1. 效率會議 有效的會議不會自然而然出現 需要用心的準備規劃與執行 魏如慧(小光)、楊志偉(Brian)、林澂(Mark)

3. 為什麼沒效率?

4. 開會前

5. 開會時

6. 開會後

7. 公認的糟糕會議

8. 沒有明確的目的

9. 沒有清楚的agenda

10. 主題混在一起，討論混亂無效率

12. 開會前(2) 準備好Agenda 哪些要在會議中討論? Agenda安排的技巧 Bell Shaped 重要的放中間(如果有人會遲到早退…) 有爭議、需要討論的放後面 Ending(輕鬆有趣的議題、Follow Up確認、下次會議) 時間的分配 Lunch Time、Tea Time 在Agenda上標示議題的類型 (A)ction、(I)nformation、(V)ote

13. 開會前(3) 準備所需要資料 先寄給其他人看過? 現場展示? 負責人? 其他設備 地點：Layout、Seating、周圍的誘惑…. 要方便討論、可以看到其他所有人、足 夠的空間 工具：Projector、白板、紙筆 Notebook

14. 會議中(1) 提早抵達 安排會議室 發放資料 準時開始(很重要!) 介紹成員 說明規則 e.g. 手機…

15. 會議中(2) 重點放在Processing Information 而不是Giving Information 確保每一個人都充份了解討論的內容 確認結論是什麼 Follow up的負責人、完成時間 準時結束會議 會議品質… 也不是把agenda跑完就好。

17. 確認責任歸屬

19. 經驗分享 誰來當主席? 輪流? 現場抽籤? 隊長? 誰來當會議記錄? 如何寫一個好的會議記錄?

20. 制定agenda 指定會議記錄 掌握時間 盡量使用數據，避免政治問題 保留/集中 討論問題的時間 若小組討論可以處理的事，不要放在大會議裡 Effective Meetings Google認為的效率會議要素

22. Clearly state the purpose and the desired outcome of the meeting. If there is no consensus on final decision, recommendation should be proposed.

23. Should enforce meeting contract if participant does not.

24. Presenter:

25. Make sure you are well prepared.

27. References B. L. Shoop, “How to run an Effective Meeting,” Focal Point, Optical Society of America, October 1996. Reprinted in IEEE CrossTalk, Vol. XXXIV, No. 8, January 1998. How to Run a Meeting Like Google.

28. Q&A