Arcese necessitava di una soluzione che si posizionasse al centro della sua gestione operativa e diventasse il repository di tutti i documenti aziendali. Lo scenario di partenza vedeva dei sistemi gestionali differenti per ciascuna società del Gruppo. - ARXivar ha permesso la realizzazione di progetti complessi ricoprendo un ruolo centrale di gestione/condivisione dei documenti (Progetto POD) - Il motore Workflow ha permesso una gestione e un controllo efficace dei processi di Business (Progetto Approvazione Fatture Passive, Progetto produzione documenti Qualità).

1. Un nostro caso di successo

2. L’azienda
Il Gruppo Arcese è un operatore logistico
avanzato in grado di fornire soluzioni a 360°a
copertura dell’intera supply chain: dal trasporto
terrestre e ferroviario, spedizioni mare e aereo,
alla gestione magazzini e logistica integrata.
Il Gruppo Arcese conta su un network di filiali
dirette e collaborazioni consolidate con partner in
tutto il mondo, oggi è riconosciuto tra i maggiori
operatori logistici privati in Europa.

3. 350.000 mq di magazzino
Più di 2500 dipendenti
580 milioni fatturato 2016
L’azienda
70 siti in 50 paesi

4. L’esigenza
Trovare una soluzione applicativa innovativa e altamente integrabile con i sistemi Arcese.
• In ARXivar sono state riconosciute queste caratteristiche, in particolare la predisposizione
all’integrazione con sistemi terzi che ha permesso la realizzazione di progetti complessi dove
Arxivar ha ricoperto un ruolo centrale di gestione/condivisione dei documenti (Progetto POD)
• Altro punto di forza dell’applicativo è il motore Workflow che ha permesso una gestione e un controllo
efficace dei processi di Business (Progetto Approvazione Fatture Passive, Progetto produzione
documenti Qualità).
Progetti Realizzati
2014
Conservazione
Sostitutiva
Ciclo Attivo
Conservazione
Sostitutiva
Ciclo Passivo
Progetto
produzione
documenti
Qualità
2015
Qualificazione
Vettori
Fatturazione
Passiva
(Workflow
Approvazione)
Progetto POC
(Proof Of
Collection)
2016
Progetto POD
(Proof Of
Delivery)
Integrazione
ArxLink in
fatturazione attiva

5. La soluzione

6. Volumi
Volumi 2016
Fatturazione Attiva 170.000 Documenti
16 GByte
Fatturazione Passiva 110.000 Documenti
18 GByte
Istruzioni Operative/Procedure 140 Documenti
130 Mbyte
Qualificazione
Vettori Trasporto
12.700 Documenti
5 GByte
Proof of Delivery 300.000 Documenti
30 GByte
Proof Of Collection 220.000 Documenti
31 GByte
Globalmente il sistema implementato gestisce circa 150 utenti, suddivisi tra utenti interni,
clienti e fornitori.

7. Fatturazione attiva
• Dematerializzazione del cartaceo.
• Gestione di firma e marca remota per processo di creazione volumi conservazione sostitutiva.
• Allineamento dei metadati della fattura da ERP Arcese a ARXivar.
• Creazione di un archivio consultabile (ES: Ufficio Crediti).
• Possibilità di inviare mail al cliente con scaricamento del documento tramite ArxLink.
Fatture Attive
Invio E-MAIL con Link.
Fattura Digitale
Creazione/Consultazione volumi per
conservazione sostitutiva.
Cliente Finale riceve
E-mail senza allegato
con Link per il download
della fattura
ERP Arcese
Aggiornamento
Metadati
Client
ERP Arcese
Spool Rec
Import Fatture attive

8. Fatturazione passiva
1.Caricamento Immagine in Arxivar
2.Registrazione Fatture Approvate
3.Consultazione immagini fatture registrate
Fattura
Digitale
Documento
Analogico
Scansione
documenti o
importazione
fatture digitali
da cartella
condivisa
Fatture
Passive
Richiesta Approvazione
Task di Approvazione
da Tablet o
Smartphone
ERP Arcese
Aggiornamento Metadati
• Dematerializzazione del cartaceo.
• Gestione di firma e marca remota per processo di creazione volumi conservazione sostitutiva.
• Integrazione con ERP Arcese per apertura del documento scansionato in ARXivar.
• Workflow di approvazione per autorizzazione al pagamento.
• Allineamento dei metadati della fattura da ERP Arcese a Arxivar.

9. Progetto Qualità
• Classificazione Classi documentali (Istruzione Operative e Procedure)
• Gestione di un workflow «personalizzabile» con 4 livelli di autorizzazione per ogni classe documentale
• Approvazione delle procedure tramite dispositivi quali Smartphone e Tablet.
Elenco
Procedure da
modificare
Task di Approvazione
da tablet o smartphone
Workflow di approvazione a
4 livelli
ESEMPIO
Istruzione
Operativa

10. Qualificazione fornitori trasporto
• Tracciatura dell’inserimento di ogni documento.
• Verifica delle tempistiche di Inoltri e Controlli.
• Costruzione di un database unico e comune facilmente consultabile.
• Gestione dello scadenziario dei documenti con relativo blocco dei fornitori interessati.

11. Progetti POC (Proof Of Collection) e POD (Proof Of Delivery)
POC
• Etichettatura del documento per importazione del sistema.
• Integrazione con TMS Arcese per arricchimento dei metadati del documento.
POD
• Integrazione con App Mobile Arcese per raccolta delle immagini.
• Integrazione con TMS Arcese per arricchimento dei metadati del documento.
• Integrazione con T&T Arcese per rendere disponibili in «real-time» le immagini al cliente.
Sito Web Arcese
(www.arcese.com)
Accesso al portale
clienti
Track & Trace
ESEMPIO
Proof Of
Collection/Delivery
POD
(Autista)
POC
(Ufficio
Digitazione)
POD
POC
POC/POD

12.  Riduzione dello scambio di mail, eliminando il rischio
di perdita/cancellazione documenti e riducendo il
numero di addetti coinvolti nei processo di verifica
 Tempi di qualificazione dei fornitori drasticamente
ridotti con conseguente liberazione di risorse dalle
attività di incrocio dati
 Organizzazione e fascicolazione automatica dei
documenti
 Ridotto l’utilizzo della carta
 Miglioramento servizio cliente (POD e POC
disponibili in real time su portale web)
 Migliorata e unificata a livello corporate la gestione dei
documenti della qualità
I vantaggi

13. Le prassi implementate in Italia e considerate più
mature saranno progressivamente estese anche
alle società estere del Gruppo, adattando la
piattaforma documentale ai processi di ciascun
Paese e alle rispettive normative.
In via di sviluppo

14. La parola al cliente
«È importante che l’azienda sappia cogliere
le opportunità che la ARXivar è capace di
offrire, supportando sempre di più
l’automazione dei processi operativi e
amministrativi al fine di eliminare il volume di
documenti cartacei che caratterizzano la
nostra operatività, favorendo così la
dematerializzazione nonché la diminuzione
della digitazione manuale dei dati nei sistemi
operativi».
Elena Battini
Cio e Corporate Project & Process Manager