Presentatie tijdens Zorg & ICT 2011. Meer informatie is te vinden op http://www.zorg-en-ict.nl/nl-NL/Bezoeker.aspx

1. Traceability van medische implantaten
meer dan verbetering in alleen efficiency
Menno Manschot | 17-03-2011 |

2. Efficiency en traceability in de gezondheidszorg
Efficiency volgens Theasurus Zorg en Welzijn:
Synoniem:
- doelmatigheid
Uitleg:
- het verkrijgen van het grootst mogelijke effect of resultaat in verhouding tot de middelen.
Traceability volgens GS1:
- Onder traceability verstaan we het volgen (to track) en herleiden (to trace) van artikelen,
vanaf het moment van productie tot en met de beëindiging van de levensduur
(door gebruik of vernietiging).
1 M. Manschot | 17 maart 2011

3. Efficiency en traceability in de gezondheidszorg
Traceability
“De meeste artikelen die te vinden zijn over traceerbaarheid gaan over de
voedingsmiddelenindustrie.”
“In de defensie-, lucht- en ruimtevaart- en auto-industrie zijn op het gebied van traceerbaarheid
ook al grote stappen gemaakt.”
“Het goed kunnen traceren van producten is belangrijk wanneer men producten terug naar de
fabrikant wil halen, omdat er iets mis mee zou zijn.”
Bovenstaande komt direct uit het artikel “Traceerbaarheid” op Wikipedia.
Patiëntveiligheid heeft op dit moment de hoogste prioriteit in de gezondheidszorg maar opvallend
genoeg wordt over de traceerbaarheid in de gezondheidszorg weinig gemeld!
2 M. Manschot | 17 maart 2011

4. Efficiency en traceability in de gezondheidszorg
Beperkte traceability van medical devices binnen de keten
- Handmatige registratie van artikel- en lotnummers.
• Inefficiënt & foutgevoelig.
• Lastig traceerbaar.
• Geen of beperkte koppeling naar andere intra-
en extramurale systemen..
- Onvoldoende inzicht waar op welk moment een product
zich in de keten bevindt.
Supply chain medical devices is inefficiënt.
- Assortiment- en prijsbeheer op meerdere plaatsen binnen de keten.
- Hoge voorraden in de keten.
- Veel spoedorders.
- Veel afwijkingen tussen order, levering en factuur.
3 M. Manschot | 17 maart 2011

5. Efficiency en traceability in de gezondheidszorg
Waarom niet scannen?
Universeel
- In de US zal de FDA aansturen op een uniforme barcodestandaard (GS1 & HIBC).
- In Nederland sturen de NFU en de NVZ aan op 1 standaard eind 2012.
- Diverse andere initiatieven in europa (vanuit industrie of overheid).
Barcode is goedkoop en bewezen.
Al jaren in gebruik in de food- en retail sector.
Benodigde techniek en platform voor de zorg is beschikbaar.
Direct toepasbaar voor andere productgroepen in de zorg.
4 M. Manschot | 17 maart 2011

6. Elektronische registratie en ordering medical devices
Het St. Antonius in cijfers
• Aantal locaties: 6
• Aantal medewerkers: 4850
• Aantal specialisten: 275
• Aantal arts-assistenten: 150
• Aantal polikliniekbezoeken per jaar: 547.200
• Aantal bedden: 880
• Aantal orderregels 2010: 90.000
• Aantal scanregels 2010: 12.000
• Inkoopvolume 2010: € 92.000.000
5 M. Manschot | 17 maart 2011

7. Elektronische registratie en ordering medical devices
in het St. Antonius
St. Antonius maakt gebruik van het samen met GHX ontwikkelde SMR
- Op basis van samenwerking met leveranciers op platform GHX.
- Op basis van bestaande systemen en bewezen technieken.
- Op basis van bestaande codes op de verbruiksverpakkingen.
Waarom met GHX?
- Marktleider in de zorg voor catalogusmanagement en elektronisch berichtenverkeer.
Veel catalogi staan al in GHX.
- Bestaande koppeling met ons ZIS.
- Bereid te investeren in een scanoplossing conform onze wensen.
6 M. Manschot | 17 maart 2011

8. Elektronische registratie en ordering medical devices
in het St. Antonius
Afdelingen:
- In productie:
• Medical devices op de Kaakchirurgie, Angio- en Hartkatheterisatie kamers.
- Gepland voor 2011:
• Medical devices op de OK:
◦ Cardiothoracale chirurgie;
◦ Vaatchirurgie;
◦ orthopedie en trauma;
◦ pijnbestrijding en perfusie;
◦ Kno;
◦ en oogheelkunde.
• Interventie
◦ Cardioritme Management
(pacemakers, icd’s, abblaties, etc.)
7 M. Manschot | 17 maart 2011

9. Elektronische registratie en ordering medical devices
Werkwijze in het St. Antonius
Scanning Implantable Medical Devices
· Scan barcode gebruiker/kostenplaats.
· Scan barcode met naam arts of assistent.
· Scan barcode patiënt (pin).
· Scan barcode met productcode.
· Scan barcode met lotnummer.
Verwerking bericht in applicatie GHX
· Ongeacht Barcodetype (EAN-13, EAN-8, GS1 databar, GS1-128).
· Ongeacht identificatiesysteem (GTIN, HIBC, Eigen codes)
· Ongeacht scantechniek (GS1-barcode, eigen-barcode, handmatig)
Orderbericht naar inkoopsysteem Registratie in EPD
· Aantal, eenheid, artikelnr., · PIN
Artikelomschrijving, netto prijs, btw en · Arts
lot-/serienummer · Aantal, eenheid, artikelnr.,
· Eventueel PIN artikelomschrijving, netto prijs, btw en
lot-/serienummer
Orderbericht naar leverancier
· Aantal, eenheid, artikelnr.,
Artikelomschrijving, netto prijs, btw en
lot-/serienummer
· Eventueel PIN
8 M. Manschot | 17 maart 2011

10. Elektronische registratie en ordering medical devices
Werkwijze in het St. Antonius
DATETIME ENTITYNAME LOTCODE MEDICID PATIENTID QUANTITY SUPPPARTNUMBER USERNAME
2007-12-18 15:41:32.0 Boston Scientific 7050761 Medewerker 1 8202325 1 H749100952815B0 rontgencardio
2007-12-19 14:23:56.0 Boston Scientific 7050761 Medewerker 2 8206509 1 H749100952815B0 rontgencardio
9 M. Manschot | 17 maart 2011

11. Elektronische registratie en ordering medical devices
Ervaringen in het St. Antonius
Voordelen:
Betrouwbare product-patiëntregistratie, hoge herkenningsgraad.
- Snel, betrouwbaar en eenduidig voor meerdere doeleinden.
- Minder fouten bij registratie.
- Een recall wordt veel sneller uitgevoerd en geeft een hogere betrouwbaarheid.
Elektronisch bestellen
- Direct na verbruik complete en volledige order voor aanvulling (JIT).
- Elektronisch aanbieden en automatisch verwerken inkooporder.
- Grote match tussen factuur en order, snelle verwerking factuur.
- Lagere voorraden en lagere kosten beheer eigen voorraad en consignatie voorraad.
- Eenvoudige en eenduidige werkwijze.
10 M. Manschot | 17 maart 2011

12. Elektronische registratie en ordering medical devices
Ervaringen in het St. Antonius
Hoge herkenningsgraad (98%) maar kan nog beter:
- Grote diversiteit in kwaliteit en plaatsing barcodes op producten
- Grotere deelname/medewerking leveranciers en ziekenhuizen zorgt voor meer draagvlak en
lagere kosten.
- Kwaliteit & kwantiteit data leveranciers.
- Gebruik van standaarden in de gezondheidszorg(GS1 & HIBC).
- Systeem is nog in ontwikkeling en biedt nog ruimte voor verbetering
(in de volgend release zitten een paar grote verbeteringen).
- Nauwkeurigheid bij scanning en controle is mensenwerk, betere training en instructie.
- Traceability is alleen nog intern, niet in de logistieke keten.
11 M. Manschot | 17 maart 2011

13. Elektronische registratie en ordering medical devices
Mogelijkheden
Mogelijkheden die op korte termijn worden ingezet:
- Integratie/koppeling met de planning op OK
- Kostprijsberekeningen (prijs per item per patiënt is bekend).
- Koppeling naar systemen specialisten en R&D.
- Voorraadbeheer incl. houdbaarheidsdata.
Mogelijkheden voor middenlange termijn:
- Electronisch factureren.
- Realtime tracking en tracing van een product.
12 M. Manschot | 17 maart 2011

14. Elektronische registratie en ordering medical devices
“Voor een cardiothoracaal chirurg betekent een
geautomatiseerd barcodesysteem het volgende:
Veiligheid, traceerbaarheid, voorraadbeheer en
orderproces, database facilitering en kostenbesparing
door reductie van factureringsfouten. Cruciaal om het
vak op een efficiënte en veilige manier uit te oefenen.”
Drs. Wim Jan van Boven, Cardiothoracaal chirurg,
St. Antonius Ziekenhuis
13 M. Manschot | 17 maart 2011

15. DANK U