Der Blogartikel 12 Email-tipps zur steigerung deiner produktivität von http://www.rigodade.com als Slides dargestellt.
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Rigo Dade
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2. Hier sind 12 Aufgaben, um die Kontrolle über Deinen Posteingang
zurückzuerlangen und die jeder Unternehmer kennen muss.
„Was ist die größte Unterbrechung, die Deine Produktivität tötet?“
Diese Frage wurde schon vielen Unternehmern gestellt und die
überwältigende Antwort (mit einem 3:1-Verhältnis zum nächsten
Konkurrenten) ist ‘E-Mail’.
Die meisten von uns ertrinken in E-Mails, niemals realisierend, dass
eben diese Verhaltensweise, welche wir gewohnt sind zu nutzen, es
uns viel schwerer macht, sie wieder unter Kontrolle zu bringen.
3. Hier sind 12 „Hacks“, falls Du gewillt bist Deine persönliche
Produktivität zu steigern, indem Du Dein E-Mail-Verhalten
kontrollierst.
4. 1. E-Mails machen süchtig Vermeide die erste Versuchung, diese
zu überprüfen.
Erkenne, dass selbst der erste kurze Einblick meist unmittelbar dazu
führt, dass Du länger als vorgenommen mit dem Antworten auf E-
Mails beschäftigt sein wirst.
Die beste Methode, um zu verhindern, dass das passiert, ist auf die
Überprüfung von E-Mails (für einen bestimmten Zeitraum) zu
verzichten.
Verstehe, dass Du jedes Mal dazu verleitet wirst mehr und mehr Zeit
in Deinem Posteingang zu verbringen.
5. Erwäge ein paar leere E-Mail-Fenster offen zu halten, während Du
anderen Tätigkeiten nachgehst, um so zu verhindern, Deine
gesamten E-Mails vor Dir zu haben.
Dies führt uns direkt zu den nächsten E-Mail-Tipps…
6. 2. Setze Dir strenge E-Mail-bearbeitungs-Begrenzungen und
respektiere diese
Um am Besten zu arbeiten, solltest Du unterbrechungsfreie Zeiten
einrichten, in welchen Du wertvolle Arbeit leisten kannst.
Verstehe, dass E-Mails süchtig machen und wenn Du eine einzelne
bearbeitet hast, wahrscheinlich in das Bearbeiten vieler übergehst.
7. Erstelle daher einen strikten Zeitplan, wann Du Deine E-Mails
überprüfst und wann Du andere Arbeit erledigst.
Ich persönlich verzichte jeden Dienstag, Donnerstag und Freitag auf
das Überprüfen von E-Mails bis mindestens 11 Uhr mittags, was mir
gute 2-3 Arbeitsstunden mehr schafft, um produktiver zu sein und
wichtiger Arbeit nachzugehen.
8. An welchen Tagen und zu welchen Zeiten wirst Du Dich von Deinen
E-Mails „befreien“? Schreibe das in Deinen Kalender als eine feste
Vereinbarung.
Unterrichte Dein Team darüber, Was und Warum Du das machst und
frag nach ihrer Unterstützung, um mehr für das Unternehmen zu
leisten.
Ich empfehle wärmstens, dass Du den ersten Teil des Tages, genau
wenn Du gerade in Dein Büro kommst, für diese E-Mail-freie und
konzentrierte Zeit zu nutzen.
9. 3. Jedes Mal, wenn Du mal wieder „kurz eine E-Mail“ bearbeitest,
sinkt Deine Konzentration radikal und mindert den Arbeitsfluss
für die anderen, höherwertigen Aufgaben, die Du erledigen
müsst.
„Es kostet mich doch nur eine oder zwei Minuten flüchtig meinen
Posteingang durchzusehen.“
Sicher, aber die Wahrscheinlichkeit, dass Du dann noch schnell 3-5
weitere E-Mails raus schickst, ist hoch, was Dir viele Minuten rauben
wird, um wieder in deinem vorherigen Arbeitsprozess zu finden.
Je schneller Du auf E-Mails antwortest, desto mehr und schneller
wirst Du sie zurück erhalten – ein Teufelskreis.
10. 4. Nutze Deine Mitarbeiter (z.B. persönliche Assistenten), um
Deine E-Mails zu überprüfen
Die meistgenutzte Entschuldigung für das Öffnen der E-Mails bei
Geschäftsleuten klingt wie folgt: „Was passiert, wenn ein wichtiger
Kunde/Verkäufer/Mitarbeiter ein Problem hat, bei welchem er auf
meine Unterstützung angewiesen ist und es wirklich wichtig ist?“
Jetzt mal ehrlich.
11. Der durchschnittliche Unternehmer überprüft sein Postfach 20 mal
pro Tag.
Bei wie vielen dieser 20 Male findet man eine wirklich
geschäftsgefährdende Situation vor, um welche man sich umgehend
kümmern sollte?
Du kannst Deine Zeit und Dein Unternehmen schützen, indem Du
einen Mitarbeiter beauftragst Dein Postfach (zumindest zeitweise) im
Auge zu behalten, um Dir eine solide und hochwertige
Konzentrationsphase zu bieten.
12. Wenn es wirklich dringend ist, können sie immer noch an Deine Tür
klopfen oder anrufen, um Deine Aufmerksamkeit zu kriegen.
13. 5. Schalte die automatische Funktion für das Erhalten und
Senden von E-Mails ab (oder reduziere zumindest die Frequenz,
in welcher nach neuen E-Mails gesucht wird).
Entgegen Deines Bauchgefühls, musst Du nicht jede E-Mail in der
Sekunde, in welcher sie eintrifft, registrieren.
Schalte außerdem visuelle und Ton-Benachrichtigungen ab.
14. Stattdessen solltest Du feste Zeiten haben, an denen Du Deine E-
Mails checkst anstelle des Bedürfnisses diese zu überprüfen, wenn
sie gerade jemand losgeschickt hat.
E-Mail-Benachrichtigungen fördern nur zwanghaftes Verhalten, das
Deine Produktivität zunichte macht.
15. 6. Um weniger zu erhalten, sende weniger. Je mehr Du sendest,
desto mehr E-Mails erhältst Du.
16. 7. Um weniger E-Mails zu erhalten, warte ein wenig bevor Du
antwortest.
Je schneller Du antwortest, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit,
dass Du eine Antwort erhältst.
Jede E-Mail, welche Du erhältst, sollte Zeit in Anspruch nehmen, um
sie mental zu verarbeiten und sie manuell zu verschieben, zu löschen
oder darauf zu antworten.
17. Erwäge eine Stunde zu warten… Oder einen Tag… Sogar eine
Woche, bevor Du Deine Antwort sendest.
Du kannst jederzeit die ‘Verspätete Zustellung’-Funktion Deines E-
Mail-Programms nutzen, um jetzt zu antworten, aber die
Rücksendung Deiner E-Mail zu verzögern.
18. 8. Wenn Du in eine frustrierende Hin-Und-Her-Konversation per
E-Mail verwickelt aufgrund von Missverständnissen auf
beliebiger Seite bist, greif einfach zum Hörer und rufe diese
Person an.
E-Mails sind kein gutes Medium, um eine lebendige Konversation zu
führen und es sollte keinesfalls alle persönlichen Konversationen
ersetzen.
19. Wenn Du glaubst, dass das Thema zu sensibel sei oder der Leser
von Deiner E-Mail beleidigt sein könnte, sollten Du sie besser nicht
senden.
Redet miteinander (selbst wenn Du danach eine Zusammenfassung
oder eine Bestätigungs-Mail sendest).
Eine der wichtigsten Aufgaben, die Du als Leiter Deines Teams hast,
ist es den FUZ-Faktor zu reduzieren – Furcht, Unsicherheit, Zweifel.
Deswegen solltest Du mit Deinem Verhandlungspartner reden,
anstatt sich per E-Mail zu bekriegen.
20. 9. Solltest Du außerdem eine längere E-Mail raus schicken, in
welcher Du mehrere Themen adressierst, nummeriere diese
Themen, um es dem Leser einfacher zu machen, Deine
Bedenken zu verstehen und auf diese zu antworten.c
21. 10. Verwende E-Mails nicht, um Deine Aufgaben oder die Deines
Teams zu verwalten.
Benutze eine Projektliste in einer Kalkulationstabelle oder
Projektmanagement-Tool.
Eine E-Mail ist kein guter Ort, um eine To-Do-Liste aufzubewahren –
bei einer neuen E-Mail ist alles Schnee von gestern.
22. Es gibt einfache und günstige Projektmanagement-Tools online und
für mobile Geräte, welche Dir erlauben, Deine Aufgaben aufzulisten,
zu kategorisieren, zu priorisieren und zu teilen.
Es ist ein Investment, dass sich lohnt, um zu verhindern, dass
Aufgaben und Follow-Ups vergessen werden.
23. 11. Erkenne die Präferenzen Deiner TOP 5-E-Mail-Korrespondenten.
Sortiere einfach Deinen Gesendet-Ordner nach Empfänger und wähle
Deine fünf Leute, mit denen Du am meisten E-Mails hin-und-her
schickst. Das sind wahrscheinlich interne Mitarbeiter.
Frage sie, ob sie eher weitläufige E-Mails (alle Themen in einer E-Mail)
oder kurze E-Mails (ein
Thema pro E-Mail) bevorzugen.
24. Wann sind deren E-Mail-freie Zeiten?
Bei welchen Themen sollen E-Mails an sie weitergeleitet werden und
bei welchen nicht?
Welche drei Dinge finden sie am besten an der Kommunikation mit
Dir? Was kannst Du verbessern oder ändern?
Sind diese Dinge geklärt, erläutere ihnen Deine Präferenzen.
25. 12. Nutze aussagekräftige Betreffzeilen, um die Zeit zu verringern, in
welcher Dein Team oder andere Personen nach der E-Mail sucht.
Keine leeren Betreffzeilen mehr oder nur ein simples „Hallo…“
Stattdessen solltest Du und Dein Team den Betreff einer E-Mail so
präzise wie möglich definieren.
Das hilft E-Mails schneller zu überprüfen und sie später gegebenenfalls
wiederzufinden.
Wenn Du eine E-Mail weiterleitest, sei nicht faul; bearbeite den Betreff,
damit er für Dich und Deinen Klienten Sinn ergibt.
Verlange von Ihren Mitarbeitern dasselbe.
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