Presentazione di Maurizio Savoca durante il convegno organizzato da DocFlow e Microsoft dal titolo "Microsoft SharePoint, SAP e DocFlow - efficienza in tutte le aree aziendali"

1. DocFlow e Microsoft
Milano, 19 maggio 2010
www.docflow.com
DOCFLOW HRDOCS
CROCEVIA DI PROCESSI OPERATIVI E
STRATEGICI PER LA DIREZIONE DEL
PERSONALE
Maurizio Savoca – Partner
www.docflow.com
MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW ‐ EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010
SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI
Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza DocFlow e Microsoft
w w w . d o c f l o w . c o m

2. www.docflow.com
SAP VERSUS SHAREPOINT
MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW ‐ EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010
Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza DocFlow e Microsoft
w w w . d o c f l o w . c o m

3. Il Contesto HR
www.docflow.com
ALTA COMPLESSITA’
PROCESSI DECISIONALI
PROCESSI PLM
PROCESSI HR
PROCESSI ACQUISTI
PROCESSI COMMESSA
PROCESSI PROCESSI
TRANSAZIONALI COLLABORATIVI
PROCESSI CRM
PROCESSI COMPLIANCE
PROCESSI AFC CICLO PASSIVO
PROCESSI AFC CICLO ATTIVO
BASSA COMPLESSITA’
MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW ‐ EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010
Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza DocFlow e Microsoft
w w w . d o c f l o w . c o m

4. Il Contesto HR
www.docflow.com
DATI DOCUMENTI
RIGIDITA’ FLESSIBILITA’
HR
CENTRALIZZAZIONE DISTRIBUZIONE
PROCESSI
COLLABORATIVI
POCHI UTENTI MOLTI UTENTI
TRANSAZIONE REAL TIME RISPOSTE DIFFERIBILI
MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW ‐ EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010
Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza DocFlow e Microsoft
w w w . d o c f l o w . c o m

5. www.docflow.com
iss on iva
… i,
ni tt
im C at
Am doli ro U
io tra
D ie, er
Ce Lib
m ni, C nico
gi, er p
ag F O
ini U ,…
Vi este ne
str D,
o
az TFR
ch ti
Ri Ge s
io ,
ne
i
Direzione HR
Qualità
Formazione, Skill assessment,
Valutazione del personale, …
MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW ‐ EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010
Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza DocFlow e Microsoft
w w w . d o c f l o w . c o m

6. www.docflow.com
Dispos
izioni N
ormati
ve
Ric
hie
he
ste
gic
di
te
tra
eff
S
icie
ni
o
nza
izi
os
sp
Di
MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW ‐ EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010
Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza DocFlow e Microsoft
w w w . d o c f l o w . c o m

7. Il Contesto HR
www.docflow.com
Molteplicità
• Di utenti
• Documenti
• Comunicazioni bi‐direzionali Normativa
• Varianti periodiche • Regolamentazioni amministrative
• Procedure interne
• Privacy e sicurezza
• Conservazione perpetua
Responsabilità
• Garantire la conformità
di legge
Complessità crescenti •Assicurare la salute negli
ambienti di lavoro
•Mantenere aggiornate le
Basi di conoscenza sui
lavoratori
•Cautelare il Datore di
Lavoro da contenziosi
MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW ‐ EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010
Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza DocFlow e Microsoft
w w w . d o c f l o w . c o m

8. I Documenti HR www.docflow.com
MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW ‐ EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010
Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza DocFlow e Microsoft
w w w . d o c f l o w . c o m

9. SELEZIONE
Figure ricercate
www.docflow.com
CV candidati
CV catalogati ASSUNZIONE
CV invalidati Curriculum vitae (dipendenti)
Candidati in iter Proposta di assunzione
DIMISSIONI
Proposte di assunzione Contratto di assunzione
Lettera di dimissioni
Stato di famiglia
Lettera di accettazione dimissioni
Copia documento identità
Ultime competenze
Copia patente di guida
Coordinate bancarie
DEL Mansioni
SALUTE ER NTE
Certificati visite mediche aziendali SSI DE
Polizza vita a favore dell’Azienda O EN
D IP PRESENZE
Attestati di idoneità D Cartellino orologio
Foglio presenza
Nota spese
RELAZIONE
Giustificativi assenze
Lettere di richiamo COMUNICAZIONI AL DIPENDENTE
Procedure disciplinari COMPENSATION&BENEFIT CUD
Richieste di part time / maternità Cedolini
Cedolino
Congedi GMF / per studio CUD
Lettera di encomio
Permessi sindacali TFR
Obiettivi e valutazioni
Anticipo TFR
Iscrizione al sindacato Percorso formativo
Scelta destinazione TFR
Categoria Protetta
Sanzioni amministrative
MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW ‐ EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010
Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza DocFlow e Microsoft
w w w . d o c f l o w . c o m

10. Sicurezza e riservatezza
www.docflow.com
Libreria Organizzazione
Limiti di accesso per tipologia
(Organigramma, Ordini di servizio,
Procedure sicurezza…)
Libreria Personale
Limiti di accesso per department e/o
singolo dipendente. Archiviazione in
chiaro o crittografata.
(Cedolini, Lettere di
promozione,Lettere di assunzione,
CUD,..)
Libreria Confidenziale
Limiti di accesso per autorizzazione.
Archiviazione crittografata.
(Procedimenti disciplinari o penali,
Certificati Medici, Skill
assessment,… )
MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW ‐ EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010
Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza DocFlow e Microsoft
w w w . d o c f l o w . c o m

11. www.docflow.com
Legge 196/2003 Privacy
Crittografia
Gestione degli
omissis
Disaccopiamento
dati anagrafici dai
Audit rigoroso dati sensibili
Accesso ai solo
autorizzati
MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW ‐ EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010
Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza DocFlow e Microsoft
w w w . d o c f l o w . c o m

12. Conservazione a norma www.docflow.com
La legge 133 del 6 agosto 2008 ha introdotto
il nuovo Libro Unico del Lavoro che
sostituisce i precedenti:
•Libro paga
•Libro matricola
•Registro d’impresa
•Registro e libretto di controllo del lavoro a
domicilio
MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW ‐ EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010
Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza DocFlow e Microsoft
w w w . d o c f l o w . c o m

13. Il Processo
www.docflow.com
1
CD o DVD
Consultabile
Repository via Web Browser 4
Documenti
Kit (lettore e smart‐card) per la
2
Operatore AipaDocs. Firma Digitale
Conservazione Poste Italiane
3
Selezione Processi di Conservazione Controllo e recupero documenti Firma e Marcatura temporale
MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW ‐ EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010
Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza DocFlow e Microsoft
w w w . d o c f l o w . c o m

14. I Documenti in HRDocs
www.docflow.com
HRDocs non si sostituisce ai sistemi transazionali quali SAP/HR, anzi si
integra con essi per sincronizzare i fatti analitici ai documenti destrutturati
• Gestione elettronica dei documenti del personale
(Dossier Dipendenti), dell’Organizzazione e quelli
Riservati.
• Composizione, archiviazione, conservazione e
distribuzione elettronica del Cedolino e di altri
documenti in modo “sicuro”
• Gestione del “Libro Unico del Lavoro”
MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW ‐ EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010
Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza DocFlow e Microsoft
w w w . d o c f l o w . c o m

15. Docflow HRDocs
www.docflow.com
MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW ‐ EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010
Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza DocFlow e Microsoft
w w w . d o c f l o w . c o m

16. I Documenti in HRDocs www.docflow.com
I documenti emessi dal gestionale (SAP
Gestionale via messaggi di stampa o spool di
stampa per altri) vengono archiviati in
PDF
I documenti in ingresso ed uscita
vengono protocollati con un BarCode
stampato “al momento” e acquisiti con I documenti direttamente generati
scanner multi‐funzione o dedicato dagli utenti con applicazioni di
produttività personale come Office
vengono automaticamente archiviati e
protocollati in HRDocs direttamente
nella pratica relativa
HRDocs
Le eMail ed I documenti allegati
vengono archiviati e protocollati
in Synergy direttamente dal client
Outlook/Notes e posti nella
pratica relativa
MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW ‐ EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010
Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza DocFlow e Microsoft
w w w . d o c f l o w . c o m

17. I Documenti in HRDocs www.docflow.com
HRDocs
Archiviazione di documenti firmati
1. Il template viene scaricato
2. Una volta riempito viene salvato
3. Una apposita funzionalità di stampa
genera una copia per ogni dipendente
4. I documenti vengono fatti
firmare/approvare dai dipendenti
5. I documenti firmati vengono inviati alla
scansione
6. Lo scanner legge automaticamente il
barcode ed archia il documento nella
cartella corretta
MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW ‐ EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010
Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza DocFlow e Microsoft
w w w . d o c f l o w . c o m

18. I Documenti in HRDocs www.docflow.com
eMail
Utenti Ufficio HR
Fax carta
Posta
Ordinaria
o Interna
Dipendenti
“mobili” o HEP
Dipendenti
Utenti Ufficio HR
MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW ‐ EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010
Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza DocFlow e Microsoft
w w w . d o c f l o w . c o m

19. SAP DOVE SEI? www.docflow.com
MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW ‐ EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010
Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza DocFlow e Microsoft
w w w . d o c f l o w . c o m

20. www.docflow.com
I processi collaborativi in HRDocs
• Selezione del personale,
• Assunzione e dimissioni,
• Valutazione del personale, incentivi ed MBO,
• Assegnazione beni aziendali
• Formazione alle procedure di qualità e istruzioni
operative,
• Report Note spese,
• Gestione Straordinari e Turni,
• Giustificazioni assenze e certificati di malattia,
• Cambi organizzativi
• Self-service (richiesta ferie, cambio coordinate
bancarie, variazioni residenza o composizione
nucleo familiare, dichiarazioni per pratiche mutuo,
ecc.)
• …
MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW ‐ EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010
Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza DocFlow e Microsoft
w w w . d o c f l o w . c o m

21. Richiesta Ferie www.docflow.com
MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW ‐ EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010
Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza DocFlow e Microsoft
w w w . d o c f l o w . c o m

22. Gestione Straordinari
www.docflow.com
MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW ‐ EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010
Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza DocFlow e Microsoft
w w w . d o c f l o w . c o m

23. Gestione Nota spese
www.docflow.com
MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW ‐ EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010
Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza DocFlow e Microsoft
w w w . d o c f l o w . c o m

24. I processi collaborativi in HRDocs
www.docflow.com
PDF
vers ione
• Con “forte”
a g
• Firm Stampin
e
• Tim grafia
to
• Crit
M
• DR e
rg
• Me r
e
• Cov rmark
te
• Wa
•…
•Re
•Cr gistra
e
•Ch azion zione
ia m e a
ate di un utoma
RF wo t
C rk i ica su
tem S AP
MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW ‐ EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010
Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza DocFlow e Microsoft
w w w . d o c f l o w . c o m

25. www.docflow.com
MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW ‐ EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010
Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza DocFlow e Microsoft
w w w . d o c f l o w . c o m

26. www.docflow.com
MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW ‐ EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010
Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza DocFlow e Microsoft
w w w . d o c f l o w . c o m

27. I processi di valutazione competenze
www.docflow.com
MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW ‐ EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010
Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza DocFlow e Microsoft
w w w . d o c f l o w . c o m

28. grazie Maurizio Savoca – PARTNER
www.docflow.com
EMAIL: maurizio.savoca@docflow.it
TEL: 02 57 50 33 66
www.docflow.com
MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW ‐ EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010
DocFlow Italia Spa | Centro Direzionale Milanofiori Strada 4 Palazzo Q8 | 20089 Rozzano MI | Tel 02 57 50 33 66 Fax 02 57 50 33 69 |marketing@docflow.it
Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza DocFlow e Microsoft
w w w . d o c f l o w . c o m