4. La dématérialisation… une tendance
générale.
L’écrit numérique et la Loi
Développement des documents électroniques
Télé déclarations (TVA, URSSAF, ...)
AO dématérialisés
...
6. La dématérialisation… une nouvelle gestion.
Les avantages du numérique
Plus pratique à :
Échanger,
Classer,
Rechercher,
Conserver.
Information Partagée :
Réseau LAN
Internet ou Intranet
Un document “non-classé” est inaccessible.
Volumineux
Recherche difficile
Source : Europe-Tech
7. La GED : Gestion Electronique de Documents
Tirer partie des qualités du
document numérique pour
rationaliser le traitement des
documents de l’entreprise.
GED
Gestion Electronique de Documents
GEIDE
Gestion Electronique de l'Information et des
Documents Existants
9. Les fonctionnalités
CAPTURER : acquérir l’information grâce à des liens
automatiques avec les outils de bureautique, de
messagerie et les principaux logiciels de gestion.
RECHERCHER / ECHANGER retrouver l’information
à travers une organisation structurée qui permet de
classer facilement tous les documents (mots-clés ).
SECURISER :Centraliser l’information et la mettre à
disposition sur un site sécurisé pour un accès
permanent aux informations importantes.
La GED : Gestion Electronique de Documents
10. Principales fonctionnalités
• Le dépôt des documents
• L’indexation des documents
• Le classement des documents
• Le stockage de l’information
• La recherche de l’information
• La distribution de l’information
Les étapes
11. La GEIDE en action
• Revoir et rationaliser les moyens et méthodes de classement
• Créer un véritable système d’information actif et non un ensemble
d’éléments passifs
• Mettre en place un accès aux informations par profil
• Diminuer les erreurs : de saisie, de classement, …
• Accéder à l ’information à tout moment et de n’importe où (full web)
• Améliorer l’existant sans tout modifier
• Réduire les coûts (photocopies, locaux pour archivage, meilleure
réactivité…)
12.
13. La GEIDE et la législation
Le respect de la législation s’applique à la dématérialisation :
- respect des délais de conservation
- valeur probante (authentification de l’émetteur et intégrité du document)
Attention à l’évolution des supports de stokage
- rapidité de l’évolution des technologies
- penser aux migrations
- Application de la norme AFNOR Z42-013 : spécification des dispositifs
techniques, des procédures organisationnelles pour garantir l’intégrité des
archives (horodatage, historisation, enregistrement sur supports non
réinscriptibles, procédures de contrôle, etc…)
14. – « L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même
titre que l’écrit sur support papier … »
(art. 1316-1 du Code civil)
– « Lorsqu’un écrit est exigé pour la validité d’un acte juridique,
il peut être établi et conservé sous forme électronique dans les
conditions prévues aux articles 1316-1 et 1316-4 … »
(art. 1108-1 du Code civil)
La GEIDE et la législation
15.
16. La dématérialisation, pourquoi ?
• Imaginez, l'information aussi accessible que
vos idées...
• L'information disponible partout où l'accès à
internet le permet.
• Un niveau de confidentialité sans faille
• Plus de limite de taille, de format ou de
compatibilité.
• Détecter instantanément une pièce
d’archive parmi des milliers.
• La possibilité de saisir et mémoriser d'un
seul geste
17. La GED : Gestion Electronique de Documents
Formats compatibles de GED Quelques Matériels de GED
Copyright IXARYS 2010 - www.ixarys.com
18. Mairie du Haut Var (2400 Ha)
• Problématique
– Perte de documents originaux ou photocopie à faire et à transmettre
• Procédure actuelle :
– Les courriers sont traités dès leur arrivé par la secrétaire (Saisie Chrono)
– Une bannette par adjoints et le Maire
• Solution Possible en Utilisant la GED
• Scan immédiat du courrier dès ouverture
– Rangement dans arborescence par Thème
(Indexation automatique des documents par le serveur de GED)
– Rajout de référence en mots clefs supplémentaires SI BESOIN
RANGEMENT DE L’ORIGINAL DANS LES ARMOIRES MAIRIES
– Envoi d’un lien ou d’un mail aux administrés
– Consultation et traitement par les adjoints, Maire...
– Plus de traitement sur les originaux / plus de sortie de documents / plus de photocopies à effectuer
19. Entreprise de Vente de Graine
• Problématique
– Echanger des documents (factures/Bl/annexes) avec leur comptable et leur agence d’Italie
• Procédure actuelle :
– Tous les mois, la secrétaire prépare les dossiers pour le comptable et donne les classeurs
– Toutes les semaines échange entre l’agence d’Italie et la France des documents par la poste
– Recherche manuelle et fastidieuse d’un Bl en cas de perte (>100 par mois)
• Solution Possible en Utilisant la GED
• Scan de tous les documents au siège (photocopieur) et à l’agence (Petite scanner)
– Rangement dans arborescence par Thème
(Indexation automatique des documents par le serveur de GED)
– Rajout de référence en mots clefs supplémentaire SI BESOIN
RANGEMENT DE L’ORIGINAL DANS LES ARMOIRES
– Envoi d’un lien ou d’un mail aux répresentants
– Consultation et traitement par les intéressés.
– Plus de traitement sur les originaux / plus de sortie de document s/ plus de photocopies à effectuer
20. Service Technique IXARYS
• Problématique
– Retrouver un Bon de livraison correspondant aux matériels en SAV , consulter Dossier client sans sortir
le dossier original
• Procédure actuelle :
– La responsable COMPTABLE prépare les dossiers par fournisseur
– Un classeur Technique est crée pour chaque client .
– Le technicien emporte ce dossier avant toute intervention chez le client et la France des documents
– Recherche manuelle et fastidieuse d’un Bl en cas de SAV
• Solution Possible en Utilisant la GED
• Scan de tous les documents au siège (photocopieur) et au service technique
– Rangement dans arborescence par Fournisseur – mode Vrac
(Indexation automatique des documents par le serveur de GED)
– Le technicien complète et mets à jour le dossier directement sur le serveur
RANGEMENT DE L’ORIGINAL DANS LES ARMOIRES
– Consultation du dossier technique de n’importe quel ordinateur du client ou sur téléphone 3G
– SAV : on fait une recherche sur le numéro de série de la pièce
21.
22. L’entreprise doit s’adapter aux évolutions de son
environnement
“Les espèces qui survivent ne sont pas les espèces les plus fortes,
ni les plus intelligentes, mais celles qui s’adaptent aux
changements "
C. Darwin, extrait du livre blanc Eukles
Les PME perdent beaucoup de temps dans la gestion de leurs documents : 40 à 70% du temps d’un employé est consacré à la gestion et à la diffusion des documents (Source PriceWaterhouseCoopers)
Les PME sous-estiment les coûts liés à la gestion de leurs documents : 5 à 15% du CA d’une entreprise sont consacrés à la gestion de ses documents papiers (Source IDC)
Très peu de PME bénéficient d’une solution de sécurisation et de sauvegarde externalisée de leurs documents en cas de sinistre (vol, incendie, etc.) alors que 80% des entreprises ayant perdu leurs données font faillite dans les 12 mois qui suivent (Source IDC)
Facilite l ’accès à l ’info de différents services.
Différents types de GED
La GED administrative : permet de numériser, puis de classer les documents administratifs (devis, factures, …)
La GED bureautique : regroupe l’offre des progiciels de travail collaboratif permettant d’échanger des documents, de les lire dans leur format d’origine, voire de les modifier depuis n’importe quel poste de travail
La GED documentaire : consiste à indexer un grand nombre de fichiers numériques aux formats les plus divers
La GED technique : concerne la manipulation de documents dont le format et le contenu est propre à un métier
Les principales fonctions d’un système GED peuvent se résumer dans les six étapes chronologiques suivantes :
Les fonctionnalités d'une GED sont les suivantes :
Acquisition/Saisie : dématérialisation des documents à laide de scanner et doutils de reconnaissance optique de caractères (OCR),
Indexation : description des documents pour faciliter leur recherche,
Recherche : lancement de requêtes afin de retrouver les documents,
Consultation : sélection des documents archivés via une interrogation par mots clés, sur le site de la société ou à distance via les interface web et Internet
NORME AFNOR Z 42-013
La norme AFNOR Z 42-013 définit des spécifications techniques et organisationnelles.
Cette norme fait référence à un ensemble de spécifications sur les dispositifs techniques, les procédures et les démarches organisationnelles qui permettent de garantir l’intégrité des archives.
Dans les grandes lignes il faut :
- des procédures d'horodatage et d'historisation.
- l'enregistrement sur supports non réinscriptibles du type WORM*
- l'enregistrement des index, des archives et des historiques d'actions sur des supports WORM*
- la mise à disposition de manuels utilisateurs pour le respect des procédures à chaque poste
- la rédaction d'un Dossier de Description Technique du Système (DDTS)
- des procédures de contrôle
- des audits règuliers
*WORM : Write Once Read Many désigne les supports de stockage non réinscriptibles. Ces supports permettent l'écriture de données mais ne permettent pas l'effacement. Il est donc possible d'écrire une fois (Write Once) et de lire autant de fois que souhaité (Read Many) sans effacer la donnée écrite. Actuellement la NF Z42-013 limite l’usage aux supports WORM optiques (CD-R et DVD-R) mais des travaux sont en cours pour faire émerger une nouvelle norme qui intègrera les WORM logiques (des disques magnétiques avec un firmware qui empêche l’effacement pendant toute la durée de rétention des documents).
LE FORMAT PDF/A
Les formats PDF/A sont des PDF d’archivage définis par la norme ISO 19005-1. Ces formats sont surtout destinés à encapsuler, dans le fichier, tous les éléments utiles à la lecture du document (polices, images, espace colorimétrique) et à garantir que le document pourra être restitué à l'identique dans les années à venir sans aucune dépendance vis à vis de lecteurs propriétaires ou d'objets externes