In Europa werden pro Jahr 35 Milliarden Rechnungen verschickt, davon entfallen 9 bis 15 % auf den öffentlichen Sektor. Dieser ist somit ein wesentlicher Impulsgeber für die weitere Verbreitung der E-Rechnung. Am 11. April 2016 kamen Experten aus den Bereichen Wissenschaft, Verwaltung und Wirtschaft in Lübeck zusammen, um erste Erfolgsbeispiele, Erfahrungswerte, sowie die konkreten Anforderungen und Herausforderungen im Umfeld der E-Rechnung zu diskutieren. Die Ergebnisse des Roundtables ermöglichen der NEGZ die Veröffentlichung eines Positionspapiers, das konkrete Handlungsempfehlungen beinhalten wird.

1. Potenziale der E-Rechnung | 11.04.2016 | Dr. Donovan Pfaff
Potenziale der E-Rechnung in
Wirtschaft und Verwaltung
So funktioniert die Digitalisierung

2. Potenziale der E-Rechnung | 11.04.2016 | Dr. Donovan Pfaff 1
Das Rechnungsvolumen mit der Öffentlichen Verwaltung liegt bei
rund 200 Millionen
Geschätztes Rechnungsvolumen auf Kommunal- , Landes- und Bundesebene.
Unmittelbare Bundesbehörden
und mittelbare Bundesverwaltung
Kommunale Ebene
8 Millionen Rechnungen*
Bonpago & SCAG, Implementierungskonzept zur eRechnung für die Bundesverwaltung, 2015
Bernius & Kreuzer, Leitfaden elektronische Rechnung, 2014
Bonpago, Kommunales Rechnungsvolumen, 2014
75,8 Millionen Rechnungen***
Landesebene
113,3 Millionen Rechnungen**
*
**
***
Das Rechnungsvolumen für die
öffentliche Verwaltung beläuft
sich in Summe auf rund 197,1
Millionen Rechnungen pro Jahr.

3. Potenziale der E-Rechnung | 11.04.2016 | Dr. Donovan Pfaff 2
Die potenzielle Kostenersparnis im Vergleich zum Papierprozess ist sehr
hoch
Die Einsparmöglichkeiten in Zeit und Geld sind zahlreich.
Eine Untersuchung der Bonpago GmbH hat gezeigt, dass sich das Einsparpotenzial der
öffentlichen Verwaltung je nach Behördenklasse unterscheidet:
Bonpago & SCAG, Implementierungskonzept zur eRechnung für die Bundesverwaltung, 2015
Geringe IT Infrastruktur
Funktionsorientierte Individualsoftware im Einsatz
Standard-ERP-System im Einsatz (u. a. SAP, MACH AG)
Klasse 1** Klasse 2*** Klasse 3****
*
**
***
9,72 € 11,87 € 15,02 €
Rechnungs-
eingang
Sachliche und
rechnerische Prüfung
(manuell auf Papier)
Datenermittlung
und -erfassung
Datenprüfung
und -freigabe
Reine Bearbeitungszeit: 22,60 min*
Durchschn. Liegezeit bei jew. Bearbeiter: 33,5 Stunden
Durchschn. Transportzeit: 63,4 Stunden
Kosten pro Papierrechnung 20,56 €*
Kontierung
Datenerhebung der Goethe-Universität Frankfurt beim THW zu Papierrechnungen:

4. Potenziale der E-Rechnung | 11.04.2016 | Dr. Donovan Pfaff 3
Digitalisierung des Rechnungseingang
Die Herausforderungen und Optimierungspotenziale im Rechnungseingang sind zahlreich.
Lieferant
Post-
eingang
Digitali-
sierung
elektronischer Workflow
Archiv
Daten-
extrak-
tion
ERP System
Bestellprozess
Rechnungseingang Rechnungsbearbeitung Archivierung

5. Potenziale der E-Rechnung | 11.04.2016 | Dr. Donovan Pfaff 4
Wie sieht die aktuelle Situation bei den Kommunen aus?
Herausforderung: E-Invoice Readiness ist nur bei jeder zwanzigsten Kommune vorhanden.
 Erhebung der Bonpago bei ca. 200 Entscheidern auf Kommunalebene (2015)
 Kommunen sind meist nicht E-Invoice Ready
 Analoge Ergebnisse sind auch auf Bundesebene zu verzeichnen*
 Nahezu alle Behörden müssen ihre IT-Infrastruktur anpassen, um elektronische Rechnungen zu
verarbeiten
* Bonpago & SCAG, Implementierungskonzept zur eRechnung für die Bundesverwaltung, 2015
5%
45%
50%
E-Invoice Ready
einzelne Komponenten vorhanden
komplett papierbasiert

6. Potenziale der E-Rechnung | 11.04.2016 | Dr. Donovan Pfaff 5
Es bringt nichts, strukturierte Rechnungen verarbeiten zu können, wenn
keine eingehen!
Die meisten Lieferanten präferieren den Versand von PDF-Rechnungen.*
 Kein Eingriff in interne Prozesse
 Keine Installation von Software
 Kein Zwang zur Anbindung an
Provider
 Keine zusätzlichen Kosten
Top 10 der Lieferantenwünsche:
 Vorfristige Bezahlung
 Einsehbarer Status der
Rechnungsbearbeitung
 P/O Flip
 Tool zur Rechnungsverarbeitung
 Bezahlknopf
Präferierte Zusatzdienste:
* Projekt E-Docs, Befragung von > 1.000 KMU, 2012/2013

7. Potenziale der E-Rechnung | 11.04.2016 | Dr. Donovan Pfaff 6
1, 2, 3 GO?!
Digital beschaffen, bezahlen und abrechnen als Zukunftsvision, für die noch einiges getan werden muss.
 Standard fördern
 Ggf. Unterstützung
durch Verpflichtung zum
Versand  gleichzeitige
Entlastung der
Lieferanten
 Rahmenbedin-
gungen schaffen
(Rechnungseingang,
Workflow, Archivierung)
 E-Rechnung als Chance
und nicht als Pflicht
sehen
 Bereitschaft zur
Veränderung
 Infrastruktur
schaffen
 Keine Angst vor
neuem
 Eigene Vorteile
sehen
Gesetzgeber
…muss die Weichen
stellen!
Dienstleister des
Bundes
…müssen digital
arbeiten!
Verwaltungen
…müssen frühzeitig
aktiv werden!
Lieferanten
…müssen Rechnungen
elektronisch
verschicken!
 Dienstleister des Bundes
als Beispiel voran gehen
 Beratungs- und Unter-
stützungsangebote
generieren

8. Potenziale der E-Rechnung | 11.04.2016 | Dr. Donovan Pfaff 7
Für Fragen stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung!
Ihr Ansprechpartner bei uns:
Dr. Donovan Pfaff
Geschäftsführer
Niddastraße 64
60329 Frankfurt am Main
Telefon +49 (0) 69 26 48 97 61-0
Mobil +49 (0) 170 20 559 18
Fax +49 (0) 69 26 48 97 61-9
E-Mail pfaff@bonpago.de

9. Potenziale der E-Rechnung | 11.04.2016 | Dr. Donovan Pfaff 8
Die Realisierung der E-Rechnung am Beispiel des vom BMWi geförderten
Projekts E-Docs
Qualifizierter elektronischer Dokumentenaustausch zwischen UN, KMU sowie mit der ÖV am Beispiel Rechnungen.
 Umstellung auf elektronischen Rechnungseingang
 Einsatz eines neu entwickelten PDF-Services, der Rechnungsdaten direkt aus
den Rohdaten eines PDF auslesen kann
 Fundiertes Roll-out-Konzept mit gezielter Lieferantenansprache
 Ergebnis: Aktuell 93 % elektronische Rechnungen im Eingang!
 E-DOCS-Technologien als Basis für modulare Services rund um Einkauf
 Mobiles Einkaufen, Abrechnen, Bezahlen
 Ergebnis: Innovationsführer für Abwicklung von Ad-hoc-Käufen und
Anbindung von Einmal-Lieferanten!
 Erster E-Rechnungs-Prototyp in der öffentlichen Verwaltung
 Einsatz des PDF-Services und Integration elektronischer Workflow
 Ergebnis: THW hat Bedingungen aus EU-Richtlinie (Verpflichtung der ÖV
zur E-Rechnung bis 2018) bereits heute erfüllt!

10. Potenziale der E-Rechnung | 11.04.2016 | Dr. Donovan Pfaff 9
E-Rechnungs-Kompetenz bei IT-Dienstleistern
Angesichts des drängenden Lösungs- und Beratungsbedarfs ist das Angebot zur E-Rechnung noch dünn.
 Nur knapp die Hälfte der größeren IT-Dienstleister (n = 39) bietet direkt oder indirekt (bspw. über
einen DMS-Anbieter) Lösungen und Services zur elektronischen Rechnungsbearbeitung an
 Lediglich 18 % bewerben aktiv ihre Beratungskompetenz im Bereich der E-Rechnung und der
E-Akte und/oder können entsprechende Umsetzungen vorweisen.
 Unzureichende Kenntnis über Lösungsalternativen am Markt.
18%
31%
51%
E-Rechnungs-Kompetenz
E-Rechnung wird angeboten
keine E-Rechnungs-Kompetenz