RE:SOURCES ITALY, la centrale di servizi italiana del GRUPPO PUBLICIS, agenzia di comunicazione e public relation internazionale fondata a Parigi nel 1926, ha scelto ARXivar per la dematerializzazione dei processi amministrativi e la conservazione sostitutiva dei documenti fiscalmente rilevanti. La soluzione ARXivar ha permesso di portare in conservazione sostitutiva oltre 70mila fatture passive e 35mila fatture attive, registrando una significativa riduzione dei costi di archiviazione e dei tempi di lavorazione delle pratiche.

1. Una nostra storia di successo
Ciclo passivo e Conservazione sostitutiva

2. L’Azienda
RE:SOURCES ITALY è la centrale di servizi italiana del GRUPPO
PUBLICIS, agenzia di comunicazione e public relation
internazionale fondata a Parigi nel 1926.
RE:SOURCES ITALY svolge all’interno del gruppo compiti
amministrativi, di consulenza tecnica e di coordinamento e
relazione tra le 23 Legal Entity del gruppo e tra queste e le
aziende esterne (studi commercialisti, studi paghe e
stipendi).

3. L’Azienda in numeri
Terzo gruppo pubblicitario al mondo
23 Legal Entity
6 miliardi e ½ di fatturato nel 2012
1200 dipendenti, 80 dei quali impiegati nella
centrale servizi RE:SOURCES ITALY

4. La Struttura
Media Agencies
Public Relation
Digital
Circa 1.200
dipendenti nel
Gruppo
Circa 80 dipendenti
di cui 30 utenti che
gestiscono il caricamento
delle fatture passive con
timbro digitale
Creative
Agencies
Production Employer
Branding
Centrale Servizi per
il Gruppo
Design

5. L’Esigenza
L’ azienda era alla ricerca di uno strumento che permettesse di
passare all’era digitale, attraverso la dematerializzazione dei
processi amministrativi e la conservazione sostitutiva dei
documenti fiscalmente rilevanti.
In particolare era necessario:
• Condividere le informazioni ed i dati sui sistemi, in modo strutturato senza
ridondanza.
• Organizzare e controllare tutte le attività della Centrale Servizi e delle Legal
Entities.
• Gestire i processi nel rispetto dei vincoli di riservatezza e della struttura
organizzativa interna delle Legal Entities.
• Governare l’intercomunicazione tra la Centrale Servizi, le Agenzie del Gruppo e
gli studi esterni (studi commercialisti, studi paghe e stipendi,…).
• Ottemperare ai vincoli delle normative Internazionali di internal e esternal Audit.

6. La Soluzione
Grazie alla soluzione di Document e Process Management ARXivar, proposta al cliente dai
Business Partner Matrix Solution e Matisse, l’azienda ha soddisfatto tutte le sue esigenze
di gestione del ciclo passivo dei documenti con utilizzo del timbro digitale e di
conservazione sostitutiva dei documenti fiscali.
In conservazione sostitutiva
70.000 Fatture Passive
35.000 Fatture Attive
Bollati Iva / Giornali Bollati
Libri Inventari/ Libri Cespiti
Archiviati in Arxivar
5.000 ordini e contratti
Documenti di supporto alla contrattualistica
Contratti in originale
Bilanci e documentazioni di supporto civilistico/fiscale

7. Ciclo Passivo con Timbro digitale (Paperless)
Caricamento fattura
nel sistema contabile
Viene generato un profilo
generico su ARXivar,
associato all’immagine
della fattura
Scansione fatture
ABC
MTX
Il documento è sottoposto a
processo di workflow approvativo
APPROVAZIONESTOP
Applicazione a
video del
timbro
digitale
Aggiornamento
immagine
documento in
Arxivar
Aggiornamento
profilo documento

8. Conservazione Sostitutiva
Inoltro dell’Hash
all’ente predisposto per
l’apposizione della
marcatura temporale,
ove richiesto per legge
I documenti generati (o ricevuti) nel sistema
gestionale creano un file pdf inviato ad Arxivar
completo del suo profilo documento.
ABC
MTX
Firma digitale
dei documenti
pdf
Generazione di
un volume di
conservazione
Chiusura dell’archivio
sostitutivo con apposizione
della firma digitale
Inoltro dell’Hash all’ente predisposto per
l’apposizione della marcatura temporale
Memorizzazione del
lotto sulla cartella del
server adibita a
repository
ARCHIVIAZIONE OTTICA

9. I Benefici
 Riduzione dei costi di archiviazione delle fatture
 Semplificazione del processo di gestione
documentale
 Riduzione dei tempi di lavorazione del processo del
ciclo passivo
 Eliminazione degli errori