1. Automatisation des Processus d’Affaire –
Preuve de Concept (PDC)
15 septembre 2009 – Vitrine Technologique
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2. Notre Approche Actuelle
Discussion de l’automatisation des processus d’entreprise
(APE)
Survol des points-clés résolus avec le projet
Démonstration complète du processus utilisé par L’AECI
utilisant la gamme Adobe LiveCycle ES
Discussion
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3. Stages de Maturité des Formulaires Électroniques
Phase
Phase
Phase
Phase
Phase
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4. Transformation et Automatisation
En 2007, les Affaires Étrangères et Commerce International Canada a lancé son agenda
pour la transformation et la creation d’une Ministère moderne prêt pour le 21e siècle –
il serait:
• Assez flexible afin de répondre aux beosins futurs ne perdant pas le focus sur la mission et
les objectifs premiers du département
• Disposer des bonnes personnes aux bons endroits pour serveir les Canadiens et faire la
différence dans le monde
• Capable d’innover continuellement
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5. L’Énoncé de mission d’une Approche Meilleure-Pratique
• Garder le focus sur l'amélioration des procédures
afin d'augmenter l'efficacité, réduire la
manipulation répétée des données, générer des
éconmies et s'aligner avec les initiatives
écologiques en matière de technologie du
gouvernement.
• Constamment faire l'effort d'innover et d'être créatif
dans ses méthodes, afin d'améliorer les intéractions
avec un impact aux systèmes qui sont internes et
externes.
• Améliorer l'environnement de travail pour tous les
utilisateurs de ces processus
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6. APE– Trajectoire Opérationnelle
TRAJECTOIRE POUR VISION APE
OPÉRATIONNEL
(Phases)
TACTIQUE
STRATÉGIQUE
(Temps)
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7. Ce que MAECI veut réparer…
• Des processus qui consomment trop de temps
• Des systèmes qui n’enraient pas les erreurs
• Les application déconnectées à plusieurs points d’entrée
• Informer les gestionnaires sur la performance des processus
• Réduire les émissions de CO2
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8. Ce que FPP et MAECI avons fait…
En tant que preuve de concept (PDC), l’équipe FPP/
AECI a complètement automatisé le processus
d’embauche LES dans un environnement de
développement. Ceci inclut l’intégration actuelle de
tous les systèmes de données de l’AECI.
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9. Les systèmes que nous avons intégrés…
=HMRS
=IMS
=InfoBank
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10. Processus d’Embauche LES – Qu’est-ce que c’est?
Le processus d’embauche automatisa…
• Le recrutement et la gestion des postulants
• L’embauche des employés, incluant les offres d’emploi et la prise en charge
• L’établissement de normes supérieures en fait de gestion d’information pour les
nouveaux employés.
Incluant…
• Acheminement des tâches pour approbation (workflow)
• Intégration des données financière par le biais du système de paie
• Production d’un rapport pour les gestionnaires par un outil réglable du style
Tableau de Bord
Les résultats obtenus sont…
• Des économies directes pour les employés
• Des économies directes en matière de matériaux et transports
• L’augmentation de la justesse des données
• L’augmentation de la prodcutivité, donc augmentation des opportunités
• La réduction des émissions de CO2
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11. Les Objectifs atteints
Implémentation d’un processus automatisé de façon intégral
La possibilité de gérer et résoudre les problèmes plus
facilement
Prouver que la gamme Adobe LiveCycle peut s’intégrer à
l’intérieur d’une infrastructure technologique
gouvernementale.
Apprendre de la Preuve de Concept et appliquer les
connaissance acquise dans les autres processus lors de
l’implémentation de LiveCycle
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12. Le Processus d’embauche – Une représentation LiveCycle
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13. Approche architecture orientation-service (SOA)
Utilisateurs sans DFAIT Utilisateur avec
intenret Internal internet
Courriel
Impression avec Code à Barres 2D
Protocoles Standards Internet
RESSOURCES VÉHICULES DE SERVICES
Invocation – Web Services, Java, API, Acces Distant, Courriel, Watched Folders
Fragement
de
Formulaires Processus
Utiliser ce qu’offre
Certifier des
Création de
formulaires
Sous-
Création de
Documents
documents
documents
Document
Extension
processus
Gérer les
Reader
la gamme LiveCycle lettres
Secure Les services LiveCycle
Les services du MAECI
sans modifications paragraphes
…….
majeur Moteur Système Surveillance Contrôle des versions Framework Modulaire
Gestion des tâches EveFramework Contrôle d’accès Registre des Services
Interface de Service – Composantes de Base – Adaptateurs JCA – Web Serviceses
Ajouter / Créer / Mettr à jour et
Initier Procédures Internes
Service d’Annuairs
BD Régionale Autres systèmes legacy
d’entreprise
13
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14. LiveCycle WorkSpace – Nouvel outil pour employés
Un interface
nettement
améliorer afin
de permettre
la gestion
efficace de
l’information
à l’AECI
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15. Suivi du processus en tout temps
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16. Améliorer les données en les prenant directement à la source …
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17. Multiples point d’entrée
Email 2D Barcode Workspace
Pas toutes les procédures ou les utilisateurs ont accès à des outils Internets
de haut niveau
L’accès aux processus doit se faire de plusieurs façons
À l’interne, les gens devraient pouvoir aider les candidats qui n’ont aucune
expertise en informatique tout en permettant l’automatisation
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18. 18
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19. 19
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20. Montrer les informations
appropriés selon le rôle de
l’individu
Assignation selon le rôle de
l’employé contrôlant ainsi
l’accès aux formulaires et
pour l’audit
Maximiser l’efficacité du
personnel afin de distribuer
les rôles selon les besoins du
processus
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21. Utiliser les formulaires pour
entrer l’information dans les
applications d’entreprise.
Mise à jour dans HRMS, démarage du
processus
Ajout dans IMS, et mise à jour
Intégration avec Infobank
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22. 22
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23. 23
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24. Peut s’inspirer des formulaires papiers exitants
Réorienter l’emphase sur les niveaux de service et
rendre les employés plus productifs.
Facilité à créer des assistant de formulaire pour guider
les utilisateurs lors de l’entrée de données.
Conforme aux normes Web 2.0 – intégration de
multiples points d’entrées, extensible et toutes les
composantes de la transactions se déroule sur le web
sans aucun ajouts de technology.
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25. Module de Surveillance
de l’activité des
processus
Inspection de
l’historique des données
Délégation des tâches
pour alléger les
embouteillage
Améliorer l’audit des
données
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26. Une gestion de la correspondance axé sur les
processus avec une capacité de contrôle de qualité
Assemblage dynamique et contrôllé des lettres à partir de gabarits
définis.
Sélection des paragraphes, conditions de services et convention des
utilisateurs flexibles.
Automatisation et pré-configuration du contenu des lettres.
Intégration progressive des données dans les systèmes clés du MAECI.
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27. Nos Services et Solutions GreenFORMS™
Réduction fardeau des données
Autonomisation des données à l’entrée
Arrêter la ré-entrée des données À L’ENTRÉE RÉ-ENTRÉE SUPPORT
Réduction de l’arriéré (gérance et regard sur
la performance du processus) 15-30 mins Ajouter Réduction
par page de 15-30 mins de 15 mins
Réduire les erreurs, le temps pour
compléter et le support nécessaire formulaire par page par utilisateur
Moyenne estimée: Réduction de l’équivalent d’une
Faire place au changement personne pour chaque 15000 formulaires traités
Opportunité: Améliorer la productivité jusqu’à 300%
Pratiques exemplaires pour des nouvelles
approches
PAPIER TRANSPORT
Conformité aux standards d’accessibilité
comme NSI 2.0 1 lb. pour
1 lb. pour
chaque 100
2.5 km
formulaires
Réduction de l’empreinte de de transport
à une page
carbone
Moyenne estimée : 30,000 lbs. en réduction
Laissé aller les processus manuel utilisant de l’empreinte de carbone par année pour
le papier chaque 15,000 formulaires traités
Halte à l’impression sur papier et au
transport
Gains de productivité verte
Réduction nette approximative de 500 kilo-tonnes de carbone après 5 ans.
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28. Ou en sommes-nous avec MAECI?
TRAJECTOIRE POUR VISION APE
OPÉRATIONNEL
(Phases)
TACTIQUE
STRATÉGIQUE
(Temps)
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29. Étape Définition DFAIT/GreenFORMS™
• Connaissances acquises – la Preuve
de Concept
• Planifier l’implémentation des
premiers processus en production
• Guider l’implémenration des
prochains processus
• Calculer le retour sur investissement
• Déployer les eForms et les processus
automatisés mondialement
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30. Démonstatrion des points-clés
Implémenter une solution LiveCycle intégrale dans un contexte concret
Conversion des formulaires existants pour le processus LES
Créer facilement des gabarits à partir de modèles existants de correspondance.
Un système qui nécessite aucune entrée répétée des mêmes informations
Créer des opportunités afin de réduire les embouteillages
Tous ré-acheminement et escalation des tâches sont configurables
Suvrveillance de la performance des processus par l’intermédiaire d’outils conviviaux
Prouver l’intégration de LiveCycle à l’intérieur de l’envionnement du MAECI
Intégration à LDAP pour définir les utilisateurs du système
Intégration à HRMS/IMS afin d’ajouter, de mettre à jour et même d’initer des processus à l’intérieur de HRMS
Archivageet intégrations des documents dans InfoBank (RDIMS)
Apprendre de la Preuve de Concept et appliquer sur la prochaine phase du projet
Ré-utiliser les sous-processus, l’intégration et les web services.
Le potentiel de migrer facilement au-delà des formulaires de papier
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31. Questions?
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32. Nos Services et Solutions GreenFORMS™
Réduction de manipulation de
données
Rendre efficace l’entrée des données ENTRÉE RÉ-ENTRÉE SOUTIEN
Éliminer les entrées de données en double
15 à 30 mins 15 à 20 mins Économise
Automatisation des processus.
par page de par page, par 15 mins par
Moins d’erreurs! Moins de soutien! formulaire formulaire utilisateur
Approximation: Économiser 1 personne-année par
Relever le défi 15 000 formulaires traités.
Documentation pour les Opportunité: Augmenter la productivité de 300%
nouveaux pré-requis
Adhérence aux normes NSI PAPIER TRANSPORT
Formulaires, documents et sites webs qui
respectent les standards d’accessibilité 1 lb. par 1 lb. par
100 pages de 2.5 km
Réduction de la trace de formulaire de trajet
carbone
Rendre désuet l’accumulation de données Approximation: Une réduction de
sur papier. 30,000 lbs. de carbone par année
Les calculs sont estimés pour une base de
Arrêter d’imprimer pour envoyer des 15,000 formulaires
documents.
Augmenter la productivité
Réduction nette approximative de 500 kilo-tonnes de carbone après 5 ans.
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