Sosiaalinen Intranet -seminaari 8.5.2014, Aino Heiska ja Jarkko Waari, Ambientia

1. Sosiaalinen intranet
johtamisen työkaluna
Sosiaalinen intranet -seminaari 08.05.2014
19.5.2014 www.ambientia.net 1

2. Hauska tavata!
Aino Heiska
Consultant, Social
Intranet Expert
19.5.2014 www.ambientia.net 2
Jarkko Waari
AD, Concept
Designer

3. Kolme väitettä
sosiaalisesta intranetistä
johtamisen työkaluna
19.5.2014 3www.ambientia.net

4. #1
Sosiaalinen intranet on
suunniteltava niin, että se
tukee liiketoiminnan
tavoitteita
19.5.2014 4www.ambientia.net

5. ”Meidän työntekijöillä on jo
Facebook-ryhmä, jossa voi
keskustella”
19.5.2014 5www.ambientia.net

6. Avoimuus ja yhteisöllisyys eivät
ole itseisarvoja
19.5.2014 6www.ambientia.net

7. Työtapana workshopit
28.6.2013 www.ambientia.net 7
Mikko @Turun ja Kaarinan seurakuntayhtymä 18.09.2012

8. 19.5.2014 8
TAVOITTEET

9. Tavoitekartta
19.5.2014 www.ambientia.net 9
Uusi
Intranet
Yhteishengen
parantaminen
Tiedonkulun
parantaminen
Ajankäytön
tehostaminen
- Avoimuus
- Kehu työkaveri päivässä
- Tee aloite-kanava
- Vapaampi / kevyempi
uutisointi
- Harrastuskerhot,
kirpparipalstat
- Jokaisella lisäys /
muokkaus ja
kommentointioikeudet
- Tykkäystoiminto
- Tee aloite-kanava
- Gamifikaatio
- Yksinkertainen rakenne
- Ennakoiva haku
- Ohjeet ja käytännöt
- Yrityksen
esittelymateriaalit
- Tiedotteet,
blogikirjoitukset
- Käynnissä olevat
kampanjat
- RSS-feedit
- Hätä- ja
virheilmoitukset
- RSS Out mobiiliin
- Lync-yhteiskäyttö
- Työryhmät ja
projektit
- Usein kysyttyä
- Hyvät ja huonot
käytännöt
Saavuttaa
kaikki 24/7
Ajantasaisuus
Lisää yhden-
vertaisuutta
Tieto helposti
löydettävissä
Yhdistää
ihmisten tietoja
Keskustelu-
kulttuurin
kehittäminen
Työtyytyväisyys
Tehokkuus
Tietoisuus

10. #2
Sosiaalinen intranet on
tehokas johtamisen työkalu,
jos johto osaa ja uskaltaa sitä
hyödyntää
19.5.2014 10www.ambientia.net

11. Tieto on valtaa
Tiedon jakaminen on valtaa
19.5.2014 11www.ambientia.net

12. 19.5.2014 12www.ambientia.net

13. 19.5.2014
Jonna Johtaja 21.11.2013, kello 12:30
Syksyllä mietitään asioita uudelleen. YT-neuvottelut
käynnistyvät esimiesten johdolla
50 kommenttia
VIRALLISET
Arto Asiantuntija 21.11.2013, kello 12:42
Onko ahneudella mitään rajaa?!? Laitetaan porukkaa pihalle
ja lappua luukulle vaikka myynti on vain kasvanut!
1 vastaus
Emmi Esimies 21.11.2013, kello 12:50
Tarkoitus on parantaa kannattavuutta, jotta myymälöitä ei
suljettaisi. Katsotaan ensin mitä voidaan tehdä, ei kannata vielä
huolestua.
www.ambientia.net 13
Vastaa

14. Ambientian johdosta sanoo
sosiaalisen intranetin
merkittävästi edesauttaneen
yhteishengen ja ilmapiirin
kohentamista
19.5.2014 www.ambientia.net 14
50 %

15. 19.5.2014
Emmi Esimies:
@Arto hyppäsi auttamaan meidän omaan blogiin blogahduksen
julkaisussa kun ei tunnukset toiminut. Tuli sellainen ”asiakas on
kuningas” fiilis Arton avustaessa skypen kautta 
KEHU TYÖKAVERI PÄIVÄSSÄ
Ismo IT-mies:
Arto rokkaa aina! 
Jonna Johtaja:
www.ambientia.net 15
Vastaa
Vastaa
Vastaa

16. #3
Onnistunut intranet
suunnitellaan
käyttäjälähtöisesti; johto
yhtenä käyttäjäpersoonana
19.5.2014 16www.ambientia.net

17. ”Meidän johtajia on mahdoton
saada osallistumaan intrassa,
koska ei niillä ole aikaa
sellaiseen”
19.5.2014 17www.ambientia.net

18. Intranetin käyttämisen pitää olla
käyttäjälle
hyödyllistä, hauskaa
tai muuten houkuttelevaa
19.5.2014 18www.ambientia.net

19. Ambientian johdon mukaan keskeisiä heidän
kokemiaan hyötyjä ovat olleet
muilla toimistoilla työskentelevien
ihmisten tavoittaminen,
palautteen saaminen
sekä kysymyksiin vastaaminen
19.5.2014 www.ambientia.net 19

20. PERSOONAT JA TILANTEET
19.5.2014 20

21. Suunnittelun apuna
19.5.2014 www.ambientia.net 21
Käyttäjäkyselyt Haastattelut Tilastot ja
trendit
Analytiikka

22. Kohderyhmät
Uusi
intranet
Uudet
työntekijät
HR
IT
Viestintä
Esimiehet
Ylin johto
Myynti ja
markkinointi
Asiantuntijat
…
19.5.2014 www.ambientia.net 22
1. Ylläpidollinen moderointi
2. Fasilitaattori
4. Tiedon tuottaja
8. Tiedon hyödyntäjä
7. Tiedon markkinoija
6. Tiedon rikastaja
5. Tiedon jalostaja
3. Tiedon ylläpitäjä

23. Jonna Johtaja 1/3
• Titteli / Ammatti: CEO
• Ikä: 40v
• Sijainti: Espoo
• Vapaa-ajalla: Frisbee-golf,
sisustaminen, oman firman jutut
• Motivaatio saapua sivustolle:
Haluaa olla kartalla siitä, mitä
organisaatiossa tapahtuu. Valmiina
kommentoimaan asiantuntijoiden
kirjoituksia.
Rooli: Tiedon markkinoija
”Vielä
kerkeän
hoitamaan
tän yhden
pikkujutun.”
19.5.2014 www.ambientia.net 23
Kohderyhmä: Ylin johto

24. Jonna Johtaja 2/3
Tärkeimmät tavoitteet:
- Virallisten uutisten kirjoittaminen
- Osallistuminen keskusteluun
kommentoimalla
- Verkostoituminen
- Jory-työskentely
Suurimmat haasteet:
- Kiireinen, mutta haluaa silti olla vähän
kaikessa mukana
- Kiireessään äkkipikainen ->
huolimattomuusvirheitä tiedotuksissaan
ja kommenteissaan, joihin ”sisäiset
trollit” tarttuvat ja ymmärtävät
tarkoituksellisesti väärin.
- Uutissyöte päivittyy intrassa niin
nopeasti, että osa tärkeistä asioista
menee ohi
Miten autamme…poistamaan haasteet? …saavuttamaan tavoitteet?
Nopeutetaan tiedotteen lisäämistä tarjoamalla Lisää-nappi heti etusivulle. Tarjotaan
esikatselu-ominaisuus ennen tiedotteen julkaisua. Asiasanoitetaan tiedotteita
tehokkaammin, esim. viralliset, vapaalla, blogikirjoitukset, hyvät käytännöt jne., jolloin
voidaan nostaa erilaisia tiedotepalstoja erikseen ja parannetaan löydettävyyttä.
19.5.2014 www.ambientia.net 24

25. Millä termeillä / aihesanoilla
etsii:
- Puhelinluettelo
- Muistion päivämäärällä
- Frisbee-golfkerho
- Tapahtumat
Emme halua, että persoona:
- Joutuu käyttämään liikaa
aikaa tiedon etsimiseen
Oma verkosto
- Jory
- Esimiehet ja projektipäälliköt
- HR
- Talous
Milloin, missä ja millaisilla
laitteilla työskentelee
- Käyttää intraa työn ohessa
- Oma laptop, smartphone
- Töissä, kotona, työmatkalla
19.5.2014 www.ambientia.net 25
Tykkää
- Sosiaalisista ominaisuuksista
Ei tykkää
- Sisäisestä ”liejutuksesta”
- Hankalista ja hitaista
järjestelmistä
Jonna Johtaja 3/3

26. 19.5.2014 www.ambientia.net 26
Jonna etsii uutista
etusivun tiedotteiden
joukosta, mutta toteaa
tuoreempien asioiden
pudottaneen uutisen pois
etusivulta.
Haluaa tarkistaa taloustietoa tiedotteesta.
1.
Muistelee milloin tiedote
tuli ulos, ei muista.
Menee selaamaan
tiedotearkistoa.
2.
Jonna skrollaa
tiedotelistaa, jossa
pötkössä kaikki sisäiset
tiedotteet. Alkaa
turhauttaa!
3.
Jonna löytää
tiedotteen ja avaa
tiedotteen.
4.
Jonna löytää
tarvitsemansa tiedon,
mutta aikaa kului 5
minuuttia.
5.
Tilanne:

27. 19.5.2014 www.ambientia.net 27
Haluaa tarkistaa taloustietoa tiedotteesta.
1.
Jonna napsauttaa
etusivulta tiedotteiden
asiasanoista ”Talous”,
jolloin listautuu kaikki
talouteen liittyvät
tiedotteet
2.
Tiedote löytyy
ensimmäisten joukosta.
Jonna avaa tiedotteen.
3.
Jonna löytää
tarvitsemansa tiedon,
aikaa kului 10 sekuntia.
Tilanne (ihanne):
Ajankäytön
tehostaminen
Tiedonkulun
parantaminen
Vastataan
tavoitteisiin:

28. Konseptisuunnittelun vaiheet
MIKSI?
Selvitetään tavoitteet.
Miksi tehdään?
KENELLE?
Tunnistetaan
loppukäyttäjät ja
tärkeimmät
käyttötilanteet
MITEN?
Informaatioarkkitehtuuri
/ suunnitelma tiedon
löydettävyyteen
MILLAINEN?
Paperiprotot /
Suunnitellaan ja
mallinnetaan
käyttöliittymä
MILLAINEN?
Visualisoidaan lopputulos
Loppukäyttäjätestaus
15.11.2013 www.ambientia.net 28

29. KÄYTTÄJÄTESTAUS
19.5.2014 29

30. Jos johto ei ole
sosiaalisessa intranetissä
aktiivisessa roolissa tai näe sen merkitystä,
vika on todennäköisesti jossakin näistä:
a) Intranet on liiketoiminnasta irrallinen
keskustelufoorumi tai materiaaliarkisto
b) Johtajia ei ole huomioitu suunnittelussa
käyttäjäryhmänä
c) Johto ei tiedä mitä ihmisten johtaminen on..
19.5.2014 www.ambientia.net 30

31. Juha.aaltonen@ambientia.fi