Digitalizzare, ottimizzare ed integrare il processo degli acquisti. Questa la necessità di Vidas, associazione di volontariato laica che offre assistenza sociosanitaria completa e gratuita a bambini, adulti e anziani affetti da malattie inguaribili. La soluzione sviluppata da Negroni Sistemi con ARXivar NEXT ha permesso a di ottenere i seguenti vantaggi: - Avere la certezza di un monitoraggio continuo sul processo acquisti; - Avere la certezza che la procedura acquisti sia sempre rispettata; - Avere un database degli ordini/contratti sempre a disposizione; - Procedere più rapidamente con la registrazione ed il pagamento delle fatture di acquisto.

1. UN NOSTRO CASO DI SUCCESSO

2. AZIENDA
VIDAS è un’Associazione di volontariato laica, fondata da Giovanna Cavazzoni
a Milano nel 1982. In quanto organizzazione non profit, offre assistenza
sociosanitaria completa e gratuita a bambini, adulti e anziani affetti da malattie
inguaribili.
VIDAS, dunque, in qualità di ente del terzo settore, svolge attività di interesse
generale mediante forme di azione volontaria e gratuita. In particolare, offre
un’assistenza in cure palliative volta a donare sollievo dalla sofferenza, a
sostenere la famiglia del paziente e all’accompagnamento al fine vita della
persona malata.
Un percorso di 40 anni accanto a oltre 39.000 persone – anziani, adulti e
bambini – e alle loro famiglie. Nel 2015 è nata la prima équipe pediatrica di
cure palliative domiciliari per i minori e nel 2019 è stata inaugurata Casa
Sollievo Bimbi, il primo hospice pediatrico della Lombardia per l’accoglienza di
bambini e ragazzi gravemente malati e per il sostegno e l’abilitazione delle loro
famiglie.

3. ESIGENZA
Digitalizzare, ottimizzare ed integrare il processo degli acquisti
Le esigenze evidenziate da VIDAS :
• Digitalizzare il processo di approvvigionamento di beni e servizi, che parte dalla
generazione delle richieste di acquisto per aree operative, passa per iter approvativi
comprendenti il controllo di gestione oltre che gli uffici legale e privacy, arrivando infine
alla firma degli ordini da parte della direzione.
• Analizzare e ottimizzare le attuali procedure trasformando il contesto in un ambito
paperless.
• Consentire agli operatori di poter svolgere le proprie funzioni in modo più semplice
oltre che aver la possibilità di farlo da remoto.
• Costruire il processo in maniera tale da poter essere flessibile ovvero modificabile
velocemente in relazione ai cambiamenti associativi in termini di organigramma e
procedurali.
• Consultazione dello stato di avanzamento delle richieste di acquisto, senza l’utilizzo di
mail o telefonate tra gli operatori.
• Velocizzare, semplificando, l’iter e le procedure approvative per la direzione.

4. SOLUZIONE

5. SOLUZIONE
Il progetto, ha previsto un’analisi iniziale delle procedure vigenti relative
alla Gestione degli acquisti e le relative proposte di ottimizzazione
orientate alla digitalizzazione.
Lo step progettuale successivo ha riguardato lo studio dell’organigramma
associativo in relazione alle casistiche di flusso approvativo e funzionale,
per il quale, al fine di rendere il sistema più flessibile possibile, è stata
creata una trasposizione ad hoc nel sistema ARXivar.
Infine, sulla base delle attività svolte in precedenza, è stata prodotta
bozza del processo che sarebbe poi stato reso operativo in via definitiva,
a seguito delle migliorie richieste durante la fasi di fine tuning.

6. SOLUZIONE
La soluzione, seppur in continua evoluzione, comprende ad oggi le seguenti funzionalità:
Creazione Richieste di Acquisto
-Generazione per Area Associativa, Tipologia e Funzione Responsabile
-Creazione automatica, tramite modello, del documento con successiva autocompilazione delle varie sezioni
Registrazione Preventivi Fornitori e scelta del preferito
-Possibilità di archiviare i preventivi dei fornitori ingaggiati
-Possibilità di registrare i nuovi fornitori qualificati
-Definizione del Fornitore scelto
Ciclo approvativo e registrazione dati Controllo di Gestione
-Verifica del Budget
-Registrazione dati gestionali (scorporo su centri di costo)
-Generazione automatica di file .csv per import in ERP
Ciclo approvativo Ufficio Legale e Ufficio Privacy
-Gestione delle verifiche ed eventuali richieste di modifiche contrattuali della fornitura
Creazione Ordine Fornitore
-Generazione e archiviazione automatica del Documento ordine Fornitore
Ciclo approvativo emissione Ordine e Firma per Competenza
-Verifica finale del documento Ordine Fornitore e dei suoi allegati
-Apposizione automatica della firma sulla base delle deleghe esistenti.

7. BENEFICI
Grazie ad ARXivar VIDAS:
• Può gestire digitalmente, nella sua interezza, il processo di approvvigionamento di beni e
servizi.
• Consente alle Funzioni Responsabili ed alla Direzione di approvare con semplicità anche
remotamente
• Traccia facilmente lo stato di avanzamento del processo, identificando rapidamente
eventuali punti critici.
• Risulta compliant e aderente in termini operativi con le procedure di Qualità.
• Riduce notevolmente lo scambio di mail e telefonate finalizzate all’avanzamento del
processo.
• Mette in condizione il proprio Ufficio Acquisti di monitorare ogni richiesta e ogni ordine
fornitore.
• Ottimizza la fase di data entry sul proprio ERP grazie alle informazioni presenti in ARXivar
rese disponibili e pronte per l’import.
• Limita la possibilità di errori di compilazione o mancanza di dati necessari, grazie ai controlli
eseguiti automaticamente dal processo.

8. LA PAROLA AL CLIENTE
ARXivar costruisce un processo di workflow autorizzativo a misura, garantendo
all’approvatore finale che tutti i passaggi autorizzativi previsti nella procedura
acquisti siano stati rispettati.
Grazie ad ARXivar, VIDAS ha ottenuto i seguenti vantaggi:
• Avere la certezza di un monitoraggio continuo sul processo acquisti;
• Avere la certezza che la procedura acquisti sia sempre rispettata;
• Avere un database degli ordini/contratti sempre a disposizione;
• Procedere più rapidamente con la registrazione ed il pagamento delle fatture
di acquisto.
Viviana Piuri, Ufficio Acquisti VIDAS