Dieser Artikel erklärt einige Regeln, durch deren Einhaltung Sie zum geschätzten Korrespondenzpartner im Beruf werden!

1. 7 Regeln zur
E-Mail-Etikette!
Quelle: www.rohinie.eu
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in England and Wales No. 7590879 Telefon: +44 1530 588476 E-Mail: blog@rohinie.com
Twitter: @rohiniecomde Internet: www.rohinie.com (english) & www.rohinie.eu (deutsch)

2. Es ist leicht zu erkennen, warum E-Mail die bevorzugte Form der Kommunikation in der
heutigen Arbeitswelt ist.
Smartphones ermöglichen es uns, Nachrichten von überall zu senden und zu empfangen. Es
ist bequem und Sie haben nicht die Angst, dass Sie mit einer SMS oder einem Anruf
jemanden bei einer wichtigen Tätigkeit stören.
Aber es ist auch diese Bequemlichkeit, warum Menschen peinliche Fehler begehen, die
schädlich in einem professionellen Zusammenspiel sein können.
Dazu gehören das übersehen von Rechtsschreibfehlern auf dem etwas unkomfortablen
Eingabegerät Smartphone oder ein etwas zu legerer "Plauderton", der in geschäftlicher
Korrespondenz fehl am Platze ist.
Hier sind 7 Regeln, deren Beachtung die E-Mail-Konversationen professionell halten:
Senden Sie eine klare, aussagekräftige Betreff-Zeile!
Beispiele für eine gute Betreffzeile sind, je nach Situation, "Meeting-Datum geändert",
"Kurze Frage zu Ihrer Präsentation" oder "Anregungen für den Vorschlag XY"
Oft wird auf Grund der Betreffzeile vom Empfänger entschieden, ob die E-Mail überhaupt
geöffnet oder ungelesen gelöscht wird. Wählen Sie daher eine, die den Bezug zum aktuellen
Problem herstellt und zeigt, wie wichtig die Reaktion der angeschriebenen Person ist.
Verwenden Sie eine professionelle E-Mail-Adresse!
Wenn Sie für ein Unternehmen korrespondieren sollten Sie Ihre Unternehmens-E-MailAdresse verwenden.
Aber wenn Sie ein persönliches E-Mail-Konto verwenden - egal ob Sie selbständig sind oder
ob Sie es gelegentlich für arbeitsbedingte Korrespondenzen nutzen - sollten Sie vorsichtig
sein bei der Auswahl dieser Adresse.
Sie sollten immer eine E-Mail-Adresse verwenden, die Ihren Namen vermittelt, so dass der
Empfänger genau weiß, wer die E-Mail gesendet hat.
Verwenden Sie niemals E-Mail-Adressen, die nicht für den Einsatz am Arbeitsplatz geeignet
sind, wie z. B. "diva @ ..." oder "babygirl @ ..."!
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3. Denken Sie zweimal nach, bevor Sie auf "allen antworten" klicken!
Niemand will die E-Mails von 20 Personen zu lesen, wenn er/sie nichts mit ihnen zu tun hat.
Sie könnten die E-Mail einfach ignorieren, aber viele Menschen erhalten Benachrichtigungen
über neue Nachrichten auf ihren Smartphones oder störende Pop-up-Nachrichten auf ihren
Bildschirmen. Dies ist unangenehm für den Empfänger.
Verzichten Sie auf den Klick auf "allen antworten", es sei denn, es ist wirklich wichtig, dass
jeder auf der Liste die E-Mail erhalten muss.
Verwenden Sie Ausrufezeichen sparsam!
Wenn Sie ein Ausrufezeichen verwenden, verwenden Sie nur eines, um Aufregung beim
Empfänger zu vermeiden.
Manche Leute senden eine Reihe von Ausrufezeichen am Ende ihrer Sätze. Dies kann im
Ergebnis als zu emotional oder als zu unreif angesehen werden. Das Ausrufezeichen sollte
wirklich sehr sparsam verwendet werden.
Seien Sie vorsichtig mit Humor!
Humor kann leicht verloren gehen, ohne die richtigen Ton-oder Gesichtsausdrücke, die es in
einem Gespräch gibt.
In einem professionellen Austausch ist es besser, den Humor in E-Mails zu unterlassen, außer
wenn Sie den Empfänger wirklich gut kennen.
Auch könnte etwas, das Sie als Humor ansehen, für jemand anderes nicht besonders lustig
sein.
Etwas kann als lustig empfunden werden, wenn es gesprochen wird, aber es kann ganz anders
rüber kommen, wenn es geschrieben wird. Wenn Sie Zweifel haben, lassen Sie es lieber aus.
Denken Sie daran, dass Menschen aus unterschiedlichen Kulturen anders
sprechen und schreiben!
Missverständnisse können aufgrund der kulturellen Unterschiede leicht auftreten, vor allem in
Form des Schreibens, wenn wir die Körpersprache des anderen nicht sehen.
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4. Passen Sie Ihre Nachricht je nach dem kulturellen Hintergrund des Empfängers oder wie gut
Sie diesen kennen an.
Eine gute Faustregel ist es, im Auge zu behalten, dass High-Kontext-Kulturen (Japaner,
Araber oder Chinesen) Sie erst kennen lernen wollen, bevor Sie mit Ihnen ins Geschäft
kommen.
Daher kann es passieren, dass die Mitglieder dieser Kulturen Ihren Schreibstil mit Ihnen
personifizieren.
Auf der anderen Seite wollen Menschen aus Low-Kontext-Kulturen (Deutsche, Amerikaner
oder Skandinavier) lieber sehr schnell auf den Punkt kommen.
Antworten Sie auf Ihre E-Mails - auch wenn die E-Mail nicht für Sie bestimmt
war!
Es ist schwierig, jede E-Mail-Nachricht zu beantworten, aber man sollte es versuchen.
Dazu gehört es, wenn die E-Mail versehentlich an Sie gesendet wurde, darauf zu reagieren,
vor allem dann, wenn der Absender eine Antwort erwartet.
Eine Antwort ist nicht immer notwendig, sie zeigt aber, dass Sie über eine gute E-MailEtikette verfügen. Dies kommt vor allem dann gut an, wenn der Sender in der gleichen Firma
oder Branche wie Sie arbeitet.
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