SOP ini memberikan panduan tentang penanganan surat keluar di lingkungan Biro Sunluhkum Mabes Polri, meliputi proses pengiriman konsep surat, pemeriksaan kelengkapan dan format, serta pencatatan dan penomoran surat.

1. PENYUSUNAN STANDAR
OPERASIONAL PROSEDUR
DI LINGKUNGAN POLRI
DISAMPAIKAN OLEH KAROSUNLUHKUM DIVKUM POLRI
BRIGJEN POL Dr. R. SIGID TRI H., Drs., S.H., M.Si.

2. UU NO 30 TH 2014 TTG ADMINISTRASI PEMERINTAHAN
PERMENPAN RB NO 35 TH 2012 TTG PEDOMAN
PENYUSUNAN SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN2
1
2
1
 PASAL 7 (2) Hrf H
(2) PEJABAT PEMERINTAHAN MEMILIKI KEWAJIBAN:
h. MENYUSUN SOP PEMBUATAN KEPUTUSAN DAN/ATAU
TINDAKAN;
 PASAL 49 (1)
PEJABAT PEMERINTAHAN SESUAI DENGAN KEWENANGANNYA WAJIB
MENYUSUN DAN MELAKS PEDOMAN UMUM SOP PEMBUATAN
KEPUTUSAN
KEPUTUSAN ADALAH KETETAPAN TERTULIS YG DIKELUARKAN OLEH
BADAN DAN/ATAU PJBT PEMERINTAHAN DLM PENYELENGGARAAN
PEMERINTAHAN
TINDAKAN ADALAH PERBUATAN PJBT PEMERINTAHAN UNTUK
MELAKUKAN/TDK MELAKUKAN PERBUATAN KONKRET DLM RANGKA
PENYELENGGARAAN PEMERINTAHAN

3.  PENGATURAN
1. PERATURAN
2. PEDOMAN
3. JUKLAK
4. S.O.P
5. SURAT EDARAN
 PENETAPAN
 PENUGASAN
NAS DIN ELEKTRONIK
FORMULIR
NAS DIN KORESPONDENSI
NASKAH DINAS KHUSUS
LAPORAN
TELAHAAN STAF
NASKAH DINAS ARAHANJENIS
NASKAH
DINAS
PEDOMAN TATA NASKAH DINAS INSTANSI PEMERINTAH SBGMN
DIMAKSUD DLM PASAL 1 MRPKN ACUAN BAGI SELURUH INST
PEMERINTAH DLM MENYELENGGARAKAN TATA NASKAH DINAS
PSL
2
TATA NASKAH DINAS YG TELAH ADA DI INST PEMERINTAH SCR
BERTAHAP AGAR DISESUAIKAN DGN PEDOMAN TATA NASKAH DINAS
INST PEM INI PLG LAMBAT 2 TAHUN SEJAK PERMEN INI DITETAPKAN.
3
PSL
3
PERMENPAN NO. 80
TH 2012 TTG
PEDOMAN TATA
NASKAH DINAS
INSTANSI PEMERINTAH

4. DEFINISI
SOP
SERANGKAIAN INSTRUKSI TERTULIS YANG
DIBAKUKAN MENGENAI BERBAGAI PROSES
PENYELENGGARAAN AKTIVITAS ORGANISASI,
BAGAIMANA DAN KAPAN HARUS DILAKUKAN,
DIMANA DAN OLEH SIAPA DILAKUKAN.
SEBAGAI SALAH SATU UPAYA PENATAAN TATA LAKSANA
INSTANSI PEMERINTAH YG EFEKTIF DAN EFISIEN.
TUJUAN
SOP MEMBERIKAN PANDUAN BAGI SATKER MABES
POLRI/POLDA DLM MENGIDENTIFIKASI, MENYUSUN,
MENDOKUMENTASIKAN, MENGEMBANGKAN, MEMONITOR
SERTA MENGEVALUASI SOP.
4

5. MANFAAT
SOP
 SBG STANDARDISASI CARA
YG DILAKUKAN PERS POLRI
DLM MENYELESAIKAN
PEKERJAAN YG MENJADI
TUGASNYA.
 MENGURANGI TINGKAT
KESALAHAN & KELALAIAN
YG MUNGKIN DILAKUKAN
PERS POLRI DLM LAKS
TUGAS.
 MENCIPTAKAN UKURAN
STANDAR KINERJA YG AKAN
MEMBERIKAN PERS POLRI
CARA KONKRIT UNTUK
MEMPERBAIKI KINERJA
SERTA MEMBANTU
MENGEVALUASI USAHA YG
TELAH DILAKUKAN
 MENINGKATKAN
AKUNTABILITASPELAKSTUGAS
 MENJAMIN KONSISTENSI
PELAYANAN, BAIK DARI SISI
MUTU, WAKTU, DAN
PROSEDUR
 SBG INSTRUMEN YG DPT
MELINDUNGI PERS POLRI
DARI KEMUNGKINAN
TUNTUTAN HUKUM KRN
TUDUHAN MELAKUKAN
PENYIMPANGAN
 MENGHINDARI TUMPANG
TINDIH PELAKS TUGAS
 MEMBANTU PENELUSURAN
TERHADAP KESALAHAN
PROSEDURAL DALAM
MEMBERIKAN PELAYANAN
5

6. PENYUSUNAN PELAKSANAAN
PRINSIP
SOP
 KEMUDAHAN & KEJELASAN
 EFISIENSI & EFEKTIVITAS
 KESELARASAN
 KETERUKURAN
 DINAMIS
 ORIENTASI PD PENGGUNA
ATAU PIHAK YG DILAYANI
 KEPATUHAN HUKUM
 KEPASTIAN HUKUM
 KONSISTEN
 KOMITMEN
 PERBAIKANBERKELANJUTAN
 MENGIKAT
 SELURUH UNSUR MEMILIKI
PERAN PENTING
 TERDOKUMENTASI DGN
BAIK
6

7. JENIS
SOP
7

8. DIDASARKAN PD GIAT YG LANGSUNG MENDUKUNG TUPOKSI/
TIDAK LANGSUNG NAMUN BERLANGSUNG SCR PERIODIK
GIAT DIBATASI CAKUPANNYA DAN HARUS MENCERMINKAN
HASIL AKHIR APAKAH BERUPA PRODUK (DOK, SURAT, LAP)
ATAU BERUPA NILAI TAMBAH (LEGALISASI, PERIZINAN, DLL)
AKTIVITAS DIPECAH SCR CERMAT DLM SATUAN GIAT YG
TERKECIL DAN MANDIRI
SBG PEDOMAN DLM PELAKS TUGAS/TNGG JWB, DOK SOP
HARUS MEMILIKI KEKUATAN HUKUM YG DITETAPKAN DGN
PERATURAN/KEPUTUSAN PIMPINAN
JUDULSESUAI DGNISIKEGIATANDANPRODUKAKHIR,CONTOH:
 JUDUL“PENYUSUNANRENSTRA”=PRODUKAKHIR“RENSTRA”
 JUDUL “PEMBERIAN IZIN” = ISI GIAT DIMULAI DARI PERMOHONAN
DIAJUKAN S.D.DITERIMANYAIZINOLEHPEMOHON
S
O
P
8
MENGGUNAKAN 5 (LIMA) SIMBOL FLOWCHART YAITU MULAI/
SELESAI,PROSES,KEPUTUSAN,ARAHGIAT,PINDAHHALAMAN

9. 1 BAGIAN IDENTITAS
 logo & nama
Satker
 Nomor SOP,
 tgl pembuatan
 tgl revisi
 tgl efektif
 pengesahan
pejabat Satker
 judul SOP
 dasar hukum
 keterkaitan
 Peringatan
 Kualifikasi
pelaksana
 peralatan/
 perlengkapan
 Pencatatan &
pendataan.
2 BAGIAN FLOWCHART
 No. Urut
 Uraian Kegiatan
 Pelaksana
 SimbolFlowchart
 Mutu Baku
(kelengkapan,
waktu, output)
 Keterangan
1 HALAMAN JUDUL
Berisi Judul SOP, Satker, tahun pembuatan,
informasilainygdiperlukan
2 PER/KEP PIMPINAN
Dokumen SOP sbg suatu pedoman
harus memiliki kekuatan hukum
3 DAFTAR ISI
Membantu mempercepat pencarian
& perubahan pd bagian tertentu.
4 PENJELASAN SINGKAT
Membantu mempercepat pencarian
& perubahan pd bagian tertentu. 9
UNSUR DOKUMENTASI UNSUR PROSEDUR
DOKUMEN
SOP

10.  IDENTPELAKSANA
 BUATFLOWCHART
 MENGISIMUTUBAKU&KET
 MENGISIIDENTITASSOP(NOMOR,TGL,
PEJABAT YGMENSAHKAN,JUDUL SOP)
 HALAMAN JUDUL/COVER
 PER/KEP PIMP/LMBR PENGESAHAN
 DAFTAR ISI
 PENJELASAN SINGKAT PENGGUNAAN
 IDENT PENANGGUNG JWB GIAT
 IDENT LANGKAH AWAL GIAT
 IDENT LANGKAH UTAMA GIAT
 IDENT LANGKAH AKHIR GIAT
 IDENT TUGAS DAN FUNGSI
 IDENT GIAT
 IDENT OUTPUT
 MERUMUSKAN JUDUL
10
1
2
3
4
IDENT
JUDUL SOP
SESUAI TUSI
IDENT
PROSEDUR
SESUAI JUDUL
RUMUSKAN
FORMAT SOP
MENYUSUN
KELENGKAPAN
DOKUMEN

11. .......................................
Nomor SOP ..................
Tgl Pembuatan ..................
Tgl Revisi ..................
Tanggal Efektif ..................
....................................... Disahkan Oleh .................................
NAMA
PANGKAT
.......................................
Judul SOP ..................
DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA
1. ....................... 1. ..........................
KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN
1. ................................ 1. ............................
PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN
....................................... ...................................
Logo instansi
Nama instansi
Satuan kerja
Unit kerja
PUU yg mendasari
prosedurSOP
Keterkaitan giat
dgn SOP lain
Menjelaskan
kemungkinan yg
terjadi apabila
prosedur dilak/
tidak dilaks
Kualifikasi pelaks
dlm jalankan giat
/prosedur SOP
Instrumen yg
diperlukan dlm
menjalankan giat
Memuat hal yg perlu
didata/dicatat pjbt
tertentu dlm giat
Diisi nomor prosedur
yg di-SOP kan sesuai
Naskah Dinas
tanggal SOP
selesai dibuat
tanggal SOP direvisi
atau ditinjau ulang
tanggal berlakunya
atau di ttd-nya SOP
Nomenklatur Jab,
Ttd, Cap/stempel
Judul SOP yg
mencerminkan isi
Giat/Prosedur
11

12. No KEGIATAN
PELAKSANA MUTU BAKU
Ket
.......... ............ .......... ..........
Keleng
kapan
Waktu
Out
put
1
2
 pelaksana dipisahkan dr kegiatan
 Penulisan pelaksana tdk diurut scr
hierarki, tetapi berdasarkan sekuen/
alur kegiatan
 Penulisan Giat menggunakan kata
kerja aktif, diikuti dgn objek dan ket
 Giat dimulai dr sisi kiri, tdk ada yg
dimulai dr tengah/kanan matrik
Diisi dengan
simbol Flowchart
 Kolom kelengkapan diisi dgn bahan yg diperlukan dlm melaks
giat, a.l. Formulir, Lembar Disposisi, Data, Laporan, dll.
 Kolom waktu diisi dgn lama waktu yg diperlukan untuk melaks
giat, a.l. Menit, jam, hari, minggu, bulan.
 Kolom output diisi dgn hasil langsung giat a.l. Surat, laporan,
kumpulan data, draft laporan, konsep pedoman, dll.
12

13. NO SIMBOL ARTI KETERANGAN
1 TERMINATOR
MENDESKRIPSIKAN
DIMULAI/BERAKHIRNYA KEGIATAN
2 PROCESS
MENDESKRIPSIKAN
PROSES/KEGIATAN EKSESKUSI
3 DECISION
MENDESKRIPSIKAN KEGIATAN
PENGAMBILAN KEPUTUSAN
4 ARROW
MENDESKRIPSIKAN ARAH DARI
PROSES KEGIATAN
5
OFF-PAGE
CONNECTOR
MENDESKRIPSIKAN HUBUNGAN
ANTAR SIMBOL YG BERBEDA
HALAMAN
13

14. MARKAS BESAR
KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA
Nomor SOP 001/SOP/II/2016/DIVKUM
Tgl Pembuatan 23 FEBRUARI 2016
Tgl Revisi 26 FEBRUARI 2016
Tanggal Efektif 01 MARET 2016
DIVISI HUKUM Disahkan Oleh KEPALA DIVISI HUKUM
Drs. M. IRIAWAN, S.H., M.M., M.H.
INSPEKTUR JENDERAL POLISI
BIRO PENYUSUNAN DAN PENYULUHAN HUKUM
Judul SOP
PENANGANAN SURAT KELUAR
DI LINGKUNGAN BIRO SUNLUHKUM
DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA
1. PERKAP NOMOR 21 TAHUN 2010 TTG SOTK SATUAN
ORGANISASI PADA TINGKAT MABES POLRI
2. PERKAP NOMOR 15 TAHUN 2007 TTG NASKAH DINAS DI
LINGKUNGAN POLRI
1. MEMAHAMI TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN POLRI
2. MEMAHAMI TATA ADMINISTRASI DAN PERSURATAN
KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN
1. SOP PENOMORAN SURAT KELUAR DI LINGKUNGAN DIVKUM
2. SOP PENGARSIPAN DAN PENDOKUMENTASIAN
1. BUKU AGENDA DAN KOMPUTER
2. ATK
PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN
SURAT PERIHAL UNDANGAN RAPAT KEDINASAN DIAJUKAN
PALING LAMBAT 2 HARI SEBELUM HARI PELAKSANAAN
KONSEP SURAT YG DIAJUKAN DICATAT SCR ELEKTRONIK
DAN MANUAL
14

15. N
o
Kegiatan
PELAKSANA MUTU BAKU
Ket
Kabag
Staf
Urtu
Kaur tu
Karo
Sunluh
kum
Keleng
kapan
Waktu
Out
put
1
2
3
4
5
6
Mengirimkan konsep surat keluar
yg akan diparaf/dittd
Karosunluhkum kpd Urtu.
Memberikan paraf/tandatangan
atas konsep surat yang sudah
dikoreksi/tidak ada koreksi dan
menyerahkan kepada Staf Urtu.
Menerima dan mempelajari
konsep surat, jika ada koreksi
dikembalikan kpd Kabag, jika
setuju memparaf konsep surat
dan diserahkan kpd Karo.
Menerima dan mempelajari
konsep surat yg sudah diparaf
Kaurtu, jika ada koreksi
dikembalikan kpd Kabag, jika
setuju memberikan paraf/ttd
terhadap konsep surat.
Menerima dan meregister konsep
surat keluar dan diserahkan kpd
Kaurtu.
Mulai
Koreksi
Selesai
Ya
Ya
konsep
surat
keluar
-
konsep
surat keluar
Komputer
/ Buku
Register
5 Mnt
konsep
surat yg sdh
diregister
konsep
surat yg
sdh
diregister
konsep surat
yg sdh
dikoreksi
Kabag /
paraf Kaurtu
konsep
surat yg
sdh
diparaf
Kaurtu
10 Mnt
konsep surat
yg sdh
dikoreksi
Kabag
15 Mnt
konsep
surat yg sdh
dikoreksi
Kabag
5 Mnt
Surat keluar
yg sdh
diparaf/ttd
Karo
15
Menerima berkas surat yg sdh
diparaf/ dittd Karosunluhkum dan
ditindaklanjuti proses penomoran.
Surat keluar
yg sdh
diregister
5 MntKomputer
/ Buku
Register
Tidak
Tidak
Koreksi

16. TERIMA KASIH