Dokumen tersebut membahas perencanaan pelaksanaan event, mulai dari dasar-dasar pengelolaan event, tujuan komunikasi pemasaran melalui event, unsur-unsur penting dalam perencanaan seperti 5W+1H dan unsur pemasaran (produk, harga, tempat, promosi, publikasi), serta tugas-tugas yang perlu dilakukan seperti menentukan tema, waktu, lokasi, tujuan, bentuk pelaksanaan, mitra kerja, target audi

1. PERENCANAAN
EVENT

2. Dasar Pengelolaan event
• Event itu menjual ide
• Ide yang di wujudkan ke dalam sebuah konsep
event
• Konsep yang dapat dinyatakan dan mampu
untuk dilaksanakan
• Konsep tersebut dapat diterima oleh semua
pihak yang terlibat dalam event

3. 5W + 1H
Why - Alasan kenapa event di laksanakan
- Jelaskan Latar Belakang event
-- Manfaat event
What Event apa?
Ketepatan event dengan audience,
Ketepatan event dengan problem atau konteks permasalahan
Who - Target sasaran
--Nasional/regional/lokal
-- audience? Segementasi?
-- ketepatan event bagi audience / segementasi produk/perusahaan
When Waktu yang tepat– jam, hari, bulan tahun—
Ketepatan waktu bagi audience
Penjadwalan
Where Tempat yang tepat
Ketepatan tempat bagi audience
Keunikan tempat
Kenyamanan, keamanan , akses transportasi, dll

4. Event & Komunikasi Pemasaran
• Komunikasi pemasaran dinyatakan sebagai
kegiatan komunikasi yang ditujkan untuk
menyampaikan pesan kepada pasar atau
khalayak sasaran melalui berbagai saluran

5. 5 P pada pemasaran event
• Product
1. apa latar belkangnya sehingga ingin
melaksanakan event?
2. Apa manfaatnya produknya?
3. Apa keunikan produknya

6. 2. Price
• Apa falsafah keuangan perusahaan?
• Apa yang dimaksud dengan biaya bisniss?
• Bagaimana dampak keuangan bagi target
audiensnya

7. Place
Beberapa yang dapat diperhatikan:
1. Perkiraan mereka yang akan hadir dan kemudahannya mencapai
lokasi event
2. Ketersedian tempat parkir bagi hadirin yang membawa kendaraan
3. Kharisma lokasi penyelenggaraan
4. Kemudahan/kepraktisan untu menyediakan logistik event
5. Atraksi/infrastruktur di sekitar lokasi sebagai acara tambahan
6. Tingkat kecocockan lokasi dengan event
7. Keamanan bagi hadirin
8. Ketersedian akses transportasi
9. Ketersedian ruang (rapat, inap, dll)
10. dll

8. Promosi
• Iklan
• Publikasi
• Penjualan langsung
• Promosi penjualan

9. Public Relations
• Berita di media (berorientasi informasi)
• Publikasi (berorientasi promosi)
• Sarana media (foto, biografi, siaran pers, brosur,
selebaran, jadwal, siaran khusus, ungkapan misi,
aktivitas terteentu
• Telepon, faks, email
• Siaran khusus di radio atau televisi
• Penyebaran fotokopi pidato
• Pemutaran video
• Penggunaan audio visual
• Undangan/karcis tanda masuk

10. Positioning
• Pemasaran event sangat tergantung pada
ketepatan positioning produk
• Positioning merupakan strategi penetapan
kebutuhan konsumen yang bisa dipenuhi oleh
event yang akan diselenggarakan
• Penetapan ini biasanya di lakukan berdasarkan
intuisi, riset, maupun evaluasi

11. Tugas
• Perusahaan
• Di bidang:
• Produk
• Segmentasi/konsumen/audience:
• Logo:
• Statement positioning:
• Jargon
• Filosofis pelayanan:

12. Tugas
1. Apa tema event yang cocok dan sedang tren
2. Kapan waktu yang tepat untuk event semacam itu?
3. Dimana tempat event diadakan
4. Apa tujuan dan alasan mengadakan event tersebut?
5. Bagaimana bentuk pelaksanaan event
6. Organisasi atau lembaga mana yang akan diajak
bekerja sama?
7. Siapa saja yang dapat diharapkan menjadi target
audiensnya
8. Darimana saja sponsor yang kira-kira bisa
memberikan dukungan untuk event tersebut?

13. 1. Siapa danberapa banyak SDM / Tim yang kan
dilibatkan dalam event
2. Bagaimana dengan ketersediaan dana untuk modal
awal yang diperlukan dan berapa perkiraan jumlah
biaya pelaksanaan event tersebut
3. Bagaimana cara pemasarannya?
4. Bagaimana bentuk promosi dan publikasinya?
5. Siapa supplier yang akan diminta untuk membantu
seperti sounsystem, partisi, perelengkapan lainnya
6. Bagaimanaprogram acara dan siapa yang ikut serta
dalam acara tersebut
7. Bagaimana soal keamanan untuk event tsb? Apakah
perlu melibatkan kepolisian atau petugas keamanan
setempat saja dan lain sebagainya d