La principale esigenza del cliente era quella di gestire tutto il volume burocratico della propria missione di Associazione sia nei confronti degli associati che di tutti gli interlocutori quotidiani. In particolare la gestione di tutte le pratiche documentali risultava gravosa poiché svolta completamente in modo manuale e cartaceo, senza tracciabilità né controllo.

1. Un nostra storia di successo

2. Il Consorzio
Ovest Sesia è un Consorzio di irrigazione e bonifica
privato di diritto pubblico nato su iniziativa di Camillo
Cavour nel 1853
Il Consorzio riunisce 59 distretti irrigui nel territorio compreso tra
la Dora Baltea, il Sesia e il Po. Oltre alla funzione prioritaria di
fornire il servizio irriguo a migliaia di aziende agricole
consorziate, l’Ovest Sesia ha sviluppato la propria attività in ambiti
quali l’approvvigionamento, l’utilizzazione, la conservazione, la
regolazione e la distribuzione delle acque, la salvaguardia del
territorio, dell’ambiente e delle risorse naturali, la difesa e
conservazione del suolo, e la collaborazione per la valorizzazione
delle produzioni agricole

3. Il Consorzio
4000 aziende agricole consorziate
80.000 ettari comprensorio del consorzio
8 centrali per la produzione di energia
idroelettrica

4. L’ Esigenza
La principale esigenza del cliente era quella di gestire tutto il volume
burocratico della propria missione di Associazione sia nei confronti degli
associati che di tutti gli interlocutori quotidiani.
In particolare la gestione di tutte le pratiche documentali risultava gravosa
poiché svolta completamente in modo manuale e cartaceo, senza tracciabilità ne
controllo.
E’ quindi emersa chiaramente l’esigenza di un sistema di Document & Workflow
management in linea con le esigenze di modernizzazione dell’Associazione.

5. La soluzione

6. Processi documentali
L’implementazione di ARXivar ha permesso di gestire i seguenti processi
documentali
Documentazione di concessione Acque Pubbliche
 Istanze
 Decreti
 Regolamenti
Con gestione date di scadenza, flusso approvativo e sollecito automatico sui rinnovi.
Concessioni
 Atti di Concessione
 Planimetrie
 Permessi autorizzativi
 Canoni di pagamento

7. Gestione fatture passive
↓ Archiviazione diretta da caselle email e da cartelle di rete monitorate
↓ ARXivar provvede allo smistamento delle Fatture all’ufficio di competenza
sulla base di regole precodificate.
↓ L’ufficio di competenza verifica le fatture, imputa il sottoconto di competenza
ed altre informazioni richieste dal processo.
↓ Le fatture vengono sottoposta ad un ciclo di approvazione da parte del
capoufficio o smistate ad altro ufficio per completamenti informativi ulteriori.
↓ Poi vengono registrate nel gestionale Sigla tramite apposito connettore, e da li
possono essere consultate.
↓ Successivamente vengono inviate al Dirigente di competenza per
l’approvazione del pagamento, e se approvate viene modificata
automaticamente lo stato in Sigla.

8. Albo fornitori, Delibere e contratti
Albo Fornitori
 Gestione dei vari documenti DURC, Certificazioni di Sicurezza, Attestati
antincendio, Formazione etc… con gestione data scadenza, stato (valido,
scaduto) e richieste di rinnovo automatiche.
Delibere
 Gestione in ARXivar delle delibere pubblicate nell’albo pretorio per
consultazione rapida, con full text search.
Contratti e Convenzioni
 Con gestione dello stato, durata, cicli di approvazione e scadenze dei vari
documenti.

9. Protocolli, Fonogrammi, Legal e personale
Protocollo
 Gestione del protocollo a norma CNIPA dei documenti in entrata, con flusso
approvativo e smistamento negli uffici di competenza: curricula, documenti di
vendita, richieste di SCIA, …
Fonogrammi
 Gestione dei documenti idrometrici (apertura/chiusura canali, comunicazioni, …),
con invio automatico e gestione stati.
Legal
 Gestione archivio consulenze legali
Personale
 Gestione del fascicolo del personale: Buste paga, comunicazioni, ferie e
permessi, CUD, nota spese, timbrature, attestati formazione... Con flusso
approvativo.

10. I Benefici
Ovest Sesia ha ottenuto benefici tangibili,
innanzitutto centralizzando e mettendo in
sicurezza informatica (backup, controllo
accessi, ridondanza, dematerializzazione) i
documenti importanti dell’azienda.
I processi collaborativi si sono snelliti
significativamente.
Il personale ha adottato con entusiasmo la
soluzione trovandola semplice da utilizzare e
profondamente utile alle proprie mansioni
quotidiane.

11. Evoluzioni future del progetto
Gli scenari evolutivi, già pianificati ed in corso di sviluppo sono:
Portale per i consorziati
 Per la consultazione dei documenti di concessione e dei ruoli da parte dei 4.000
consorziati
ARX Drive
 Per la consultazione dei documenti da parte dei 59 distretti
Firma grafometrica
 Per i documenti in uscita dal protocollo
Integrazione con sistema territoriale Abaco
 Per la consultazione dei documenti di ARXivar direttamente interrogando le
mappe territoriali.

12. La parola al cliente
“L’avvento di Arxivar all’interno dell’Associazione di Irrigazione
Ovest Sesia ha segnato una svolta importante nell’ambito dei
processi di archiviazione e organizzazione dell’ingente
mole di documenti relativi a tutta la gestione del nostro
Ente. In particolare ciò ha segnato l’inizio dell’era dell’operatività
snella ed immediata, della tracciabilità e della condivisione delle
informazioni, sia ad uso interno, sia nei rapporti con i soggetti
esterni“
Andrea Zaccheddu – Responsabile CED ed Organizzazione