Tijdens een Cultuurborrel van Aa & Hunze (culturele gemeente 2011) heb ik deze presentatie gegeven. Hij is primair bedoeld voor kleine (amateur-)gezelschappen, maar bevat eigenlijk de basis voor de communicatie van elke (culturele) organisatie.

1. www.berbercommunicatie.nl
Tien tips voor
cultuur-
communicatie
Berber van Oyen
4 november 2010

2. Even voorstellen
• Berber van Oyen, Communicatiekunde RuG
• Sinds twee jaar zelfstandig communicatieadviseur en
theatermarketeer
• Daarvoor o.m. Hoofd Marketing De Harmonie en
communicatieadviseur EURO RSCG Bikker
• Opdrachtgevers o.a. Provincie Overijssel, Stichting
Oostelijke Schouwburgen, Achmea

3. 10 tips voor
cultuurcommunicatie

4. Weet wie je bentWeet wie je bent

5. 1. Weet wie je bent
• Een festival of evenement moet voortkomen uit je eigen
kracht en passie
• Waar sta je voor? Waar kennen mensen je van?
• Wat is je ‘drive’ en wat wil je bereiken?
• Heb je een ‘elevator pitch’ van wat jouw evenement is?
Een elevator pitch is een uitgebalanceerde, duidelijke en
geoefende beschrijving van je bedrijf of bedrijfsactiviteiten.
En deze is zo compact en helder dat zelfs een 14-jarige, na jouw
verhaal gehoord te hebben, precies begrijpt wat je doet.
Een elevator pitch vertelt wat je doet en voor wie je dat doet.
Het beschrijft hoe je jouw waarde, voordeel en kwaliteit aan
jouw prospects/klanten levert.

6. Weet voor wie je het doetWeet voor wie je het doet

7. 2. Weet voor wie je het doet
• Breng meteen in kaart voor wie je evenement/festival is
• Maak het zo concreet mogelijk en bedenk er
‘ijkpersonen’ bij
• Heb je al een band met (een deel van) deze mensen?
• Waar kun je ze vinden en hoe kun je ze bereiken?
• Is het evenement/festival voor al jouw doelgroepen
interessant?
• Bedenk een boodschap, doel en aanpak per doelgroep

8. Man/vrouw?
Leeftijd?
Gezinssituatie?
Inkomen/opleiding?
Baan?
Woonplaats/wijk?
Vrijetijdsbesteding?
Mediagebruik?

9. Weet wat je wilt bereikenWeet wat je wilt bereiken

10. 3. Weet wat je wilt bereiken
• Wat is of zijn je doelstelling(en)?
– Wil je je gezelschap/organisatie of jezelf als maker
op de kaart zetten?
– Wil je geld verdienen (kaartverkoop genereren)?
– Wil je een bepaald statement maken?
• Maak je doelstellingen SMART:
S = Specifiek; de doelstelling moet eenduidig zijn
M = Meetbaar; onder welke voorwaarden is het doel bereikt
A = Acceptabel; voor doelgroep en/of management
R = Realistisch; de doelstelling moet haalbaar zijn
T = Tijdgebonden; wanneer (in de tijd) moet het doel bereikt zijn

11. Kies de juiste dag & locatieKies de juiste dag & locatie

12. 4. Kies de juiste dag en plaats
• Inventariseer wat de ‘concurrentie’ doet
• Wanneer zijn vergelijkbare gezelschappen actief en
waarmee?
• En wat gebeurt er nog meer (in de regio) op de data die
je in gedachten hebt?
• Zit er een ‘gat’ in de evenementenkalender waar je in
kunt springen?
• Denk goed na over de locatie. Past deze bij de inhoud
en uitstraling van je evenement/festival?
• Is het een goede locatie voor jouw bezoekers?
Aantrekkelijk en bereikbaar?

13. Schrijf een heldere strategieSchrijf een heldere strategie

14. 5. Schrijf een heldere strategie
• De strategie geeft antwoord op de vragen:
– Wat willen wij bereiken?
– Wie zijn daarbij betrokken?
– Langs welke weg willen we ons doel bereiken?
• Analyseer situatie, feiten, doelgroepen en doelstellingen
> Wat is de rode draad? De unieke insteek?
De verbindende factor? En hoe kun je mensen bereiken
met wat jij gaat doen?
• Vaak helpt een solo brainstorm op papier
• Uit de strategie vloeien creatief concept, aanpak en
middelen ‘logisch’ voort
• Begin NOOIT met het bedenken van de middelen!

15. Bepaal je promotiebudgetBepaal je promotiebudget

16. 6. Bepaal je promotiebudget
• Hoogte vaststellen o.b.v. wat er beschikbaar is,
percentage van totaalbegroting (bv. 10%) of o.b.v. van
wat er nodig is, voorvloeiend uit je communicatieplan
• Bij laag budget: welke communicatieadviseurs,
tekstschrijvers, webbouwers en fotografen zitten er in
je netwerk? Willen ze sponsoren/vrijwillig meewerken?
• Drukwerk kan wellicht bij drukker in de buurt voor
schappelijke prijs (sponsoring) of via internetdrukker
• Beknibbel niet op de basis: een goede vormgeving,
heldere teksten en je belangrijkste medium/middelen
(bv. website en programmabrochure)
• Vraag aanvullende subsidie aan voor marketing/pr

17. Haal de banden aan
met de pers
Haal de banden aan
met de pers

18. 7. Haal de banden aan met de pers
• Breng in kaart wat wordt gelezen en bekeken door je
(verschillende) doelgroep(en) EN met wie je al een
band hebt (wie besteedde er in het verleden aandacht
aan je)
• Stel een perslijst samen met naam medium,
contactperso(o)n(en), algemeen en persoonlijk
e-mailadres, postadres en telefoonnummers
• Maak deellijsten op onderwerp, doelgroep, regio
• Maak persoonlijk kennis met je ‘key media’ en kijk wat
jullie voor elkaar kunnen betekenen (content,
sponsoring, special)
• Betrek lokale en regionale omroepen voor
aankondigingen, interviews en registraties

19. Betrek je fansBetrek je fans

20. 8. Betrek je fans
• Als je al langer bestaat: heb je Vrienden en/of
donateurs, wie waren je eerdere bezoekers en heb je
hier gegevens van (of kun je die achterhalen)?
• Als je net bestaat: wie voelt zich verbonden met het
evenement/het festival (familie en vrienden organi-
satoren en artiesten, buren locatie, etc.)?
• Zorg dat je de ‘inner circle’ betrekt bij (een deel van) je
plannen en vroegtijdig (en regelmatig) op de hoogte
houdt
• Nodig ze uit voor ‘sneak previews’, try-outs en
premières
• Organiseer een speciaal arrangement, meet & greet

21. Kies de juiste middelenKies de juiste middelen

22. 9. Kies de juiste middelen
• Op basis van strategie, doelgroepen en budget kies je
de juiste middelen
• Kies 1 of enkele centrale media
• Een goede website mag tegenwoordig niet ontbreken
• Deze moet:
– Goed vindbaar zijn (logische naam, Google)
– Er aantrekkelijk en professioneel uitzien
– Een goede structuur en/of zoekfunctie hebben
– Regelmatig worden geactualiseerd
– Evt. bezoekdrempels verlagen
– Laat er eens een buitenstaander naar kijken!

23. 9. Kies de juiste middelen
• Maak een goede mix tussen on- en offline en tussen
betaalde promotie en free publicity
• Probeer een originele insteek te vinden van vertrouwde
middelen (zoals affiches en flyers) en combineer dit met
verrassende, nieuwe middelen (originele mailing,
verrassingsoptredens, …)
• Zorg dat alles verwijst naar je website en dat daar altijd
de benodigde (extra) informatie te vinden is
• Collectieve/overkoepelende campagne? Lever steeds
actuele en complete informatie aan!

24. Doseer je communicatieDoseer je communicatie

25. 10. Doseer je communicatie
• Geef niet meteen al je informatie weg, maar houd
nieuws achter de hand
• Bouw op van meer algemeen naar steeds specifieker en
kies je boodschap per medium en doelgroep
Aankondiging evenement vanaf 6 maanden van te voren
Mailing naar fans idem
Uitnodiging première 6 weken van te voren
Binnenverspreiding 3/4 weken van te voren
Driehoek/sandwichborden 2 weken van te voren
Ads/banners 2 maand tot vlak van te voren

26. Contact-
gegevens

27. Tot slot
• Vragen?
• Meer weten?
Contactgegevens:
Berber van Oyen
De Oper 18, 8494 PK Nes
06 245 141 00
berber@berbercommunicatie.nl
twitter.com/berbervo
nl.linkedin.com/in/berbervanoyen