L'esigenza del Gruppo Dalla Vecchia era quella di trovare una soluzione informatica che permettesse di eliminare l'attuale gestione manuale dei documenti, al fine di ridurre al minimo lo spreco di carta, automatizzare tutto il ciclo di vendita e poter monitorare tutte le fasi di vita del contratto. Scopri come ha risolto il suo problema!

1. UN NOSTRO CASO DI SUCCESSO

2. AZIENDA
LA STORIA
Sul mercato da tre generazioni, il Gruppo Dalla Vecchia è una realtà consolidata nel
settore della vendita, noleggio ed assistenza di macchine agricole ed industriali, con
un ampio ventaglio di prodotti dei migliori marchi e servizi di alto livello.
L'obiettivo è quello di aiutare i propri clienti a lavorare meglio e produrre di più. Grazie
a 55 anni di esperienza sul campo, il gruppo è in grado di individuare la soluzione più
proficua per ogni tipo di attività e lavorazione, considerando tutte le più recenti
tecnologie e sistemi disponibili per ottimizzare i processi produttivi.
Con 6 sedi operative nelle province di Verona, Mantova, Padova, Rovigo,
Venezia e Vicenza, e grazie ad un team 70 persone, costantemente formate dal punto
di vista tecnico e commerciale, è possibile garantire ai propri clienti un servizio
esclusivo di grande qualità, testimoniato anche dalla certificazione ISO 9001:2015.

3. AZIENDA
70 collaboratori
Più di 1.000 veicoli venduti nell’ultimo esercizio
Più di 49 milioni di euro fatturati nell’ultimo esercizio
6 sedi dislocate sul territorio

4. ESIGENZA
Le esigenze del Gruppo Dalla Vecchia sono state le seguenti:
La necessità principale era di quella di trovare una soluzione informatica che permettesse di
eliminare l'attuale gestione manuale dei documenti, al fine di ridurre al minimo lo spreco di
carta, automatizzare tutto il ciclo di vendita e poter monitorare tutte le fasi di vita del contratto.
In tal senso, ADA.DPM, software di dematerializzazione documentale e automatizzazione dei
processi aziendali fornito da Adawen e basato sull’infrastruttura di ARXivar, avrebbe dovuto
interagire con il DMS interno del gruppo (Concerto) in qualità di fonte alimentante dei dati.
Parallelamente a questa prima esigenza il Cliente ha richiesto di digitalizzare tutta la
documentazione cartacea in modo da facilitare la ricerca delle informazioni e dotare l'azienda di
un unico applicativo documentale di riferimento.

5. SOLUZIONE

6. SOLUZIONE
I Workflow scandiscono l’iter aziendale per gestire ogni fase prevista dal ciclo di vendita attraverso:
TASK, attività assegnate in automatico al singolo utente o gruppo di utenti che seguono passo-passo ciascun
attore coinvolto nel processo attraverso le varie fasi di vendita, indicando di volta in volta le azioni da
intraprendere (per esempio la richiesta di un ricambio o il carico dei documenti del cliente).
BLOCCHI operativi che impediscono al processo di vendita di proseguire se non vengono soddisfatte
determinate condizioni (per esempio la gestione della consegna del veicolo si attiva solo se si è ricevuta la
risposta di delibera di un eventuale finanziamento)
MASCHERE, che permettono l’arricchimento dei dati di profilo del contratto attraverso un’interfaccia di facile
utilizzo anche per i non addetti ai lavori.
ARCHIVIAZIONE automatica dei contratti sia che questi vengano scansionati dall'operatore ed abbinati al
fascicolo documentale corretto (per esempio il venditore) oppure tramite l'abbinamento automatico del
codice presente nell'etichetta barcode, applicata al documento.

7. SOLUZIONE
GESTIONE DEI CONTRATTI VENDITA:
L’iter di approvazione per la vendita di autoveicoli nuovi ed usati è ricco di passaggi e comprende diversi attori che
sono chiamati ad interagire con la documentazione relativa alle singole pratiche, approvando e validando il
processo. La necessità primaria riguarda il controllo della procedura che risulta difficoltosa nel caso di una
gestione cartacea.
ANALISI FINAZIARIA DELLA RICHIESTA DI NOLEGGIO:
La necessità è quella di automatizzare tutto il ciclo della richiesta di noleggio, dall’immissione della stessa da
parte del cliente alla ricezione della pratica da parte dell’operatore.
GESTIONE DELLA SCHEDA VEICOLO:
Ogni mezzo aziendale oggetto di vendita è corredato da documenti in continuo aggiornamento che
rappresentano, sotto l’aspetto tecnico e non solo, ogni dettaglio da fornire al potenziale cliente. Fornire tale
documentazione in forma cartacea risulta un’operazione articolata e poco efficace. Nasce, quindi, la necessità di
automatizzare e digitalizzare il processo di aggiornamento dei dati delle vetture.

8. SOLUZIONE
GESTIONE DEI CONTRATTI DI VENDITA
L’archiviazione automatica a sistema della proposta di acquisto genera, attraverso un processo, la creazione della
relativa pratica in ADA.DPM (software documentale).
In seguito, l’utente incaricato per la gestione della pratica stessa (il Venditore), riceve una notifica sul proprio
profilo, che richiede di allegare tutti i documenti necessari per consentire l’avanzamento del processo (per esempio
il modello NP2, il modello di perizia, il libretto di circolazione, il bollo, il certificato di proprietà, ecc.).
Una volta allegati i documenti richiesti, è possibile inserire la proposta d’acquisto firmata dal cliente, procedere in
automatico alla validazione dei documenti integrati ed effettuare una eventuale approvazione, gestita dal
responsabile delle vendite, che riceve la notifica sul proprio profilo anche in mobilità.
Questi infatti, può visionare tutta la documentazione confermando o rifiutando la pratica, in modo tale che, se
approvata, la validazione e le attività finali, vengono notificate direttamente al back office sui profili indicati.
Terminato questo passaggio, il documento giunge al back office o ritorna in carico al commerciale di riferimento con
l’indicazione della causale di rifiuto.

9. SOLUZIONE
ANALISI FINANZIARIA DELLE RICHIESTE DI NOLEGGIO
La richiesta di noleggio redatta dal cliente tramite Web App, perfettamente integrata nel processo, viene inoltrata
ad una mail box monitorata, la quale analizza e archivia automaticamente le richieste all’interno del software
documentale.
Il workflow a questo punto elabora il modello di noleggio allegato e innesca il processo che, prima di notificare i
task agli operatori designati, esegue un controllo preventivo sull’affidabilità finanziaria del cliente.
Successivamente, viene attivato una prima attività di controllo dove, all’operatore, viene notificato l’esito del
controllo finanziario allegando il Report Credit Safe.
A questo punto si hanno tutti gli elementi per approvare la richiesta dal punto di vista finanziario o rifiutarla e
richiedere quindi una nuova elaborazione variando i dati del richiedente come partita IVA o codice fiscale su cui
deve essere fatto il controllo.
Se le analisi condotte dal punto di vista finanziario restituiscono un esito positivo, un ultimo Task si attiva per
richiedere l’approvazione definitiva della richiesta alla concessionaria, chiudendo così il processo.

10. SOLUZIONE
GESTIONE DELLA SCHEDA VEICOLO
L’inserimento da parte dell’operatore della dichiarazione di conformità, attraverso l’apposita maschera, da il via alla
creazione della scheda veicolo ed innesca il workflow.
Una volta creata la scheda, questa può essere arricchita con altri documenti che completano la panoramica della
vettura. Una volta inseriti tutti i documenti necessari la creazione della scheda è completa, generando così il link
unico e specifico per la vettura, attraverso ARXlink, grazie al quale si accede alla scheda veicolo.
Partendo dal link generato è possibile creare un QRcode, il quale, una volta stampato ed esposto sulla vettura,
consentirà di accedere alla scheda del veicolo semplicemente inquadrando il codice. Integrare, eliminare o
aggiornare i documenti all’interno della scheda non modificano il link di riferimento, ma semplicemente aggiornato,
permettendo di mantenere lo stesso QR code per tutta la durata dell’esposizione della vettura in vendita.

11. I BENEFICI
I processi aziendali coinvolti nell’archiviazione documentale sono stati molteplici: ciclo attivo, ciclo
passivo, fatturazione elettronica, produzione e certificazioni di qualità.
Identificando gli elementi rilevanti di ciascun documento e del suo ciclo di vita, si è ottenuto un
controllo sulle fasi del ciclo: dalla creazione/acquisizione fino alla archiviazione finale,
controllando ciò che sta “nel mezzo”: validazione, approvazione, firma.
Il ciclo di vita di una fornitura è oggi caratterizzato da una estrema flessibilità e tracciabilità,
offrendo poi alla contabilità la possibilità di ricostruire i collegamenti ordine-bolla e all’ufficio
commerciale di monitorare la fornitura.
In automatico vengono inviati degli avvisi ai fornitori alla scadenza della loro certificazione di
qualità.

12. LA PAROLA AL CLIENTE
«La nostra soluzione ADA.DPM ha rappresentato un progetto sfidante che ha reso possibile
riorganizzare e redere vivo il nostro patrimonio digitale. Un percorso che ha coinvolto tutti i livelli
aziendali e che ci ha permesso di prendere facilmente confidenza con le nuove e molteplici
funzionalità del prodotto.
Il documentale ha apportato un efficientamento dal punto di vista operativo, migliorando
sensibilmente la qualità dei dati, il monitoraggio, la condivisione e l’integrazione di questi.
Inoltre, ha introdotto nella nostra organizzazione nuovi concetti come quello dei workflow attraverso i
quali sono stati automatizzati e ottimizzati i cicli di vita dei documenti.
Soddisfatti della scelta e dei risultati già ottenuti non ci fermiamo e abbiamo già in mente di sfruttare
ancora di più le potenzialità del software».
Luca Dalla Vecchia, Amministratore delegato
Gruppo Dalla Vecchia