Bâtir une gouvernance simple et efficace pour vos environnements SharePoint. Présentation faite au SharePoint Summit de Montréal.

1. Une gouvernance simple et
efficace
NATHALIE JARD

2. QUI SUIS-JE ?
www.sharepointsummit.org
2
Nathalie Jard
Analyste SharePoint – Scrum Master
(Migration – Analyse – Gouvernance)
nathalie.jard@gsoft.com
@najard
http://spdynamite.net

3. Table des matières
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1. BÂTIR LA GOUVERNANCE
2. PUBLIER ET COMMUNIQUER
3. APPLIQUER ET FAIRE ÉVOLUER
3

4. INTRODUCTION
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POURQUOI FAIRE UNE GOUVERNANCE ?
4
 Perte de contrôle
 Architecture d’information inexistante
 Pas de cycle de vie
 Recherche inefficace

6. INTRODUCTION
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6
Source: Microsoft
SERVICES
Infrastructure, Opération et Maintenance
CONTENU
Topologie de site, gabarit, métadonnées
PERSONNES
Rôles et responsabilité, Réseau Social
CYCLE DE VIE
Création, approbation, expiration
CHANGEMENT
Formation, gestion du changement,
Personnalisations
DOMAINES

7. INTRODUCTION
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7
DÉFINITION
 Règles
 Rôles et responsabilités
 Processus
 Guider
 Diriger
 Contrôler
 Combler des objectifs
d’affaires
 Document
Plan de gouvernance
Processus de gouvernance

8. INTRODUCTION
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8
QUI DOIT RÉDIGER LE PLAN DE GOUVERNANCE ?
Business vs IT ?
1 personne vs un groupe ?
Le comité de gouvernance ?
QUEL TYPE DE PLAN ?
Politique – Opérationnel ?
> Cela va dépendre de la maturité de l’entreprise

9. www.sharepointsummit.org
Bâtir le plan de
gouvernance
UNE QUESTION À LA FOIS

10. PERSONNES
Bâtir le plan de gouvernance
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1. DÉFINIR LES RÔLES ET RESPONSABILITÉS
• Qui fait quoi dans le projet SharePoint ?
10
Rôle Responsabilité Nom(s)
Comité de gouvernance
Assigner les rôles et responsabilités pour la
plateforme SharePoint
Approbation des règles et procédures
Mario
Luigi
Peach
Dixie
Architecte SharePoint
Traduire les besoins d’affaires en solutions
SharePoint
Pauline
Tableau complet

11. Bâtir le plan de gouvernance
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2. METTRE EN PLACE LE COMITÉ DE GOUVERNANCE
11
Représenter
l’entreprise
Limiter
l’implication des TI
Approuve le plan
de gouvernance
Évalue les
objectifs
Priorise les
demandes
Un responsable
du comité Décider des responsabilités du comité
PERSONNES
C’est très souvent l’étape la plus
longue et la plus laborieuse !!!

12. Bâtir le plan de gouvernance
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3. ARCHITECTURE LOGIQUE
12
Applications
SharePoi
nt
Publication
Interne
Publication
Externe
Collaboration
 Vision globale
d’utilisation
 Une gouvernance
adaptée pour chaque
éléments de la vision
Collaboration
/Projets /Sites d’équipe /Communauté
CONTENU

13. Exemples d’architecture logique
Collaboration
Publication
Interne
Publication
Externe
Applications
Architecture
logique
/Wiki /Blogue /Projets /Équipe /AdHoc
SharePoint 2013
Collaboration
http://collab.monsite.com
Applications
http://apps.monsite.com
Politiques Wikis
FAQ
Équipes
/equipes/<nom_equipe>
Projets
/projets/<nom_projet>
Équipe 1 Projet 1 Projet 2
Application 1 Application 2
Équipe 2
Équipe 3 Projet 3

14. Bâtir le plan de gouvernance
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4. GABARITS DE SITE
14
Description sommaire
Durée de vie
Contenu par défaut
Règles de sécurité
Quotas
CONTENU

15. Gabarit de site de projet
Collaboration
/Projets /Équipe /AdHoc
 Les sites de projet permettent à des membres d une même
équipe de collaborer tout au long d un projet pour la création
de contenu et le partage d information
 Le gestionnaire de projet est responsable de la création et de la
gestion du site (propriétaire du site)
 Les membres peuvent appartenir à la même unité d affaire ou
non
 La durée de vie du site dépend de la durée de vie du projet
Bibliothèques:
- Documents du projet
- Livrables
- Images
- Wiki
Listes:
- Tâches
- Membres de l équipe
- Flux de nouvelles
- Liens utiles
Nom du gabarit: Site de projet
Quota: 2 GB
Date de fin: Date de fin de projet
Permissions:
- Propriétaire du site
- Membres du projet
Convention de nomination:
- Appliquer le numéro du projet (ex:
P2014-254)

16. CONTENU
Bâtir le plan de gouvernance
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5. TYPE DE GESTION
16
FLEXIBLE
Le propriétaire du site possède tous les droits
sur son site
 Gestion de la sécurité
 Gestion des éléments de listes
 Création de listes et
bibliothèques
CONTRÔLÉE
La gestion et la sécurité du site sont contrôlées
par l’équipe de développement.
Les membres du site peuvent:
 Gérer les éléments de listes
 Ajouter et consulter le contenu
Lister aussi les actions que les utilisateurs ne peuvent pas faire

17. Gabarit de site de projet
Collaboration
/Projets /Équipe /AdHoc
 Les sites de projet permettent à des membres d une même
équipe de collaborer tout au long d un projet pour la création
de contenu et le partage d information
 Le gestionnaire de projet est responsable de la création et de la
gestion du site (propriétaire du site)
 Les membres peuvent appartenir à la même unité d affaire ou
non
 La durée de vie du site dépend de la durée de vie du projet
Bibliothèques:
- Documents du projet
- Livrables
- Images
- Wiki
Listes:
- Tâches
- Membres de l équipe
- Flux de nouvelles
- Liens utiles
Flexible – Droits du propriétaire:
- Gestion de la sécurité du site
- Créer et modifier les pages de contenu
- Gestion des éléments de liste et
création et gestion des listes et
bibliothèques
- Assume la responsabilité des
informations qui sont hébergées sur le
site
- Administration du site
Créer des sites et des sous-sites
Nom du gabarit: Site de projet
Quota: 2 GB
Date de fin: Date de fin de projet
Permissions:
- Propriétaire du site
- Membres du projet
Convention de nomination:
- Appliquer le numéro du projet (ex:
P2014-254)

18. 18
Définition des gabarits de site
Résumé
Gabarit Quotas Date de fin Permissions Gestion
Site de projet 2 GB Fin du projet + 2
mois
Propriétaire du site
Membres du projet
Flexible
Site d’équipe 2 GB Indéterminée Propriétaire du site
Membres de l’unité d’affaire
Flexible
Site adhoc 1 GB 2 mois Propriétaire du site Contrôlée

19. Bâtir le plan de gouvernance
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6. PROCESSUS DE DEMANDE DE CRÉATION DE SITE
19
Processus de demande de création de site
Demandeur
Centre de Support
TI
Analyste
SharePoint
Site de projet
Écrire une demande
directement dans le
centre de support TI
Filtrer la
demande
Faire remplir le
questionnaire de
création de site
SharePoint
Remplir le
formulaire
Assigner la tâche
Créer le site
Accepter les
conditions
d utilisation du site
Faire accepter les
conditions
d utilisation du site
Utiliser le site
Fournir l URL du
site
 Documenter le processus
CYCLE DE VIE

20. PERSONNES CONTENU CYCLE DE VIE
Bâtir le plan de gouvernance
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7. AUTRES POINTS À COUVRIR
20
 Gestion des sites inutilisés
 Règles de sécurité
 Conditions d’utilisation
 Lignes directrices
 Politiques sociales
 Langues
 Processus de soutien aux utilisateurs

21. Processus de soutien
aux utilisateurs
SERVICES

22. Bâtir le plan de gouvernance
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8. ARCHITECTURE ET DÉVELOPPEMENT
22
 Environnements
 Déploiements des solutions
 SharePoint Designer
 Convention de noms
CYCLE DE VIE SERVICES
 Sauvegarde des données
 Gestion du code source
 Installation de mises à jour
DEV
QA
PRÉ-PROD
PROD

23. PERSONNES CHANGEMENT
Bâtir le plan de gouvernance
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9. COMMUNICATION ET FORMATION
23
PLAN DE COMMUNICATION
 Bâtir un plan
 Décider les types d’alertes à communiquer
 Annoncer les changements
PLAN DE FORMATION
 Bâtir un plan
 Super Utilisateurs
 Outils de formation

24. www.sharepointsummit.org
Publier et
communiquer la
gouvernance

25. Publier et communiquer la gouvernance
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1. PUBLIER
25
 Créer un wiki à la racine de votre plateforme
 Publier le document en PDF
 Toujours rendre visible un accès pour poser des questions
 Aux experts
 Au comité de gouvernance
 S’assurer d’avoir un seul et unique endroit de publication.

26. Publier et communiquer la gouvernance
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2. COMMUNIQUER
26
 Messages pertinents, concis et bien ciblés
 Cible: Haute direction, gestionnaires, employés
 Chronologie, Degré d’importance
Lancement du
projet
Présentation
des membres
du comité
Mises à jour de
la gouvernance
Formulaire de
création de site
en ligne
Formulaire de
demande
support
Diffusion de la
gouvernance

27. Publier et communiquer la gouvernance
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3. GESTION DU CHANGEMENT
27
Les 8 clés du succès:
 Confiance mutuelle
 Vision commune
 Compétences
 Ressources
 Reconnaissance (Incitatifs)
 Plan d’action participatif
 Bénéfices mutuels rapides à court terme
Source: Claude Emond
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28. www.sharepointsummit.org
Appliquer et faire
évoluer la
gouvernance

29. Application et évolution
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1. BÂTIR UN PLAN ANNUEL
29
 Passer en lecture tout le document de gouvernance et lister les choses à
faire
 Par domaine
 Par chronologie
 Monter un backlog (Carnet de produit)

30. Application et évolution
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1. BÂTIR UN PLAN ANNUEL
30
COMITÉ DE GOUVERNANCE
 Former le comité
 Désigner le responsable des comptes rendus
 Définir la fréquence et réserver les plages horaires
 Définir les contenus de chaque rencontre
 Décider de l’emplacement des documents et décisions
RÔLES ET RESPONSABILITÉS
 Informer les personnes de leurs nouvelles responsabilités
 Embaucher au besoin
 Ajuster la description des postes au besoin
 Former les personnes afin de s’assurer qu’ils peuvent accomplir leur
nouvelles responsabilité

31. Application et évolution
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1. BÂTIR UN PLAN ANNUEL
31
FORMULAIRE DE CRÉATION DE SITE
 Créer le formulaire dans SharePoint
 Ajuster la réception des demandes dans le système de support
 Ajouter l’envoi automatique du courriel des conditions d’utilisation
GABARIT DE SITE
 Création du gabarit de site
 Intégration de la taxonomie
 Mise en place des règles de rétention
 Design du site
 Navigation

32. Application et évolution
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1. BÂTIR UN PLAN ANNUEL
32
 Rester dans les grandes lignes
 Désigner les personnes responsables
 Allouer du temps pour la mise en place

33. Application et évolution
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2. METTRE EN PLACE TOUS LES MÉCANISMES DE SUIVI
33
 Règles d’utilisation
 Règles de rétention
 Cycle de vie
3. METTRE EN PLACE LES MÉCANISMES DE VÉRIFICATION
 Alertes
 Sites ou contenu inactifs
 Changement des paramètres
 Outils de vérification
 Alertes personnelle, listes
 Sharegate Gouvernance

34. Application et évolution
www.sharepointsummit.org
3. ÉVOLUTION
34
 Approche Agile
 Soyez à l’écoute
Plan
Do
Inspect
Adapt

35. THANK YOU FOR YOUR
ATTENTION!
THIS PRESENTATION WILL BE AVAILABLE ON THE
MONTREAL
SHAREPOINT SUMMIT WEB SITE AFTER THE EVENT.
Merci de votre attention !
Cette présentation sera disponible sur le site internet
de SharePoint Summit Montréal, après l’événement.

36. SVP évaluez ma session!
Complétez le sondage et courez la chance
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