1) O documento discute a estratégia das bibliotecas da Universidade de Aveiro para promover o acesso aberto através da integração de sistemas de informação, facilitação do processo de publicação científica em acesso aberto e criação de soluções personalizadas. 2) As bibliotecas integram sistemas como o repositório institucional e a plataforma de revistas para simplificar o depósito de publicações e migração de dados. 3) Elas também gerenciam a plataforma de revistas da

1. A Biblioteca na promoção do Acesso Aberto
na Universidade de Aveiro: constrangimentos e
desafios
Ana Bela Martins
Bella Nolasco
Diana Silva
Serviços de Biblioteca, Informação Documental e Museologia
da Universidade de Aveiro
2ª Conferência Luso-brasileira de Acesso Aberto
24 e 25 de novembro de 2011

2. A Biblioteca na promoção do Acesso Aberto
na Universidade de Aveiro: constrangimentos e desafios
• Objetivo
• A Universidade de Aveiro (UA) e a investigação
• As Bibliotecas da UA
• A intervenção das Bibliotecas da UA
1. Integração de sistemas de informação e de conteúdos
2. A facilitação e mediação no processo de publicação científica em acesso aberto
3. Criação de soluções “à medida”

3. Objetivo
Apresentar a estratégia de
intervenção das Bibliotecas da
Universidade de Aveiro (UA)
ao nível do apoio ao
investigador e da promoção
do Acesso Aberto na
Universidade, abordando
especificamente os projetos
em curso e respetivas
particularidades.

4. A Universidade de Aveiro e a investigação

5. Universidade de Aveiro/investigação
Universidade de Aveiro
• 16 departamentos
• 4 escolas politécnicas
• 15.636 alunos (2010/2011)
Fonte : http://www.ua.pt/research/

6. Universidade de Aveiro/investigação
Universidade de Aveiro
• 14 unidades de investigação
• 4 laboratórios associados
• 401 projetos de investigação
(nacionais/internacionais)
Fonte : http://www.ua.pt/research/

7. Universidade de Aveiro/investigação
Universidade de Aveiro
• Produção científica indexada (fonte:
ISI Web of Science – 2007/2011)
5.303 artigos; 22.073 citações
• Produção científica indexada (fonte:
SCOPUS– 2007/2011)
6,963 artigos;
• 20 revistas académicas publicadas

8. As Bibliotecas da UA

9. As Bibliotecas da UA
“Libraries are critically important in helping
researchers to exploit the full benefits and
opportunities of the networked world,
including such developments as open
access and social media.”
The value of libraries for research and researchers

10. As Bibliotecas da UA
Competências dos Bibliotecários
• equipa de profissionais de
informação capacitada para
conceber, produzir e integrar
conteúdos de apoio à formação,
aprendizagem e investigação.
• competências profissionais de
aplicação de ferramentas e
tecnologias de informação
apropriadas para fornecer os
melhores serviços e
disponibilizar os recursos mais
relevantes e acessíveis.

11. As Bibliotecas da UA
As bibliotecas de ensino superior
integram cada vez mais na sua
missão e objetivos o papel de
facilitadoras da publicação
científica e de produtoras de
informação, promovendo desta
forma a visibilidade e o impacto da
investigação produzida na
instituição.

12. As Bibliotecas da UA
Rede de Bibliotecas que integra:
• Biblioteca do Campus
• Mediateca
• Biblioteca do ISCA – Instituto Superior
de Contabilidade e Administração
• Centro de Recursos em
Conhecimento ESAN – Escola Superior
Aveiro Norte
• Biblioteca da ESTGA – Escola Superior
de Tecnologia e Gestão de Águeda

13. As Bibliotecas da UA
Área de Recursos Eletrónicos e Apoio
ao Utilizador
... alguns dos serviços....
• Formação de utilizadores básica e
avançada
• Serviço de referência e Apoio a
pesquisas
• Implementação e gestão de
informação nos seguintes
sistemas
– SInBAD – Biblioteca Digital (software
desenvolvido - UA)
– RIA - Repositório Institucional da
Universidade de Aveiro (DSPACE)
– Revistas UA (aplicação OJS - Open
Journals Systems)

14. A intervenção das Bibliotecas da UA

15. A intervenção das Bibliotecas da UA
Bibliotecas da UA
• intervenção ativa ao nível do apoio ao
investigador e da promoção do Acesso
Aberto na Universidade
•estratégia com base em três linhas
essenciais
•colaboração com os Serviços de
Tecnologias de Informação e
Comunicação da UA.

16. A intervenção das Bibliotecas da UA
1. Integração de sistemas de informação e de conteúdos
2. A facilitação e mediação no processo de publicação científica em Acesso Aberto
e no auto arquivo de documentos.
3. Criação de soluções “à medida” das necessidades da comunidade da UA, de
forma a contornar os vários constrangimentos ligados à disponibilização dos
conteúdos em Acesso Aberto.

17. A intervenção das Bibliotecas da UA
Antecedentes:
• SInBAD – Sistema integrado de Biblioteca e Arquivo Digitais –
http://sinbad.ua.pt - projeto implementado em 2003/2004 na UA, para
preservação e disponibilização via Web de vários segmentos de documentos
digitais, entre os quais as teses de mestrado e doutoramento defendidas na
instituição. Possui um mecanismo de integração com o catálogo bibliográfico
das Bibliotecas da UA, sendo que o registo de metadados é importado
automaticamente de um sistema para o outro.

18. A intervenção das Bibliotecas da UA
Os projetos em curso:
• RIA – Repositório Institucional da Universidade de Aveiro – http://ria.ua.pt

19. A intervenção das Bibliotecas da UA
Os projectos em curso:
• Plataforma Revistas da Universidade de Aveiro http://revistas.ua.pt – serviço
de alojamento, gestão editorial e publicação

20. A intervenção das Bibliotecas da UA
1. Integração de sistemas de informação e de conteúdos

21. A intervenção das Bibliotecas da UA
1. Integração de sistemas de informação e de conteúdos
Criação de workflows de depósito simplificados no RIA, e que consistem na
recolha automática de dados bibliográficos de bases de dados na Web ou de
sistemas de gestão bibliográfica.
Contexto:
É sabido que um dos constrangimentos ao depósito de publicações nos
repositórios institucionais tem sido a falta de tempo, o cansaço relativamente às
crescentes tarefas de uma actividade com concorrência e desafios crescentes.

22. A intervenção das Bibliotecas da UA
1. Integração de sistemas de informação e de conteúdos
Criação de workflows de depósito simplificados no RIA
Descrição:
Mecanismo que o investigador pode ativar no momento do depósito de
documentos no RIA, que realiza uma importação de um ficheiro com os artigos da
sua autoria resultante de uma pesquisa prévia em bases de dados como a Web of
Science (THOMSON) e a SCOPUS (Elsevier). Este ficheiro deve ser em formato RIS,
um formato standard para troca de dados.

23. A intervenção das Bibliotecas da UA
1. Integração de sistemas de informação e de conteúdos
Criação de workflows de depósito simplificados no RIA
Opção 1 – Auto arquivo: depósito de documentos através do preenchimento de um formulário.
Iniciar novo depósito
Opção 2 – Importação de um ou mais ficheiros
Selecione a coleção onde pretende depositar os seus documentos.
Importar
Nota: Antes de iniciar o processo de importação de uma ou mais ficheiros deve: realizar a recolha dos seus registos num dos
sistemas externos compatíveis (ISI, SCOPUS, EndNote), exporte os mesmos para uma pasta no seu disco local.

24. A intervenção das Bibliotecas da UA
1. Integração de sistemas de informação e de conteúdos
Criação de workflows de depósito simplificados no RIA
Objetivo:
• Facilitar o preenchimento dos formulários de metadados e permitir à
instituição e aos próprios investigadores o depósito dos dados retrospetivos e
correntes de forma mais célere.
• Incentivar a comunidade de investigadores a procederem ao depósito das suas
publicações, contornando os problemas de falta de tempo frequentemente
apontados

25. A intervenção das Bibliotecas da UA
1. Integração de sistemas de informação e de conteúdos
Criação de workflows de depósito simplificados no RIA
Dificuldades:
• Foram identificadas dificuldades no processo de exportação dos sistemas Web
of Science, Scopus e EndNote dos registos em formato RIS.
Solução:
• Foram elaborados vídeos para exemplificar o processo -
http://www.ua.pt/sbidm/biblioteca/PageImage.aspx?id=14349

26. A intervenção das Bibliotecas da UA
1. Integração de sistemas de informação e de conteúdos
Migração de dados e respetivos conteúdos digitais relativos às teses de
doutoramento e dissertações de mestrado (cerca de 3000) efetuado do sistema
SInBAD, para o RIA.
Contexto:
O sistema SInBAD constitui-se desde 2004 como a Biblioteca Digital da UA,
albergando, na área de publicações científicas, cerca de 3000 teses de
doutoramento e dissertações de mestrado defendidas na instituição.
Face à implementação de um Repositório institucional, revelou-se essencial a
migração de dados para o novo sistema.

27. A intervenção das Bibliotecas da UA
1. Integração de sistemas de informação e de conteúdos
Migração de dados e respetivos conteúdos digitais
Descrição:
Migração dos dados bibliográficos e respetivos ficheiros digitais de cerca de 3000
registos de teses para o RIA (retrospetivo)
Recurso a tabelas de conversão de metadados
Constrangimentos/dificuldades:
O mecanismo de embargo no SInBAD obedece a regras diferentes, pelo que não
foi possível considerar o embargo na migração.

28. A intervenção das Bibliotecas da UA
2. Facilitação e mediação no processo de publicação
científica em Acesso Aberto e auto arquivo

29. A intervenção das Bibliotecas da UA
2. Facilitação e mediação no processo de publicação científica em Acesso Aberto
Revistas da UA - Serviço de alojamento de revistas científicas da UA, baseado em
software open source OJS (Open Journal Systems)
Contexto:
Grande número de publicações associadas às unidades de investigação,
departamentos ou redes de investigadores da Universidade (cerca de 20)
Algumas das publicações têm apenas versão impressa
Publicações com versão online disponibilizadas nas páginas Web ou portais dos
departamentos, de um modo estático, sem possibilidade de recolha externa e de
exportação para outros sistemas.

30. A intervenção das Bibliotecas da UA
2. Facilitação e mediação no processo de publicação científica em Acesso Aberto
Revistas da UA
Descrição:
• Criação, em 2009 do serviço “Revistas em acesso livre – UA” -
http://revistas.ua.pt as Bibliotecas da UA assumem um papel de mediação e
facilitação da promoção da investigação científica produzida e publicada na
Universidade de Aveiro através da implementação de um serviço de
alojamento de revistas científicas, acompanhamento, formação e helpdesk.

31. A intervenção das Bibliotecas da UA
2. Facilitação e mediação no processo de publicação científica em Acesso Aberto
Revistas da UA
Descrição:
• 8 revistas alojadas, de diferentes departamentos e unidades (em Novembro
2011)
• Três linhas essenciais:
- grande proximidade com os editores das revistas;
- flexibilidade na oferta do serviço;
- enquadramento institucional no seio da Universidade.

32. A intervenção das Bibliotecas da UA
2. Facilitação e mediação no processo de publicação científica em Acesso Aberto
Revistas da UA
Descrição:
• Criação de pacotes de serviço que se ajustam às particularidades das revistas
alojadas.
• As Bibliotecas UA assumem a formação, acompanhamento e serviço de
helpdesk no processo de adaptação e passagem para o sistema de alojamento
(elemento comum a todos os pacotes).

33. A intervenção das Bibliotecas da UA
2. Facilitação e mediação no processo de publicação científica em Acesso Aberto
Revistas da UA
Pacote A
• Bibliotecas UA assumem o papel de Editor-Gestor;
• Bibliotecas UA realizam o carregamento dos artigos correntes da revistas bem
como do carregamento dos números anteriores (retrospectivo da revista);
• O workflow de depósito não segue o fluxo editorial completo, sendo que o
depositante (bibliotecas da UA) assume o papel de autor e
validador/aceitação do artigo para disponibilização na plataforma.
• As configurações do layout da revista (layout base do sistema + logo/ imagem
da revista) ficam a cargo da biblioteca da UA;

34. A intervenção das Bibliotecas da UA
2. Facilitação e mediação no processo de publicação científica em Acesso Aberto
Revistas da UA
Pacote A1
• Pacote A + O papel de editor de layout (design da página é atribuído a um
elemento da revista/design (layout personalizado).

35. A intervenção das Bibliotecas da UA
2. Facilitação e mediação no processo de publicação científica em Acesso Aberto
Revistas da UA
Pacote B
• O workflow de depósito e o fluxo de publicação e gestão online da revista é
baseado no backoffice do OJS;
• O Editor-Gestor (responsável da revista) atribui os diferenciados papéis aos
utilizadores registados no sistema (editor, editor de secção, de layout, de texto,
de prova, revisores, autores).
• Auto submissão de artigos é realizada pelos autores;
• As Bibliotecas UA assumem a formação ao Editor-Gestor, acompanhamento e
serviço de helpdesk.

36. A intervenção das Bibliotecas da UA
2. Facilitação e mediação no processo de publicação científica em Acesso Aberto
Revistas da UA
Dificuldades:
• Implementação do fluxo editorial baseado no workflow OJS e gestão dos
vários papéis (editor, revisores, autores/depositantes, etc.);
• Falta de tempo dos editores e responsáveis;
• Dificuldade no processo de auto submissão;
• Tempo necessário para a adaptação ao sistema de publicação e gestão online
da revista;
• Uma das questões críticas passa pela tecnologia e pelas competências a ela
associadas;
• Outros (ex. parametrização/configuração da revista e do layout da mesma);

37. A intervenção das Bibliotecas da UA
3. Criação de soluções “à medida” das necessidades da
comunidade da UA

38. A intervenção das Bibliotecas da UA
3. Criação de soluções “à medida” das necessidades da comunidade da UA
Funcionalidade de embargo no RIA
Contexto:
Questões ligadas ao copyright das editoras das revistas onde são publicados os
artigos limitam o depósito nos repositórios.
Os autores das teses e dissertações assinam uma declaração, entregue na
Biblioteca, que permite o embargo das mesmas no sistema até um máximo de
dois anos.

39. A intervenção das Bibliotecas da UA
3. Criação de soluções “à medida” das necessidades da comunidade da UA
Funcionalidade de embargo no RIA
Descrição:
Implementação no software que suporta o RIA - DSPACE, de um mecanismo que
permite a restrição de acesso aos documentos depositados (embargo) por
períodos de 6 meses, 1 ano e 2 anos e acesso restrito. Esta possibilidade de
embargo permite ao autor cumprir com a política de auto arquivo definida pela
UA e, simultaneamente, posicionar-se perante as restrições de copyright
decorrentes da publicação de artigos em revistas científicas de editores
comerciais.

40. A intervenção das Bibliotecas da UA
3. Criação de soluções “à medida” das necessidades da comunidade da UA
Funcionalidade de embargo no RIA
Introduza a data de publicação pública. Pode deixar o mês e/ou o dia em branco se não se aplicar.
Esta coleção é de acesso livre, deve ter em conta a condição de depósito presente na política da publicação onde foi
publicado o seu documento. Se a publicação onde foi publicado o seu documento não coloca restrições de acesso
selecione a opção “acesso livre”, caso contrário verifique qual o tipo de condicionamento de acesso e selecione uma
das opções (embargo de 6 – 12 meses ou acesso restrito). As políticas das editoras/revistas científicas podem ser
consultadas em http://www.sherpa.ac.uk/romeo.

41. A intervenção das Bibliotecas da UA
3. Criação de soluções “à medida” das necessidades da comunidade da UA
Funcionalidade de embargo no RIA - upload do preprint
No caso de ter colocado embargo ao seu documento por questões de políticas editoriais da revista, poderá depositar também a versão preprint
do documento, (trata-se da primeira versão de um artigo, que não passou ainda pela revisão dos pares – peer review). Esta versão preprint
estará sempre em acesso livre, não ficando abrangida pelo embargo definido na versão final do documento que acaba de depositar. Se quiser
fazer o upload da versão preprint, use este botão para o submeter.

42. A intervenção das Bibliotecas da UA
3. Criação de soluções “à medida” das necessidades da comunidade da UA
Controlo de autoridade (autores)
Contexto:
O controlo de autoridade é, em qualquer base de dados bibliográfica, um requisito
de qualidade fundamental
A gestão de dados de investigação (produção de listagens, etc.) será facilitada pelo
facto de existir um mecanismo de controlo de autoridade.

43. A intervenção das Bibliotecas da UA
3. Criação de soluções “à medida” das necessidades da comunidade da UA
Controlo de autoridade (autores)
Descrição:
• A criação, no RIA, de um sistema próprio de controlo de autoridade para
autores e coautores, que resulta de uma integração com um sistema de
informação que realiza a gestão de utilizadores em toda a UA.
• O controlo de autoridade de autores, tanto no processo de auto arquivo, como
no depósito de teses, é obrigatório.

44. A intervenção das Bibliotecas da UA
3. Criação de soluções “à medida” das necessidades da comunidade da UA
Controlo de autoridade (autores)
validar autor

45. Aguardamos a vossa visista
Obrigada pela atenção
Ana Bela Martins abela@ua.pt
Bella Nolasco bellanolasco@ua.pt
Diana Silva dianasilva@ua.pt
Serviços de Biblioteca, Informação Documental e Museologia
da Universidade de Aveiro
http://www.ua.pt/sbidm/biblioteca