Dokumen tersebut menjelaskan empat pendekatan untuk menghitung kebutuhan pegawai yaitu berdasarkan hasil kerja, obyek kerja, peralatan kerja, dan tugas per job description. Metode hasil kerja digunakan untuk jabatan dengan hasil kerja satu jenis dan dapat diukur secara kuantitatif, sedangkan metode obyek kerja menggunakan jumlah obyek yang dilayani sebagai acuan. Metode peralatan kerja mengacu p

1. PERHITUNGAN BEBAN KERJA
(KEPUTUSAN MENPAN NO.KEP/75/M.PAN/7/2004)
EMPAT PENDEKATAN MENGHITUNG KEBUTUHAN PEGAWAI
1. Hasil Kerja
2. Obyek Kerja
3. Peralatan Kerja
4. Tugas per job describtion jabatan

2. 1. HASIL KERJA
Hasil kerja adalah produk atau output jabatan :
Metode ini efektif digunakan utk jabatan yang hasil kerjanya satu jenis
dan dalam bentuk fisik atau non fisik dan dapat di nilai secara kuantitatif.
Dalam menggunakan metode ini diperlukan informasi :
a. Hasil kerja,
b. Beban kerja atau target kerja,
c. Standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja

3. RUMUS MENGHITUNG KEBUTUHAN PEGAWAI
DENGAN PENDEKATAN HASIL KERJA

4. 2. OBYEK KERJA
Obyek kerja adalah obyek yg dilayani dalam melaksanaan pekerjaan.
Metode ini tergantung jumlah obyek yang dilayani,
Misal : resepsionis.
Metode ini diperlukan informasi :
1. Wujud Obyek Kerja
2. Jumlah beban kerja/banyaknya obyek yg dilayani (di kerjakan)
3. Standar kemampuan rata-rata untuk melayani obyek kerja

5. CONTOH
Jabatan : Resepsionis
Obyek Kerja : Tamu
Beban kerja : 150 orang tamu/hari
SKR Resepsionis : 50 orang/hari
= 3 orang

6. 3. PERALATAN KERJA
Peralatan yang digunakan dalam bekerja.Untuk menggunakan metode ini perlu
informasi :
1. Satuan alat kerja
2. Jabatan yang diperlukan utk pengoperasian alat kerja
3. Jumlah alat kerja yg dioperasikan
4. Rasio jumlah pegawai perjabatan peralat kerja (RPK)

7. RUMUS METODE PERALATAN KERJA
Contoh :
Jabatan : Pengemudi
Jumlah alat kerja yang dioperasikan : 20 mobil dinas
Rasio pengopersian alat kerja : 1 pengemudi 1 mobil dinas
Perhitungan kebutuhan pegawai adalah :
= 20 orang

8. 4.TUGAS PER-JOBDESCRIBTION JABATAN
Metode ini utk menghitung Keb.Peg. Pada jabatan yg hasil kerjanya beragam/hasil kerja banyak jenisnya.
Informasi yang diperlukan :
1. Uraian tugas beserta jumlah beban kerja setiap tugas
2. Waktu penyelesaian tugas
3. Jumlah waktu kerja efektif perhari-hari rata-rata.
RUMUS PENDEKATAN TUGAS PER-jobdescribtion
JABATAN

9. TABEL KONVERSI WAKTU KERJA EFEKTIF ( WKE )
5 HARI KERJA
JAM HARI MINGGU BULAN TAHUN
JAM 5 25 110 1250
HARI 5 - 5 22 235
MINGGU 25 5 - 4/5 52
BULAN 110 22 4/5 - 12
TAHUN 1250 235 52 12 _

10. PERHITUNGAN BEBAN KERJA
N
o
Uraian Tugas
Beban
Kerja
SKR WPT WPT Konversi
1 Mengagendakan kegiatan Direktur 4 keg/hr 2 mnt/keg 8 mnt/hr 176 mnt/bln
2 Mengatur jadwal kegiatan Direktur 4 keg/hr 13 mnt/keg 52 mnt/hr 1144 mnt/bln
3 Mengatur penerimaan tamu 10 tamu/hr 10
mnt/tamu
100 mnt/hr 2200 mnt/bln
4 Mengagendakan surat masuk
Direktur dari luar
20 surat/hr 5 mnt/srt 100 mnt/hr 2200 mnt/bln
5 Memfasilitasi penandatangan SK
oleh Direktur
75 SK/hr 3 mnt/SK 225 mnt/hr 4950 mnt/bln
6 Menyampaikan surat-surat yang
telah ditanda tangani oleh Direktur
ke Bagian/jurusan terkait
1 keg/hr 2 jam/keg 2 jam/hr 2640 mnt/bln
7 Memproses surat keluar Direktur 20 srt/hr 2 mnt/srt 40 mnt/hr 880 mnt/bln
8 Menyiapkan perjalanan dinas Dir 4 keg/bln 2 jam/keg 8 jam/bln 480 mnt/bln
9 Pengaturan penggunaan ruang
sidang Pim
2 keg/hr 5 mnt/keg 10 mnt/hr 220 mnt/bln
10 Menyiapkan konsep surat dinas 5 knsp/mg 30
mnt/knsp
150 mnt/mg 600 mnt/bln
11 Menyimpan dan menata
arsip/dokumen Direktur
5 dok/hr 2 mnt/dok 10 mnt/hr 220 mnt/bln
12 Melayani telepon pimpinan 50 tlp/hr 5 mnt/tlp 250 mnt/hr 550 mnt/bln
13 Membuat surat permintaan ATK 1 keg/bln 5 mnt/keg 5 mnt/hr 110 mnt/bln
Jumlah 21320 mnt/bln
Konversi ke
jam
355,33 jam/bln
Waktu Peyelesaian Tugas disingkat WPT , Waktu Kerja Efektif disingkat WKE ,
Standar Kemampuan Rata rata = SKR, SKR diperoleh dari estimasi secara logis dan riil ( interview )

11. BERDASARKAN TABEL DIATAS KEBUTUHAN JUMLAH KEBUTUHAN TENAGA SEKRETARIS PIMPINAN
DAPAT DIHITUNG DG CARA :
= 3,23 orang = 3 orang (pembulatan)
Jadi, kebutuhan sekretaris pimpinan adalah 3 orang
Catatan :
Penghitungan beban kerja dilakukan setiap nama jabatan