ITC Farma, Industria Farmaceutica italiana, specializzata in produzione conto terzi per il mercato italiano e multinazionale, aveva l’esigenza di ottimizzare i flussi legati alla gestione delle Procedure Operative Standard e degli ordini clienti. ARXivar ha permesso ad ITC Farma di effettuare un'archiviazione elettronica delle informazioni e dei pdf delle POS; L'ordine invece viene archiviato tramite 'Maschera di Profilazione' e automaticamente inviato tramite Workflow ai diversi depositi ed organizzati dal sistema in Fascicoli Elettronici, insieme a DDT e Fatture relative, con consistenti miglioramenti in termini di tempo di reperimento delle informazioni e gestione operativa.

1. Un nostra storia di
successo

2. L’Azienda
Un’ Industria Farmaceutica italiana a capitale privato, specializzata
in produzione conto terzi per il mercato italiano e multinazionale.
Fondata negli anni ’60, dopo una affiliazione alla Fisons Plc Group, é
da allora una società a capitale privato dopo un MBO realizzato nel
1996. La sua attività principale è la produzione di farmaci per area
gastro e respiratoria.
L' Officina Farmaceutica di ITC Farma è situata a Pomezia, in una
posizione strategica nel centro di uno dei più importanti cluster
farmaceutici Autorizzata dal Ministero della Salute già a partire dagli
anni 60’, E’ la massima espressione tecnologica in campo
farmaceutico con linee di produzione e confezionamento operanti in
accordo con le current EU-GMP.

3. L’Azienda
10 milioni di confezioni l'anno prodotte
oltre 12.000 metri quadri di superficie coperta

4. L’Esigenza
Gestione delle POS (Procedure Operative
Standard)
Quotidianamente si aveva l’esigenza di portare a
termine i flussi legati alla gestione delle POS,
quali istruzioni dettagliate che descrivono passo
dopo passo operazioni di routine complesse.
Le procedure erano affidate a processi manuali sui
quali diversi utenti erano chiamati ad interagire
gestendo informazioni sui diversi step seguiti in file
preposti.
Tale gestione presentava diverse criticità, possibili
errori o perdite di tempo.

5. L’Esigenza
Gestione Ordini Cliente
Un’altra area di criticità riguardava la gestione degli ordini clienti: l’elevato
numero di documenti ricevuti quotidianamente ha richiesto un intervento per
automatizzare e armonizzare la gestione con le relative fatture e/o ddt
corrispondenti.
L’intervento ha consentito di automatizzare la procedura e di creare appositi
fascicoli elettronici ordinati e completi di tutta la documentazione afferente
l’ordinativo ricevuto.

6. Lasoluzione

7. Gestione dellePOS
Registrazione
delle POS
Archiviazione
elettronica delle
informazioni e dei pdf
dellePOS
L’ufficio preposto provvede alla registrazione delle POS all’interno di un file Excel e
all’inserimento del documento in formatopdf in un cartellamonitoratadaARXivar.
I dati contenuti nel file Excel vengono letti dal sistema, ed inseriti in un ‘profilo’ documentale
dedicato quindi ricercabile. A quest’ultimo viene associato il pdf relativo, opportunamente
gestito/riconosciuto da un engine preposto di ARXivar.
File Excel delle
POS
Cartella per i
pdf delle POS

8. Gestione OrdiniCliente
Compilazione
maschera
Barcode
Generazione
Etichetta
Barcode
All’utente preposto viene messa a disposizione una maschera di ‘Profilazione Barcode’.
Alla compilazione di campi definiti viene generata in automatico un’etichetta che viene
applicata sull’ordine ricevuto. Al momento che si ritiene più opportuno, si procede ad una
scansione massiva di tutti i documenti lavorati durante il giorno. Gli Ordini saranno così
automaticamente inviati tramite Workflow ai diversi depositi ed organizzati dal sistema in
Fascicoli Elettronici,insieme a DDT e Fatturerelative.
Scansione
Massiva
degliOrdini
Invioautomatico
degli Ordini ai
depositi
Organizzazione
automaticain
Fascicoli
Elettronicidegli
Ordini associatia
DDT eFatture

9. I Benefici
 Miglioramento sicurezza: i documenti
archiviati o organizzati sono sempre
aggiornati e viene eliminato il rischio
smarrimento/cancellazione.
 Governo dei processi e dei controlli. Tutte
le procedure vengono rispettate secondo le
regole definite.
 Massima reperibilità dei documenti.
Accessibilità garantita dalla multimedialità del
sistema
 Trasformazione di dati in informazioni. I
dati ora strutturati possono essere elaborati con
opportuni report.

10. Sviluppifuturi
Con il futuro obbligo si dovrà semplificare, controllare e gestire il dialogo con
il Nodo smistamento ordini che a regime prevederà scambi bidirezionali
tra fornitore e servizio sanitario.
Attraverso l’Access Point di Able Tech ed un modulo opzionale di ARXivar
l’invio, la ricezione ed il monitoraggio degli ordini in formato elettronico
consentirà una gestione automatizzata e semplificata.

11. Laparola alcliente
“Da molti anni la nostra Azienda sa cogliere le
opportunità che ARXivar è capace di offrire,
garantendo un forte snellimento del volume delle
procedure che caratterizzano la nostra operatività,
oltre ad una drastica riduzione del tempo dedicato
alla ricerca dei documenti, con ARXivar più
accessibili etracciabili"
LucaMaiorano
ICTManager