Примеры применения системы KPI MONITOR для управления запасами, прогнозирования финансовых и операционных показателей (Business Intelligence, контроль KPI, мотивация)

1. Использование BI-системы KPI MONITOR
на примере четырех компаний
Для задач оптимизации и контроля товарного запаса,
прогнозирования финансовых показателей
Шматалюк Антон, эксперт по SCM, руководитель Enterchain и SMART Person
Лихачев Игорь, заместитель генерального директора ПрофИтПроект
© ООО «СМАРТ Персон»
www.smart-person.ru
12.12.2016

2.  1. Ларус Холдинг (Две палочки, Маза Парк, FUN24 и др.)
Построение единой системы бюджетирования, контроллинга
и прогнозирования операционных и финансовых показателей
 2. Сандер-Логистик (дистрибуция чая и продуктов питания) и
3. РОК-1 (производство рыбы отличного качества)
Оптимизация процессов прогнозирования спроса, расчета
целевых уровней запасов, планирования производства;
контроллинг эффективности управления товарным запасом
 4. Фабрика Софья (производства интерьерных дверей)
Внедрение стратегического планирования и мотивации топ-
менеджеров
2© ООО «СМАРТ Персон» www.smart-person.ru
Рассмотрим четыре проекта в трех практических
областях

3. ПОСТРОЕНИЕ ЕДИНОЙ СИСТЕМЫ
БЮДЖЕТИРОВАНИЯ, КОНТРОЛЛИНГА И
ПРОГНОЗИРОВАНИЯ ОПЕРАЦИОННЫХ И
ФИНАНСОВЫХ ПОКАЗАТЕЛЕЙ
Ларус Холдинг (Две палочки, Маза Парк, FUN24 и др.)
© ООО «СМАРТ Персон» www.smart-person.ru 3

4.  Контроль достижения стратегических целей и показателей на базе
стратегических карт управляющей компании и развлекательных
центров
 Аналитика по ключевым показателям деятельности для принятия
управленческих решений (достижение целей по операционной
прибыли, структура расходов и доходов, качество обслуживания,
эффективность баров и кафе и т.д.)
 Поддержка ключевых процессов управления, основанных на
информации из различных источников (1С, iiko, АСУ, Excel)
 Создание единой управленческой среды для бюджетного
планирования и контроля, управления ДДС, стратегического и
оперативного контроллинга
 Эффективная мотивация как рядовых сотрудников, так и
менеджеров, на единую систему KPI в единой среде
4© ООО «СМАРТ Персон» www.smart-person.ru
Цели в области эффективного управления на базе
инструмента класса Business Intelligence + KPI

5.  KPI MONITOR – российская разработка, одна из лучших в своем
классе при разумной ценовой политике по стоимости лицензий
 Квалифицированная команда разработчика и его готовность
развивать и дополнять функционал системы
 Наличие необходимых функций, отвечающих целям применения в
подразделении Вандерленд (Ларус Холдинг):
 отображение стратегических карт и показателей, степени их достижения
 многомерный анализ и отображение показателей в различных ракурсах
 персональные карточки сотрудников для контроля KPI и расчета бонусов
 взаимосвязь стратегических и финансовых показателей с операционными
 работа с любыми информационными системами – источниками данных
5© ООО «СМАРТ Персон» www.smart-person.ru
Причины выбора платформы KPI MONITOR

6.  Области применения:
консолидация и управление бюджетами и ДДС
контроль оперативных показателей и процессов
прогнозирование достижения финансовых показателей на основе вносимых
операционных данных о доходах и расходах
формирование карточек сотрудников для контроля KPI и расчета бонусов
 Все цифры извлекаются из различных информационных систем
(АСУ, iiko, 1С, Project expert) и консолидируются в единую систему
взаимосвязанных показателей
например, количество гостей берется из АСУ, выручка по барам и кафе – из
iiko, и в результате считаются показатели средних чеков на пришедшего
гостя за произвольный период времени
 С каждой цифрой связан перечень аналитических ракурсов, по
которым проводится анализ (по РЦ, по барам, по видам услуг,
маркетинговым акциям, видам билетов и т.д.)
6© ООО «СМАРТ Персон» www.smart-person.ru
Принципы построения системы бюджетирования и
контроллинга на платформе KPI MONITOR

7. 7© ООО «СМАРТ Персон» www.smart-person.ru
Финансовые результаты работы центров
ЗакладкиЕдиный временной расклад – по месяцам

8. 8© ООО «СМАРТ Персон» www.smart-person.ru
Финансовые результаты работы центров.
Валовый объем продаж по услугам – факт и прогноз
Факт+ПрогнозФакт

9. 9© ООО «СМАРТ Персон» www.smart-person.ru
Финансовые результаты. Средние чеки.
Информация поступает из трех различных систем
Средний чек на гостя (кафе)
Средний чек на гостя (бар)
Средний чек по бару
Средний чек по кафе
Возможность углубиться для анализа средних чеков по точкам продаж или другим критериям

10. 10© ООО «СМАРТ Персон» www.smart-person.ru
Отчет «Прибыли и убытки» - факт и прогноз
План и Прогноз
(текущий месяц)
План и Факт
(предыдущие месяцы)
Раскрывается

11. 11© ООО «СМАРТ Персон» www.smart-person.ru
Факт и прогноз по финансам
Прогноз по EBIT доступен в начале месяца, благодаря внедренному процессу еженедельного
прогнозирования продаж и затрат скользящим образом на 5 недель вперед
Закладки
Единый временной расклад – по дням Прогноз по EBITDA
на текущий месяц

12. 12© ООО «СМАРТ Персон» www.smart-person.ru
Факт и прогноз по валовому объему продаж (выручке)
Возможность динамически задавать целевые значения одних показателей через другие –
цель по выручке определяется из согласованных прогнозов по продажам
Прогноз по выручке
(динамически назначаемое целевое значение)
Зона допустимого отклонения
Факт

13. ОПТИМИЗАЦИЯ ПРОЦЕССОВ ПРОГНОЗИРОВАНИЯ
СПРОСА, РАСЧЕТА ЦЕЛЕВЫХ УРОВНЕЙ ЗАПАСОВ,
ПЛАНИРОВАНИЯ ПРОИЗВОДСТВА;
КОНТРОЛЛИНГ ЭФФЕКТИВНОСТИ УПРАВЛЕНИЯ
ТОВАРНЫМ ЗАПАСОМ
Сандер-Логистик (дистрибуция чая и продуктов питания)
и
РОК-1 (производство рыбы отличного качества)
© ООО «СМАРТ Персон» www.smart-person.ru 13

14. 14
Что увидели на этапе диагностики? Пример №1:
как обычно – излишние запасы и потери продаж
0.00
5.00
10.00
15.00
20.00
25.00
30.00
8/1/15
8/3/15
8/5/15
8/7/15
8/9/15
8/1…
8/1…
8/1…
8/1…
8/1…
8/2…
8/2…
8/2…
8/2…
8/2…
8/3…
9/2/15
9/4/15
9/6/15
9/8/15
9/1…
9/1…
9/1…
9/1…
9/1…
9/2…
9/2…
9/2…
9/2…
9/2…
9/3…
10/…
10/…
10/…
10/…
10/…
10/…
10/…
10/…
10/…
10/…
10/…
10/…
10/…
10/…
10/…
Запас в днях покрытия спроса
0.00
200,000.00
400,000.00
600,000.00
800,000.00
1,000,000.00
1,200,000.00
8/1/15
8/3/15
8/5/15
8/7/15
8/9/15
8/11/15
8/13/15
8/15/15
8/17/15
8/19/15
8/21/15
8/23/15
8/25/15
8/27/15
8/29/15
8/31/15
9/2/15
9/4/15
9/6/15
9/8/15
9/10/15
9/12/15
9/14/15
9/16/15
9/18/15
9/20/15
9/22/15
9/24/15
9/26/15
9/28/15
9/30/15
10/2/15
10/4/15
10/6/15
10/8/15
10/10/15
10/12/15
10/14/15
10/16/15
10/18/15
10/20/15
10/22/15
10/24/15
10/26/15
10/28/15
10/30/15
Недовозы, руб.
остаточный срок годности
целевой уровень запасов

15. Пример №2. Всё то же:
«Грузимся под самую крышу, …
41395 41426 41456 41487 41518 41548 41579 41609 41640 41671 41699 41730
Уровень обслуживания 0.88 0.94 0.95 0.95 0.93 0.92 0.93 0.95 0.91 0.96 0.95 0.95
0.84
0.86
0.88
0.9
0.92
0.94
0.96
0.98
Уровеньобслуживания(доля
исполненногоспроса
клиентов)
Уровень обслуживания по месяцам
41395 41426 41456 41487 41518 41548 41579 41609 41640 41671 41699 41730
Средние запасы в днях продаж Цезарь 262 374 146 222 281 118 79 162 368 108 109 570
Целевое значение запасов 14 14 14 14 14 14 14 14 14 14 14 14
0
100
200
300
400
500
600
Среднемесячные запасы в усредненных днях продаж
а все равно не хватает»
15

16.  Сокращение общего уровня запасов
~18% при неизменном уровне
обслуживания
 за счёт избавления от лишних запасов по
товарам, находящимся под контролем
отдела закупок
 Что означает снижение
среднемесячной стоимости запасов
на ~63 млн. рублей (с 353 млн. руб.
до 290 млн. руб.) при поддержании
того же объёма продаж
16© ООО «СМАРТ Персон» www.smart-person.ru
Ожидаемые результаты - количественные
фев-апр
Ср/мес.
стоимость
всех
запасов,
млн.руб
Ср/мес.
стоимость
запасов под
контролем
отдела закупок,
млн.руб
-20% от
запасов под
контролем
отд.закупок,
млн.руб
Ожидаемая
ср/мес.
стоимость
всех
запасов,
млн.руб
Склад 1 128 120 -24 104
Склад 2 225 197 -39,4 185,6
ВСЕГО 353 317 -63,4 289,6
Склад 1
Склад 2

17. © ООО «СМАРТ Персон» www.smart-person.ru 17
Обзор предложенных рекомендаций
Эффективность
по запасам и
закупкам
Регламент единого
«сквозного»
процесса (от
прогноза до
отгрузки)
Методика расчета
Страхового запаса
и Размера закупки
Автоматизация
ключевых функций
Методики и
«сквозного»
Процесса Ключевые
показатели,
аналитика и
мотивация по ним
Дополнительные
рекомендации:
• модель
прогнозирования
• консолидация закупок
• правила ввода/вывода

18. © ООО «СМАРТ Персон» www.smart-person.ru 18
Пример показателей для управления запасами
по должностям

19. Модуль мониторинга и анализа для управления
запасами (1 из 2)
Назначение – мониторинг ключевых показателей предприятия (заказы, запасы, недовозы и др.) и
их анализ за счет расширенных настроек и возможностей визуализации

20. Модуль мониторинга и анализа для управления
запасами (2 из 2)
20
Вывод: существующий фактический остаток ГП и ПФ на складах значительно превышает
расчетный уровень запаса и объем заказов на отгрузку готовой продукции
Данный вид мониторинга позволяет следить за корректностью управления запасами в
совокупности: фактический запас в сравнении с рекомендуемым и уровень потерь из-за
отсутствия нужных позиций в достаточном объеме

21. ВНЕДРЕНИЕ СТРАТЕГИЧЕСКОГО ПЛАНИРОВАНИЯ
И МОТИВАЦИИ ТОП-МЕНЕДЖЕРОВ
Фабрика Софья (производства интерьерных дверей)
© ООО «СМАРТ Персон» www.smart-person.ru 21

22. © ООО «СМАРТ Персон» www.smart-person.ru 22
Стратегическое планирование и операционный
контроллинг для управления и мотивации
KPI формирует понимание целей
на всех уровнях Компании
4
Основной процесс состоит из состоит из состоит из состоит из
Сценарийпринадле...принадле...принадле...принадле...принадле...принадле....принадле...
Заключение
сделки
Подготовка к
заключению
сделки
Сопровождение
сделки
Сопровождение
сделки
Сопровождение
сделки
Завершение
сделки
Завершение
сделки
Завершение
сделки
Исполнение
сделки
Сопровождение
сделки
К срочным кредитам
относятся кредиты:
на 1 день; на 2-7 дней
8-30 дней; 31-90 дней
91-180 дней; 181-1 год
1 год -3 года; свыше 3 лет
Срочные кредиты
для кредитных
организаций
Кредитные
линии для
кредитных
организаций
Срочный кредит
для Центрального
Банка
Анализ рынка и
выбор контрагента
Анализ рынка и
выбор контрагента
Подготовка к
заключению
сделки по срочным
кредитам
Подготовка к
заключению
сделки по кредитным
линиям
Заключение
сделки по срочным
кредитам
Заключение сделки
по кредиту для
Центрального
Банка
Заключение
сделки по
кредитным
линиям
Исполнение
сделки по срочным
кредитам
Исполнение
сделки по кредиту
для Центрального
Банка
Исполнение
сделки по
кредитным
линиям
Пролонгация
Договора
Пролонгация
Договора
Завершение
сделки
Анализ
контрагента
Пролонгация
Договора
Стратегическое
планирование
Производство
продукта
Управление
дебиторской
задолженностью
Оформление и
выставление счетов
Стратегический
контроллинг
Принятие решений
по реализации
стратегии
Долгосрочное
прогнозирование
и перспективный
анализ рынка
Раработка
ивестиционной
программы
Разработка годового
бизнес-плана
и бюджета
Управленческий
учет
Контроль, анализ
эффективности
деятельности
и принятие решений
Процессы развития
Разработка/
изменение
продуктов
Оперативне
планирование
производства
Основные процессы
Закупка материалов
и комплектующих
Управление
продажами и
прием заказов
Вспомогательные процессы
Управление СМК
Управление
финансами и
казначейство
Бухгалтерский и
налоговый учет
Управление ИТ
Управление
персоналом
Управление
безопасностью
АХО и транспортное
обеспечение
Делопроизводство
Управление закупкой
оборудования,
работ и услуг
Техническое
обслуживание и
ремонт
оборудования (ТОРО)
Юридическое
обеспечение
деятельности
Охрана труда и
обсепечение
безопасности
производства
Метрологическое
обеспечение
производства
Управление
изменениями
и улучшениями
Управление охраной
окружающей среды
Управление
связями с
общественностью
Управление
материальными
ресурсами и
логистика
Управление проектами
капитального
строительства
и ТПиР
Исследование рынка
и нужд потребителей
Продвижение новых
бренда и продукции
Процессы управления
Разработка /
совершенствование
бренда
Изучение новых
технологий
Разработка и реализация
единого плана
взаимодействия с дилерами
Прогнозиирование
спроса
Планирование
продаж и операций
на год
Объемно-календарное
планирование
на месяц/квартал
Транспортировка,
складирование
и отгрузка
готовой продукции
Поиск
источников сырья
заключение контрактов
с поставщиками
Стимулирование
продаж
Сбор и
систематизация
идей
Совершенствование
процессов
Прогнозирование
потребности в
сырье и материалах
Возвраты и
управление
рекламациями
Формирование
социального пакета
для сотрудников
Управление
ассортиментом и
жизненным циклом
продукта
В04
Открытие
лицевых счетов
Счета для
контрагента
не найдены
Модуль
LD
ИБС ABRAXSYS
Ответственный
за заведение
сделки
Книга открытых
лицевых счетов
Заявление на
открытие
контрагента
Заведение
контрагента
SDCUS
Утвержденный
Данные о
контрагенте
Составление
заявления на
открытие
контрагента
Заявление на
открытие
контрагента
составлено
Утвержденный
ИБС ABRAXSYS
Заведение
лицевого
счета
SDLOC
Составление
заявление на
открытие
счета
Заявление на
открытие
счета
Заявление на
открытие счета
составлено
Счета для
контрагента
найдены
Утвержденный
Ввод данных по
сделке в систему
ABRAXSYS
Данные о
контрагенте
Заявление на
открытие
счета
Контрагент
есть
Контрагента
нет
Заведение
контрагента в
ИБС "ABRAXSYS"
Ответственный за
открытие в ИБС
клиентов и
лицевых счетов
Данные о
контрагенте
Заключение
сделки по срочным
кредитам
Сделка
заключена
Сделка
исполнена
Сопровождение
сделки по срочным
кредитам
Тикет
ИБС ABRAXSYS
Тикет
Тикет
Поиск
контрагента в
ИБС ABRAXSYS
ИБС ABRAXSYS
Контрагент
заведен в
ИБС "ABRAXSYS"
Поиск лицевых
счетов
контрагента
Ответственный
за заведение
сделки
Ответственный
за заведение
сделки
Заявление на
открытие
контрагента
Ответственный за
открытие в ИБС
клиентов и
лицевых счетов
Ответственный
за заведение
сделки
Книга открытых
лицевых счетов
Счета
открыты
Ведомость
открытых
лицевых счетов
Ответственный
за заведение
сделки
ИБС ABRAXSYS
Данные по
сделке
Выписки
по лицевым
счетам
205-Пчасть II
Rel. perspecti... Cause-and-effect
S...PerspectivePerspectivePerspectivePerspective
Финансы
Рынки
Внутренняя
эффективность
(процессы)
Развитие
(технологии,
системы,
люди...)
Повышать
норму
прибыли
Повышать размер
чистой выручки
Повышать
долю продаж
продуктов
с высоким уровнем
маржинального
дохода
Обеспечивать
заданный уровень
стоимости капитала
Улучшать
денежный поток
компании
Повышать
объемы продаж
внутри страны
Повышать
качество
каналов сбыта
Повышать
объемы продаж
на экспорт
Повышать
качество экспортных
каналов продаж
Создавать
наибольшую
потребительскую
ценность
продаваемых
продуктов и услуг
Формировать
доверительные и
обоюдовыгодные
отношения с
конкурентами
Улучшать
стратегическое
партнерство с
ключевыми
поставщиками
Улучшать
стратегическое
партнерство с
ключевыми
заказчиками
Повышать
эффективность
рекламы и PR
Снижать уровень
неоправданных потерь
в продажах и цепи
поставок
Создать эффективный
непрерывный процесс
годового
планирования продаж
и операций
Улучшать
сервисную модель
Повышать точность
прогноза продаж
Повышать качество
исходных данных
Повышать
эффективность
системы продаж
Повышать гибкость
цепи поставок
Повышать
эффективность
обслуживания
клиентов
Повышать
эффективность
основных процессов
Повышать
эффективность
вспомогательных
процессов
Повышать
эффективность
системы
мотивирования
персонала
Обеспечивать
современные условия
труда
Расширять круг
применяемых
технологий,
направленных на
повышение
эффективности
Повышать
эффективность
обучения персонала
Повышать
эффективность
планирования и
подбора персонала
Развивать технологии
оценки поставщиков и
качества их работы

23. © ООО «СМАРТ Персон» www.smart-person.ru 23
Автоматизация контроллинга
на всех уровнях управления
СнабжениеПроизводство
Оказание услуг Продажи
БюджетФинансы
Персонал
Логистика
Стратегия
Мотивация

24.  Благодарю за внимание
 Ваши вопросы, пожалуйста
24© ООО «СМАРТ Персон» www.smart-person.ru