Outlook Hvernig er best að stjórna pósthólfinu

1. Að temja tölvupóstinn
Ert þú að drukkna í tölvupósti?

2. Að temja tölvupóstinn
• Raymond Samuel Tomlinson sendi fyrsta
tölvupóstinn 1971
• Áður var hægt að senda skilaboð á milli
manna á sama tölvukerfi

3. Að temja tölvupóstinn
• Hvað var gert fyrir daga tölvupóstins
– Sendibréf
– Símtal
– heimsókn

4. Að temja tölvupóstinn
• Það tekur tíma að lesa tölvupóst
• Það tekur enn meiri tíma að svara tölvupósti
• Það eru nytsamlegar upplýsingar í tölvupósti
sem þarf að geyma
• Tölvupóstar innihalda viðhengi sem þarf að
skoða og oft að geyma
• Vinna við tölvupóst er orðinn ríkjandi þáttur í
okkar daglegu störfum

5. Að temja tölvupóstinn
• Þú verður að skipuleggja hvenær þú lest
tölvupóstinn
– í upphafi dags
– um hádegi
– í lok dags
– eða oftar / sjaldnar

6. Að temja tölvupóstinn
• Breyta stillingu innkomins pósts svo
póstsendingar trufli ekki
– Hljóðmerki
– Músarbendill
– Sýna umslag
– Birta skjáborðskynningu
– Loka Outlook

7. Að temja tölvupóstinn
• Lestur tölvupósts
– Notaðu 2 mínútna regluna
• ef það tekur innan við tvær mínútur að lesa og svara
tölvupósti, gerðu það þá strax
• Eyddu tölvupósti strax sem skiptir þig litlu máli, eins og
„mæti kl. 10:00“ „fer til tannlæknis“ osfrv.
• Flokkaðu póst strax
• FYI / cc Senda strax í sérmöppu
• Búðu til reglu sem færir tölvupóst strax í möppur
• Vistaðu viðhengi og hentu því svo strax úr póstinum

8. Að temja tölvupóstinn
• Póstur sem tekur meiri tíma en 2 mínútur að
afgreiða
– taktu frá tíma í dagatalinu þínu til að sinna
erindinu
– gerðu tölvupóstinn að verkefni
– merktu hann, fylgja eftir

9. Temja tölvupóstinn
• Senda póst
– Ekki senda viðhengi
• Sendu frekar slóðina sem vísar á gögnin
– Margfeldisáhrifin eru mikil
– Vertu gangorður og stuttorður
– Hafðu í lesandann í huga
• nauðsynlegar grunn upplýsingar
• engin auka atriði sem skipta ekki máli
• greinagóða undirskrift (hver er sendandinn)

10. Að temja tölvupóstinn
Rafræn gögn sem hafa þýðingu fyrir
úrlausn mála á undantekningalaust að
leggja upp í málasafn og skrá í málaskrá.
Þau skal ekki vista á einkadrifum eða
sameiginlegum drifum, nema þá í afriti.
Drif – hvað má vera þar?
Ýmis vinnugögn, s.s.uppköst að bréfum
eða skýrslum, póstlista o.s.frv.

11. Að temja tölvupóstinn
• Skjalavistunarkerfi
– Gopro
– Erindreki

12. Að temja tölvupóstinn
• Hvaða verkfæri höfum við
– Delete takkinn
– Ekki senda viðhengi
• Sendu slóðina
– Vista viðhengi
• á sameign / einkadrifi
– Eyða viðhengjum úr pósti

13. Að temja tölvupóstinn

14. Að temja tölvupóstinn
• Haldið Innhólfinu tómu !!!
• Raða pósti eftir stærð
• Raða pósti efir aldri
• Tæma ruslafötu
• Tæma eyddum atriðum
• Taka til í Sendum pósti

15. Að temja tölvupóstinn
• Key Points
• Most of us feel overwhelmed by email. Although it's a great
communication tool, people often overuse it. When you manage it
effectively, you can significantly boost your productivity.
• To gain control of your inbox, start by checking and processing email
only at certain times during the day. If you're concerned about the
delayed response, let people know that you don't check your email
constantly.
• Also, try to keep your inbox as clear as possible. Organize mail using
folders like "Action," "Waiting," and "Archives," And when you do
check mail, use the two minute rule – immediately handle any
email that you can read and responded to in two minutes or less.
• You can also reduce your incoming mail by asking people to send
you less, and by advocating effective email and communication
strategies in your organization.