1. DirkDausy
Project Manager
Tel. dir: +32 3 451 32 42
ddausy@aurelium.be
Aurelium NV
Kontichstraat 177
2650 Edegem
www.aurelium.be
Tel.: +32 3 457 57 77
Fax: +32 3 457 70 07
Richtlijnen
gebruik Outlook
Uw Aurelium NV contactpersonen
Network Consultant David Verwerft
Account Management Raf Celis
Internal Sales Bas Bruyninckx
Engineer Wim Matthyssens
Engineer (backup) Michael Van Kerckhoven

2. 1. Inhoudsopgave
1. Inhoudsopgave ............................................................................................................2
1. Basisregels gebruik mail ............................................................................................3
1.1. Korte en niet dringende e-mailberichten ...................................................................... 3
1.2. Geen grote bijlagen / attachments................................................................................ 3
1.3. Onderwerp vermelden .................................................................................................. 3
1.4. Oppassen met opgemaakte tekst ................................................................................. 4
1.5. Correspondenten (To/Aan, CC en BCC) ...................................................................... 4
1.6. Ontvangst- en leesbevestiging ..................................................................................... 4
1.7. Signature of handtekening ............................................................................................ 4
1.8. Afwezigheids- of Out of Office boodschap ................................................................... 4
1.9. Mailbox opruimen ......................................................................................................... 5
1.10. Volgorde van acties bij verzenden van e-mail .............................................................. 5
2. Basisregels gebruik agenda .......................................................................................6
2.1. Rechten op agenda ...................................................................................................... 6
2.2. Correct kleurengebruik ................................................................................................. 6
2.3. Onderwerp en locatie vermelden.................................................................................. 6
2.4. Begin en eindtijd ........................................................................................................... 6
2.5. Terugkerende of recurring afspraken ........................................................................... 7
2.6. Vergaderverzoeken of Meeting Requests .................................................................... 7
2.7. Personaliseren van je agenda ...................................................................................... 7
Pagina 2 van 7
BTW BE 0432.039.681 – RPR. Antwerpen

3. 1. Basisregels gebruik mail
1.1. Korte en niet dringende e-mailberichten
 E-mail is niet bedoeld voor lange verhalen of dringende berichten (telefoon).
 Probeer een bericht binnen maximaal 20 of 30 regels te houden (leesvenster).
 Indien het bericht langer is, is het wellicht beter om dit als bijlage te versturen (Word,
1
PDF , Excel, …).
1.2. Geen grote bijlagen / attachments
Kleine tekstdocumenten kunnen beter in het e-mail bericht zelf geplaatst worden dan in een
bijlage. Dit voorkomt het apart openen van bv. Word en scheelt niet alleen tijd, maar ook de
grootte van zo'n e-mail is kleiner dan een aparte bijlage.
2
Hou bijlagen/attachments beperkt qua aantal en grootte, 10 Mb is het absolute maximum.
Om de bestandsgrootte te verkleinen kan u grote bestanden eventueel
inpakken/comprimeren (Windows, Winzip, Winrar, …).
3
Grote bestanden die u aan externen wil beschikbaar stellen kunnen eventueel op een FTP
4
server geplaatst worden, je hoeft dan enkel de URL (internet adres) en een login en
paswoord aan de correspondent te bezorgen.
1.3. Onderwerp vermelden
Elke mail die verstuurd wordt dient een kort en duidelijk omschreven onderwerp te hebben
zodanig dat de ontvanger op basis van dit onderwerp al een goed idee heeft waarover het
gaat.
Zonder een onderwerp of subject bestaat de kans dat uw e-mail niet wordt gelezen of zelfs
wordt verwijderd door de ontvanger, virusscanners of antispam programma's.
Maak bij voorkeur ook onderscheid tussen interne mail en mail die het bedrijf mag verlaten.
Voorbeelden:
 Intern – Jan Peeters: Arbeidsongeval
 Bedrijfsnaam – Klantnaam: Voorstel samenwerkking
Als je een nieuw onderwerp in een e-mail wil behandelen (reply/forward), verander dan het
onderwerp of subject van de mail of start een nieuwe mail, anders is het voor de ontvangers
onduidelijk waarover de mail gaat.
1
PDF: Portable Document Format
2
Mb: Megabyte
3
FTP: File Transfer Protocol
4
URL: Uniform Resource Locator
Pagina 3 van 7
BTW BE 0432.039.681 – RPR. Antwerpen

4. 1.4. Oppassen met opgemaakte tekst
5 6
RTF of HTML mail zoals dit standaard staat ingesteld in Outlook is niet de wereldwijde e-
mail standaard en kan niet door elk e-mail programma op dezelfde manier worden gelezen.
Sommige e-mail programma’s vertalen/interpreteren de RTF of HTML codes niet en tonen ze
als gewone tekst (plaintext).
Om er zeker van te zijn dat de lay-out van een bepaald document of verslag behouden blijft
kan deze best als bijlage (Word/PDF) verstuurd worden.
7 8
1.5. Correspondenten (To/Aan, CC en BCC )
Vul de bestemmelingen pas in net voordat je de mail verstuurt, zo verklein je de kans dat je
onderwerp of bijlagen vergeet toe te voegen of een mail verstuurt die nog niet helemaal
afgewerkt is.
Bedenk goed aan wie je een e-mail adresseert en zet geen onnodige mensen in één van de
bestemmelingvelden, zo voorkom je overbodige informatiestromen.
Een wereldwijd aanvaarde ongeschreven “e-mailwet” zegt dat enkel van mensen in het
To/Aan-veld een (re)actie kan verwacht worden. Mensen in CC of BCC worden enkel
informatief op de hoogte gebracht.
Beperk, zeker voor interne communicatie, het gebruik van het BCC veld, dit wordt heel snel
geïnterpreteerd als “achterklap”.
1.6. Ontvangst- en leesbevestiging
Een ontvangstbevestiging of return receipt is handig om te kijken of een e-mail is ontvangen,
maar eigenlijk overbodig omdat e-mail in 99,99% van de gevallen gewoon aankomt. Mocht je
9
e-mail niet aankomen, krijg je als verzender in principe een foutmelding (NDR ) terug.
Gebruik leesbevestigingen alleen bij zeer belangrijke e-mailberichten. Hou er wel rekening
mee dat de correspondent er voor kan kiezen om deze bevestiging niet terug te zenden.
Overmatig gebruik van leesbevestigingen zorgt voor extra e-mailverkeer en –verwerking en
kan zeer storend overkomen bij je correspondenten.
1.7. Signature of handtekening
De beleefdheid gebied dat je elke e-mail ondertekent met een e-mailhandtekening.
Indien je een e-mail in een andere taal verstuurt, pas dan ook de afsluitzin in je e-
mailhandtekening aan (Kind regards / Bien à vous).
1.8. Afwezigheids- of Out of Office boodschap
Indien je een volledige dag of langer afwezig bent en gedurende deze periode je mail niet
kunt behandelen, is het aangewezen om een afwezigheids- of Out of Office boodschap te
5
RTF: Rich Text Format
6
HTML: HyperText Markup Language
7
CC: Carbon Copy
8
BCC: Blind Carbon Copy
9
NDR: Non Delivery Report
Pagina 4 van 7
BTW BE 0432.039.681 – RPR. Antwerpen

5. laten sturen naar mensen die je een mail sturen, zodat ze weten dat ze gedurende je
afwezigheid geen (re)actie mogen verwachten.
1.9. Mailbox opruimen
Schoon regelmatig volgende folders op om de grootte van je mailbox onder controle te
houden:
 Deleted of verwijderde items
 Junk E-mail of Ongewenste mail
Een handige functionaliteit om de grootte van je mailbox onder controle te houden is terug te
vinden bij:
 Nederlands: Extra/Postvak opruimen
 Engels: Tools/ Mailbox Cleanup
1.10. Volgorde van acties bij verzenden van e-mail
Om er zeker van te zijn dat er niets over het hoofd gezien, raden we aan om bij het
verzenden van een e-mailbericht onderstaande volgorde te respecteren:
1. Onderwerp invullen/wijzigen
2. Bijlage toevoegen
3. E-mailbericht opmaken en nalezen
4. Bestemmeling(en) invullen
Door gebruik te maken van bovenstaande tips zal je merken dat e-mail sneller, efficiënter
maar vooral leesbaarder wordt voor iedereen.
Pagina 5 van 7
BTW BE 0432.039.681 – RPR. Antwerpen

6. 2. Basisregels gebruik agenda
2.1. Rechten op agenda
Geef via Extra/Opties/Gemachtigden of Tools/Options/Delegates alle medewerkers
leesrechten op je agenda, zo kan het inplannen van interne vergaderingen een heel stuk
efficiënter en sneller gebeuren. De eenvoudigste manier is om dit via mailgroepen te doen
(bvb:”Iedereen”), zo krijgen ook nieuwe medewerkers automatisch leesrechten.
Afspraken met “gevoelige informatie kunnen als private of persoonlijk aangeduid worden. Het
onderwerp en de inhoud van de afspraak is dan niet leesbaar voor andere medewerkers.
2.2. Correct kleurengebruik
 Paars: Niet aanwezig of Out of office: een afspraak buitenhuis of een afwezigheid
(vakantie, ziekte, …).
 Blauw: Bezet of Busy: een interne vergadering of taak waar tijd voor gereserveerd dient
te worden, die op een bepaald tijdstip moet uitgevoerd worden en waar men in principe
niet bij gestoord mag worden
 Gearceerd: Voorlopig bezet of Tentative: een vergaderverzoek of meeting request dat
nog niet of onder voorbehoud werd geaccepteerd.
 Blanco: Vrij of Free: Een taak die tijd in beslag neemt, maar niet op een bepaalde dag
dient uitgevoerd te worden en op een ander moment kan uitgevoerd worden.
2.3. Onderwerp en locatie vermelden
Steeds een duidelijk onderwerp ingeven. Bij afspraken of vergaderingen buitenhuis ook de
hoofdcontactpersoon en zijn telefoonnummer vermelden in het onderwerp.
Bij afspraken buitenhuis het volledige adres vermelden als locatie.
Ook voor interne vergaderingen de locatie ingeven. Indien met resources (vergaderzalen,
projector, …) gewerkt wordt, dienen deze gereserveerd te worden door deze als resource aan
de vergadering toe te voegen, zodat er geen dubbele boekingen kunnen gebeuren (zie ook
verder).
Op deze manier heb je zelf en je collega’s al een goed overzicht van de afspraak in het
10
voorbeeldvenster en eventueel is de belangrijkste info ook snel toegankelijk via je PDA of
11
GSM .
2.4. Begin en eindtijd
Probeer de duurtijd van een afspraak, vergadering of taak zo correct mogelijk in te schatten
De begintijd van een afspraak of vergadering is de effectieve begintijd, reistijd wordt niet mee
opgenomen in een afspraak, pas indien nodig de herinnering of reminder aan.
10
PDA: Personal Digital Assistant
11
GSM: Global System for Mobile communications
Pagina 6 van 7
BTW BE 0432.039.681 – RPR. Antwerpen

7. 2.5. Terugkerende of recurring afspraken
Van zodra een vergadering of afwezigheid meer dan 1 keer dient ingepland te worden, is het
vaak efficiënter om deze via “Terugkeerpatroon” of “Recurrence” in te plannen.
2.6. Vergaderverzoeken of Meeting Requests
De genodigde is zelf verantwoordelijk voor opvolging. De organisator kan indien nodig via
“Controleren” of “Tracking” eenvoudig een overzicht houden van bevestigingen of
afzeggingen.
Mogelijke antwoorden op een vergaderverzoek:
 “Accepteren” of “Accept”
 “Voorlopig bezet” of “Tentative”
 “Weigeren” of “Decline”
 “Nieuw tijdstip voorstellen” of “Propose new time”
Indien er vergaderzalen of hulpmiddelen (bvb: projector) als resources zijn aangemaakt,
dienen deze bij een vergaderverzoek toegevoegd te worden als resource, zodat er geen
dubbele boekingen kunnen gebeuren.
2.7. Personaliseren van je agenda
Via Extra/Opties of Tools/options kan je eenvoudig een aantal voorkeuren aanpassen
(Reminder, werkweek en –tijd, weeknummer, …).
Volgende standaarden kunnen echter (nog) niet aangepast worden:
 “Duurt hele dag” of “Allday event” wordt standaard als vrij voorgesteld, dit dient steeds
manueel aangepast te worden indien deze tijd als bezet of afwezig moet getoond worden
in uw agenda.
 De standaard status die wordt voorgesteld bij het inplannen van een afspraak is “Bezet”.
Deze dient afspraak per afspraak aangepast te worden.
Pagina 7 van 7
BTW BE 0432.039.681 – RPR. Antwerpen