El documento define una base de datos y su estructura. Explica que una base de datos consiste en una relación de datos estructurados en registros y campos, y que los registros contienen unidades de información almacenadas en campos. También describe cómo las bases de datos relacionales permiten relacionar tablas a través de campos clave comunes.

1. DEFINICIÓN Y ESTRUCTURA DE LAS BASES DE DATOS
Una base de datos consiste en una relación o conjunto de datos estructurados con el mismo
tipo de datos en registros que contienen unidades de información almacenadas en campos.
Para entender el concepto, pensemos en una lista en la que cada unidad de información
corresponde a una línea. Esta línea o unidad de información la llamaremos registro.
Cada registro, a su vez, está determinado por un subconjunto de unidades, llamados campos,
en los que se divide la unidad de información (el registro) y que asigna en cada uno de los
registros el mismo tipo de datos.
Tomemos como ejemplo una base de datos que contenga la relación de empleados de una
oficina.
Cada empleado será, en este caso, la unidad de información (podríamos pensar en cualquier
otra unidad, dependiendo de la funcionalidad de la lista). Cada empleado, se corresponde con
un registro de la BD (Base de datos).
Por otro lado, como todos los integrantes de la lista son empleados, podríamos escribir en cada
registro una única celda donde aparezca el nombre, los apellidos, el DNI, la ubicación, el
cargo, su teléfono, su dirección, etc.. con lo que ya tendríamos construida una base de datos
muy sencilla.
Ramón Romaní Creos, 12.365.897, Gerencia, Jefe de Servicio, 273654, calle del alma 33
Pedro Delgado Ciruelo,09.375.134, Gerencia, Coordinador de círculos,298156, Calle del
Terraplén, 35
Antonio Lagunas Gordas, 09.333.555, Depósito, Agenda Territorial, 375659, Calle del Folio
2
Ramón Romaní Creos, 12.365.897, Gerencia, Jefe de Servicio, 273654, Calle del Alumbre,
54
La de arriba es una lista que corresponde a una base de datos simple donde como decíamos, la
información de cada empleado es un registro y este está constituido por un único campo.
Pero esta organización de la información no es eficaz. Podemos ordenar los registros de
manera que los nombres estén por orden alfabético, o por número de teléfono o por DNI…
Fco. Javier Fernández Castelo Pág. 1 19 de marzo de 2012

2. pero la información así obtenida ha de ser tratada de forma compleja: sería muy fácil ordenar
la lista por Nombre pero, ¿si la queremos ordenar por teléfono?
Para subsanar esta carencia, podemos organizar la información de cada registro en una serie de
departamentos, que llamaremos campos, de forma que cada uno de ellos tenga unas
propiedades diferentes pero que toda la información correspondiente a un campo dado, pero de
absolutamente todos los registros, sea homogénea.
Se entenderá mejor comprobándolo en el siguiente ejemplo.
Ramón Romaní 12.365.897 Gerencia Jefe de Servicio 273654 calle del
Creos alma 33
Pedro Delgado 09.375.134 Gerencia Coordinador de 298156 Calle del
Ciruelo círculos Terraplén,
35
Antoni Lagunas 09.333.555 Depósito Agenda 375659 Calle del
o Gordas Territorial Folio 2
Ramón Romaní 12.365.897 Gerencia Jefe de Servicio 273654 Calle del
Creos Alumbre, 54
En el ejemplo superior, vemos la misma información que en el primer ejemplo, solo que en
esta ocasión hemos distribuido la información de forma que esta resulte dividida y
homogénea.
Si observamos cada línea, vemos que la información de registro sigue siendo exactamente la
misma. Pero ahora, ésta estructurada de forma que cada subconjunto de cada registro, cada
campo, estará relleno con información homogénea: en el primer campo la información es el
nombre de pila, desde el primer hasta el último registro, lo mismo pasará con los apellidos, los
DNI’s,… la información se encuentra estructurada.
Ahora es más sencillo ordenar los diferentes registros ya sea por nombre, teléfono o por el
campo que sea.
Para hacer la organización de la lista más eficiente, podemos y debemos dotar a cada campo
de un nombre que lo identifique. La información así presentada, obtiene un grado más de
estructuración y su lectura y análisis más sencillo.
A este nombre identificativo le llamamos etiqueta.
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3. NOMBRE APELLIDOS DNI DEPENDENCIA CARGO TELEFONO DIRECCIÓN
Ramón Romaní 12.365.89 Gerencia Jefe de 273654 Calle del
Creos 7 Servicio Alma 33
Pedro Delgado 09.375.13 Gerencia Coordinador 298156 Calle del
Ciruelo 4 de círculos Terraplén, 35
Antonio Lagunas 09.333.55 Depósito Agenda 375659 Calle del
Gordas 5 Territorial Folio, 2
La verdadera potencia de las bases de datos está en la capacidad de la que han sido dotadas
para relacionarse las unas con las otras.
Las bases de datos con esta capacidad se llaman Bases de Datos Relacionales y son las que
vemos comúnmente cuando trabajamos con programas como Access de Microsoft, SQL,
MySQL, Oracle,…
Entenderemos el concepto de relacional de forma inmediata con un nuevo ejemplo.
Supongamos que tenemos una lista similar a la anterior que tiene por campos DNI, Nombre y
Apellidos. Llamemos al campo DNI campo clave y como propiedades diremos que es un
campo cuyos componentes son únicos. Esto quiere decir que no puede haber un DNI repetido
en la lista.
Ahora creemos otra lista con los campos DNI, Dependencia, cargo y teléfono y otra nueva
lista con los campos DNI y dirección.
Cada una de las listas por si misma podría ser una base de datos, de hecho lo es. Pero en las
bases de datos relacionales, a cada lista la vamos a llamar tabla y al conjunto de tablas es lo
que llamaremos base de datos relacional. Para ello, debemos relacionarlas.
Varias tablas se relacionan entre sí a través de un campo especial que se denomina campo
clave.
NOMBRE APELLIDOS DNI
Ramón Romaní Creos 12.365.897
Pedro Delgado Ciruelo 09.375.134
Antonio Lagunas Gordas 09.333.555
DNI DEPENDENCIA CARGO TELEFONO DNI DIRECCIÓN
12.365.897 Gerencia Jefe de Servicio 273654 12.365.897 Calle del Alma 33
09.375.134 Gerencia Coordinador de 298156 09.375.134 Calle del Terraplén,
círculos 35
09.333.555 Depósito Agenda 375659 09.333.555 Calle del Folio, 2
Territorial
12.365.897 Calle del Alumbre, 54
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4. Supongamos que, en esta base de datos sencilla, uno de los empleados tiene asignados dos
domicilios, con sendas direcciones.
Es terriblemente ineficiente el crear una tabla con todos los campos relacionados de cada
empleado. En el caso que nos ocupa, nos hubiera obligado a duplicar todos los datos del
empleado menos el campo dirección, que sería distinto. Esta manera de proceder no aporta
más que complicaciones a la hora de tratar un número elevado de datos. Ni que decir tiene el
problema si en vez de dirección hubiera sido el campo cursos de formación. Y cada uno
hubiese realizado 35…
Como vemos en la base de datos relacional, la tabla principal permanece invariable y por lo
general no tendrá ningún campo duplicado.
Las tablas secundarias, por su parte, solo duplicarán el dato correspondiente al campo clave,
pero tampoco duplicarán el resto de la información. No solo se escribe menos, sino que se
controla mejor los errores y se manejan mejor las tablas a posteriori.
COMPOSICIÓN DE UNA TABLA
Las tablas de datos, como sabemos se componen de registros y estos de campos.
El campo es la unidad individual más pequeña que puede contener la estructura de una tabla.
Cada campo, puede albergar diferentes tipos de datos: pueden ser numérico o alfanuméricos.
Dentro de los numéricos, pueden ser de diferentes precisiones: simple, doble, entero,… y
dentro de los alfanuméricos, pueden ser tipo texto, fecha,…
Vamos a ver todo lo anterior referido a las bases de datos de Access de Microsoft.
BASES DE DATOS ACCESS
Mucha gente conoce o ha oído hablar de las bases de datos pero ya son bastante menos los que
se atreven a coquetear con ellas.
Lo cierto es que es una manera tan eficiente de clasificar y almacenar la información que
merece la pena gastar algo de nuestro tiempo en familiarizarnos con ellas.
Access, es una herramienta de Bases de Datos integrada en el paquete ofimático Office de
Microsoft y nuestro trabajo va a versar en torno a este.
La mejor manera de comprender su funcionamiento, es comenzar desde la génesis un proyecto
de ejemplo. Esto nos permitirá aprender los conceptos, y disponer de una base o plantilla
inicial donde apoyarnos en nuestros inicios.
Propongo como ejemplo una sencilla base de datos para gestionar nuestra discoteca y
videoteca particular.
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5. En primer lugar, nuestro trabajo consiste en determinar exactamente qué es lo que queremos
controlar con nuestra aplicación. Podemos desear desde mantener una lista monda y lironda de
toda nuestra propiedad hasta gestionar un catálogo “profesional” de títulos.
Una vez que conocemos el alcance de nuestro proyecto, definimos la estructura de la base de
datos de manera que no nos veamos abocados a alterarla a mitad del proyecto… esto
supondría volver hacia atrás en el mismo con lo que se perderá mucho tiempo (este no suele
ser gratis)
Pero comencemos…
Nuestro primer programa de base de datos no va a ser demasiado ambicioso. Se trata de crear
una estructura muy simple que almacene nuestra colección de CD’s de música, que nos
permita realizar operaciones de alta, baja, modificación, búsquedas, borrado, etc… que nos
presente la información en informes definidos por nosotros mismos y que todas las
operaciones las centralice en un formulario (o varios) que de valor estético a nuestro trabajo y
nos lo facilite al mismo tiempo.
Parece lógico pensar que lo primero es sentarse y pensar que información almacenaremos; esta
puede ser muy diversa:
Nuestros registros, necesariamente han de contener al menos el título del álbum. Con esto ya
podríamos construir nuestra base de datos. Pero aprovechando la potencia de la herramienta,
vamos a añadir más información. En principio, introduciremos también el autor y la fecha del
álbum. Vamos a añadir un campo numérico del que ya hablaremos y que nos va a ayudar en la
tarea de relacionar tablas.
Vale, pues ya tenemos nuestra primera estructura de tabla de Access.
Vamos a implementarla en el programa.
Abrimos la aplicación y lógicamente nos la vamos a encontrar vacía de contenido alguno.
A la derecha vemos un menú con varias
opciones. Nosotros vamos a elegir la
primera: Base de Datos en blanco. Nos
aparece el cuadro de diálogo necesario para
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6. poner un nombre al archivo y guardar el mismo en la ubicación que mejor nos parezca. Por
defecto, el nombre que el sistema escoge es db1.mdb donde el 1 se incrementa
secuencialmente a medida que abres más bases de datos.
A la nuestra la llamaremos Discoteca y lo introducimos en vez de db1.mdb, pulsamos el botón
“Crear” y automáticamente aparece el interfaz de la base de datos Discoteca
Nos vamos a detener un instante en
este interfaz..
La parte izquierda contiene una
serie de entradas correspondientes
a cada uno de los objetos de la base
de datos.
Tablas: como ya hemos explicado,
son una colección de datos
estructurados en registros y estos
divididos en campos.
Consultas: a partir de la información que contienen las tablas, es posible filtrar datos de forma
que cada consulta nos devuelva aquellos datos que cumplan las condiciones especificadas.
Formularios: interfaces particulares creados por los usuarios que presentan la información de
manera intuitiva para facilitar el tratamiento de los datos.
Informes: presentación de la información formateada por los usuarios infiriendo a esta un
resultado final deseado.
Comencemos creando una tabla de datos.
Podemos crear una tabla,
partiendo de la vista de diseño,
que veremos inmediatamente,
utilizando el asistente o
introduciendo datos
directamente.
Si partimos de la vista de
diseño, aparece en pantalla un
cuadro de dialogo como el de
la figura de la derecha en el que
introduciremos los nombres de
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7. los campos, el tipo de datos de que están compuestos e incluso podemos escribir una
descripción de cada campo.
En nuestro caso, la tabla que vamos a crear tiene los siguientes campos:
Un campo auto
numérico: Le
llamaremos índice (o
como queramos) nos
va a servir para
ordenar los registros
conforme hayan sido
grabados. Es un
campo especial que se
va autor rellenando a medida que introduces registros con la particularidad de que no puede
darse el caso de que alguno esté repetido. Esta propiedad la vamos a utilizar para convertir el
campo en campo clave, por el cual nos referiremos al llamar registros de otras tablas
relacionadas.
Campo Título: este
campo será un campo
de tipo texto. Por
defecto, es el tipo de
datos que tienen los
campos. También por
defecto, su tamaño está
limitado a 50
caracteres pero puede
tener entre 0 y 255
caracteres. Para
modificarlo, pulsamos
con el botón izquierdo
del ratón sobre la
entrada “Texto”
correspondiente y en la
parte inferior del
cuadro, modificamos
el valor por defecto por el que necesitemos. En esta ocasión será suficiente con 70.
En este mismo cuadro y para el tipo de datos Testo, podemos observar que hay mas
propiedades que se pueden definir y que más adelante iremos viendo; tal es así como el
formato, mascara de entrada, título, valor predeterminado,…
Campo Autor. Lo mismo que el anterior, pero el tamaño del campo o su longitud la vamos a
incrementar hasta 100 caracteres, por si hay varios autores.
Campo Fecha_Album: en este campo indicaremos la fecha de creación del álbum por su autor.
No es casualidad que las dos palabras que componen el nombre de este campo estén unidas
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8. por un guión bajo. Es
recomendable facilitarnos el
trabajo futuro y es por eso
que esta descripción la
haremos con una única
palabra. De ser dos o más,
que también sería factible, al
llamar a ese campo por su
nombre en otro módulo u
objeto, deberíamos
introducirlo siempre entre
comillas.
El tipo de datos fecha/hora es
formateable de diferentes
maneras para que la
información se adapte a
nuestras necesidades. Como
vemos en la figura, puede adoptar deferentes formatos y como en el caso de los campos de
datos tipo texto, se pueden precisar ciertas propiedades que hagan la información más
identificable.
Campo Fecha_Alta: va a acoger la fecha en que ha sido de alta el título en nuestra base de
datos. Como en el caso anterior, podemos formatear la información para hacerla más
comprensible.
Vamos a elegir para ambos campos de fecha, el formato Fecha corta.
Con esta sencilla operación hemos configurado nuestra primera tabla de base de datos. Ahora,
solo hace falta tener datos para introducirlos.
Para terminar, cerramos el cuadro pulsando la “x” de la esquina superior derecha, contestamos
que sí a la pregunta de si deseamos guardar los datos y damos un nombre a la tabla cuando a
continuación nos lo pidan.
Seguramente, y puesto que no lo hemos hecho antes, nos aparecerá un cuadro de dialogo que
nos informe de que no hemos definido clave principal y si deseamos crearla. En este caso le
diremos que sí.
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9. Ya hemos creado y
guardado nuestra primera
tabla y la podemos ver en
el espacio reservado a los
objetos tabla tal y como
figura en la ilustración
siguiente.
La tabla recién creada, se
puede abrir para introducir
datos inmediatamente o
para consultar y/o
modificar su diseño. En el
menú de iconos de la parte
superior del cuadro de
dialogo vemos los botones
con ambas opciones.
Si nos detenemos un instante en el diseño, veremos que este ha cambiado del que nosotros
propusimos; ahora hay definido un campo clave, que es el campo índice.
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10. Si abrimos la tabla para introducción de datos, el aspecto que presenta la ventana es el de la
imagen siguiente. A medida que introducimos un registro, se genera otro para poder introducir
nuevos datos, así hasta que dejemos de introducir nuevos registros.
Existen otros dos métodos
para crear tablas en Access.
Uno de ellos es la
introducción de datos
directamente; mas adelante
habrá que dar nombres a los
campos creados, de forma que
no parece que sea mejor que
el que acabamos de ver. El
otro consiste en seguir paso a paso las instrucciones de un asistente y crea las tablas necesarias
automáticamente. El problema es que si las plantillas existentes no coinciden con nuestras
necesidades, o las modificas o no nos va a servir.
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11. Cuando tenemos una tabla de datos con registros introducidos en ella, podemos localizar el
registro requerido con una simple consulta de datos sobre esa tabla. Imaginemos que la tabla
que aparece en la imagen, en vez de 30 registros tiene 30.000. Sería difícil establecer de forma
inmediata los nombres de los
álbumes cuyo autor es Radiohead
y poder decir cuántos tenemos
almacenados.
Access dispone de un objeto,
llamado consultas mediante el cual
podemos configurar una selección
de datos de una tabla que cumpla
ciertos criterios.
El ejemplo anterior nos servirá
para ilustrar el funcionamiento de las consultas.
Construyamos una consulta tal que nos
filtre únicamente aquellos álbumes
existentes en la tabla cuyo autor sea
Radiohead.
Como en el caso de la creación de tablas,
en la creación de consultas también hay
varios métodos. Uno de ellos es mediante
un asistente que nos guía paso a paso en
las operaciones que hay incurrir. El otro
método, el que veremos, básicamente es lo
mismo pero tomamos el control desde el
minuto cero sobre la configuración de la consulta que vamos a realizar. Pulsando sobre la
entrada correspondiente a ·Crear una consulta en vista de diseño, podemos ver el siguiente
cuadro, en el que se nos permitirá colocar los campos de la tabla de la forma que queramos de
acuerdo con nuestras necesidades. Para ello, aparece automáticamente un nuevo cuadro donde
elegir la o las tablas, o consultas o ambas que necesitemos para realizar nuestra consulta.
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12. En este primer ejemplo, solo disponemos de una tabla y ninguna consulta por lo que la
decisión es fácil. Como ya esta seleccionada, pulsamos el
botón Agregar. En este momento, la tabla seleccionada
aparece en el lugar que le corresponde en el cuadro
Consulta de selección y esta lista para operar con ella.
Para agregar un campo a la consulta, bastara
seleccionarlo de la tabla que acabamos de instalar en la
consulta pulsando el botón izquierdo del ratón y, sin
soltar,
arrastrar hacia el área inmediatamente
inferior, compuesta de columnas que
representan a cada campo incluido. Es
importante recordar que, si se quiere incluir
el total de los campos de una tabla, en vez de
seleccionar y arrastrar cada uno de ellos, se
puede conseguir el mismo efecto
seleccionando el asterisco superior y
arrastrándolo a la columna Campo
correspondiente; asterisco significa para Access todos los campos de la tabla. Esto es muy
rápido pero tiene una restricción: no podemos crear condiciones individuales a cada campo de
la manera que veremos a continuación.
Una vez hemos arrastrado todos los campos deseados podemos expresar condiciones para cada
campo que filtren de una u otra forma la salida de la consulta.
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13. Para el ejemplo que seguimos, vamos a seleccionar todos los campos de la tabla pero
seleccionándolos de uno en uno. Una vez seleccionados, vamos a pedir, en la línea criterios,
que el autor sea Radiohead, de manera que cuando ejecutemos la consulta, solo aparecerán los
registros correspondientes a este
autor, tal como vemos en la
imagen. Para
terminar con este
ejemplo, la
consulta presentara los datos por orden cronológico en base a la fecha de
adquisición. Para ello, en la línea Orden de la columna campo Autor,
escogemos “Ascendente” y ejecutamos la acción pulsando el botón Vista.
Ya estamos satisfechos de los resultados de esta consulta, es momento de guardarla y darle un
nombre que haga reconocible fácilmente esta consulta. Para esto, cerramos la consulta,
contestamos que si a la pregunta de si queremos guardar los cambios y en el cuadro que
aparece introducimos el nombre de la consulta “Consulta Radiohead”
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