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- 1. GUIDE DE CONSERVATION DES DOCUMENTS FRANCE 2013UN GUIDE POUR VOUS AIDER À MIEUX COMPRENDRE LES OBLIGATIONS LÉGALES ET LES BONNES PRATIQUES EN MATIÈRE DE CONSERVATION DES DOCUMENTS EXTRAIT DU GUIDE EUROPÉEN 2013 SUR LA CONSERVATION DES DOCUMENTS RÉALISÉ PAR DE BRAUW BLACKSTONE WESTBROEK ET IRON MOUNTAIN EN PARTENARIAT AVEC 14 CABINETS JURIDIQUES
- 2. 02 GUIDE PRATIQUE SUR LA CONSERVATION DES DOCUMENTS RELEVER LES DÉFIS LIÉS À LA CONSERVATION DES DONNÉES DE VOTRE ENTREPRISE 04 LES ENJEUX DE LA CONSERVATION DES DOCUMENTS EN CONFORMITÉ AVEC LA RÉGLEMENTATION 05 ÉTUDES DE CAS SUR LA GESTION DES DOCUMENTS 06 BONNES PRATIQUES POUR METTRE EN OEUVRE UNE POLITIQUE DE CONSERVATION DES DOCUMENTS CONFORME À LA RÉGLEMENTATION QUATRE ÉTAPES POUR METTRE EN ŒUVRE UNE POLITIQUE DE CONSERVATION DES DOCUMENTS CONFORME À LA RÉGLEMENTATION 08 PROBLÉMATIQUES JURIDIQUES POUVANT AVOIR UN IMPACT SUR VOTRE CONSERVATION DES DOCUMENTS EXIGENCES DE DOCUMENT ÉCRIT 12 FORCE PROBANTE DES DOCUMENTS ÉLECTRONIQUES 13 OBLIGATIONS LÉGALES À L'ÉGARD DES LIVRES ET REGISTRES COMPTABLES DES SOCIÉTÉS 14 ISO 15489 16 TABLE DES MATIÈRES GUIDE SUR LES DURÉES DE CONSERVATION DES DOCUMENTS DOCUMENTS GÉNÉRAUX DES ENTREPRISES 18 DOCUMENTS COMPTABLES ET FISCAUX 19 DOCUMENTS RELATIFS AUX TRAITEMENTS ET SALAIRES 21 DOCUMENTS RH/EMPLOI/RETRAITE 22 DOSSIERS MÉDICAUX/DOCUMENTS DE SÉCURITÉ 23 DOCUMENTS DE TRANSPORT 25 DOCUMENTS RELATIFS À L'ENVIRONNEMENT 26 DOCUMENTS RELATIFS AUX ASSURANCES 28 DOCUMENTS RELATIFS AU MARKETING 28 DOCUMENTS RELATIFS AUX ACHATS 29 DOSSIERS JURIDIQUES/CONTRATS ET ACCORDS 30 AUTRES DOCUMENTS 31
- 3. GUIDE PRATIQUE SUR LA CONSERVATION DES DOCUMENTS ASSURER UNE CONSERVATION DES DOCUMENTS EFFICACE ET CONFORME AUX OBLIGATIONS LÉGALES : Relever les défis liés à la conservation des données de votre entreprise Les enjeux de la conservation des documents en conformité avec la réglementation Études de cas sur la gestion des documents GUIDE PRATIQUE SUR LA CONSERVATION DES DOCUMENTS
- 4. 04 Nous sommes tous confrontés à un volume sans cesse croissant de documents, notamment les e-mails et les documents papier traditionnels. La législation et les réglementations ayant trait à la conservation des documents sont tellement complexes et d’une portée si stratégique que se conformer à l’ensemble de la réglementation en la matière peut non seulement représenter un défi majeur pour votre entreprise mais également affecter gravement vos ressources. Il s’avère donc indispensable de mettre en œuvre une politique de conservation des documents dans le but de minimiser les risques et l’éventualité de contentieux couteux liés soit à la destruction prématurée d'informations soit à la conservation au-delà de la durée de conservation légale. Le présent guide vous offre une vue d’ensemble sur les réglementations régissant la conservation des documents et les problématiques juridiques afférentes. Ce guide a pour objectif de présenter la législation sur la conservation des documents en vigueur pour vous permettre d'adopter une politique de conservation des documents adéquate. Nous vous fournirons également des recommandations pratiques par l'intermédiaire d'études de cas. « JE DOIS REDÉFINIR MES POLITIQUES DE CONSERVATION À CHAQUE FOIS QU'UNE NOUVELLE RÉGLEMENTATION EST ADOPTÉE. » « LA DESTRUCTION EST UN PROCESSUS ARBITRAIRE QUE JE NE PEUX PAS CONTRÔLER. » « COMME JE NE SAIS PAS CE QU'IL FAUT GARDER ET CE QU'IL FAUT DÉTRUIRE, JE CONSERVE TROP DE DOCUMENTS. » POURQUOI SE METTRE EN CONFORMITÉ AVEC LA RÉGLEMENTATION ? Les amendes pour non-respect de la réglementation en la matière sont de plus en plus lourdes Risque d'audits par les autorités Risques substantiels en termes de réputation, sachant que le grand public est de moins en moins tolérant Risque de poursuites, demandes de dommages et intérêts, ou injonctions dans le cadre d'une procédure civile Faire des économies : en se conformant à la réglementation, vous ne conservez que ce dont vous avez besoin Il est absolument essentiel de disposer d'un inventaire RELEVER LES DÉFIS LIÉS À LA CONSERVATION DES DONNÉES DE VOTRE ENTREPRISE GUIDE PRATIQUE SUR LA CONSERVATION DES DOCUMENTS
- 5. 05 AVANT DE PRENDRE UNE INITIATIVE, 26% DES ENTREPRISES FONT APPEL À UN CONSEIL JURIDIQUE SPÉCIALISÉ DANS LA CONSERVATION DES DONNÉES SOURCE : «AU-DELÀ DE LA SENSIBILISATION : L'URGENCE CROISSANTE DE LA GESTION DES DONNÉES SUR LE MARCHÉ EUROPÉEN DES PME» - RAPPORT PWC EN COLLABORATION AVEC IRON MOUNTAIN, 2013 35% DES ENTREPRISES FRANÇAISES ESTIMENT QUE L'ARCHIVAGE DE LEURS DOCUMENTS PAPIERS REPRÉSENTE UN DÉFI MAJEUR POUR L'AVENIR 50 % DES ENTREPRISES CONSERVENT TOUTES LEURS INFORMATIONS PAR PRÉCAUTION Une gestion efficace des documents consiste à planifier, organiser et contrôler les différentes étapes de la vie du document : depuis sa création en passant par ses périodes actives et inactives, jusqu'à sa destruction ou son stockage permanent. Une gestion efficace des documents répond à deux exigences clés : assurer une récupération aisée des informations et minimiser les coûts. Une politique exhaustive de conservation des documents procure des avantages immédiats et à long terme : Contrôler les volumes de documents Vous pouvez réduire jusqu'à 40 % de votre volume de stockage physique et numérique en mettant en place une politique de conservation des données et en détruisant les documents inutiles. En applicant dès à présent cette politique de conservation à la création de nouveaux documents vous réduirez instantanément les coûts d'organisation, de conservation et de destruction des documents. Améliorer l'accès à l'information En mettant en place des procédures adaptées, vous serez à même de relever plus rapidement les défis structurels, d'optimiser votre service clientèle et de prendre des décisions éclairées. Assurer la conformité à la réglementation Vous êtes confronté à une multitude de règles propres à votre secteur, ainsi qu'à des réglementations nationales et européennes régissant la comptabilité d'entreprise et les modes de conversion, de conservation et de maintenance des documents. Une politique de conservation des documents détermine les documents devant être conservés et leur temps de conservation, dans le respect de la réglementation applicable. Améliorer l'efficacité et la productivité Une mauvaise politique de conservation des documents engendre d'importantes pertes de temps susceptibles d'engendrer des coûts lors de la recherche de documents mal classés. En outre, cela empêche de répondre dans des délais convenables aux demandes de communication de documents reçues des autorités judiciaires et administratives. Protéger les informations sensibles On estime que plus d'un tiers des entreprises qui connait une perte ou une fuite d'information ne s'en remet jamais. Le but d'une politique rigoureuse de conservation des documents est de s'assurer que vous disposez de copies suffisamment protégées de tous vos documents sensibles. QUELS SONT LES IMPÉRATIFS DE MISE EN CONFORMITÉ ? Prendre connaissance de toutes les exigences (européennes, nationales et sectorielles) Faire appel à un conseil juridique pour vous aider à élaborer votre propre politique de conservation. Contrôler la chaine de traçabilité (il vous faut donc savoir quels sont les documents stockés et où ils se trouvent, tout en identifiant les personnes qui y ont eu accès et pour quels motifs) Mettre en place un stockage organisé et conforme à la réglementation Mettre en place un processus de destruction sécurisé et rigoureux LES ENJEUX DE LA CONSERVATION DES DOCUMENTS EN CONFORMITÉ AVEC LA RÉGLEMENTATION GUIDE PRATIQUE SUR LA CONSERVATION DES DOCUMENTS
- 6. 06 ÉTUDES DE CAS SUR LA GESTION DES DOCUMENTS GUIDE PRATIQUE SUR LA CONSERVATION DES DOCUMENTS INDUSTRIE-BAE SYSTEMS Le défi BAE Systems est l'un des plus grands fabricants mondiaux dans le domaine de la défense, avec plus de 100 000 salariés à l'échelle internationale. En 2004, cette entreprise a identifié un problème. Non seulement les documents papier étaient stockés à des emplacements disparates, du placard au grand conteneur, mais également la récupération des documents comportait des risques de perte ou de dommages. BAE a cherché une solution favorisant une meilleure organisation de ses informations et la protection de ses précieux actifs informationnels au sein d'infrastructures hautement sécurisées. La solution Des experts dédiés d'Iron Mountain travaillent sur site afin de gérer l'indexation, le stockage, la récupération et le transport. 5 660 mètres cubes de documents sont stockés dans les infrastructures d’Iron Mountain conformément aux strictes normes de sécurité requises. Des documents hautement confidentiels sont stockés dans une chambre forte dédiée par du personnel qualifié d’Iron Mountain ayant reçu l’approbation du ministère de la Défense. Iron Mountain répertorie les durées de conservation légales et, le cas échéant, procède à une destruction sécurisée. IM ConnectTM , le portail client en ligne d'Iron Mountain, permet au personnel BAE autorisé de rechercher des documents et d'effectuer des demandes de récupération sécurisée. La valeur ajoutée BAE Systems a bénéficié d'une confiance accrue de ses clients au sein d'une industrie où la sécurité est une préoccupation majeure. KPMG - PAYS-BAS Le défi KPMG Pays-Bas propose des services d'expertise-conseil en matière d'audit et de fiscalité. Cette entreprise compte plus de 4 000 salariés dans 15 bureaux répartis à travers les Pays-Bas. Aux Pays-Bas, les cabinets d'audit doivent se conformer à des réglementations strictes en matière de conservation des documents. Confrontée aux obligations relatives au stockage et au transport sécurisés des documents, l'entreprise s'est rendue à l'évidence : elle ne pouvait pas gérer elle-même ces opérations, qui s'avéraient trop compliquées et trop coûteuses. La solution La conservation des documents actifs par Iron Mountain a permis à KPMG Pays-Bas de combiner les avantages d'autorisations rapides d'accès aux documents et d'un stockage à la fois conforme à la réglementation et sécurisé. Lors de visites programmées deux fois par jour, des salariés qualifiés d'Iron Mountain collectent les documents requis et les déposent dans des véhicules sécurisés ultramodernes. La lecture de codes-barres et une chaîne de traçabilité rigoureuse assurent le suivi intégral des fichiers et la conformité du processus aux réglementations en vigueur. La valeur ajoutée KPMG Pays-Bas a été en mesure de respecter les exigences imposées par la réglementation applicable, mais a aussi réduit ses coûts, tout en économisant de l'espace. Vous trouverez ci-dessous des exemples de différentes sociétés en Europe qui bénéficient des avantages d'une stratégie efficace de conservation des documents.
- 7. 07 BONNES PRATIQUES POUR METTRE EN ŒUVRE UNE POLITIQUE DE CONSERVATION DES DOCUMENTS CONFORME À LA RÉGLEMENTATION LA RÉGLEMENTATION EN MATIÈRE DE CONSERVATION S'APPLIQUE À TOUS TYPES DE DOCUMENTS REÇUS OU CRÉÉS PAR UNE ENTREPRISE DANS LE CADRE DE SES ACTIVITIÉS. Pour être en conformité avec la réglementation en vigueur, une politique de conservation des documents doit impérativement inclure des règles de conservation et de destruction, ainsi que des procédures documentées attestant de la formation du personnel, de la communication interne et de la mise en oeuvre de la politique au sein de l'entreprise. Tweets E-mails Appels Documents @ BONNES PRATIQUES POUR METTRE EN ŒUVRE UNE POLITIQUE DE CONSERVATION DES DOCUMENTS CONFORME À LA RÉGLEMENTATION
- 8. 08 BONNES PRATIQUES POUR METTRE EN ŒUVRE UNE POLITIQUE DE CONSERVATION DES DOCUMENTS CONFORME À LA RÉGLEMENTATION QUATRE ÉTAPES POUR METTRE EN ŒUVRE UNE POLITIQUE DE CONSERVATION DES DOCUMENTS CONFORME À LA RÉGLEMENTATION Les quatre étapes ci-dessous décrivent les bonnes pratiques susceptibles de vous aider pour développer votre propre politique de conservation des documents en conformité avec la réglementation. Pour obtenir un guide détaillé de ces quatre étapes, téléchargez le livre électronique « La voie de la conformité », sur http://www.ironmountain.fr/solutions/ conformite.asp PREMIÈRE ÉTAPE : ÉLABORATION D'UNE POLITIQUE DE CONSERVATION DES DOCUMENTS La politique de conservation des documents fixe la durée pendant laquelle un document doit être stocké avant d'être détruit. Pour développer une politique rigoureuse, votre entreprise doit avoir une bonne connaissances des documents qu'elle stocke, quels que soient les supports utilisés (documents papier, fichiers électroniques, etc.). Des recherches doivent être menées afin de déterminer les réglementations nationales et sectorielles adéquates en fonction des différents types de documents. Le présent guide vous fournira une vue d'ensemble, mais il est conseillé de faire également appel à un conseil juridique spécialisé afin de vous assurer que vous respectez toutes les obligations auxquelles votre entreprise est sujette. Pour compléter les informations du guide, sollicitez les services d'un conseiller juridique spécialisé afin de déterminer : Quelle est la réglementation applicable à la conservation de documents en vigueur dans votre pays ? Quelles réglementations relatives à la conservation de documents s'appliquent à votre secteur ? Quelles sont les pénalités financières et autres conséquences de la non-conformité de ces réglementations ? 1 ÉLABORATION D'UNE POLITIQUE DE CONSERVATION DES DOCUMENTS 2 3 4 INDEXATION ET ARCHIVAGE DES DOCUMENTS DESTRUCTION DES DOCUMENTS STOCKAGE DES DONNÉES DE SAUVEGARDE SUR SITE DISTANT
- 9. 09 QUATRE ÉTAPES POUR METTRE EN ŒUVRE UNE POLITIQUE DE CONSERVATION DES DOCUMENTS CONFORME À LA RÉGLEMENTATION DEUXIÈME ÉTAPE : INDEXATION ET ARCHIVAGE DES DOCUMENTS En mettant en place un processus efficace d'indexation et d'archivage des documents, vous pourrez facilement localiser les fichiers et les récupérer rapidement le cas échéant. De nombreuses entreprises estiment que la dématérialisation ou la numérisation des documents papier constitue un moyen efficace d'indexer et d'archiver des fichiers tout en réduisant les coûts grâce à un gain d'espace. Vous trouverez ci-dessous quelques recommandations en matière de dématérialisation des documents afin de protéger leur intégrité juridique : Obtenez l'adhésion du personnel L'adhésion du personnel est essentielle à la réussite du projet de dématérialisation. À défaut, il existe un risque que les salariés effectuent leurs propres copies et impressions et que des archives non structurées fleurissent un peu partout. Faites appel à un conseil juridique Dès le lancement du projet, prenez le temps d'étudier l'état de la réglementation dans votre pays et votre secteur, et tenez compte de votre capacité à vous mettre en conformité avec la réglementation. Ne numérisez que ce dont vous avez besoin Les documents existants qui ne seront que rarement recherchés ne doivent être numérisés qu’en cas de réel besoin. Faites appel à des experts internes et externes En concertation avec des experts externes, les salariés qui utilisent les documents régulièrement sont les mieux placés pour recommander des méthodes d'indexation (étiquettes, balises). Les méthodes efficaces d'indexation et d'archivage de documents imprimés et numériques sont examinées plus en détail dans le livre électronique la voie de la conformité http://www.ironmountain.fr/solutions/ conformite.asp BONNES PRATIQUES POUR METTRE EN ŒUVRE UNE POLITIQUE DE CONSERVATION DES DOCUMENTS CONFORME À LA RÉGLEMENTATION
- 10. 10 BONNES PRATIQUES POUR METTRE EN ŒUVRE UNE POLITIQUE DE CONSERVATION DES DOCUMENTS CONFORME À LA RÉGLEMENTATION QUATRE ÉTAPES POUR METTRE EN ŒUVRE UNE POLITIQUE DE CONSERVATION DES DOCUMENTS CONFORME À LA RÉGLEMENTATION TROISIÈME ÉTAPE : DESTRUCTION DES DOCUMENTS Avant de détruire des documents conformément à votre politique de conservation, vous devez tenir compte des éléments suivants : Service juridique Renseignez-vous auprès de votre service juridique pour vous assurer que les documents ne sont pas requis dans des procédures juridiques en cours ou qu'il n'y a pas de période minimum légale de conservation. Chaîne de traçabilité Vous devez porter une attention particulière à la destruction de vos documents confidentiels à compter du moment où il est décidé qu'ils seront détruits jusqu'au moment de leur destruction. Certains documents nécessitent un certificat de destruction. Normes La destruction sécurisée est régie par des normes. Ces normes portent sur les processus de sécurité et la taille des morceaux de papier détruits et visent à assurer que vos documents confidentiels ne peuvent pas être reconstitués. Coûts Si une entreprise comptant 200 salariés produit en moyenne 400 kg de déchets papier par semaine, dont 15 % représentent des documents confidentiels, quel serait le coût d'une destruction sécurisée ? Si une machine détruit en moyenne 2,5 kg par heure, la destruction des documents représenterait 24 heures de travail par semaine. Si ce travail est effectué par un débutant au salaire de 30 000 €, les coûts de destruction annuels s'élèveraient à environ 18 000 €. Source : Destruction des informations sécurisées, Iron Mountain, 2011 Environnement Le recyclage d'une tonne de papier détruit peut sauver environ 15 arbres et vous aider à atteindre les objectifs environnementaux de votre entreprise. Source : étude de cas Baxter CVG QUATRIÈME ÉTAPE : STOCKAGE DES DONNÉES DE SAUVEGARDE SUR SITE DISTANT Assurez-vous que votre politique actuelle de conservation des données vous permet de répondre aux questions suivantes : Dans quelles conditions vos supports sont-ils conservés pour être protégés contre tous les dommages extérieurs ? Selon quel délai et avec quelle facilité êtes-vous en mesure d'accéder à vos données de sauvegarde en cas d'urgence ? Vos données sont-elles conservées de manière à être protégées contre les failles de sécurité sans compromettre la disponibilité des données utiles à votre entreprise ? Quels processus avez-vous mis en place au cas où vous ne parviendriez pas à localiser un fichier spécifique ? Disposez-vous ou avez-vous besoin d'un mélange de données cryptées et non cryptées ? « 40 % DES ENTREPRISES CONSIDÈRENT LES CATASTROPHES NATURELLES COMME LA PLUS GRANDE MENACE PESANT SUR LA SÉCURITÉ DES INFORMATIONS. » SOURCE : CONDITIONS MÉTÉOROLOGIQUES EXTRÊMES ET CONTINUITÉ DE L'ACTIVITÉ, IRON MOUNTAIN, 2012
- 11. 11 UNE POLITIQUE EXHAUSTIVE DE CONSERVATION DES DOCUMENTS DOIT PRENDRE EN COMPTE TOUTES LES PROBLÉMATIQUES JURIDIQUES AYANT UNE INCIDENCE SUR LA CRÉATION, LA CONVERSION, LA CONSERVATION ET LA DESTRUCTION DES DOCUMENTS. CES PROBLÉMATIQUES JURIDIQUES SONT LES SUIVANTES : Exigence d'un document écrit Force probante des documents électroniques Obligations légales à l'égard des livres et registres comptables des sociétés ISO 15489 PROBLÉMATIQUES JURIDIQUES POUVANT AVOIR UN IMPACT SUR VOTRE CONSERVATION DES DOCUMENTS PROBLÉMATIQUES JURIDIQUES POUVANT AVOIR UN IMPACT SUR VOTRE CONSERVATION DES DOCUMENTS
- 12. 12 EXIGENCES DE DOCUMENT ÉCRIT Le droit français exige que certains acte soient établis par écrit. Cette condition peut être requise à des fins de preuve (ad probationem) mais également en tant que condition de validité de l'acte (ad validitatem). Exemples : Donation Hypothèque Contrat de cession de brevet Contrat de travail à durée déterminée Contrat conclu entre une entreprise de travail temporaire et une entreprise utilisatrice de sa main-d'œuvre Contrat de mandat conclu avec un agent immobilier Contrat de promotion immobilière L'exigence de formaliser certains aspects par écrit peut également être stipulée par un accord. Exemples : Obligation d'établir explicitement par écrit toute modification apportée à un contrat Obligation de faire par écrit certaines notifications Certains accords ou notifications doivent être établis par écrit, mais cela n'interdit pas de convertir le document original papier en un document électronique venant remplacer le document papier. Cependant, dans certains cas, la version papier a une valeur probante plus importante devant un tribunal. Il convient de tenir compte des principales problématiques juridiques dans le cadre de l'établissement d'une politique exhaustive de conservation des documents : Obligation légale d'établir par écrit certains contrats Obligations légales relatives à la conversion des documents au format papier Obligations légales relatives à la conversion sous forme électronique de documents écrits qui appartiennent à l'entreprise Problématiques liées : Force probante des documents électroniques Normes techniques internationales relatives à la conversion , la conservation et l'accessibilité des documents électroniques Les durées minimales et maximales de conservation s'appliquant aux documents PROBLÉMATIQUES JURIDIQUES POUVANT AVOIR UN IMPACT SUR VOTRE CONSERVATION DES DOCUMENTS PROBLÉMATIQUES JURIDIQUES POUVANT AVOIR UN IMPACT SUR VOTRE CONSERVATION DES DOCUMENTS
- 13. 13 FORCE PROBANTE DES DOCUMENTS ÉLECTRONIQUES Les documents électroniques invoqués comme preuves dans le cadre de procédures judiciaires Dans le cadre d'une procédure civile, la version électronique (numérisée) d'un document papier, ou la version imprimée de ce document numérisé, peut servir de preuve de la teneur et de l'existence du document original papier, dans le cas où cet original a été détruit. En principe, un document électronique a la même force probante qu'un document papier, à condition de pouvoir dûment identifier la personne dont il émane et que le document soit rédigé et enregistré dans des conditions qui garantissent son intégrité. De même, dans des conditions similaires d'identification et d'intégrité, lorsqu'un document écrit est requis pour une question de validité, le Code civil français offre expressément la possibilité d'établir et de conserver ce document sous forme électronique. Toutefois, en pratique, les versions électroniques des documents papier remplissent rarement les conditions ci-dessus, et leur force probante peut être plus facilement contestée devant un tribunal qu'un document original. Cela résulte du fait que le document original peut être falsifié avant sa numérisation. D'autres problèmes peuvent se produire si le document électronique est converti en un type de fichier différent ou transféré sur un autre support de données. Si cela rend le document moins lisible voire inaccessible, sa force probante diminuera d'autant. Des mesures peuvent toutefois être prises pour garantir l'authenticité et l'intégrité du document, de préférence par la mise en place d'une politique interne à l'entreprise formalisant les processus de numérisation et de conservation des documents. Exemples : Veiller à ce que les procédures utilisées pour numériser le document papier original garantissent que le document électronique reflète véritablement le contenu de l'original Assurer l'authenticité et l'intégrité du document électronique pendant sa période de conservation Assurer l'accessibilité et la lisibilité du document électronique pendant sa période de conservation Pertinence pratique Si des mesures techniques adéquates sont prises pour assurer l'authenticité et l'intégrité d'un document numérique (qu'il ait été créé ou converti numériquement), les tribunaux considèrent que la version numérique constitue un commencement de preuvre par écrit. Il appartient ensuite à l'autre partie d'apporter la preuve contraire. En pratique, les documents numérisés ont une force probante similaire à celle des documents papiers (pour lesquels la preuve contraire est également possible). En outre, la possibilité de falsifier des documents électroniques est rarement invoquée pour contester l'authenticité des preuves. Si les mesures techniques adéquates ont été prises, un écrit sous forme électronique peut donc avoir la même force probante que le document papier. PROBLÉMATIQUES JURIDIQUES POUVANT AVOIR UN IMPACT SUR VOTRE CONSERVATION DES DOCUMENTS
- 14. 14 OBLIGATIONS LÉGALES RELATIVES AUX LIVRES ET REGISTRES COMPTABLES DES SOCIÉTÉS Obligation de conservation minimale Le droit français impose aux entreprises une obligation de conservation de certains types de documents. L'article L.123-22 du Code de commerce prévoit que les documents comptables et leurs pièces justificatives sont conservés pendant dix ans. Les documents relevant du champ d'application de cet article doivent être conservés de manière à ce que les droits et obligations de la société puissent être démontrés à tout moment. En principe, les livres et documents comptables de l'entreprise peuvent être créés et conservés sous forme électronique. L'obligation selon laquelle les droits et obligations de la société doivent pouvoir être démontrés à tout moment implique que : L'authenticité et l'intégrité des documents électroniques soient suffisamment assurées Les documents électroniques soient accessibles pendant leur durée de conservation Les documents électroniques soient consultables dans un délai raisonnable Sauf exception, le droit français n'impose pas d'obligation de conservation pour les contrats. Cependant, une entreprise doit prendre en considération les règles de prescription extinctive. Ainsi, la prudence appelle à conserver les contrats jusqu'à la fin du délai de prescription de droit commun, qui peut varier d'un contrat à l'autre. Le délai de prescription de droit commun est de 5 ans. Néanmoins, il existe de nombreuses exceptions à cette règle. Par exemple, en ce qui concerne les contrats conclus par voie électronique avec des consommateurs pour une somme égale ou supérieure à 120 €, l'article L.134-2 du Code de la consommation impose que les entreprises conservent ces contrats pendant 10 ans. De même, pour les documents fiscaux, les obligations de conservation sont rarement précisées mais, par précaution, les entreprises doivent conserver les documents pertinents jusqu'à la fin du délai de reprise de l'administration fiscale. PROBLÉMATIQUES JURIDIQUES POUVANT AVOIR UN IMPACT SUR VOTRE CONSERVATION DES DOCUMENTS
- 15. 15 Durée de conservation maximale Dans la mesure où les documents contiennent des données personnelles telles que définies par la Loi n° 78-17 relative à l'Informatique, aux Fichiers et aux Libertés du 6 janvier 1978 (« Loi Informatique et Libertés »), ces documents ne peuvent être conservés (du moins pas sous une forme permettant d'identifier les personnes - voir ci-dessous) que pendant une durée strictement nécessaire aux finalités pour lesquelles les données sont collectées et traitées. La notion de durée « nécessaire » et donc de durée de conservation maximale diffère selon la catégorie de document et est laissée à la discrétion de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL). La CNIL peut exercer son pouvoir de contrôle et sanctionner les entreprises qui auraient conservé les données pendant une durée excessive eu égard aux finalités du traitement. Mais la CNIL peut également émettre des recommandations générales pour déterminer les durées de conservation maximales appropriées selon la finalité du traitement. Il s'agit de recommandations qui ne sont pas contraignantes, mais qui constituent des indications de bonnes pratiques. La durée de conservation maximale ne doit en aucun cas être inférieure aux périodes de conservation minimales légales en vigueur. À la fin de ces périodes maximales de conservation, les documents doivent être archivés, et généralement isolés sur un support distinct et gérés par un service spécifique. Les données ne doivent plus être traitées. Ce guide donne un aperçu des périodes minimales et maximales de conservation des données. Conservation de certains documents sur papier Sauf exceptions, notamment pour (i) les documents relatifs au droit de la famille et aux successions et (ii) les documents relatifs aux suretés personnelles ou réelles, le droit français n'impose pas de conserver les documents sous forme papier. Obligations légales relatives à la conversion Les obligations de conservation ci-dessus n'excluent pas la possibilité de convertir les documents papier en documents électroniques, sous réserve que la conversion respecte les conditions d'intégrité et d'identification de la personne dont émane le document. En outre, le Code général des impôts et le Livre des procédures fiscales offrent explicitement la possibilité d'établir ou de recevoir des factures électroniques, à condition que le destinataire ait donné son consentement et que les garanties fondamentales assurant l'authenticité de l'origine et l'intégrité du contenu de la facture aient été respectées. Trois méthodes peuvent être utilisées : Un contrôle de gestion qui établit une piste d'audit fiable entre une facture et une livraison de biens ou de services Une signature électronique avancée basée sur un certificat qualifié et créée par un dispositif sécurisé de création de signature L'échange de données informatisées (EDI) selon une norme agréée Dans certains cas, la conservation sous forme électronique peut être imposée par la loi. Par exemple, le droit fiscal prévoit que les livres, registres et comptes qui sont établis ou reçus sous forme électronique doivent être conservés sous cette forme. OBLIGATIONS LÉGALES RELATIVES AUX LIVRES ET REGISTRES COMPTABLES DES SOCIÉTÉS PROBLÉMATIQUES JURIDIQUES POUVANT AVOIR UN IMPACT SUR VOTRE CONSERVATION DES DOCUMENTS
- 16. 16 ISO 15489 Le respect des recommandations édictées par la norme NF Z 42-103 permet de se conformer à la réglementation française en matière de conservation de documents électroniques et de conférer force probante aux documents. Il s'agit d'une adaptation française de la norme internationale ISO 15489 concernant la conservation des documents. Elle fournit des lignes directrices sur la maintenance d'un système d'archivage, quel qu'en soit le support ou la forme. Les principaux aspects contenus dans la norme ISO concernant la conservation des documents sont les suivants : Les conditions de conservation doivent être définies de façon à protéger les documents contre les accès non autorisés, la perte ou la destruction, ainsi que contre le vol et les catastrophes naturelles. Les entreprises doivent établir une politique et des lignes directrices sur la conversion ou le transfert de documents d'un système de conservation à un autre Les systèmes de conservation des documents électroniques doivent être conçus de manière à ce que les documents demeurent accessibles, authentiques, fiables et exploitables pendant leur période de conservation, indépendamment de toute modification des systèmes L'Association Française de Normalisation (AFNOR), a formulé des directives pour la mise en œuvre de cette norme ISO, et offre également des conseils pratiques sur la conservation des documents pour garantir leur intégrité. En conclusion, si la norme ISO est suivie, la valeur probante d'un document électronique sera très élevée. Il sera difficile d'apporter la preuve contraire. Au cours d'une procédure judiciaire, cela signifie que le tribunal considère les impressions de ces documents électroniques comme des commencements de preuve par écrit. Dans la pratique, la valeur probante des impressions de documents électroniques est rarement discutée. PROBLÉMATIQUES JURIDIQUES POUVANT AVOIR UN IMPACT SUR VOTRE CONSERVATION DES DOCUMENTS
- 17. GUIDE SUR LES DURÉES DE CONSERVATION DES DOCUMENTS GUIDE SUR LES DURÉES DE CONSERVATION DES DOCUMENTS
- 18. 18 DESCRIPTION DU DOCUMENT DURÉE DE CONSERVATION DÉBUT DE LA DURÉE DE CONSERVATION DISPOSITIONS JURIDIQUES PERTINENTES DOCUMENTS GÉNÉRAUX DES ENTREPRISES 1 Obligation générale de conservation des registres, livres et pièces comptables de la société, y compris les pièces justificatives 10 ans minimum A compter de la clôture de l'exercice Article L.123-22, alinéa 2 du Code de commerce 2 Résolution des actionnaires (copie), registre des délibérations du conseil d'administration (copie), procès-verbaux d'assemblées d'actionnaires ou d'associés (copie) Statuts constitutifs (copie). Registre des actionnaires (original), Règlements intérieurs (copie), registre des délibérations du Conseil de surveillance (copie) 5 ans minimum Suite à la dernière résolution ou au dernier procès-verbal A compter de la perte de la personnalité juridique Article 2224 du Code civil. Aucune obligation juridique. Recommandation fondée sur le délai de prescription 3 États financiers, rapports d'audit, etc. 10 ans minimum A compter de la clôture de l'exercice Article L.123-22, alinéa 2 du Code de commerce 4 Comptes de résultat 10 ans minimum A compter de la clôture de l'exercice Article L.123-22, alinéa 2 du Code de commerce 5 Documents de l'entité juridique dissoute 5 ans minimum Au moment de la dissolution de l'entité Article 2224 du Code civil. Aucune obligation juridique. Recommandation fondée sur le délai de prescription 6 Membership records in a cooperative association (original) 7 Les actes et documents relatifs aux subventions (en France, il n'y a aucun document spécifique de subvention ; les subventions sont reportées dans les comptes de la société, et les documents officiels d'octroi de subvention sont conservés comme pièces justificatives) 10 ans minimum A compter de la clôture de l'exercice Article L.123-22, alinéa 2 du Code de commerce Vous trouverez ci-après un guide consacré aux durées de conservation des documents en vertu du droit français en vigueur au 31 janvier 2013. Veuillez noter que cette liste n'est pas exhaustive et que les exigences légales de conservation des documents peuvent être modifiées. Veuillez également prendre connaissance de notre clause générale d'exclusion de responsabilité à la page 33. DURÉE DE CONSERVATION DES DOCUMENTS GUIDE SUR LES DURÉES DE CONSERVATION DES DOCUMENTS
- 19. 19 DESCRIPTION DU DOCUMENT DURÉE DE CONSERVATION DÉBUT DE LA DURÉE DE CONSERVATION DISPOSITIONS JURIDIQUES PERTINENTES DOCUMENTS COMPTABLES ET FISCAUX IMPÔTS GÉNÉRAUX 8 Obligation générale des contribuables de conserver tous les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration. Les entreprises sont tenues de fournir à l'inspecteur des impôts (sur demande uniquement) les informations relatives aux obligations fiscales de tiers Ces entreprises peuvent également être dans l'obligation de fournir aux autorités fiscales, à leur propre initiative, des informations au sujet de ces tiers 6 ans minimum A compter de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis. Article L.102 B du Livre des procédures fiscales TVA 9 Une société est obligée de tenir des registres mentionnant toutes les livraisons ou acquisitions de biens ou de services au sein de la Communauté européenne, toutes les importations et exportations, ainsi que tous les autres renseignements pertinents relatifs à la TVA. Il est généralement obligatoire de conserver au moins les documents suivants : (i) les factures incluant la TVA qui sont envoyées et reçues, (ii) la documentation relative aux livraisons et acquisitions intracommunautaires et (iii) la documentation relative aux marchandises importées et exportées hors de l'UE 3 ans minimum A compter de la clôture de l'exercice Article L.176 du Livre des procédures fiscales Aucune obligation juridique. Recommandation fondée sur la prescription du droit de reprise de l'administration fiscale. 10 Obligation de conserver les documents et justificatifs relatifs à la propriété de biens immobiliers et aux droits y afférents 6 ans minimum A compter de la date de la dernière opération Article L.102 B du Livre des procédures fiscales IMPÔTS SUR LES SOCIÉTÉS 11 Les contribuables français sont obligés de conserver tous les renseignements traitant de la détermination des prix intragroupe, afin de permettre à l'administration fiscale française de vérifier les prix et les autres conditions contenues dans les transactions intragroupe 3 ans minimum A compter de la clôture de l'exercice Article L.169 du Livre des procédures fiscales. Aucune obligation juridique. Recommandation fondée sur la prescription du droit de reprise de l'administration fiscale. GUIDE SUR LES DURÉES DE CONSERVATION DES DOCUMENTS
- 20. 20 DESCRIPTION DU DOCUMENT DURÉE DE CONSERVATION DÉBUT DE LA DURÉE DE CONSERVATION DISPOSITIONS JURIDIQUES PERTINENTES DOCUMENTS COMPTABLES ET FISCAUX IMPÔTS SUR LES DIVIDENDES 12 Obligation de mettre en œuvre un processus de gestion identifiant le paiement des dividendes. 3 ans minimum A compter de la clôture de l'exercice Article L.169 du Livre des procédures fiscales Aucune obligation juridique. Recommandation fondée sur la prescription du droit de reprise de l'administration fiscale. DOUANES 13 Assurer une conservation conforme aux exigences légales, notamment par la conservation des comptes, registres et autres justificatifs. Obligation générale des contribuables de fournir (à la demande des autorités douanières) toutes les informations pertinentes, papiers et documents de toute nature relatifs aux opérations intéressant les autorités douanières Taxe générale sur les activités polluantes (« TGAP ») 3 ans minimum 3 ans minimum A compter de l'envoi de colis (pour l'expéditeur), et à compter de la réception des marchandises (pour le destinataire) À compter de la date de l'événement en question Article 65-3° du Code des douanes Articles 266 duodecies et 354 du Code des douanes Aucune obligation juridique. Recommandation fondée sur la prescription du droit de reprise de l'administration fiscale. IMPÔTS LOCAUX 14 Les impôts locaux directs (taxe foncière, taxe d'habitation) Contribution économique territoriale, Cotisation foncière des entreprises et Cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises. 1 an minimum. Les déclarations concernant les constructions nouvelles ainsi que les changements de consistance ou d'affectation des propriétés bâties ou non doivent être conservées pendant une durée illimitée. 3 ans minimum A compter de la clôture de l'exercice A compter de la clôture de l'exercice Articles L.73 et L.75 du Livre des procédures fiscales Aucune obligation juridique. Recommandation fondée sur la prescription du droit de reprise de l'administration fiscale Article L.174 LPF du Livre des procédures fiscales Aucune obligation juridique. Recommandation fondée sur la prescription du droit de reprise de l'administration fiscale GUIDE SUR LES DURÉES DE CONSERVATION DES DOCUMENTS
- 21. 21 DESCRIPTION DU DOCUMENT DURÉE DE CONSERVATION DÉBUT DE LA DURÉE DE CONSERVATION DISPOSITIONS JURIDIQUES PERTINENTES DOCUMENTS RELATIFS AUX TRAITEMENTS ET SALAIRES 15 L'employeur doit assurer une gestion des salaires. Il doit informer le salarié, une fois par an, du montant des taxes qu'il a prélevé sur les salaires et du montant des cotisations de sécurité sociale. Bulletins de paie 3 ans minimum. 5 ans en cas de travail illégal. 5 ans minimum A compter de la clôture de l'exercice À compter de la date de rédaction Article L.244-3 du Code de la sécurité sociale et article L.169A 6° du Livre des procédures fiscales Aucune obligation juridique.Recommandation fondée sur la prescription du droit de reprise de l'administration fiscale Article L.3243-4 du Code du travail 16 Une entreprise doit conserver des informations sur ses salariés, notamment leurs nom, date de naissance et adresse 5 ans minimum À compter de la date de départ du salarié Article R.1221-26 du Code du travail TYPES DE DOCUMENTS SUSCEPTIBLES D'ÊTRE ÉGALEMENT SOUMIS À UNE DURÉE DE CONSERVATION MAXIMALE EN RAISON DE LA RÉGLEMENTATION SUR LES DONNÉES PERSONNELLES 17 Documents relatifs aux salaires (salaires, impôts, sécurité sociale, bulletins de paie, rémunération des heures supplémentaires, primes, remboursement de frais, avantages en nature) Les documents d'indemnités de départ (par exemple, le préavis et l'accord des autorités compétentes les décisions du Conseil de Prud'hommes concernant le licenciement, les correspondances avec les autorités compétentes concernant le licenciement, les documents relatifs au reclassement, les calculs des indemnités de licenciement) Durée de conservation minimale : voir section 15. 5 ans maximum. Maximum : aucune durée de conservation maximale ; les règles générales s'appliquent À compter de la date de rédaction Délibération de la CNIL n° 2004-097 (dispense n° 2) GUIDE SUR LES DURÉES DE CONSERVATION DES DOCUMENTS
- 22. 22 DESCRIPTION DU DOCUMENT DURÉE DE CONSERVATION DÉBUT DE LA DURÉE DE CONSERVATION DISPOSITIONS JURIDIQUES PERTINENTES DOCUMENTS RH/EMPLOI/RETRAITE 18 Contrat de travail Documents de comptabilisation de la durée de travail du salarié Document récapitulatif des astreintes Les informations permettant de comptabiliser le nombre de jours de travail dans le cas d'une convention de forfait 5 ans minimum 1 an minimum 1 an minimum 3 ans minimum À compter de la fin du contrat À compter de la date de rédaction Article 2224 du Code civil. Aucune obligation juridique. Recommandation fondée sur le délai de prescription Article D.3171-16 Code du travail 19 Documents d'identification des ressortissants étrangers (copie) Le type et le numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail pour les ressortissants étrangers 5 ans minimum À compter de la date de départ Article R.1221-26 du Code du travail 20 Données et documents d'entreprise concernant les régimes de retraite et autres sujets connexes Gestion des régimes de retraite (notamment par la caisse de retraite) Preuve d'affiliation et de cotisation à une association de retraite complémentaire (« ARRCO » et « AGIRC ») 5 ans minimum À compter de la date de rédaction Article 2224 du Code civil Aucune obligation juridique. Recommandation fondée sur le délai de prescription 21 Régimes de retraite, programmes de développement de carrière et des talents, programmes de diversité, autres politiques des RH (par ex., règles concernant l'alcool et la drogue, politique VIH/SIDA), plans sociaux 5 dernières années au minimum À compter de la date de rédaction Article 2224 du Code civil Aucune obligation juridique. Recommandation fondée sur le délai de prescription TYPES DE DOCUMENTS SUSCEPTIBLES D'ÊTRE EGALEMENT SOUMIS À UNE DURÉE DE CONSERVATION MAXIMALE EN RAISON DE LA RÉGLEMENTATION SUR LES DONNÉES PERSONNELLES 22 Données des candidats à l'embauche refusés (par exemple, lettres de candidature, CV, références, certificats de bonne conduite, notes d'entretien, évaluations et résultats de tests psychologiques) 2 ans maximum A compter du dernier contact avec la personne en question Recommandation de la CNIL n° 02-017 23 Toutes les données relatives à un travailleur temporaire ou intérimaire en ce qui concerne l'identification, l'administration, l'organisation du travail, les activités sociales et la représentation du personnel Maximum : pour toute la durée du contrat de travail À compter de la date de la collecte Recommandation de la CNIL n° 2005-002 (norme simplifiée n° 46) 24 Rapports sur les bilans de performances du salarié et les entretiens d'évaluation (par ex. évaluations, formulaires de demande d'emploi des candidats retenus, copies des diplômes universitaires et autres formations suivies, contrats de travail et leurs avenants, correspondances relatives aux nominations, évaluations, promotions, rétrogradations, accords concernant les activités du comité d'entreprise, références et avis de congés maladie) Maximum : pour toute la durée du contrat de travail À compter de la date de la collecte Recommandation de la CNIL n° 2005-002 (norme simplifiée n° 46) 25 Documents relatifs aux achats d'actions par les salariés et d'options de souscription 26 Informations relatives à l'identification des salariés Durée de conservation minimale : voir sections 16 et 19. 5 ans maximum. À compter de la date de départ Recommandation de la CNIL n° 2005-002 (norme simplifiée n° 46) 27 Documents concernant les salariés expatriés et autres documents relatifs aux salariés étrangers (visa, permis de travail, etc.) 5 ans maximum À compter de la date de départ Recommandation de la CNIL n° 2005-002 (norme simplifiée n° 46) 28 Données concernant la prévoyance et la retraite anticipée Avantages sociaux et culturels Durée de conservation minimale : voir section 20. Maximum : pas de limitation. Maximum : 2 ans À compter de la date de la collecte Suite au versement de l'allocation Recommandation de la CNIL n° 2004-097 Recommandation de la CNIL n° 2006-230 (Dispense n° 10) GUIDE SUR LES DURÉES DE CONSERVATION DES DOCUMENTS
- 23. 23 DESCRIPTION DU DOCUMENT DURÉE DE CONSERVATION DÉBUT DE LA DURÉE DE CONSERVATION DISPOSITIONS JURIDIQUES PERTINENTES DOSSIERS MÉDICAUX/DOCUMENTS DE SÉCURITÉ 29 Dossiers médicaux1 10 ans minimum À compter de la consolidation du dommage Article D.4624-46 et suivants du Code du travail Aucune durée de conservation spécifique. Recommandation fondée sur le délai de prescription : article L.1142-28 du Code de la santé publique 30 Plan particulier de sécurité et de protection de la santé Les données concernant l'inspection du travail, le comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT), et les données concernant les déclarations d'accident du travail. 5 ans minimum À compter de la date de réception de l'ouvrage À compter de la date de rédaction Article R.4532-74 du Code du travail Article D.4711-3 du Code du travail 31 Les examens médicaux dans le cadre des activités professionnelles, liés à : 1 Des agents chimiques dangereux Des agents biologiques pathogènes 50 ans minimum 10 ans minimum À compter de la date de la dernière exposition de l'employé Article R.4412-54 et suivants du Code du travail Article R.4426-8 et suivants du Code du travail 32 La fiche d'exposition individuelle pour les salariés qui ont travaillé dans des conditions dangereuses ou dont la santé a été menacée 2 ans minimum2 À compter de la date à laquelle la maladie professionnelle a été diagnostiquée par un médecin ou de la date de la dernière exposition de l'employé à ces conditions dangereuses ou autres menaces Articles L.4121-3-1 du Code du travail Aucune période de conservation spécifique. Recommandation fondée sur le délai de prescription : articles L.431-2, L.461-1 et suivants du Code de la Sécurité Sociale 33 Registre des salariés qui travaillent avec des agents biologiques de 3ème et 4ème catégories 10 ans minimum À compter de la date de la dernière exposition des employés à des agents biologiques Article R.4426-1 à R.4426-4 du Code du travail 34 La fiche d'exposition individuelle pour les salariés qui ont été exposés à de la poussière d'amiante ou ont travaillé en milieu hyperbare 2 ans minimum2 À compter de la date à laquelle la maladie professionnelle a été diagnostiquée par un médecin ou de la date de la dernière exposition des salariés Article D.4121-9 du Droit du travail Aucune durée de conservation spécifique mais règle de prévention en matière de délai de prescription : articles L.431-2, L.461-1 et suivants du Code de la Sécurité Sociale 35 Gestion des mesures de substances radioactives 2 ans minimum3 À compter de la date à laquelle la maladie professionnelle a été diagnostiquée par un médecin ou de la date de la dernière exposition des salariés Aucune durée de conservation spécifique. Recommandation fondée sur le délai de prescription : articles L.431-2, L.461-1 et suivants du Code de la Sécurité Sociale 1 L'employeur ne peut pas collecter de données médicales. Par conséquent, la durée de conservation relative aux dossiers médicaux s'applique aux professionnels de la médecine du travail. 2 Puisque le début de la durée de conservation ne peut pas être connu à l'avance, il est vivement recommandé de conserver ce document pendant une durée illimitée. 3 Puisque le début de la durée de conservation ne peut pas être connu à l'avance, il est vivement recommandé de conserver ces documents pendant une durée illimitée. Il est à relever que l'Institut de Radioprotection et de Sûreté Nucléaire conserve les documents pendant 50 ans (article R.4451-125 du Code du travail). GUIDE SUR LES DURÉES DE CONSERVATION DES DOCUMENTS
- 24. 24 DESCRIPTION DU DOCUMENT DURÉE DE CONSERVATION DÉBUT DE LA DURÉE DE CONSERVATION DISPOSITIONS JURIDIQUES PERTINENTES DOCUMENTS MÉDICAUX/DOCUMENTS DE SÉCURITÉ 36 Documents relatifs aux expositions aux radiations Documents sur les niveaux de bruit et de vibration mécanique 2 ans minimum1 10 ans minimum À compter de la date à laquelle la maladie professionnelle a été diagnostiquée par un médecin ou de la date de la dernière exposition des salariés À compter de la date d'évaluation Aucune durée de conservation spécifique mais règle de prévention en matière de délai de prescription : articles L.431-2, L.461-1 et suivants du Code de la Sécurité Sociale Articles R.4433-3 et R.4444-3 du Code du travail 37 Liste des salariés et fiche de suivi d'exposition individuelle pour ceux ayant éventuellement été exposés à : 2 Des rayonnements ionisants Des rayonnements optiques artificiels 2 ans minimum3 À compter de la date à laquelle la maladie professionnelle a été diagnostiquée par un médecin ou de la date de la dernière exposition des salariés Articles R.4451-57 à R.4451-60 du Code du travail Articles R.4452-22 à R.4452-26 du Code du travail Aucune durée de conservation spécifique. Recommandation fondée sur le délai de prescription : articles L.431-2, L.461-1 et suivants du Code de la Sécurité Sociale TYPES DE DOCUMENTS SUSCEPTIBLES D'ÊTRE EGALEMENT SOUMIS À UNE DURÉE DE CONSERVATION MAXIMALE EN RAISON DE LA RÉGLEMENTATION SUR LES DONNÉES PERSONNELLES 38 Nomenclature des périodes de travail et de repos Maximum : pour toute la durée du contrat de travail À compter de la date de la collecte Recommandation de la CNIL n° 2005-002 (norme simplifiée n° 46) 39 Données nécessaires pour des soins médicaux d'urgence, plans de réinsertion sociale, accords individuels de traitement, degré d'incapacité de travail, aménagements requis sur le lieu de travail Maximum : pour toute la durée du contrat de travail À compter de la date de la collecte Recommandation de la CNIL n° 2005-002 (norme simplifiée n° 46) 1 Puisque le début de la durée de conservation ne peut pas être connu à l'avance, il est vivement recommandé de conserver ces documents pendant une durée illimitée. Il est à relever que l'Institut de Radioprotection et de Sûreté Nucléaire conserve les documents pendant 50 ans (article R.4451-125 du Code du travail). 2 NB : l'employeur ne peut ni collecter ni conserver de données médicales. 3 Puisque le début de la durée de conservation ne peut pas être connu à l'avance, il est vivement recommandé de conserver ces documents pendant une durée illimitée. Il est à relever que l'Institut de Radioprotection et de Sûreté Nucléaire conserve les documents pendant 50 ans (article R.4451-125 du Code du travail). GUIDE SUR LES DURÉES DE CONSERVATION DES DOCUMENTS
- 25. 25 DESCRIPTION DU DOCUMENT DURÉE DE CONSERVATION DÉBUT DE LA DURÉE DE CONSERVATION DISPOSITIONS JURIDIQUES PERTINENTES DOCUMENTS DE TRANSPORT 40 Obligations financières liées à la réparation des dommages causés à l'environnement par les installations, travaux, ouvrages 30 ans minimum À compter de la date de l'événement en question Article L.152-1 du Code de l'environnement Aucune obligation juridique. Recommandation fondée sur le délai de prescription 41 Plan de chargement ou de déchargement (par le capitaine ou le représentant du terminal) 5 ans minimum À compter de la date de rédaction Article 2224 du Code civil ou L.110-4 du Code de commerce Aucune obligation juridique. Recommandation fondée sur le délai de prescription 42 Le capitaine d'un navire quittant un port de l'UE et le directeur de port qu'il vient de quitter doivent conserver les données transmises aux autorités compétentes sur les déchets d'exploitation, comme l'exige la directive sur les installations de réception portuaire des déchets (déclaration de la quantité de déchets et autres matériaux à bord) Les transitaires et affréteurs doivent conserver les documents suivants : • Lettres de voiture • Bordereaux récapitulatifs de chargement • [Uniquement les affréteurs] Suivi chronologique des opérations d'affrètement Les entreprises de transport routier doivent conserver les lettres de voiture et les bordereaux de chargement. Les sociétés de location de véhicules industriels doivent conserver les bordereaux de location. • 3 ans minimum • 3 ans minimum • 2 ans minimum, 3 ans pour les entreprises de transport routier 2 ans minimum À compter de la date de rédaction À compter de la date de rédaction Arrêté ministériel du 11/02/1991 [Réf. NOR : EQUT9100263A] Décret n 90-200 05/03/1990 (Réf. NOR : EQUT9000023D) Arrêté ministériel du 09/11/1999 (Réf. NOR : EQUT9901586A) Article R*325-3 du Code des ports maritimes Articles R101-12, R*111-15, R*121-2 du Code des ports maritimes Officier de port : jusqu'au prochain port d'escale hors de France Directeur de port : 3 ans minimum à compter de la réception des données GUIDE SUR LES DURÉES DE CONSERVATION DES DOCUMENTS
- 26. 26 DESCRIPTION DU DOCUMENT DURÉE DE CONSERVATION DÉBUT DE LA DURÉE DE CONSERVATION DISPOSITIONS JURIDIQUES PERTINENTES DOCUMENTS RELATIFS À L'ENVIRONNEMENT 43 Les données concernant des produits chimiques ou des substances dangereuses pour l'environnement, et les préparations de ces produits qu'une société a fabriqués, importés ou fournis 10 ans minimum A compter de la fabrication, l'importation, la livraison ou l'utilisation de la substance Article 36 du Règlement 1907/2006/CE (REACH). Article 49 du Règlement 1272/2008/CE 44 Les noms et adresses des clients/acheteurs des substances et préparations sus- mentionnées 10 ans minimum A compter de la fabrication, l'importation, la livraison ou l'utilisation de la substance Article 49, Règlement 1272/2008/CE 45 Documents liés à un permis environnemental 46 Rapport d'information et attestation de conformité concernant le recyclage de déchets Registre chronologique de la production, l'expédition , la réception et le traitements des déchets Bordereaux d’accompagnement des déchets Documents contenant les résultats des inspections sur le rejet des eaux usées domestiques (prélévement d'échantillons et mesures). Rapport de contrôle réalisés par l'lnstitut de Radioprotection et de Suretés Nucléaires 3 ans minimum (Rapport d'information) 5 ans (Attestation de conformité) 3 ans minimum 5 ans minimum, 3 ans pour les entreprises de transport et de ramassage 30 ans minimum 10 ans minimum À compter de la date de rédaction À compter de la date de rédaction À compter de la date de rédaction, d'obtention ou d'achèvement À compter de la date de rédaction ou de mise à jour À compter de la date de réception du rapport Article R.541-46 du Code de l'environnement et Article 7 de l'Arrêté ministériel 29 février 2012 (Réf. NOR : DEVP1205955A) Article D.541-12-13 du Code de l'environnement Article R.541-43 du Code de l'environnement Article R.541-45 du Code de l'environnement Article 35 de l'Arrêté ministériel du 30 décembre 2002 (Réf. NOR : DEVP0320005A) Article R.1333-96 du Code de la santé publique 47 Documents pertinents du fabricant concernant l'évaluation de conformité/ déclaration de produits ayant un impact sur la consommation d'énergie 10 ans minimum A compter de la cessation de la fabrication du produit Article R.224-66 du Code de l'environnement 48 Documentation technique et déclaration de performances pour les produits de construction 10 ans minimum A compter du lancement du produit de construction sur le marché Article 11 du Règlement 305/2011, fixant des conditions harmonisées pour la commercialisation des produits de construction et abrogeant la Directive 89/106/CEE GUIDE SUR LES DURÉES DE CONSERVATION DES DOCUMENTS
- 27. 27 DESCRIPTION DU DOCUMENT DURÉE DE CONSERVATION DÉBUT DE LA DURÉE DE CONSERVATION DISPOSITIONS JURIDIQUES PERTINENTES DOCUMENTS RELATIFS À L'ENVIRONNEMENT 49 Le bénéficiaire de subventions pour des opérations de nettoyage doit assurer la gestion des droits et obligations, ainsi que des recettes et paiements, liés à ces subventions Aucune durée de conservation spécifique. Voir section 1. 50 Rapports d'accidents 5 ans minimum À compter de la date de rédaction Article 6 alinéa 4.3 de l'Arrêté ministériel du 29 mai 2009 (Réf. NOR : DEVP0911622A) 51 Copie des documents concernant le transfert de déchets envoyés ou reçus par l'autorité compétente 3 ans minimum A compter de la date du début de l'expédition Article 20 du Règlement 1013/2006 concernant les transferts de déchets 52 Copie des documents de transports de marchandises dangereuses (contenant notamment la désignation officielle de transport, le numéro ONU, les noms des expéditeurs et des consignataires). 3 mois minimum À compter de la date de rédaction Article 5.4.4.1 de l'Accord européen relatif au transport international des marchandises dangereuses par route (ADR) Article 5.4.4.1 Règlement concernant le transport international ferroviaire des marchandises dangereuses (RID) 53 L'exploitant d'une déchetterie doit conserver la description des déchets dans certaines circonstances Aucune durée de conservation spécifique. Voir section 46. 54 L'exploitant d'une déchetterie doit conserver les échantillons des analyses effectuées sur les déchets collectés Aucune durée de conservation spécifique. Voir section 46. 55 Données papiers et électroniques ayant donné lieu à des informations décrivant la nature, la qualité et la composition des déchets Aucune durée de conservation spécifique. Voir section 46. 56 Les opérateurs de systèmes de transmission doivent conserver tous les indicateurs de qualité 57 Documentation technique basée sur la Directive 2000/14 du 8 mai 2000 concernant le rapprochement des législations des États membres relatives aux émissions sonores dans l'environnement des matériels destinés à être utilisés à l'extérieur des batiments et la déclaration de conformité CE 10 ans minimum A compter de la cessation de la production du produit Article 7 de l'Arrêté ministériel du 03 mai 2002 (Réf. NOR : ATEP0210055A) GUIDE SUR LES DURÉES DE CONSERVATION DES DOCUMENTS
- 28. 28 DESCRIPTION DU DOCUMENT DURÉE DE CONSERVATION DÉBUT DE LA DURÉE DE CONSERVATION DISPOSITIONS JURIDIQUES PERTINENTES DOCUMENTS RELATIFS AUX ASSURANCES 58 Polices d'assurance 2 ans minimum A compter de la résiliation de la police Article L.114-1 du Code des assurances Aucune obligation juridique. Recommandation fondée sur le délai de prescription DESCRIPTION DU DOCUMENT DURÉE DE CONSERVATION DÉBUT DE LA DURÉE DE CONSERVATION DISPOSITIONS JURIDIQUES PERTINENTES DOCUMENTS RELATIFS AU MARKETING 59 L’utilisation d’automate d’appel, télécopieur ou d’un courrier électronique dans des opérations de prospections directes est autorisée, à condition que l'expéditeur puisse démontrer le consentement préalable de l'abonné Données relatives au destinataire de la communication directe 3 ans minimum. Maximum : toute la durée du processus, si celui-ci perdure au-delà de 3 ans. 3 ans maximum À compter de la date de la collecte A compter du dernier contact ou à compter du moment de la collecte Articles L.34-5 et R.10-1 du Code des postes et des communications électroniques Articles 226-18 et 226-18-1 du Code pénal. Article 47 de la Loi Informatique et Libertés Recommandation de la CNIL n° 2012-209 (norme simplifiée n° 48) GUIDE SUR LES DURÉES DE CONSERVATION DES DOCUMENTS
- 29. 29 DESCRIPTION DU DOCUMENT DURÉE DE CONSERVATION DÉBUT DE LA DURÉE DE CONSERVATION DISPOSITIONS JURIDIQUES PERTINENTES DOCUMENTS RELATIFS AUX ACHATS 60 Une entreprise est obligée de tenir des registres de toutes les fournitures de biens ou de services, de toutes les livraisons et acquisitions au sein de la Communauté européenne, de toutes les importations et exportations, et de tous les autres renseignements pertinents relatifs à la TVA 3 ans minimum A compter de la clôture de l'exercice Article L.176 du Livre des procédures fiscales 61 Grand livre, comptabilité clients, comptabilité fournisseurs, achats et ventes, comptes d'inventaire, bons de livraison et avances 10 ans minimum A compter de la clôture de l'exercice Article L.123-22, alinéa 2 du Code de commerce du Code de Commerce TYPES DE DOCUMENTS SUSCEPTIBLES D'ÊTRE ÉGALEMENT SOUMIS À UNE DURÉE DE CONSERVATION MAXIMALE EN RAISON DE LA RÉGLEMENTATION SUR LES DONNÉES PERSONNELLES 62 Gestion des dettes et des créances Jusqu'à réception du paiement ou la fin du contrat liant les parties À compter de la date de la collecte Article 6 de la loi Informatique et libertés 63 Fichiers clients Fichiers fournisseurs 3 ans maximum Maximum : pendant toute la relation commerciale A compter de la fin de la relation commerciale À compter de la date de la collecte Recommandation de la CNIL n° 2012-209 (norme simplifiée n° 48) Article 6 de la loi Informatique et libertés GUIDE SUR LES DURÉES DE CONSERVATION DES DOCUMENTS
- 30. 30 DESCRIPTION DU DOCUMENT DURÉE DE CONSERVATION DÉBUT DE LA DURÉE DE CONSERVATION DISPOSITIONS JURIDIQUES PERTINENTES DOSSIERS JURIDIQUES/CONTRATS ET ACCORDS 64 Documents relatifs à la propriété intellectuelle 5 ans minimum A compter de la fin de l'accord Article 2224 du Code civil ou Article L.110-4 du Code de commerce Aucune obligation juridique. Recommandation fondée sur le délai de prescription 65 Contrats, accords et autres conventions Contrats d'achat ou de vente de biens immobiliers Contrats conclus par voie électronique avec des consommateurs pour une somme égale ou supérieure à 120 € 5 ans minimum 30 ans minimum 10 ans minimum A compter de la fin du contrat, de l'accord ou de la convention A compter de la fin du contrat À compter de la date du contrat. A compter de la date de la dernière livraison ou prestation dans le cas de contrats à exécution successive. Article 2224 du Code civil ou Article L.110-4 du Code de commerce Aucune obligation juridique. Recommandation fondée sur le délai de prescription Article 2227 du Code civil Aucune obligation juridique. Recommandation fondée sur le délai de prescription Article L.134-2 du Code de la consommation Articles 1 et 2 du décret n° 2005-137 66 Permis, licences, certificats 5 ans minimum Dépend du permis, de la licence ou du certificat Article 2224 du Code civil Aucune obligation juridique. Recommandation fondée sur le délai de prescription. Il peut être plus long ou plus court, selon la nature du permis, de la licence ou du certificat. 67 Accords de confidentialité et de non-concurrence 5 ans minimum A compter de la fin de l'accord Article 2224 du Code civil ou Article L.110-4 du Code de commerce Aucune obligation juridique. Recommandation fondée sur le délai de prescription 68 Dossiers des avocats Dossiers juridiques concernant des contrats de prestation de services (par exemple, par des comptables, notaires, architectes, courtiers, vétérinaires, etc.) 5 ans minimum A compter de la fin du mandat Article 2225 du Code civil Aucune obligation juridique. Recommandation fondée sur le délai de prescription GUIDE SUR LES DURÉES DE CONSERVATION DES DOCUMENTS
- 31. 31 DESCRIPTION DU DOCUMENT DURÉE DE CONSERVATION DÉBUT DE LA DURÉE DE CONSERVATION DISPOSITIONS JURIDIQUES PERTINENTES AUTRES DOCUMENTS 69 Correspondance Registres des transferts vers des pays situés hors UE 5 ans minimum. (Toutefois, il est vivement recommandé de conserver la correspondance aussi longtemps que possible, dans la mesure où elle peut être utilisée comme preuve devant un tribunal.) À compter de la date de rédaction Article 2224 du Code civil Aucune obligation juridique. Recommandation fondée sur le délai de prescription. La durée de conservation peut être plus longue ou plus courte, selon la nature du contenu, de l'expéditeur et du destinataire. TYPES DE DOCUMENTS SUSCEPTIBLES D'ÊTRE EGALEMENT SOUMIS À UNE DURÉE DE CONSERVATION MAXIMALE EN RAISON DE LA RÉGLEMENTATION SUR LES DONNÉES PERSONNELLES 70 Données personnelles des salariés dans les systèmes informatiques en réseau, outils de communication utilisés par les salariés, etc. Durées de conservation spécifiques pour : les données relatives à l'utilisation des services téléphoniques Données de géo-localisation Données biométriques Données sur le trafic en ligne et données d'identification des utilisateurs d'un site Internet spécifique Maximum : pendant toute la durée du contrat de travail 1 an maximum Maximum : selon la finalité du traitement Maximum : pendant toute la durée du contrat de travail 1 an minimum. 1 an maximum. À compter de la date de la collecte A compter de la date d'exigibilité de la créance À compter de la date de la collecte À compter de la date de la collecte À compter de la date de la collecte Recommandation de la CNIL n° 2005-002 (norme simplifiée n° 46) Recommandation de la CNIL n° 2005-019 (norme simplifiée n° 47) Recommandation de la CNIL n° 2006-066 Autorisations uniques de la CNIL n° AU-007, AU-008, AU-019 Article L.34-1 du Code des postes et des communications électroniques Article 6 II LCEN (Loi pour la confiance dans l'économie numérique n° 2004-575 du 21 juin 2004) 71 Données de connexion et de déconnexion des visiteurs Maximum : durée de la visite À compter de la date de la collecte Article 6 de la Loi Informatique et Libertés 72 Vidéosurveillance Maximum : 1 mois (pour le traitement des données). Les enregistrements peuvent être archivés pendant une période illimitée dans l'éventualité d'une procédure pénale À compter de la date d'accès ou de transfert des enregistrements Article L.252-3 du Code de la sécurité intérieure Directives de la CNIL GUIDE SUR LES DURÉES DE CONSERVATION DES DOCUMENTS
- 32. 32 Aramis Aramis est un Cabinet indépendant composé de 20 avocats. Situé à Paris, le Cabinet intervient dans le cadre de diverses problématiques relevant du droit des affaires. Les équipes sont dirigées par des associés ayant travaillé dans des cabinets d'avocats internationaux à Paris, Londres et New York. Le Cabinet s'est illustré par sa capacité à fournir des services à forte valeur ajoutée à la fois pratiques et orientés vers le monde des affaires. L'équipe « Technologies de l'information » est composée de 4 avocats expérimentés et maîtrisant parfaitement l'anglais. L'équipe traite principalement des dossiers complexes, tant de contentieux que de conseil, sur des sujets liés aux technologies de l'information et à la propriété intellectuelle. Elle intervient notamment dans les problématiques relatives à la protection des données personnelles. Selon Legal 500 publié en 2013, « Aramis bénéficie d'une excellente connaissance de l'industrie, de qualités exceptionnelles de négociation et procure des conseils constructifs ». Le Cabinet accompagne d'importants clients sur des projets concernant la technologie de l'information et l'externalisation. Plus d'informations : www.aramis-law.com GUIDE SUR LES DURÉES DE CONSERVATION DES DOCUMENTS
- 33. 33 Le présent Guide sur la conservation des documents, France 2013, (le « Guide ») est publié conjointement par Aramis, De Brauw Blackstone Westbroek et Iron Mountain. Le Guide donne une vue d'ensemble des durées de conservation des documents en vigueur en France au 31 janvier 2013. Veuillez noter que ce Guide n'est pas exhaustif et que les exigences légales de conservation des documents peuvent être modifiées. Il est déconseillé de se fier aux informations contenues dans le Guide ou de prendre toutes décisions sur la base de ces informations sans solliciter au préalable l'avis d'un conseil juridique compétent. Aramis, De Brauw Blackstone Westbroek et Iron Mountain ne pourront être tenus pour responsables des dommages résultant de l'utilisation des informations contenues dans le Guide. De Brauw De Brauw est un important Cabinet international d'avocats qui conseille plus de 70 % des plus grandes entreprises. Situé aux Pays-Bas, le Cabinet intervient à l'échelle internationale. Le département du Cabinet De Brauw spécialisé dans le droit des technologies de l'information et de la communication (dirigé par Lokke Moerel), fort de vingt avocats, conseille des multinationales sur leurs pratiques en la matière. Les problématiques traitées vont de la protection des données à la sécurité informatique, en passant par le commerce électronique, la conservation des documents et la cybercriminalité. Le département a élaboré une volumineuse documentation standard conforme aux normes de l'UE, qu'il met à la disposition de ses clients habituels. Dans les classements Chambers Europe et Legal 500, le département « Technologie de l'information » figure invariablement dans le peloton de tête de la profession. Plus d'informations : www.debrauw.com Iron Mountain Iron Mountain Incorporated (NYSE : IRM) offre des services de stockage et de gestion des informations qui permettent aux entreprises de réduire leurs coûts, de limiter leur exposition aux risques et de supprimer les procédures mal adaptées en matière de conservation des données numérisées et sur format papier. Les solutions d'Iron Mountain permettent aux clients de protéger et de mieux exploiter leurs informations, et ce faisant, d'optimiser leur activité, de garantir la récupération des données et la conformité aux réglementations. Fondée en 1951, la société Iron Mountain gère des milliards d'informations, telles que des documents professionnels, des fichiers électroniques et des documents médicaux, pour des entreprises réparties aux quatre coins du monde. Pour en savoir plus, consultez le site : www.ironmountain.fr GUIDE SUR LES DURÉES DE CONSERVATION DES DOCUMENTS
- 34. Aramis Société d'Avocats - 9 rue Scribe, 75009 Paris Associé : Benjamin May T +331 5330 7700 E may@aramis-law.com www.aramis-law.com Iron Mountain 6/12 Avenue Descartes 91420 Morangis France T 0800 215 218 www.ironmountain.fr