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Professionelle Durchführung
von Facility Management-
Ausschreibungen
© AIS Management GmbH
3. AIS-Geschäftsfelder: professionelle Lösungen für Immobilienwirtschaft und Beschaffung
Leistungen / Produkte z.B. Ergebnis
Shared Service-Lösungen, Organisation, Prozesse Bewältigung komplexer Aufgaben,
Property Management, Facility Services, Bauwerkserhaltung Aufdeckung und Umsetzung von
Audits, Qualitätssicherung, Optimierung Sitemanagement Optimierungspotenzialen
Consulting
Benchmarking
Einkauf und Lieferantenmanagement
planungs- und baubegleitendes Facility Management
betreute Projektvolumina: mehrere Mrd. EUR einzigartiger Pool an Primärdaten,
SLA, KPI, Kostenwerte, qualifizierte Anbieterdatenbanken maximale Marktnähe,
aktiv in Forschung und Lehre Wettbewerbsvorsprung
Benchmarks
Mitwirkung in nationalen und internationalen
Normungsgremien (DIN, CEN etc.)
FM-Marktforum (E-Sourcing) ressourcenschonendes, besseres
Secure Dataroom (E-Collaboration) Projekt-, Einkaufs- , Property und
Single-Sign-on, Integration mit SAP Facility Management, CREM
E-Solutions
Software und Wissensarchive
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5. Ausschreibungs- und Vergabeprozess schematisch
1. Erstellung Ausschreibung
Erfassen Definition
Konzept mit Ziel- kalkulations- Rahmenbedingungen, Leistungsverzeichnis
definiton erstellen relevanter Daten Vertragserstellung erstellen
Leistung
Bewirtschaftungsziele Flächenaufnahme Vorbemerkungen Aufbau, Gliederung
Prioritäten Ausstattungsmerkmale Vertragsinhalte Leistungen
Abgrenzung Eigen- / z.T. Hersteller und Dokumentation der Massen
Fremdleistung Fabrikate Leistungen Zyklen
Aufbau- und Funktions- und Kommunikation Reaktionszeiten
Ablauforganisation Zustandsbeschreibungen Schätzkosten
Schnittstellen
Controlling
Ergebnis
Betreiberkonzept Flächen Vertrag Leistungsverzeichnis
Ausstattung Schätzkalkulation
AIS-Online-Technologien und Instrumentarium z.B.
FM-Marktforum
FM-Sollkonzept Anlagenerfassungs- Gebäudemanage- Leistungsverzeichnis
FM-Prozesse matrizen mentvertrag Kostenbenchmarks
Stellenprofile Raumbuch
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6. Ausschreibungs- und Vergabeprozess schematisch
2. Bewerbungsverfahren 3. LV-Veröffentlichung, Klärungen
Bieteranschreiben Auswertung Aufforderung Bieter Besprechungstermin
RFI RFI zur Angebotsabgabe mit Bieter
Leistung
zu liefernde Unterlagen Referenzen Projektbeschreibung Objektbegehung und
und Dokumente Leistungsfähigkeit Leistungsverzeichnis Projektbesprechung (nie
Interesse an Teilnahme Auswahl von Vorbemerkungen alle zusammen)
Ansprechpartner max. 6 – 8 Bieter Fragen aufnehmen
Termine
Leistungsprofil Antworten an alle
Information / Absage
der Bieter verteilen
Termin bei Beginn
Kalkulationsphase
Ergebnis
qualifizierter Bieterpool für Veröffentlichung erweiterte
Lieferantenpool Ausschreibung Ausschreibung an alle Kalkulationsbasis für
ausgewählten Bieter Bieter
AIS-Online-Technologien und Instrumentarium z.B.
Secure Dataroom FM-Marktforum
Bietererklärung Bieterbewertungsmatrix Vorgaben Checkliste zur
Vorlage Betreiberkonzept Objektbesichtigung
1. Bieterpräsentation
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7. Ausschreibungs- und Vergabeprozess schematisch
4. Angebotskalkulation, -abgabe, -auswertung 5. Bieterverhandlung
Angebotsabgabe, Auswertung Bieterverhandlungen
Bieterverhandlungen
Submission der Angebote vorbereiten
Leistung
Angebotskalkulation formal (Vollständigkeit) ergänzende Angaben Präsentation des Bieters
durch Bieter rechnerisch (Preisspiegel) von Bietern anfordern Fragen klären
Angebotsabgabe fachlich (Sinnhaftigkeit) Fragenkatalog Kalkulationsbesprechung
Angebotsöffnung Vergabestrategie
Ergänzung um RFI Vertrag zur Prüfung
Rangfolge festlegen abstimmen übergeben
Agenda erstellen Varianten und
Bieter einladen Alternativen auswerten
Ergebnis Auktionen
formal geprüfte Bieter für Vergabestrategie Vergabeempfehlung
Angebote Vergabeverhandlungen Agenda mit
Definition der Vergabeziele Handlungsempfehlungen
AIS-Online-Technologien und Instrumentarium z.B.
FM-Marktforum FM-Marktforum Secure Dataroom FM-Marktforum
Preisspiegel Gesprächsleitfaden Vorlage
Bieterpräsentationen Preisspiegel 2. Bieterpräsentation
Bieterbewertungsmatrix Bieterbewertungsmatrix Gebäudemanagementvertrag
Verhandlungsprotokoll
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8. Ausschreibungs- und Vergabeprozess schematisch
6. Auftrag / Projektstart
Vergabegespräch, Start-up-Team
Projektstart
Zuschlag festlegen
Leistung
finale Verhandlung Objekteinweisung Übernahme
Übergabeszenario Personalbesetzung, Betriebsverantwortung
Vertragsunterzeichnung Organigramm Beginn Berichtswesen
Beschaffung Ausstattung Einführung beim
Übernahme Nutzer
Dokumentation
Ergebnis
Vertrag geregelte Vorbereitung optimierter
Auftragsleistungs- und Objektübergabe Leistungsbeginn /
verzeichnis Dienstleisterwechsel
AIS-Online-Technologien und Instrumentarium z.B.
FM-Marktforum
Gebäudemanagentvertrag Dokumentenvorgaben zum digitale Gebäudeakte
Vergabeprotokoll Start-up-Prozess
Checkliste Übergabe
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9. Ausschreibungs- und Vergabeprozess schematisch
7. Regelbetrieb 8. Projektende
Leistungserbringung, Vertragsbeendigung Übergabe,
Leistungssteuerung Einweisung neuer Dienstleister
Leistung
Jour fixe Übergabe Verantwortung
Störungsmanagement Rückgabe Dokumentation, Daten
Servicelevels Abschlussbericht
QS / Audits
Fortschreibung Leistungsverzeichnis
und Dokumentation
Änderungen und Anpassungen
Leistungsdefinitionen
Ergebnis
geforderte Leistung
geforderte Qualität
AIS-Online-Technologien und Instrumentarium z.B.
FM-Marktforum FM-Marktforum
Secure Dataroom Secure Dataroom
digitale Gebäudeakte digitale Gebäudeakte
Bonus-Malus-System Gebäudemanagementvertrag
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11. AIS-Online-Technologien: zwei komplementäre Systeme
FM-Marktforum:
Spezifikation, Ausschreibung,
Vergabe via Internet
(z.B. Computer-generierter Preisspiegel)
Secure Dataroom:
Dokumentenmanagement im
virtuellen Projektraum
(z.B. Radar Screen)
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14. AIS Management – excellence in real estate
Mit professionellen Lösungen in der Immobilienwirtschaft und in der Beschaffung tragen wir zum Erfolg unserer Kunden bei.
Consulting
Mit hochspezialisierter Expertise und Benchmarking werden komplexe Aufgaben entlang des gesamten
Immobilienlebenszyklus einschließlich Organisation und Prozessen bewältigt sowie Optimierungspotenziale aufgedeckt
und umgesetzt. Schwerpunkte liegen bei Bau, Bauwerkserhaltung, CREM, Property und Facility Management.
Data & Knowledge Capital
Unsere exzellenten Fach- und Branchenkenntnisse sind das Ergebnis von Projekten mit einem Volumen von mehreren
Milliarden Euro weltweit. Der Pool an Wissen und Primärdaten ist einzigartig, maximal marktnah und sichert unseren
Kunden Wettbewerbsvorteile. Unsere Datenbanken und Wissensbibliotheken enthalten zu allen relevanten Themen
aktuelle, praxiserprobte Service Levels, Bausteine zur Leistungsspezifikation, Preisbenchmarks, Anbieterprofile,
Musterdokumente und -tools.
E-Solutions
Modernste Webtools (Software und Wissensarchive) steigern Effizienz und Transparenz. Kosten bei Projekten,
Beschaffung, Due Diligence sowie Dokumentenmanagement werden gesenkt.
Prozessapplikationen ermöglichen Spezifikation, Ausschreibung und Vergabe von Bauleistungen, Facility Services und
Property Management über das Internet (E-Procurement und E-Sourcing).
Virtuelle Datenräume gewährleisten die vollständig webbasierte Bearbeitung von Dokumenten über Abteilungs- und
Unternehmensgrenzen hinweg (E-Collaboration).
AIS Management ist nicht mit einem Dienstleister (Bau, Property bzw. Facility Management) gesellschaftlich verbunden. Wir
sind unabhängig und vertreten ausschließlich Interessen von Eigentümern und Auftraggebern der Immobilienwirtschaft,
insbesondere des CRE, Portfolio und Asset Managements.
Partner der AIS Management
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15. excellence in real estate
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Theresienhöhe 26
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Telefax: +49 89 628170-59
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Helpdesk
FM-Marktforum Secure Dataroom
Tel.: +49 89 628170-18 Tel.: +49 89 628170-18
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