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Ciclos de Negocio y Flujos de documentos             Ciclo de Ventas                                      Ciclo de Compras...
El origen de todos los problemas…               ¡Demasiado Papel!© Esker 2010
El proceso de gestión de Facturas               de Proveedores:    Automatizar la captura de documentos                   ...
Ahorros típicos obtenidos  Tratar una factura cuesta como media 11,55€  Se tarda 14,6 días de media para procesarla      ...
La función de Facturación de Proveedores no es sólo entrar facturas sino un proceso estratégico   dentro de la Cadena de A...
El proceso de Cuentas a Pagar es…                                                                   Ciclo de Compras      ...
Etapas. 3 niveles: personas, ERP, Archivo…                                       Verificación de la Factura y Procesado   ...
Grafícamente…                                                                                    Su proveedor             ...
9 Problemas comunes de CP         1.      Falta de coordinación entre CP y Compras         1.      Demasiado tiempo manipu...
¿Obstáculos a la automatización…o                       excusas? La mayor parte de las empresas proveedoras están todavía...
¿Y si no hacemos nada?                  …el impacto de la mala gestión de Cuentas a                                  Pagar...
Objetivos de Cuentas a Pagar               Cierre de pagos a tiempo y sin errores          Evitar penalizaciones por pagos...
Objetivos en términos de ROI                         Aumente la rapidez                         del proceso en más        ...
Su proceso automatizado                                                           CONTROL        ROUTING                  ...
Facturas de Proveedores:                     Casos de Exito© Esker 2010
Fresenius Medical Care: Gestión de         Facturas de Proveedores Recorte importante del ciclo de Compra:     Las factu...
 Unos 1.500 pedidos recibidos por fax cada mesRETO              Con una intervención manual en cada etapa               ...
RESULTADOS                4.050 horas de trabajo ahorradas                          Recorte de $191.000 al año          ...
PHARMASSIST DIRECT: PrescripcionesDescripción de Compañía Actividad principal: el negocio consiste en suministrar a   Solu...
Más Referencias Sector Salud  © Esker 2010
Referencias Salud España                2590 referencias en el mundo                33 en España © Esker 2010
Facturas de Proveedores:         Casos de Éxito otros sectores (Facturas                      de Proveedores)© Esker 2010
URALITASector                      Materiales de ConstrucciónProceso                     Ambos procesos Facturas electróni...
PORT AVENTURASector                       Parque de atracciónProcesos                     Gestión de reservas procedentes ...
Corp. Patricio EcheverríaSector                      Herramientas y Materiales de ConstrucciónProceso                     ...
¿Inversión o Pago por Uso?     La flexibilidad comercial de Esker, una de     sus fuerzas competitivas© Esker 2010
Modelos disponibles En modo propietario: Compra de licencia + soporte técnico En modo SaaS: Fee de instalación + pago ...
Por qué tiene sentido un modo SaaS para el proceso                       de CP:  1. Capital Vs. Coste Operativo     –     ...
La diferencia desde un punto de vista tecnológico   © Esker 2010
Esker on Demand – Automatización de Cuentas a Pagar en                            modo SaaSVisite http://es.apondemand.com...
¡Gracias!Steve SmithVice President of SalesAmericasTel          608-828-6110Fax          608-828-0100                     ...
Pida su white paper sobre               cómo retener clientes gracias a               la automatización de pedidos        ...
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Proceso de entrada de documentos en el sector sanitario

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Gestion de facturas de proveedores.

Esker provee soluciones que mejoran la eficiencia y rentabilidad de las empresas gracias a la automatización de sus procesos de negocio. La automatización permite reducir la intervención manual y el uso del papel, dotando al equipo directivo de un mayor control y visibilidad sobre los flujos documentales que entran y salen de la empresa. Pudiéndose utilizar como servicio o en propiedad, la solución de Esker es una plataforma universal de automatización para cada tipo de proceso y de canal de comunicación, que permite recortar costes, obtener rendimientos operativos importantes e inmediatos y recuperar la inversión en un periodo de entre tres a seis meses.

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  • aTICser incluye en su oferta de GreenIT las solucines de ESKER. http://www.aticser.com/esker.php
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Proceso de entrada de documentos en el sector sanitario

  1. 1. Procesos de Entrada de documentos en el Sector Sanidad: Gestión de Facturas de Proveedores© Esker 2010
  2. 2. Han dejado el Papel + el SoftwareEsker ayuda a las empresas a eliminar el papel de sus procesos denegocio gracias a soluciones en propiedad o a la demanda. Eskerautomatiza todo proceso de entrada o de salida de documentos, comopedidos de venta, cuentas a pagar, facturas, o pedidos de compra.Esker: datos clave 22 años de experiencia, 280 empleados Más de 80,000 clientes en el mundo Más de 2.5 millones de usuarios 80,000 servidores de gestión documental management instalados en el mundo Más de 3 billones de páginas de fax enviadas cada año Listada en Euronext – Paris (Euroclear 3581) Esker es el editor de software europeo más internacional, con más de 85% de sus ventas realizadas en el extranjero. Han dejado el Papel 25% de los empleados de Esker se dedican al desarrollo del producto Esker es el tercer editor de software de Fax del mundo (Peter Davidson Report 2006) Premios y Reconocimientos “Esker does the best job at linking capture with DOM. It considers capture as important as creation and delivery and brings these together to address pain points in sales order processing and invoice management.” 2005 Codie Awards Finalist for “Best Document Management Product or Service” Patented received for Esker DeliveryWare Rules Engine Included in “Cool Vendors in Knowledge Support,” by Gartner. © Esker 2010
  3. 3. MisiónEsker ayuda a las organizaciones a eliminar el papel ymejorar sus procesos documentales con soluciones deautomatización bajo demanda y en propiedad. © Esker 2010
  4. 4. Esker DeliveryWare: solución integral Captura Leer Enruta Formatea Transporte Fax & Mail on DemandDocumentos en papel (scan)  Pedidos de Ventas  Facturas Pedidos de Compra Email  Confirmaciones Emails Confirmaciones de Fax  Propuestas Pago Impresión Impresión  Contratos  Cartas Facturas de Almacenamiento  Propuestas Faxes Proveedores XML  Reportes  Solicitud de Compras SMS E-documents (XML, idocs,…)  …  … Publicación Web ERP, CRM, Aplicaciones Legadas © Esker 2010
  5. 5. Ciclos de Negocio y Flujos de documentos Ciclo de Ventas Ciclo de Compras Pedido de Pedido de Cliente Compra 1 Gestión de Pedidos de 1 E-Compra Clientes Pago PagoSu cliente Su proveedor E-Factura Cuentas a Pagar 3 3 Su empresa Factura de Cliente Factura de Proveedor Documentos de Entrada Documentos de Salida © Esker 2010
  6. 6. El origen de todos los problemas… ¡Demasiado Papel!© Esker 2010
  7. 7. El proceso de gestión de Facturas de Proveedores: Automatizar la captura de documentos entrantes© Esker 2010
  8. 8. Ahorros típicos obtenidos Tratar una factura cuesta como media 11,55€ Se tarda 14,6 días de media para procesarla Datos Clave • 75 % de las empresas tratan sus facturas de forma manual 11€ 14,6 • 93% de las empresas recibe facturas via correo postal 90% de ahorro tradicional Fuente: Aberdeen Group 1€ 1,4 Ahorros Financieros Ahorro de Tiempo (días) © Esker 2010
  9. 9. La función de Facturación de Proveedores no es sólo entrar facturas sino un proceso estratégico dentro de la Cadena de Aprovisionamiento© Esker 2010
  10. 10. El proceso de Cuentas a Pagar es… Ciclo de Compras Compras Logística/Almacén Cuentas a Pagar MM Factura de FI Proveedor Requisito de MM CompraDocumentos MM Pago al Albarán MM Entrega de FI Proveedor FI material Pedido de MM Notificación de MM Compra FI Pago i Gestionar los proveedores Verificación de la factura Recibir los bienes OK listo para el pago, Verificar los bienes Presupuestos o Principales Tareas Entrar los datos de los Retiene & bloquea el pago Pedidos de Compra bienes recibidos Aprobación de la Libera el bloqueo del pago Compra MM: Facturas con Pedido asociado Hacer Pedido de Compra FI: Facturas sin pedido asociado Procesar el Pago © Esker 2010
  11. 11. Etapas. 3 niveles: personas, ERP, Archivo… Verificación de la Factura y Procesado Captura de los Cotejo & Gestión de Liberación delResp CxP datos de la Entrada diferencias Pago k facturaERP Registro en ContabilidadSist. Archivo Archivo de la k Factura © Esker 2010
  12. 12. Grafícamente… Su proveedor Pedido procesadoPedido de Compra Aprobación del Orden Creada Correos y entregado, Jefe albarán firmado y envío de factura Cuentas a Pagar Archivo de Entra los la factura Correos Abre carta datos de la factura en SAP Pago Cotejo de Albaranes y Facturas El Jefe valida en función del PO © Esker 2010
  13. 13. 9 Problemas comunes de CP 1. Falta de coordinación entre CP y Compras 1. Demasiado tiempo manipulando folios (por ej. En el cotejo de facturas y hasta el pago final) 2. Falta de visibilidad de status de factura 3. Problemas con el aprovisionamiento— poco crédito con ellos, peleas legales 4. Muchos errores de gestión de facturas 5. Pagos tardíos no permiten descuentos 6. Pagos duplicados 7. Informes parciales, insuficientes, malos 8. Necesidad de reducir costes (hacer + con -) © Esker 2010
  14. 14. ¿Obstáculos a la automatización…o excusas? La mayor parte de las empresas proveedoras están todavía con procesos manuales Las tecnologías EDI, XML, IDoc, Web no las tienen todos los proveedores Ser capaz de tratar con todos los proveedores de forma automática y multi-canal aporta un valor importante a las aplicaciones SAP pero…sale muy caro! ¿o no? © Esker 2010
  15. 15. ¿Y si no hacemos nada? …el impacto de la mala gestión de Cuentas a Pagar Mala relación con Proceso  Ineficiente, fragmentado Proveedores  Costoso en papel y mano de Coste por factura muy alto obra Proceso de compra difícil  No estándar Impacto: Costes Operativos elevados Sistemas de Organización Información Control de Cuentas a Pagar Mala relación con  Sistemas fragmentados y insuficiente Poca visibilidad sobre el Proveedores stand-alone  Cero gestión de datos y de dinero comprometido worflow Falta de base sólida para un  Sin integración con el Libro análisis de eficiencia del Perspectiva y Contable ni con los proceso Control sistemas de proveedores © Esker 2010
  16. 16. Objetivos de Cuentas a Pagar Cierre de pagos a tiempo y sin errores Evitar penalizaciones por pagos tardíos y obtener descuentos por pronto pago Minimizar el tiempo de gestión con el proveedor Asegurar que el ciclo de compras fluya Maximizar la transparencia en la gestión La Solución = Automatización© Esker 2010
  17. 17. Objetivos en términos de ROI Aumente la rapidez del proceso en más de 50% Ahorre entre 50 yBaje los costes de la 70% en gastos de Automatización degestión del proceso un personal para esta Cuentas a Pagar30 a 70 % tarea Reduzca el coste del archivo de facturas papel hasta un 90% © Esker 2010
  18. 18. Su proceso automatizado CONTROL ROUTING 100010100 VALIDACIÓN PRIORIDADES Sin PO MULTI- CODIFICADO 100100110 101010001 MULTI-NIVEL NIVEL TRANSFER CAPTURA DE DATOS COINCIDEAP  factura papel DATO & IMAGEN SAP  Fax NO COINCIDE  E-factura Con PO PROCESO SIN INTERVENCIÓN MANUAL  EDI, XML SEGUIMIENTO EN LINEA DEL PROCESO (AUDIT TRAIL) CAPTURA EXTRACCIÓN GESTIÓN DE VALIDACIÓN DEL CREACIÓN DE LA DOCUMENTO INTELIGENTE y EXCEPCIONES PAGO FACTURA Y VALIDACIÓN ARCHIVADO DEL Cualquier formato Duplicados Workflow electrónico DOCUMENTO Extrae la de contabilización Las facturas son Entrega Incoherencia información de la factura creadas y enviadas o automatizada Precio/cantidad necesaria bloqueadas en espera Multi-nivel, según Gestión de Bloqueo/ reenvío de su conformidad Codificado los niveles Prioridades para validación o para el pago jerárquicos Verificación a 3 búsqueda requeridos La imagen del original niveles avanzada de 1 2 3 información 4 5 es indexada. Audit Trail Audit Trail Audit Trail Audit Trail Audit Trail © Esker 2010
  19. 19. Facturas de Proveedores: Casos de Exito© Esker 2010
  20. 20. Fresenius Medical Care: Gestión de Facturas de Proveedores Recorte importante del ciclo de Compra:  Las facturas ya no esperan en las mesas a ser tratadas en ausencia de los responsables de gestión de AP o de su validación  Las facturas son enviadas por Blackberry para su aprobación Los responsables de CP responden rápidamente a las peticiones  Visualizan el estado de las facturas en el Document Manager  Ven dónde está cada factura en el proceso 100% visibilidad sobre las compras  Quién compra qué  Cuánto y con qué frecuencia © Esker 2010
  21. 21.  Unos 1.500 pedidos recibidos por fax cada mesRETO  Con una intervención manual en cada etapa  Proceso largo y tedioso  La visibilidad sobre cada dosier de cliente, una pesadilla. El responsable imprime y El responsable entra Los pedidos entran verifica que todo está manualmente los por fax correcto datos del pedido en el ERPHospitalesy clínicas ERP ? Cómo está mi pedido ? Intervención Manual © Esker 2010
  22. 22. RESULTADOS  4.050 horas de trabajo ahorradas  Recorte de $191.000 al año  Menos errores gracias a menos intervención manual  Mejor servicio al cliente gracias al archivo electrónico Esker convierte los pedidos Los pedidos entran por Esker captura, lee y entrantes de XML a IDoc y los fax o XML re-dirige para inyecta en el ERP validación “Todo era trabajo manual. Teníamos que imprimir los pedidos, recoger los pedidos del Capture fax, volver a su mesa, entrar sus datos manualmente. Puede usted hacerse una idea Read IDoc del tiempo que nos suponía, multiplicado por 1.500 al mes. Ahora, con Esker, Hospitals Validate gestionamos los pedidos un 76% más rápido que antes” – Analista Técnico de ERP and clinics Medrad. Web validation Confirmación del pedido enviado según la preferencia del cliente: XML, Fax, etc. © Esker 2010
  23. 23. PHARMASSIST DIRECT: PrescripcionesDescripción de Compañía Actividad principal: el negocio consiste en suministrar a Solución : hospitales que no tienen un servicio 24x7 de farmacia.  Validaciones 24x7 de las Tamaño de compañía: Start-Up prescripciones Website: http://www.pharmassistdirect.com  Gestión en tiempo real  Audit trail y archivo  Acceso en RemotoDatos Clave Resultados : Motivantes: Un nuevo negocio con pocos recursos que  Permite a esta compañía lanzar un necesita una máxima automatización para proveer muchos nuevo concepto de negocio productos a muchos hospitales en un horario 24x7.  Acceso desde un portal en cualquier Decisor: CIO momento del día, con una simple Volumen mensual estimado: 800/mes conexión ERP: Sin integración con Esker  Workflow de validación de Flujo de entrada: fax + emails prescripciones automático. Flujo de salida: Archivo on Demand © Esker 2010
  24. 24. Más Referencias Sector Salud © Esker 2010
  25. 25. Referencias Salud España 2590 referencias en el mundo 33 en España © Esker 2010
  26. 26. Facturas de Proveedores: Casos de Éxito otros sectores (Facturas de Proveedores)© Esker 2010
  27. 27. URALITASector Materiales de ConstrucciónProceso Ambos procesos Facturas electrónicas a Clientes y Facturas de ProveedoresERP SAPVolumen 180.000 facturas a Clientes – 15.000 APReto Numerosos idiomas y legislaciones a tomar en cuenta en la facturación de salida – Diferentes caracteres (Latin1 y Latin2) – Proyecto internacional.Conclusión Importante proyecto de facturas de proveedores en entorno SAP a nivel internacional. La tecnología se aprovechó para el ciclo completo de facturas (AP/AR) © Esker 2010
  28. 28. PORT AVENTURASector Parque de atracciónProcesos Gestión de reservas procedentes de hoteles y agencias de viajes– gestión de facturas de proveedores – emisión automática de órdenes de compra a proveedores desde SAPERP SAPVolumen 40.000 facturas de proveedores-Reto Integración con varios entornos y tecnologías existentes (fax, email, SAP, Acct Ledger for SAP, OpenText, Contact Center…)Conclusión El cliente empezó con un proceso y extendió a varios procesos el uso de la tecnología Esker, única capaz de gestionar un entorno multi-canal, multi-tecnologías, multi- formatos, multi-canal… © Esker 2010
  29. 29. Corp. Patricio EcheverríaSector Herramientas y Materiales de ConstrucciónProceso Automatización de la gestión de Facturas de Proveedores, indexadas y archivadas con EDW OCR + validación + XML/TXT + archivo (acceso vía Link)ERP AS400Volumen 25.000 facturasReto Herramienta de OCR basada en entorno WEB Automatización casi total de los documentos.Conclusión Sector tradicionalmente apegado al papel que apuesta por la digitalización. Otros ejemplos en el mismo sector: Ebara Bombas, Grundfos, Ramos Sierra… © Esker 2010
  30. 30. ¿Inversión o Pago por Uso? La flexibilidad comercial de Esker, una de sus fuerzas competitivas© Esker 2010
  31. 31. Modelos disponibles En modo propietario: Compra de licencia + soporte técnico En modo SaaS: Fee de instalación + pago por uso En modo Renting: instalación + personalización en sus oficinas + pago por uso © Esker 2010
  32. 32. Por qué tiene sentido un modo SaaS para el proceso de CP: 1. Capital Vs. Coste Operativo – CP puede ser un centro generador de beneficios – Reduce inversiones (y pone soluciones de Gran empresa al alcance de la Pequeña empresa) – Posibilidad de ejecutar un proyecto de automatización con un soporte mínimo de IT 2. Procesos Descentralizados/ distribuidos – Escaneos y entrada de datos en remoto – Workflows de aprobación extendidos a todas las filiales/áreas remotas de la compañía • De forma segura • Con audit trail (seguimiento en línea del proceso) • Sin licencias de ERP adicionales 3. Control & Visibilidad • Sin necesidad de personal adicional, sin curva de aprendizaje importante • BPO – “business Process Outsourcing” – sin perder el control en ningún momento. © Esker 2010
  33. 33. La diferencia desde un punto de vista tecnológico © Esker 2010
  34. 34. Esker on Demand – Automatización de Cuentas a Pagar en modo SaaSVisite http://es.apondemand.com © Esker 2010
  35. 35. ¡Gracias!Steve SmithVice President of SalesAmericasTel 608-828-6110Fax 608-828-0100 Jesús Midónsteve.smith@esker.com Director General Teléf 91 552 92 65 Jesus.midon@esker.es Esker, Ibérica. Calle Perú, 6B 28290 Las Rozas - Madrid - España www.esker.es © Esker 2010
  36. 36. Pida su white paper sobre cómo retener clientes gracias a la automatización de pedidos Pida la nota de prensa sobre Roche Italia, nuevo cliente Esker en el sector Salud© Esker 2010
  37. 37. www.esker.es

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