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  1. 1. Regional Chocó Centro de Recursos Naturales Industria y Biodiversidad del Chocó GUIAS SISTEMAS Competencia: 220501046 Resultado de aprendizaje: 22050104602 IDENTIFICACION Competencia: Aplicar herramientas ofimáticas, redes sociales y colaborativas de acuerdo con el proyecto a desarrollar Modalidad de formación: Acompañamiento directo y trabajo autónomo. RESULTADOS DE APRENDIZAJE: • Obtener la información requerida por su especialidad utilizando redes sociales y herramientas de trabajo colaborativo según las tendencias de las tecnologías de la información y la comunicación. • Aplicar herramientas ofimáticas de acuerdo con los requerimientos del cliente • Construir bases de datos utilizando un sistema de gestión de bases de datos relacional para uso personal en pequeñas organizaciones. • Aplicar controles y estructuras básicas de programación de un lenguaje orientado a eventos de acuerdo con el problema a solucionar. Elemento de competencia: • Realizar informes utilizando gráficos, tablas, macros y funciones básicas de la hoja de cálculo. • Elaborar presentaciones aplicando las funcionalidades del programa de presentación de diapositivas. • Crear una base de datos relacional. • Resolver un problema utilizando un lenguaje de programación orientado a eventos, manejador de bases de datos y herramientas ofimáticas. • Utilizar herramientas de trabajo colaborativo. • Crear redes sociales. • Participar en redes sociales. INTRODUCCION SENA TECNICO SISTEMAS QUIBDO 2015
  2. 2. Regional Chocó Centro de Recursos Naturales Industria y Biodiversidad del Chocó GUIAS SISTEMAS Competencia: 220501046 Resultado de aprendizaje: 22050104602 Estimado aprendiz. En esta guía usted encontrara todo lo relacionado para cumplir con la primera etapa de formación para la competencia. “Aplicar herramientas ofimáticas, redes sociales, y colaborativas de acuerdo al proyecto a desarrollar”. La cual se subdivide en guías de formación para poder evaluar de manera concreta las actividades propuestas en la competencia. En esta guía encontrara todo lo relacionado en cuanto a definición y utilización de la hoja de cálculo Excel Objetivo: Definir claramente la funcionalidad de la hoja de cálculo en la realización de informes, funciones, tablas dinámicas, gráficos, y macros PLANTEAMIENTO DE LAS ACTIVIDADES Y ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE Apreciado aprendiz, proceda a investigar, analizar y profundizar sobre la teoría las herramientas ofimáticas y herramientas web 2.0. EVALUACION Apreciado aprendiz, el temario objeto de la evaluación al final de esta guía esta contenido a lo largo de este documento, que le proveerá todos los conocimientos para resolver los talleres y evaluaciones planteadas por el instructor. CRITERIOS DE EVALUACION • Utiliza las funciones propias del procesador de palabra, hoja de cálculo y presentador de diapositivas para la resolución de un problema. • Utiliza las estructuras propias de un lenguaje de programación orientado a eventos y manejador de base de datos, combinados con herramientas Ofimáticas en la resolución de problemas. • Crea redes sociales en la web y participa en ellas utilizando herramientas web 2.0. • Utiliza herramientas tecnológicas de trabajo colaborativo para la resolución de un EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE Una vez logrados los objetivos de la anterior experiencia, encontrara las evidencias de su aprendizaje requeridas para cumplir el objetivo de formación. SENA TECNICO SISTEMAS QUIBDO 2015
  3. 3. Regional Chocó Centro de Recursos Naturales Industria y Biodiversidad del Chocó GUIAS SISTEMAS Competencia: 220501046 Resultado de aprendizaje: 22050104602 Excel es una hoja de cálculo, la cual es una aplicación diseñada para manipular datos y números. Su desarrollo está basado en el concepto de hoja tabular y se utiliza para resolver cálculos matemáticos en distintas disciplinas. Con una hoja de cálculo podemos: calcular, combinar, separar, hacer referencias, etc. Además, en la hoja de cálculo se pueden hacer cambios fácilmente a las características, ubicación, orientación, etc., de los datos que se están manipulando. Excel, es una poderosa hoja de cálculo, que entre sus principales funciones incorpora el manejo de :Formulas y Funciones, Bases de Datos, Autoformato de Tablas, Inserción de Imágenes y Objetos y algo muy importante poder Graficar los datos. FUNCIONES BASICAS Iniciar Excel: En el menú de inicio “Todos los programas”, “Microsoft Office”, “Microsoft Office Excel 2007”, aunque el icono puede estar en el escritorio o el menú de inicio. Pantalla principal 1. Barra de Inicio Rápido (Nueva característica en Office 2007). Al hacer clic en el este botón se podrán mostrar u ocultar los comandos que desee utilizar con mayor frecuencia. También se podrá minimizar la cinta de opciones. 2. Barra de Título de la ventana de Excel, incluye el nombre del libro abierto. 3. Botones normales de las ventanas de Windows (minimizar, maximizar y cerrar). 4. Fichas: Esta es la forma característica de presentar las herramientas en Office 2007. Se dividen en grupos. Con doble clic sobre cualquiera de las etiquetas de la ficha se oculta la cinta de opciones. SENA TECNICO SISTEMAS QUIBDO 2015
  4. 4. Regional Chocó Centro de Recursos Naturales Industria y Biodiversidad del Chocó GUIAS SISTEMAS Competencia: 220501046 Resultado de aprendizaje: 22050104602 5. Conjunto de Herramientas conformando “Grupos” dentro de la “Cinta De Opciones” que cambiará según la ficha seleccionada. Algunos grupos tienen un pequeño botón en el extremoinferior derecho el cual mostrará el cuadro de diálogo de la opción (ver Imagen 2) 6. Encabezados de columnas de la hoja. 7. Encabezados de filas de la hoja. 8. Celda activa. 9. Cuadro de nombres, indica la celda activa 10.Barra de fórmulas y asistente para funciones. 11.Etiquetas de las hojas, para desplazarse o insertar nuevas hojas al libro. 12.Barra de desplazamiento horizontal que permite desplazar el contenido de de forma lateral. 13.Zoom sobre la hoja. Estos controles son nuevos y permiten ampliar o reducir el porcentaje de “zoom” de forma rápida y precisa. 14.Controles para cambiar la vista de la hoja. 15.Barra de estado. Muestra los mensajes que corresponden a lo que se está realizando. En este caso aparece listo, lo cual indica que el programa está preparado para que el usuario elija un comando o escriba datos en una celda. Además informa sobre el estado de las teclas de bloqueo de mayúsculas, bloqueo de números y otros Etiquetas y gestión de las hojas • Agregar hojas : Clic con el botón contrario en la etiqueta de la hoja, opción Insertar (Shift + F11) • Eliminar hojas: Clic con el botón contrario en la etiqueta de la hoja, opción eliminar • Cambiar nombre: Doble clic en etiqueta de la hoja e introduzca en nombre, también podrá usar la opción “Cambiar nombre” del menú contextual • Cambiar orden: clic en la etiqueta y arrástrela hasta su nueva posición, suelte el botón en el lugar deseado. • Cambiar color: clic con el botón contrario en la etiqueta de la hoja, opción “Color de etiqueta”, seleccione el color y haga clic en “Aceptar”. Si lo que desea es quitar el color, seleccione “Sin color”. Filas y columnas SENA TECNICO SISTEMAS QUIBDO 2015
  5. 5. Regional Chocó Centro de Recursos Naturales Industria y Biodiversidad del Chocó GUIAS SISTEMAS Competencia: 220501046 Resultado de aprendizaje: 22050104602 • Alto de filas: Ficha inicio, grupo “Celdas” la opción “Formato”, “tamaño de la celda”, “Alto de la fila”. • Ancho de la columna : Ficha inicio grupo “Celdas” la opción “Formato”, “tamaño de la celda”,“Ancho de columna”. En este mismo menú “Ancho predeterminado” automáticamente asigna 10.71 que es la medida por omisión para el ancho de las columnas. • Auto ajustar : Con el Mouse en medio del encabezado, doble clic. También podrá usar las opciones “Ajustar”, para fila o columna según sea el caso. • Ocultar y mostrar: Ubíquese en una celda de la columna oculta y ficha inicio grupo “Celdas” laopción “Formato”, “Visibilidad”, “ocultar y mostrar”. ¿Cómo me ubico en la celda que no se ve? Enel cuadro de nombres escriba la referencia de esta columna, por ejemplo C2, y de un enter. Trabajo con libros En la barra de inicio rápido, clic en el botón “Guardar”, en “Nombre de Archivo” se escribe el nombre. Una vez que se le asignaron por primera vez las opciones, ya no es necesario volver a especificarlas. Si desea cambiar alguno de los parámetros se utiliza “Guardar como” del botón de office. Poner contraseña 1. “Guardar como” o F12 2. En el cuadro de “Guardar como”, clic en el botón “Herramientas” 3. Del menú clic en “Opciones generales” 4. Frente a “Contraseña de APERTURA” escriba la contraseña. 5. Clic en aceptar 6. Aparecerá un el cuadro “Confirmar contraseña”, vuelva a escribirla y de un clic en aceptar 7. Nuevamente queda en el cuadro de “Guardar como”, de un clic en el botón “Guardar”. 8. Si Excel le indica que el libro ya existe y que si desea reemplazarlo haga clic en “Si” Quitar o cambiar una contraseña Repita los pasos de Poner contraseña; Para cambiarla cuando llegue al numeral 4 borre los caracteres (puntos) de la contraseña anterior, escriba una nueva y continúe hasta el paso 8. Para eliminarla borre los puntos de la contraseña anterior dejando el cuadro “Contraseña de apertura” en blanco y continúe con los demás pasos hasta el 8. Cerrar archivo y salir de Excel Para cerrar el archivo actual seleccione Cerrar del botón de office. Si no se ha guardado el archivo o se hicieron modificaciones desde la última vez que se guardo, Excel preguntara si se quiere guardar el archivo. Para salir de Excel doble clic en el botón de office. SENA TECNICO SISTEMAS QUIBDO 2015
  6. 6. Regional Chocó Centro de Recursos Naturales Industria y Biodiversidad del Chocó GUIAS SISTEMAS Competencia: 220501046 Resultado de aprendizaje: 22050104602 Abrir un libro Botón de office opción Abrir. Allí también encontrará los archivos recientes. Para mantener la compatibilidad con versiones anteriores, en el cuadro de diálogo en la opción “Guardar como tipo” seleccione “libro de Excel 97-2003” Edición de celdas Insertar datos numéricos y textos. Para capturar o introducir información, se debe estar en la celda deseada y comenzar a escribir. Al hacer esto, la barra de fórmulas un aspecto diferente y adquiere las siguientes funciones: Imagen 3 Barra de fórmulas al editar Cancelar: Este botón deja la celda como estaba antes de escribir, también puede pulsar la tecla “Escape” Introducir: Lo que se ha escrito queda en la celda, también puede pulsar la tecla “Enter” Introducir función: Abre el cuadro “Insertar función”, esta opción se estudiará más adelante • Corrección y borrado de datos: Por barra de fórmulas, clic en barra de fórmulas. Por teclado: F2. Con Mouse: doble clic en la celda Uso del Mouse • Dependiendo de la ubicación del Mouse en la celda este se podrá utilizar de con diversos fines • Selección: Con el Mouse en el centro de la celda, el apuntador toma forma de cruz gruesa de color • blanco. Dar un clic sostenido sobre el área deseada. Para seleccionar columnas o filas enteras, llevar el Mouse sobre los encabezados, cuando luzca como una flecha sólida de color negro clic extendiendo el Mouse, hasta seleccionar cuantas columnas o filas se deseen, para seleccionar toda la hoja Ctrl. +E Autollenar y listas personalizadas Con clic sostenido en la parte inferior izquierda de la celda y se extiende hacia abajo o la derecha. Sise utilizan números Excel seguirá la secuencia Al hacer una autollenado con SENA TECNICO SISTEMAS QUIBDO 2015
  7. 7. Regional Chocó Centro de Recursos Naturales Industria y Biodiversidad del Chocó GUIAS SISTEMAS Competencia: 220501046 Resultado de aprendizaje: 22050104602 celdas que comiencen o terminen con números, se hará un incremento automático de estos números. Lista personalizada Trabajar con listas de texto personalizadas 1. Botón de office 2. más frecuentes 3. Modificar “Listas personalizadas” 4. Para agregar, clic en el cuadro “Entradas de lista” 5. Escribir cada elemento y Enter 6. Clic en el botón “Agregar” Para eliminar, repita los pasos 1 al 3. En el cuadro de la izquierda “Listas personalizadas” clic en la lista que se desea eliminar y Clic en el botón “Eliminar” Mover y copiar con el Mouse • Para mover algún texto u objeto primeramente se selecciona, después se coloca el Mouse sobre el borde del área seleccionada. Con un clic sostenido se mueve la selección al lugar deseado. • Para copiar se utiliza el mismo método, pero presionando la tecla <Ctrl>. Cortar copiar y pegar • Copiar: Seleccionar las celdas deseadas. Menú contextual opción Copiar • Cortar : Se selecciona la información deseada Menú contextual opción Cortar. • Pegar Menú contextual opción Pegar. Deshacer y repetir: • Barra de inicio rápido, botón Deshacer. • Barra de inicio rápido, opción “Rehacer”. Buscar y reemplazar • Buscar; Ficha inicio, grupo “Modificar” opción “Buscar y seleccionar”, “buscar” (Ctrl. +B) • En el cuadro escribimos el texto que deseamos encontrar. El botón “Buscar Siguiente” busca y selecciona el siguiente texto especificado. El botón “Buscar todos” mostrará todas las celdas que contienen lo buscado, al hacer clic en alguna de ellas Excel mostrará la celda. • Reemplazar; en el cuadro de diálogo anterior, clic en la ficha “Reemplazar”, con las opciones Reemplazar y Reemplazar Todo podemos ir cambiando una ocurrencia a la vez o bien todas las ocurrencias, respectivamente. FORMATO DE CELDAS Ficha inicio, grupo “Celdas” la opción “Formato”, “Formato celdas”, (Ctrl +1 del teclado estándar) SENA TECNICO SISTEMAS QUIBDO 2015
  8. 8. Regional Chocó Centro de Recursos Naturales Industria y Biodiversidad del Chocó GUIAS SISTEMAS Competencia: 220501046 Resultado de aprendizaje: 22050104602 Ficha número Según el tipo de datos numéricos que se tengan se debe elegir su formato, Las categorías “Moneda” y “Contabilidad” ponen símbolos ¢, $ u otro que usted seleccione, también permite cambiar el número de decimales En Excel una fecha es el la cantidad de días trascurridos desde el 1 de enero de 1900 hasta la fecha digitada, dicho de otra forma es un número. El número 39923, por ejemplo, corresponde al 20 de abril del2009, es decir que habrá trascurrido 39923 días desde el 1 de enero de 1900 hasta esa fecha. Si se digita 1/sep/08 Excel entenderá que se trata del primero de septiembre del 2008, al digitar solamente1/sep Excel asumirá que es de año actual. También puede usar guiones, por ejemplo, 1-sep o escribir el mes en números, 1-9. Nótese que Excel no usa “Setiembre”, usa “Septiembre” por ser de mejor aceptación. Algunos formatos como “Porcentaje” se aplican automáticamente al escribir, por ejemplo si en una celda se introduce 5%, esa celda mantendrá el formato de porcentaje aún cambiando el 5. Se pueden eliminarlos formatos de número de las celdas asignado la categoría “General” Ficha alineación Controla la posición de los datos en las celdas, horizontal, vertical o un espacio adicional desde el borde de la celda con la opción “Sangría”. En “Control de texto” se cambia la forma en cómo se ajusta el contenido cuando este es más ancho que la celda y no se desea cambiar el ancho de la columna. En “Orientación” se cambia el ángulo de los caracteres dentro de la celda, cuando se aplica con algún borde, este tendrá la orientación que se le asigno a la celda. Ficha fuentes Fuente, su estilo y Tamaño. "Subrayado" y tipo de Subrayado. Efectos de Tachado, Subíndice o Superíndice También se puede cambiar el Color eligiéndolo de la lista correspondiente. Ficha bordes “Contorno” pone borde a los exteriores de la selección, “Interior” lo hace con las todas las celdas excepto a los exteriores. Ficha Relleno Con esta ficha se da color a las celdas seleccionadas. Formatos automáticos Esta opción aplica varios de los formatos ya vistos de forma simultánea con base en diseños incorporados con Excel. SENA TECNICO SISTEMAS QUIBDO 2015
  9. 9. Regional Chocó Centro de Recursos Naturales Industria y Biodiversidad del Chocó GUIAS SISTEMAS Competencia: 220501046 Resultado de aprendizaje: 22050104602 Para una tabla: Seleccione la tabla, Ficha inicio, grupo “Estilos” la opción “Dar formato como tabla”. Seleccione el diseño que desee y haga clic en el botón “Aceptar”. Para eliminar el formato, seleccione el primer estilo. Una vez se ubique dentro de la tabla aparecerán de forma automática la “herramientas de tabla” en la cinta de opciones. En el grupo “opciones de estilo” podrá modificar los aspectos de la tabla seleccionada. Para celdas: Seleccione las celdas, Ficha inicio, grupo “Estilos” la opción “Estilos de celda”. FÓRMULAS En Excel una fórmula es cualquier operación matemática, desde unas simples sumas hasta complejas operaciones de cálculo de las celdas de una hoja. Este es el verdadero potencial de una hoja de cálculo, el manejo de las fórmulas, Siga estos pasos para crear una fórmula mediante el método de señalar y hacer clic: 1. Ubíquese en la celda en la que se desea el resultado. 2. Escriba el signo igual (=) para indicarle a Excel que se va a introducir una fórmula. 3. Haga clic en la primera celda que desea incluir 4. Escriba el signo del operador. 5. Haga clic en la siguiente celda de la fórmula 6. Pulse Enter Operadores: Suma + Resta - Multiplicación * División / Referencias relativas y absolutas Referencias absolutas y f4 En el momento de crear la fórmula presionar la tecla F4 al señalar la celda que deseamos no cambie, esto antepone el signo $ antes de la referencia de la celda Referencia absoluta: Cuando no va a cambiar ni la columna ni la fila (como $G$2). Referencia relativa: Cuando van a cambiar columnas o filas (como E2) INSERTAR Inserción de celdas, filas o columnas Seleccionar la celda o el rango de celdas deseado, en la ficha “Inicio”, grupo “Celdas” opción “Insertar” (Ctrl. + más del teclado numérico) Eliminar celdas, filas y columnas. Para eliminar una celda, columna o fila se selecciona las que desean eliminar, ficha “Inicio”, grupo “Celdas” opción “Eliminar” (Ctrl. + menos del teclado numérico) Nota Mayúscula (Shift) + espaciadora selecciona toda la fila, Ctrl. + espaciadora toda la columna, al pulsar Ctrl. + más del teclado numérico, se insertará una fila o columna según lo seleccionado. También puede eliminar o insertar columnas completas con el menú contextual (botón derecho) en los encabezados de filas o columnas SENA TECNICO SISTEMAS QUIBDO 2015
  10. 10. Regional Chocó Centro de Recursos Naturales Industria y Biodiversidad del Chocó GUIAS SISTEMAS Competencia: 220501046 Resultado de aprendizaje: 22050104602 Comentarios Ubíquese en la celda a que le quiere agregar el comentario y pulse la teclas Mayúscula + F2 (Shift + F2).Para eliminar el comentario haga clic en la celda con el botón contrario (menú contextual) y elija“Eliminar comentario” En el menú “Edición” podrá usar la opción “Eliminar”, “Comentario” Nota En la celda que tiene un comentario, elegir “Mostrar comentario”. Esto hará que esté visible aún sin pasar el Mouse por la celda. Tema opcional: Operaciones entre fechas Aunque Excel representa las fechas en formato días/mes/año, su valor corresponde al número de días que han transcurrido desde el primero de enero de 1900. Escriba el número 39.000 y aplíquele formato de fecha. Corresponde al 10 de octubre del 2006, si se suma 5 a esta celda, el resultado será 15 de octubre del 2006. Para calcular su edad en días; escriba su fecha de nacimiento, escriba la fecha actual. A la fecha actual reste la fecha de su nacimiento a esta celda aplique formato o “estilo” millares sin decimales. El resultado será el número de días que usted ha vivido, al dividirlo entre 30 obtendrá meses y entre 365 años. Ahora ya sabe realizar cálculos entre fechas que le serán de mucha utilidad. FUNCIONES Es una forma abreviada para hacer operaciones, desde algunas simples como sumatoria o promedio hasta las más complejas para finanzas o ingeniería. Esta función están predeterminadas en Excel, de tal forma que se pueden usar en cualquier momento. Hay varios métodos para insertar funciones, Shift +F3, clic en el botón insertar funciones de la barra de fórmulas o en la ficha “Fórmulas”, grupo “Biblioteca de funciones” opción “insertar función”. Con cualquiera de ellos aparece este cuadro de diálogo: SENA TECNICO SISTEMAS QUIBDO 2015
  11. 11. Regional Chocó Centro de Recursos Naturales Industria y Biodiversidad del Chocó GUIAS SISTEMAS Competencia: 220501046 Resultado de aprendizaje: 22050104602 Si conoce el nombre de la función, en “Categoría” seleccione “Todas” y selecciónela de la lista, está en orden alfabético. También podrá escribir una breve descripción de la función en el cuadro “Buscar”. Excel mostrará funciones relacionadas con la búsqueda. Al seleccionar la función de la lista, en la parte inferior del cuadro de diálogo aparecerá una breve descripción de la misma con sus argumentos. Puede seleccionar “ayuda sobre esta función” para que Excel abra la ventana de ayuda con explicaciones o ejemplos sobre la función. Siga estos pasos para insertar una función: 1. Ubíquese en la celda en la que desea el resultado 2. Abra el cuadro “Insertar función” por el método que desee, por ejemplo Shift +F3 3. Seccione la función deseada y haga clic en aceptar 4. Seleccione los argumentos o celdas de la función, use el botón seleccionar celdas 5. Pulse “Enter” dos veces Si se van a incluir más celdas como argumento de una función deberá repetir el paso 4 Sintaxis de una función Signo igual Función (Argumentos) Ejemplo1: = SUMA (C3:C10) o (C3+C4+….) Ejemplo2: = MAX (B3:B12) Ejemplo3: = MIN (B2:B10) Ejemplo4: = SI (C5>A1; “VERDADERO”; “FALSO”) Ejemplo5 = O/Y (A1;A2;….) Funciones sin argumentos Algunas funciones como AHORA, (que muestra la hora del sistema), no requieren de argumentos, esto se podrá ver por qué el espacio para argumento estará vació () en la descripción de la función. Cuando se realiza la selección de una función el programa posee un cuadro de ayuda en donde indica cada claramente los argumentos. Ejemplo grafico de una Función SI SENA TECNICO SISTEMAS QUIBDO 2015
  12. 12. Regional Chocó Centro de Recursos Naturales Industria y Biodiversidad del Chocó GUIAS SISTEMAS Competencia: 220501046 Resultado de aprendizaje: 22050104602 GRÁFICOS Un gráfico es una representación de los datos de la hoja de cálculo. Para que la elaboración de un gráfico sea una tarea sencilla los datos deben estar bien organizados por filas o columnas y no mezclar en las mismas series rótulos de texto con números o fechas con porcentajes. Aunque lo que realmente lo que se grafican son números, Excel automáticamente los incluirá los rótulos con el fin de ilustrar mejor el gráfico. Siga estos pasos para crear un gráfico con el asistente para gráficos: 1. .Seleccione los datos con sus rótulos 2. Clic en la ficha “Insertar”, grupo “Gráficos” 3. Seleccione el tipo el tipo de gráfico, por ejemplo columna, líneas, circular o área. Si desea otro, haga clic en la última opción; “Todos los tipos de gráfico” y selecciónelo. Tipos de gráficos El gráfico de columnas permite comparar valores de varios conjuntos directamente. Un gráfico circular está diseñado para mostrar comparaciones dentro de un solo conjunto de valores y mostrar cómo las diferentes partes contribuyen al total El gráfico de líneas es adecuado para mostrar los cambios y tendencias a lo largo del tiempo Cambiar a un tipo de gráfico existente. Para hacer modificaciones se usa la ficha “Herramientas de gráficos” que sólo se muestra cuando se selecciona un gráfico. En la ficha “Diseño”, grupo “Tipo”, opción “Cambiar tipo de gráfico”. A la izquierda del cuadro aparecen los tipos y a la derecha los subtipos. Clic en el tipo deseado y Aceptar. Cambiar datos de origen En la ficha “Diseño”, grupo “Datos”, opción “Seleccionar datos”. Con el cuadro “Rango de datos del gráfico” podrá seleccionar más o menos datos que según desee incluir en el gráfico. En este mismo cuadro con el botón “Cambiar fila/Columna” podrá alternar entre series y categorías o quitar un dato en medio las series. Opciones de gráfico SENA TECNICO SISTEMAS QUIBDO 2015
  13. 13. Regional Chocó Centro de Recursos Naturales Industria y Biodiversidad del Chocó GUIAS SISTEMAS Competencia: 220501046 Resultado de aprendizaje: 22050104602 Dependiendo del tipo de gráfico se dispondrán de las opciones correspondientes al mismo, ya que por ejemplo no se dispondrá de “rótulos de eje” para un gráfico tipo circular. Rotulación. Ficha “Presentación”, grupo “Etiquetas”. Allí se podrán ocultar o mostrar título del gráfico, aunque de forma predeterminada Excel lo pone en la parte superior central, se puede arrastrar el cuadro que lo contiene hacia otro lugar dentro del gráfico. La “leyenda” es un recuadro con un texto que relaciona el color de los datos con lo que cada dato representa. Con “rótulos de datos” se ponen nombres o valores dentro del gráfico sobre la columna correspondiente. “Tabla de datos”, muestra los datos de origen en la parte inferior dentro de la misma área del gráfico. Líneas de cuadrícula sirve para colocar o quitar las cuadrículas verticales u horizontales. Ficha “Presentación” grupo “Ejes”. Vista en 3D, Las opciones 3D también dependerán del tipo e gráfico, los de columnas, barras líneas y áreas son similares. Ficha “Presentación”, grupo “fondo”, opción “Giro 3D”. GIRO, cambia el ángulo de visualización en los ejes X, Y y Z Escala del gráfico, Si se desmarca la casilla “Ejes en ángulo recto” se podrán cambiar las opción de perspectiva, da mayor profundidad la gráfico Los anteriores pueden ser cambiados usando los botones de las flechas o escribiendo directamente los valores en las casillas. Alto % de la base, cambia la proporción del alto con respecto al ancho del gráfico. Cambiar gráficos circulares Para mover series simultáneamente arrastre una de ellas hacia fuera del centro, para moverlas de forma independiente haga un segundo clic (no doble clic) en la serie y sepárela de las otras. Para reubicarlas, repita el proceso anterior hacia el centro del gráfico. Cambiar formatos Todas las opciones estarán en la ficha “Formato” y dependerán de elemento seleccionado, por ejemplo sise selecciona el área de trazado, en “Estilo visual de forma” se dispondrá de “contornos coloreados”, al seleccionar un eje serán solo “líneas”. Se podrán seleccionar elementos de un gráfico haciendo clic en ellos o en la ficha “Formato” grupos “Selección actual” hay un menú desplegable llamado “Elementos del gráfico”. Al hacer clic en “Aplicar formato a la selección aparecerá un cuadro de diálogo con las opciones del objeto. Colores y efectos También podrá cambiar colores de relleno, borde y efectos en el grupo “Estilos de forma” de la ficha “Formato”. Los bordes son recuadros que podrán tener diferentes estilos grosores o colores. El área es el color del relleno, con el botón “Efectos de relleno” podrá poner sombreados, texturas e inclusive imágenes en los objetos del gráfico. SENA TECNICO SISTEMAS QUIBDO 2015
  14. 14. Regional Chocó Centro de Recursos Naturales Industria y Biodiversidad del Chocó GUIAS SISTEMAS Competencia: 220501046 Resultado de aprendizaje: 22050104602 Cambiar ubicación Para pasa un gráfico de la hoja de cálculo a una hoja de gráfico y viceversa; en la ficha “Diseño”, grupo “Ubicación” clic en la opción “Mover gráfico”, seleccione la ubicación deseada y haga clic en “Aceptar”. Haga el gráfico de la muestra con los datos que ve en la hoja de cálculo BASES DE DATOS Una base de datos es una colección de información que de alguna manera posee un orden. Conceptos sobre bases de datos Campos, Son los títulos o nombre de las columnas, se definen la estructura de base de datos. Cada columna o campo debe contener datos del mismo tipo, por ejemplo fechas, nombres, precios o porcentajes. Registros, Son los datos en sí, a cada uno le corresponde una fila, para cada dato habrá un registro. Crear una base de datos en Ex cel Bastará con escribir los nombres de los campos en la fila superior e iniciar la digitación de los registros en las filas inferiores Ordenar datos Siga estos pasos para ordenar una base de datos por un solo campo: 1. Ubíquese DENTRO los datos haciendo clic en una celda, NO seleccione celdas 2. Clic en la ficha “Inicio”, grupo “Modificar”, botón “Ordenar y filtrar” 3. Con la opción A? Z o Z? A se ordenará ascendente o descendente del campo de la celda activa. Para ordenar por varios campos o criterios 1. Ubíquese DENTRO los datos haciendo clic en una celda, SIN seleccionar más de una celda SENA TECNICO SISTEMAS QUIBDO 2015
  15. 15. Regional Chocó Centro de Recursos Naturales Industria y Biodiversidad del Chocó GUIAS SISTEMAS Competencia: 220501046 Resultado de aprendizaje: 22050104602 2. Clic en la ficha “Inicio”, grupo “Modificar”, botón “Ordenar y filtrar”, opción “Orden personalizado”. Tendrá un cuadro de diálogo como el de la Imagen 6 3. Verifique que la opción “Mis datos tienen encabezados” esté marcada (si siguió la recomendación anterior “Crear una base de datos en Excel”). 4. En “Columna” seleccione el campo por el que desea ordenar como primer criterio. 5. En “Ordenar según” selecciones “Valores”. 6. En “Criterio de ordenación podrá seleccionar “A a Z” si es campo es de texto“, De mayor a menor” o viceversa si el campo contiene números y “De más antiguos a más recientes” o viceversa si el campo contiene fechas. 7. Cuando alguno de los datos del campo utilizado en “Columna”, “Ordenar por” se repite, por ejemplo, varias personas con el mismo nombre, clic en el botón “Agregar nivel” y en “Luego por” podrá aplicar un segundo criterio, por ejemplo Apellido. Si aún así hay campos repetidos, por ejemplo, varias personas con el mismo nombre y apellido, puede repetir este paso para aplicar más criterios, por ejemplo segundo apellido. Si no se repiten datos y aplica varios criterios “Luego por”, solo tendrá efecto el primero, los demás no afectarán los datos, por ejemplo en “Ordenar por” “cédula” hará que los “luego por” no tengan efecto ya que los números de cedula no se repiten. En el punto 5 podrá seleccionar formatos como color de la celda o color de la fuente. Filtro El filtro oculta las filas que no cumplen con una condición que se especifique. Siga estos pasos activar los filtros. 1.Ubíquese dentro de los datos haciendo clic en una celda, NO seleccione celdas 2. Clic en la ficha “Inicio”, grupo “Modificar”, botón “Ordenar y filtrar” opción “Filtro”. La tabla se verá como la de la Imagen 7 Los menús desplegables al la derecha los nombres de cada campo indican que está activada la opción de filtro. Cuando hay una flecha en el menú desplegable indica que se ordenó por ese campo. El ícono del embudo aparecerá cuando se ha aplicado un filtro por ese campo. SENA TECNICO SISTEMAS QUIBDO 2015
  16. 16. Regional Chocó Centro de Recursos Naturales Industria y Biodiversidad del Chocó GUIAS SISTEMAS Competencia: 220501046 Resultado de aprendizaje: 22050104602 Siga estos pasos aplicar filtros que coincidan con valores de las celdas. 1. Active filtros 2. Haga clic en el menú desplegable del campo que dese filtrar. 3. Desmarque la casilla “Seleccionar todo” 4. Marque la(s) casilla(s) que coincidan con los datos que desea filtrar 5. Clic en aceptar. Para quitar filtros de un campo haga clic el menú desplegable del campo y clic en “Borra filtro de nombre del campo”. Siga estos pasos aplicar filtros que cumplan con determinadas condiciones de las celdas. 1. Active filtros 2. Haga clic en el menú desplegable del campo que dese filtrar. 3. Tendrá alguna de estas opciones: “Filtro de número”, “Filtro de fecha” o “Filtro de texto” según el tipo de datos. 4. Seleccione la opción según el criterio que desee aplicar. Podrá repetir los dos pasos anteriores y aplicar varios filtros por varios campos 5. Para quitar todos los filtros aplicados, clic en la ficha “Inicio”, grupo “Modificar”, botón “Ordenar y filtrar” opción “Borrar”. 6. Para desactivar los filtros, clic en la ficha “Inicio”, grupo “Modificar”, botón “Ordenar y filtrar” opción “Filtro”. TABLAS DINAMICAS Una tabla dinámica en Excel permite hacer resúmenes de una Base de Datos, utilizándose para, promediar, o totalizar datos. Para que su uso esté justificado, la cantidad de información con la que se trabaja en la tabla debe ser relativamente grande. El Excel incluye un asistente-guía que facilita la creación de Tablas Dinámicas.Para su utilización se debe recurrir a Menú- Datos- Informe de Tablas y gráficos dinámicos. SENA TECNICO SISTEMAS QUIBDO 2015
  17. 17. Regional Chocó Centro de Recursos Naturales Industria y Biodiversidad del Chocó GUIAS SISTEMAS Competencia: 220501046 Resultado de aprendizaje: 22050104602 Partiendo de una tabla ya confeccionada, en nuestro caso la que viene representada a continuación, se explicarán sobre la misma los principios básicos de las Tablas Dinámicas en Excel Crear una Tabla Dinámica La creación de una tabla dinámica se realiza a través del asistente y en varios pasos. 1. Con el cursor en cualquier celda de la tabla anterior, abrir la opción Menú-Datos- Informe de tablas y gráficos dinámicos. 2. Seleccionar las opciones del gráfico siguiente: 3. Rango de Datos: Los que se indican a continuación, incluyendo la fila de título. Ubicación de la Tabla: Por ejemplo, en la misma hoja de cálculo, determinando la celda de comienzo de ejecución de la misma. A continuación, clic en Diseño… comienza el momento de diseñar la tabla. a) Arrastrar el cuadrito de Semana a Columna b) Arrastrar el cuadrito de Vehículo a Fila c) Arrastrar el cuadrito de Cantidad a Datos d) Aceptar. SENA TECNICO SISTEMAS QUIBDO 2015
  18. 18. Regional Chocó Centro de Recursos Naturales Industria y Biodiversidad del Chocó GUIAS SISTEMAS Competencia: 220501046 Resultado de aprendizaje: 22050104602 Aparece la tabla dinámica diseñada, acompañada por una barra de herramientas especial que permite filtrar datos por despliegue de las mismas. Aplicar Filtros a la Tabla Resultado de la tabla al aplicarle los filtros correspondientes: En primer lugar se despliega la lista en semana y se desactiva la 1° y 2°. En segundo lugar se despliega la lista en vehículo y se desactivan las opciones – Camión- Camioneta- Moto. Cambiar el diseño de la tabla Siguiendo el mismo procedimiento se puede cambiar el diseño de la tabla, por ejemplo e) Arrastrar el cuadrito de Vehículo a Columna f) Arrastrar el cuadrito de Semana a Fila SENA TECNICO SISTEMAS QUIBDO 2015
  19. 19. Regional Chocó Centro de Recursos Naturales Industria y Biodiversidad del Chocó GUIAS SISTEMAS Competencia: 220501046 Resultado de aprendizaje: 22050104602 g) Arrastrar el cuadrito de Cantidad a Datos h) Aceptar. Obteniéndose el siguiente el siguiente resultado. Aplicar Filtros a la Tabla Siguiendo con el mismo criterio, abriendo la opción Vehículos se dejan activados – Auto-Camión En Semana se deja activada solamente la 1° y 3° Semana. De lo ejecutado surge el siguiente resultado. Obtención de Subtablas Haciendo doble clic sobre una celda, en este caso por ejemplo la segunda de Auto, donde figura la cantidad 122350, Excel automáticamente produce un detalle en hoja aparte según lo siguiente. Aplicación de Tablas Dinámicas en una Base de Datos más amplia En este caso, se incluye la recaudación que produce cada vehículo semanalmente, y los totales de recaudación y beneficios. Crear la Tabla Dinámica SENA TECNICO SISTEMAS QUIBDO 2015
  20. 20. Regional Chocó Centro de Recursos Naturales Industria y Biodiversidad del Chocó GUIAS SISTEMAS Competencia: 220501046 Resultado de aprendizaje: 22050104602 Se sigue el mismo procedimiento que en el caso anterior. Pero en este caso, cuando se diseñe la tabla: Ubicación de la Tabla … Diseño: Arrastrar el cuadrito de Mes a Columna y los cuadritos de Auto, Camión, Ómnibus, Camioneta, Moto, Recaudación y Beneficios a Datos. Aparece la tabla dinámica diseñada, acompañada por una barra de herramientas especial que permite filtrar datos por despliegue de las mismas Se puede observar cómo se ha podido agrupar en forma mensual la recaudación por cada vehículo, el total recaudado y total Beneficios, como también el total general a través del semestre. Obtención de Subtablas Haciendo doble clic sobre una de las celdas, por ejemplo la celda debajo del mes de Marzo, que contiene el valor 981.247,68 se obtiene en forma automática, en otra hoja el siguiente detalle Sobre la misma tabla se puede aplicar filtros, por ejemplo sobre la lista desplegable de Mes, dejando activado solamente los meses Enero- Marzo- Mayo. Obtener Promedios Siguiendo con las opciones que permiten las Tablas Dinámicas, en este caso vamos a obtener de la tabla sin filtrar el promedio de recaudación por mes de cada vehículo: 1)-Colocar el cursor sobre una celda de la tabla, y hacer clic con el botón derecho del mouse, obteniéndose la siguiente imagen de pantalla 2)-Hacer clic sobre Configuración de campo, y se obtendrá la siguiente imagen SENA TECNICO SISTEMAS QUIBDO 2015
  21. 21. Regional Chocó Centro de Recursos Naturales Industria y Biodiversidad del Chocó GUIAS SISTEMAS Competencia: 220501046 Resultado de aprendizaje: 22050104602 3)-Seleccionar al opción Promedio 4)-Hacer clic en Aceptar Esta operación se realiza en una celda de cada tipo de vehículo obteniéndose el promedio mensual de recaudación en cada vehículo, el promedio total recaudado por Mes, total, general y el promedio de beneficios: Como en el caso anterior se pueden realizar los filtro sobre los meses o sobre los promedios de vehículos determinados que se deseen Cambiar el diseño de la tabla Siguiendo el mismo procedimiento se puede cambiar el diseño de la tabla, por ejemplo, en este caso se cambian Filas por Columnas. Se reproduce la operación a los efectos de seguir paso a paso su ejecución. Siguiendo los pasos anteriores, pero arrastrando el cuadrito de Mes a Fila en el Diseño… de la tabla, se obtiene SENA TECNICO SISTEMAS QUIBDO 2015
  22. 22. Regional Chocó Centro de Recursos Naturales Industria y Biodiversidad del Chocó GUIAS SISTEMAS Competencia: 220501046 Resultado de aprendizaje: 22050104602 Tablas Dinámicas de Tres Dimensiones En este caso se presenta una tabla más compleja que la anterior. Permite analizar no solo la Recaudación por Mes según el tipo de vehículo, sino también por Semana. Es una tabla de tres dimensiones. Se construye de la misma manera, cambiando solamente el diseño, aunque quizás convenga, en este caso, crearla en una hoja independiente: Arrastrar el cuadrito de Semana a Pagina ; el cuadrito de Mes a Columna; y los cuadritos de Auto, Camión, Ómnibus, Camioneta, Moto, Recaudación, Beneficios a Datos. La tabla que se obtiene es la siguiente La tabla obtenida es similar a la anterior, es decir se consigue agrupar en forma mensual la recaudación de cada vehículo, pero se puede operar sobre la tercera dimensión, es decir se puede mostrar la recaudación sobre una Semana determinada, y por lógica el mes a que corresponde. Se despliega la lista de Semana y se activa por ejemplo la semana 14.(está dentro del mes de Abril) SENA TECNICO SISTEMAS QUIBDO 2015
  23. 23. Regional Chocó Centro de Recursos Naturales Industria y Biodiversidad del Chocó GUIAS SISTEMAS Competencia: 220501046 Resultado de aprendizaje: 22050104602 Actualizar Datos en las Tablas Dinámicas Si se producen cambios en alguna de las cantidades contenidas en las celdas de la tabla original, la actualización en la Tabla Dinámica se efectúa de las siguiente manera: Se hace clic sobre cualquier celda con el botón derecho del mousey se selecciona la opción Actualizar Datos Subtablas, Obtención de más información sobre la Tabla Dinámica construida: Haciendo doble clic sobre alguna de las celdas, por ejemplo la celda de Febrero, sobre la cantidad 1.088.166,72, se obtiene en una hoja aparte la siguiente información referente a todas las semanas de Febrero Recaudación Máxima Cómo obtener la recaudación Máxima por vehículo en cada mes Ejecución 1 Colocar el cursor sobre una celda de la tabla, y hacer clic con el botón derecho del mouse 2 Hacer clic sobre Configuración de campo 3 Seleccionar al opción Max 4 Hacer clic en Aceptar Esta operación se realiza en una celda de cada tipo de vehículo obteniéndose la recaudación máxima en cada vehículo, producida en cada mes, como tambienla máxima recaudación y beneficios SENA TECNICO SISTEMAS QUIBDO 2015
  24. 24. Regional Chocó Centro de Recursos Naturales Industria y Biodiversidad del Chocó GUIAS SISTEMAS Competencia: 220501046 Resultado de aprendizaje: 22050104602 GRAFICA DINAMICA. Para realizar la tarea tomamos para ejemplo la tabla Dinámica, donde figura el total recaudado, es decir el punto de partida de Tablas de tres dimensiones, sobre la misma filtramos, en principio en Datos, desactivando SumaTotal Recaudado, y Suma Total Beneficios, y en Mes dejamos activado solamente los meses de Enero, Marzo y Mayo, obteniéndose : Hacer clic con el botón derecho del mouse y se selecciona la opción Grafico Dinámico, lo que produce por defecto un grafico en columna, haciendo clic sobre una columna con el botón derecho, se produce la siguiente imagen Seleccionando Tipo de gráfico: Podemos elegir el tipo de gráfico, y optamos por Tipo estándar,Tipo de gráfico AREAS, obteniendo SENA TECNICO SISTEMAS QUIBDO 2015
  25. 25. Regional Chocó Centro de Recursos Naturales Industria y Biodiversidad del Chocó GUIAS SISTEMAS Competencia: 220501046 Resultado de aprendizaje: 22050104602 : En el grafico se observan 3 listas desplegables, en Semana, Mes, y Datos que permiten filtrar de forma análoga a cómo se hace sobre la propia tabla. Eliminar una Tabla Dinámica Se elimina seleccionando la Tabla en su totalidad y apretando la tecla Suprimir (Supr) MACROS Cuando trabajamos con un libro personalizado, es decir, que nos hemos definido con una serie de características específicas como puedan ser el tipo de letra, el color de ciertas celdas, los formatos de los cálculos y características similares, perdemos mucho tiempo en formatear todo el libro si disponemos de muchas hojas. Con las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y fusionarlas en una sola, añadiendo por ejemplo un botón en nuestro libro que al pulsar sobre él realice todas esas tareas. Crear una macro automáticamente La forma más fácil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador de macros del que dispone Excel. Este grabador de macros permite grabar las acciones deseadas que posteriormente las traduce a instrucciones en VBA, las cuales podemos modificar posteriormente si tenemos conocimientos de programación. Para grabar una macro debemos acceder a la pestaña Vista y despliega el submenú Macros y dentro de este submenu seleccionar la opción Grabar macro. Además de esta opción en el menú; podemos encontrar las siguientes opciones: Ver Macros... - Donde accedemos a un listado de las macros creadas en ese libro. SENA TECNICO SISTEMAS QUIBDO 2015
  26. 26. Regional Chocó Centro de Recursos Naturales Industria y Biodiversidad del Chocó GUIAS SISTEMAS Competencia: 220501046 Resultado de aprendizaje: 22050104602 Usar referencias relativas - Con esta opción utilizaremos referencias relativas para que las macros se graben con acciones relativas a la celda inicial seleccionada. Al seleccionar la opción Grabar macro..., lo primero que vemos es el cuadro de diálogo Grabar macro donde podemos dar un nombre a la macro (no está permitido insertar espacios en blanco en el nombre de la macro). Podemos asignarle un Método abreviado: mediante la combinación de las tecla CTRL + "una tecla del teclado". El problema está en encontrar una combinación que no utilice ya Excel. En Guardar macro en: podemos seleccionar guardar la macro en el libro activo, en el libro de macros personal o en otro libro. En Descripción: podemos describir cuál es el cometido de la macro o cualquier otro dato que creamos conveniente. Para comenzar la grabación de la macro pulsamos el botón Aceptar y a continuación, si nos fijamos en la barra de estado, encontraremos este botón en la barra de estado donde tenemos la opción de detener la grabación. A partir de entonces debemos realizar las acciones que queramos grabar, es conveniente no seleccionar ninguna celda a partir de la grabación, ya que si seleccionamos alguna celda posteriormente, cuando ejecutemos la macro, la selección nos puede ocasionar problemas de celdas fuera de rango. Una vez concluidas las acciones que queremos grabar, presionamos sobre el botón Detener de la barra de estado, o accediendo al menú de Macros y haciendo clic en Ejecutar una macro. Una vez creada una macro, la podremos ejecutar las veces que queramos. Antes de dar la orden de ejecución de la macro, dependiendo del tipo de macro que sea, será necesario seleccionar o no las celdas que queramos queden afectadas por las acciones de la macro. Por ejemplo si hemos creado una macro que automáticamente da formato a las celdas seleccionadas, tendremos que seleccionar las celdas previamente antes de ejecutar la macro. SENA TECNICO SISTEMAS QUIBDO 2015
  27. 27. Regional Chocó Centro de Recursos Naturales Industria y Biodiversidad del Chocó GUIAS SISTEMAS Competencia: 220501046 Resultado de aprendizaje: 22050104602 Para ejecutar la macro debemos acceder al menú Ver Macros..., que se encuentra en el menú Macros de la pestaña Vista, y nos aparece el cuadro de diálogo Macro como el que vemos en la imagen donde tenemos una lista con las macros creadas. Debemos seleccionar la macro deseada y pulsar sobre el botón Ejecutar. Se cerrará el cuadro y se ejecutará la macro. En cuanto al resto de botones: Cancelar -Cierra el cuadro de diálogo sin realizar ninguna acción. Paso a paso - Ejecuta la macro instrucción por instrucción abriendo el editor de programación de Visual Basic. Modificar - Abre el editor de programación de Visual Basic para modificar el código de la macro. Estos dos últimos botones son para los que sapan programar. Eliminar - Borra la macro. Opciones - Abre otro cuadro de diálogo donde podemos modificar la tecla de método abreviado (combinación de teclas que provoca la ejecución de la macro sin necesidad de utilizar el menú) y la descripción de la macro. Crear una macro manualmente Para crear una macro de forma manual es necesario tener conocimientos de programación en general y de Visual Basic en particular, ya que es el lenguaje de programación en el que se basa el VBA de Excel. Si no tiene esta base puede saltarte este punto del tema. Una vez abierto el editor de Visual Basic debemos insertar un módulo de trabajo que es donde se almacena el código de las funciones o procedimientos de las macros. Para insertar un módulo accedemos al menú Insertar → Módulo. A continuación debemos plantearnos si lo que vamos a crear es una función (en el caso que devuelva algún valor), o si por el contrario es un procedimiento (si no devuelve ningún valor). Una vez concretado que es lo que vamos a crear, accedemos al menú Insertar → Procedimiento... Nos aparece un cuadro de diálogo como vemos en la imagen donde le damos el Nombre: al procedimiento/función sin insertar espacios en su nombre. También escogemos de qué Tipo es, si es un Procedimiento, Función o es una Propiedad. Además podemos seleccionar el Ámbito de ejecución. Si lo ponemos como Público podremos utilizar el procedimiento/función desde cualquier otro módulo, pero si lo creamos como Privado solo SENA TECNICO SISTEMAS QUIBDO 2015
  28. 28. Regional Chocó Centro de Recursos Naturales Industria y Biodiversidad del Chocó GUIAS SISTEMAS Competencia: 220501046 Resultado de aprendizaje: 22050104602 podremos utilizarlo dentro de ese módulo. Una vez seleccionado el tipo de procedimiento y el ámbito presionamos sobre Aceptar y se abre el editor de Visual Basic donde escribimos las instrucciones necesarias para definir la macro. Guardar archivos con Macros Cuando guardamos un archivo y queremos que las Macros que hemos creado se almacenen con el resto de las hojas de cálculo deberemos utilizar un tipo de archivo diferente. Para ello deberemos ir al Botón Office y seleccionar la opción Guardar como. Se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como. En el desplegable Guardar como tipo seleccionar Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm). Dale un nombre y el archivo se almacenará. Cuando abrimos un archivo que tiene Macros almacenadas se nos mostrará este anuncio bajo la banda de opciones: Esto ocurre porque Office no conoce la procedencia de las Macros. Como están compuestas por código podrían realizar acciones que fuesen perjudiciales para nuestro equipo. Si confía en las posibles Macros que contuviese el archivo o la ha creado pulsar el botón Opciones para activarlas. Aparecerá este cuadro de diálogo: Selecciona la opción Habilitar este contenido y pulsa Aceptar. OPCIONES DE IMPRESIÓN SENA TECNICO SISTEMAS QUIBDO 2015
  29. 29. Regional Chocó Centro de Recursos Naturales Industria y Biodiversidad del Chocó GUIAS SISTEMAS Competencia: 220501046 Resultado de aprendizaje: 22050104602 Vista preliminar Permite ver cuál será el aspecto de la hoja en al impresora. Para obtener la vista preliminar Ctrl. + F2. Los botones “Página siguiente” y “Página anterior” permiten desplazarse entre varias páginas. “Zoom” realiza un acercamiento. Las opciones “Imprimir” y “Configurar página” se explicarán más adelante. La casilla “Mostrar márgenes” muestra las líneas de los lugares donde se encuentran las márgenes, las cuales pueden ser movidas con el Mouse. El botón “Cerrar vista preliminar” nos deja nuevamente en la hoja . Vista de salto de página Es una forma de ver como se distribuirán las filas y columnas al ser impresas en el papel. Clic en la ficha “Vista”, grupo “Vistas del libro”, botón “Vista previa salto de página”. Los bordes resaltados, generalmente de color azul, muestran los que serán los bordes de la hoja. Puede arrastrarlos para cambiarla el contenido de cada página impresa. Configurar página Aquí se dan los parámetros referentes a como se imprimirá la hoja. Ficha “Diseño de página”, grupo “configura página”. Se podrán cambiar las márgenes, orientación o tamaño del papel. En “Tamaño de papel” verifique que está seleccionado el mismo que tiene en la impresora. Área de impresión Con esta opción se le indicará a Excel que solo debe imprime las celdas seccionadas sin importan ella cantidad de datos en la hoja. Para establecer área de impresión seleccione las celdas que desea incluir, haga clic en el botón “área de impresión”, opción “Establecer área de impresión”. Al guardar el libro, también se guardará el área de impresión. Para agregar celdas a un área de impresión existente, seleccione las celdas que desea agregar al área de impresión. Haga clic en el botón “Área de impresión” opción “Agregar al área de impresión”. Para eliminar un área de impresión del mismo botón seleccione “Borrar área de impresión” Saltos de página Envían un comando a la impresora para que expulse la hoja en el lugar indicado. Con el botón “Saltos” se podrán insertar, borra o reestablecer a sus valores originales. Ajustar área de impresión Esta opción permite controlar reducir o aumentar el tamaño al que se imprimirá según la cantidad de datos y el número de páginas. Si lo que desea es imprimir en una página de ancho sin importar cuantas de alto, en “Ajustar a” escriba 1 en “paginas de ancho” y seleccione “automático” en “Alto”. Encabezado y pie de página SENA TECNICO SISTEMAS QUIBDO 2015
  30. 30. Regional Chocó Centro de Recursos Naturales Industria y Biodiversidad del Chocó GUIAS SISTEMAS Competencia: 220501046 Resultado de aprendizaje: 22050104602 Controla contenidos que aparecerán en todas las páginas. Con “Personalizar encabezado” aparecerá un cuadro de diálogo que permite modificar de forma separada las secciones izquierda, central y derecha. Para el pie de página, Las opciones son iguales. Haga clic en el extremo inferior izquierdo del grupo “configurar página” Imprimir Para iniciar la impresión, Ctrl + P. en el cuadro de diálogo “Impresora” selecciona cualquiera de las impresoras configuradas en la computadora “Intervalo de páginas” permite especificar las páginas del documento que se desea imprimir. Si hace clic en Páginas, escriba el rango de páginas que desea imprimir. “Imprimir” Especifica que parte se va a imprimir. Si se desea imprimir solo un área específica se debe haber seccionado previamente, marque la casilla “Selección”. Esta opción tiene similitud con “Áreas de impresión” pero de carácter temporal. “Omitir áreas de impresión” no tendrá en cuenta las celdas marcadas como área de impresión, es decir imprimirá todo. “Copias”, escriba aquí el número de copias deseadas. Esta es básicamente un guía básico del manejo de la herramienta Excel de Microsoft. SENA TECNICO SISTEMAS QUIBDO 2015
  31. 31. Regional Chocó Centro de Recursos Naturales Industria y Biodiversidad del Chocó GUIAS SISTEMAS Competencia: 220501046 Resultado de aprendizaje: 22050104602 Bibliografia www.aulaclick.com Guia de Excel Biblia de Excel 2007 Wilmer_kw@mixmail.com SENA TECNICO SISTEMAS QUIBDO 2015

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