: si éste es menor; tenemos un superávit por lo cual habrá que realizar el asiento contrario; es decir, un cargo a la provisión para cuentas incobrables (ii) Déficit: Si el saldo comparado es menor a la provisión acumulada anual. 7. Sea el importe con déficit o superávit; la diferencia en cuestión (PASO 6: CALCULO DE LA PROVISIÓN MENSUAL DE CUENTAS INCOBRABLES); deberá dividirse por los meses restantes del ejercicio fiscal incluyendo el analizado; la provisión será el resultado de esta operación.
  4. 4. MANUAL DE CUENTAS INCOBRABLES 8. AUTORIZACIÓN DE LA PROVISIÓN DE CUENTAS INCOBRABLES: a) El analista de CXX deberá turnar el libro de trabajo con el análisis correspondiente al Gerente de Tesorería para su autorización a más tardar al tercer día hábil posterior al cierre de cada período. 9. CONTABILIZACIÓN: a) Es responsabilidad del Gerente de Tesorería turnar la autorización con el libro de trabajo correspondiente a más tardar el cuarto día hábil posterior al cierre de cada mes; al contador general para su aplicación. IV. CASTIGO DE CUENTAS INCOBRABLES: 1. Autorizaciones: a) Cuando el comité de Dirección responsable de autorizar la incobrabilidad requiera de información complementaria, ésta debe recabarse y entregarse en un plazo no mayor de cinco días hábiles a partir de la fecha de su solicitud. b) El Departamento de Crédito y Cobranzas, será el responsable de la guarda y custodia del expediente, una vez efectuada la cancelación de la cuenta incobrable. c) El dictamen de incobrabilidad será invariablemente el documento que sustente junto con la documentación soporte, el dictamen de autorización para la cancelación de cuentas incobrables. d) El asesor jurídico autorizado deberá elaborar el dictamen de incobrabilidad, especificando los argumentos que cataloguen a una cuenta como incobrable. e) El Analista de crédito y cobranzas de cada empresa, deberá dar seguimiento a las acciones orientadas a la agilización del proceso de cancelación de las cuentas incobrables ante las instancias que correspondan. 2. Registro: a) Corresponderá al Analista de Crédito y Cobranzas de cada empresa, registrar todos los dictámenes de incobrabilidad que le hayan sido remitidos, para efecto de control o bien para su atención, según sea el caso. Deberá efectuar, por única vez, los registros contables y cancelación de las cuentas y las sub- cuentas que procedan, inmediatamente después de que le turnen la documentación comprobatoria. b) Una vez efectuado el movimiento contable de cancelación de cuenta incobrable, se deberá reflejar dicho movimiento en los estados financieros y se comentará en las notas de explicación a los estados financieros por el Departamento de Contabilidad. 3. Revisión: a) La Dirección de Finanzas y la Contraloría, podrá efectuar las revisiones que considere pertinentes. V. BASES DE OPERACIÓN: 1. Será responsabilidad de la Gerencia de Tesorería, a través del Departamento de Crédito y Cobranzas y el departamento de Contabilidad, el mantener actualizado y depurados los registros contables así como las provisiones correspondientes.
  5. 5. MANUAL DE CUENTAS INCOBRABLES 2. El departamento de Crédito y Cobranzas , a través del Asesor Jurídico autorizado, el Departamento de Contabilidad y demás áreas involucradas en cada caso, serán responsables de obtener e integrar los expedientes sujetos a cancelación, de conformidad con los requisitos contenidos en el presente documento. 3. El Asesor Jurídico autorizado; realizará las acciones extrajudiciales y legales encaminadas a la recuperación de adeudos, conforme a los términos y naturaleza del adeudo. En caso de no ser viable su recuperación, deberá elaborar el dictamen de incobrabilidad para proceder a tramitar la cancelación correspondiente. 4. Los titulares de las áreas facultadas para autorizar la cancelación de adeudos, deberán verificar que los expedientes se encuentren debidamente integrados y signar en el documento de cancelación del adeudo que corresponda de acuerdo a sus facultades. ANEXO: FORMATO PARA CASTIGO DE CUENTAS INCOBRABLES
  6. 6. MANUAL DE CUENTAS INCOBRABLES CUENTAS POR COBRAR CON IVA: % IVA A INTERCOMPAÑÍAS A MÁS DE 365 DÍAS: 1,676,527.43 10.91% B FACTURACIÓN 2008 MÁS 90 DÍAS: 738,874.75 4.81% 96,374.97 C DUDOSO COBRO MENOR A 90 DÍAS: 0.00 0.00% 0.00 D FAC AÑOS ANTERIORES NO PAGADA: 1,886,594.75 12.28% 246,077.58 CUENTAS POR COBRAR SIN IVA: E INTERCOMPAÑÍAS A MÁS DE 365 DÍAS: 4,311,070.53 28.06% F FACTURACIÓN 2008 MÁS 90 DÍAS: 1,899,963.64 12.37% G DUDOSO COBRO MENOR A 90 DÍAS: 0.00 0.00% H FAC AÑOS ANTERIORES NO PAGADA: 4,851,243.64 31.57% I TOTAL CUENTAS CON QUEBRANTO: 15,364,274.74 (SUMA A..H) Menos: IVA J a)      Cuentas con probabilidad de cobro superior al 80% 568,490.00 7.87% 42,260.87 K b)      Partidas en consignaión 217,300.00 3.01% 31,826.09 L c)      Cuentas de dudoso cobro 4,317,688.00 59.79% 1,160.87 M d)     Cuentas pendientes de compensación (cliente/proveedor) 875,900.00 12.13% N e)     Cuentas en jurídico 325,000.00 4.50% 42,391.30 O f)       Cuentas pendientes de aplicación de nota de crédito 78,500.00 1.09% 9,291.91 P g) Intercompañías a más de 365 días (50%) 1,676,527.43 838,263.71 11.61% Q TOTAL CUENTAS CON QUEBRANTO: TOTAL: 7,221,141.71 (SUMA J..P) RTOTAL A PROVISIONAR SIN DEDUCCIÓN DE IMPUESTOS: 5,480,951.71 (I-J-K-M-0) Menos: S IVA POR PAGAR FACTURAS A PROVISIONAR: 43,552.17 T TOTAL A PROVISIONAR ANUAL TOTAL: 5,437,399.54 (R-S) MENOS PROVISIÓN ACUMULADA: CUENTAS DUDOSO COBRO: (3,522,578.10) PROVISIÓN ENERO xxxx (18,000.00) PROVISIÓN FEBRERO xxxx (22,000.00) PROVISIÓN MARZO xxxx PROVISIÓN ABRIL xxxx PROVISIÓN MAYO xxxx PROVISIÓN JUNIO xxxx PROVISIÓN JULIO xxxx PROVISIÓN AGOSTO xxxx PREVISIÓN SEPTIEMBRE xxxx PREVISIÓN OCTUBRE xxxx PREVISIÓN NOVIEMBRE xxxx PREVISIÓN DICIEMBRE xxxx U TOTAL PROVISIONADO A LA FECHA: xxxxx (3,562,578.10) ((Balanza trimestral) V TOTAL EXCEDENTE O DÉFICIT: EXCE/DÉFICIT: 1,874,821.44 (T-U) DÉFICIT MESES FALTANTES INCLUYENDO ESTE MES: 10 W TOTAL A PROVISIONAR NETO ESTE MES: 187,482.14 CÁLCULO DE LA PROVISIÓN MENSUAL DE CUENTAS INCOBRABLES NETA (PASO 5) (T/MESES FALTANTES) CÉDULA CALCULO DE CUENTAS INCOBRABLES MES DE XXXXX DE 20XX INVENTARIO DE CARTERA CON QUEBRANTO (PASO 2) TOTAL CARTERA CON QUEBRANTO (PASO 1) CÁLCULO DE LA PROVISIÓN DE CUENTAS INCOBRALES CONSIDERANDO IMPUESTOS (PASO 3) CALCULO DE EXCEDENTE O DEFICIT DE PROVISIÓN (PASO 4) CÁLCULO DE LA PROVISIÓN ANUAL DE CUENTAS INCOBRABLES DEDUCIENDO IMPUESTOS (PASO 4)

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