Recomendados
Más contenido relacionado
Similar a Presentatie Belegeleiding Herindeling 5 Juli 2009
Similar a Presentatie Belegeleiding Herindeling 5 Juli 2009 (20)
Presentatie Belegeleiding Herindeling 5 Juli 2009
- 1. Begeleiding herindeling ‘Het bouwen van een huis’
- 2. BuitenhekPlus • Organisatieadvies: inrichting, cultuur, leiderschap en organisatiepsychologie • HR-advies: beloningsmanagement, functieboek, waarderingen, competenties, arbeidsjuridische vraagstukken, psychologisch onderzoek en assessment, training en coaching • Interim-dienstverlening: projectleiding, verandermanagement en procesmanagement
- 3. “Een fusie is als het bouwen van een nieuw huis”
- 5. De fundering - het voortraject • Het maken van politieke keuzes • Arhi-procedure • Het zoeken van een ‘aannemer’ (projectleider) • Het opzetten van een (fusie)draaiboek • Planning van het proces • Het instellen van een procesorganisatie
- 6. Projectorganisatie Brugorganisatie Lijnorganisaties gemeenten Gezamenlijke Raden Gezamenlijke College Inpassingscommissie BGO Stuurgroep Projectgroep Werkgroepen Sub-werkgroepen BOR (Virtuele) Klankbordgroep Raden Colleges Management Medewerkers Voorbeeld Procesorganisatie
- 7. Procesorganisatie Projectorganisatie Verantwoordelijk voor voortgang proces en oplevering producten Brugorganisatie Adviserend aan projectorganisatie en lijnorganisaties (soms ook instemmingsrecht) Lijnorganisaties Formele besluitvorming Verantwoordelijkheden Colleges kunnen gedelegeerd worden aan stuurgroep Verantwoordelijkheden Management kunnen gedelegeerd worden aan projectgroep
- 8. Bouwsteen - organisatie • Missie/Visie nieuwe organisatie • Besturingsfilosofie • Dienstverleningsconcept • Bedrijfsvoeringsconcept • Hoofdstructuur • Fijnstructuur • Formatieplan
- 9. Bouwsteen – beleid & strategie • Inventarisatie beleidsaspecten per gemeenten • Keuze inrichting beleid nieuwe organisatie • Harmonisatie van beleid: – Op de ‘fusie’datum – Een half jaar na ‘fusie’datum – Twee jaar na ‘fusie’datum
- 10. Bouwsteen – medewerkers • Sociaal statuut • Functieboek • Koppeling van formatieplan en functieboek • Inpassing • Harmonisatie van arbeidsvoorwaarden • Ontwikkeling van medewerkers
- 11. Bouwsteen - middelen • Planning & Control – Financieel perspectief – Financieel beheer – Programmabegroting – Productenbegroting • Huisvesting • Informatisering & automatisering
- 12. Cement – bestuurlijke processen • Werkwijze Raad • Interactief bestuur • Binnengemeentelijke decentralisatie • Commissiestructuur • Wisselwerking Raad/College • Voorbereiding verkiezingen
- 13. Cement – communicatie • Communicatieplan tijdens en na de fusie • Alle betrokken partijen continue voorzien van informatie • Verschil in benadering van verschillende betrokkenen • Pers/voorlichting • (Virtuele) klankbordgroep • Website • Huisstijl
- 14. Cement – cultuur & leiderschap • Analyse van verschillende culturen • Inventarisatie wensen cultuur en leiderschapstijl • Inzetten van gerichte instrumenten op basis van analyse en inventarisatie
- 15. Cement – medezeggenschap • Keuzes maken welke vorm van zeggenschap – Werkwijze BOR – Werkwijze BGO – BGO/BOR convenant • Voorbereiding verkiezing nieuwe OR
- 16. In voorbereiding op de herindeling…… • De organisaties van de verschillende gemeenten moeten op orde zijn: – Arbeidsvoorwaarden – Personeelsdossiers (PIMS) – Opleidingsplannen – Functieboek – Beleidsrichtlijnen – Verordeningen – Medezeggenschap • Continu blijven informeren van medewerkers en burgers
- 17. Succes- en faalfactoren Succesfactoren Faalfactoren Actieve opstelling Raad, College en management Onduidelijkheid over rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Voordurend bezig zijn met communicatie Slechte planning van het proces (draaiboek) Participatie vanuit de lijn Klassieke topdown benadering Gelijkwaardige participatie vanuit betrokken gemeenten Te weinig aandacht voor cultuur van verschillende gemeenten
- 18. Ervaring BuitenhekPlus • Projectleiding (o.a. Leudal, Roerdalen en Ambt-Montfort) • Implementatie (o.a. Nieuwkoop, Maasgauw, De Wolden, Wijdemeren, Utrechtse Heuvelrug, Teylingen, Katwijk) • Onderzoek herindelingsvarianten (o.a. Regio’s Kennemerland en Gooi- en Vechtstreek)
- 19. Ondersteuning vanuit BuitenhekPlus • Bewaken en sturen van processen - griffie, leiderschap, strategie en beleid, personeel, middelen, processen • Inhoudelijk coördineren/ondersteunen van producten - missie/visie, besturing, dienstverlening, cultuur - hoofdstructuur, fijnstructuur, functieboek, formatie - sociaal statuut, medezeggenschap, rechtspositie - harmonisatie van processen - inpassing • Regisseren communicatie (medewerkers, BGO, BOR, raden, colleges, bevolking)
Notas del editor
- BuitenhekPlus heeft veel ervaring met het implementeren van veranderingen. Een herindelingsproces is een bijzondere situatie die vraagt om oog voor politieke maar ook menselijke aspecten. Wij vinden het een uitdaging om ieder verandering tot een succes te maken. Daarbij is oog voor het proces én detail maar ook voor de betrokken partijen van belang. Voor meer informatie over ons en onze dienstverlening verwijzen wij u graag naar onze website: www.buitenhekplus.nl
- Onze Focus: BuitenhekPlus heeft meer dan 10 jaar ervaring als organisatieadviesbureau. We richten ons met name op de sectoren overheid en zorg en zijn gespecialiseerd in Organisatie & Processen en Mensen & Cultuur. Afzonderlijk en in dwarsverbanden, maar altijd gericht op concreet resultaat. In een persoonlijke samenwerking weten de ervaren adviseurs van BuitenhekPlus veranderingen tot stand te brengen. Dat is voor u en uw organisatie de Plus! Onze Visie Resultaat wordt bereikt door èn met mensen. Hoe beter de samenwerking, motivatie en inzet van leidinggevenden en medewerkers, hoe beter het resultaat. In onze visie ondersteunen structuren, technologieën en systemen de mensen. Niet andersom. BuitenhekPlus zoekt naar de talenten en vaardigheden van uw medewerkers, zet die in op de juiste manier en creëert draagvlak voor gewenste veranderingen. Onze Benadering Organisatievraagstukken staan zelden op zichzelf. Om die reden kiezen wij voor een integrale aanpak. Zodat we organisaties echt verder kunnen helpen. BuitenhekPlus biedt de Plus doordat wij medewerkers en leidinggevenden vanuit die behoefte leren denken en werken. Uitdaging, perspectief en groei voor uw organisatie zien wij als de sleutelbegrippen voor succes.
- Veel mensen hebben het meegemaakt…het bouwen van een eigen huis. Een fusie (ambtelijk en/of bestuurlijk) is letterlijk en figuurlijk te vergelijken met het bouwen van een nieuw (woon)huis. Een paar voorbeelden zijn: je verzameld informatie en wensen over mogelijke vormen van het huis je neemt beslissingen over welk doel het huis heeft (alleen wonen of bv. kantoor aan huis) je hebt te maken van verschillende partijen (binnen je gezin maar ook met aannemers e.d.) een begroting van kosten moet je maken hoe goed je het ook voorbereid, je hebt bijna altijd te maken met onvoorziene kosten het is een proces van vallen en opstaan (zeker de eerste keer) de opleverdatum staat vaak vast in een huis wonen mensen en die hebben verschillende wensen Wanneer je bovenstaande ‘feiten’ projecteert op een herindeling, dan zul je veel vergelijking zien.
- Het bouwen van een huis (lees de start van een fusie) begint met de fundering. De bouwstenen, het dak en het cement volgen. Deze onderdelen van het huis staan in deze presentatie centraal voor de onderdelen van een fusietraject: De fundering ( = het voortraject van de fusie) De fundering zorgt voor een goede en solide basis voor het fusieproces Het dak (= de procesorganisatie van de fusie ) Het dak zorgt voor de een goede bewaking en werking van het fusieproces De bouwstenen van de fusie (= Organisatie, Strategie & Beleid, Managen van medewerkers en Managen van middelen) De bouwstenen zorgen voor invulling van het fusieproces en geven de nieuwe organisatie haar karakter. Het cement van de fusie (Bestuurlijke processen, Communicatie, Leiderschap & Cultuur Medezeggenschap) Het cement zorgt voor een gestructureerd geheel en dat het fusieproces gesmeerd verloopt en dat het bouwwerk in de toekomst stevig blijft staan.
- Voordat er daadwerkelijk sprake is van een herindeling of een mogelijke herindeling volgen politieke keuzes en moet de arhi procedure doorlopen worden. Als er eenmaal een keuze gemaakt is voor herindeling is het belangrijk dat er een goede projectleider wordt gezocht. Hij of zij is verantwoordelijk voor de verder proces- en voortgang van de herindeling op bestuurlijk niveau. Fusiedraaiboek: alle bouwstenen, het cement en het dak worden beschreven in dit stuk; een grove tijdsplanning maakt onderdeel uit van het draaiboek. Essentieel is dat de keuze die gemaakt worden in het draaiboek, gedragen worden door alle gemeenten. Planning: op hoofdlijnen wordt het proces gepland. Per deelproces kan later een aparte planning gemaakt worden. In deze fase wordt ook de procesorganisatie ingericht.
- Bovenstaand figuur is een voorbeeld van een procesorganisatie herindeling. Linkerkant projectorganisatie:waarin de werkgroepen, de projectgroep en de stuurgroep verantwoordelijk zijn voor voortgang van het fusietraject en de oplevering van de producten. De voorzitter van de stuurgroep is een externe procesbegeleider. Midden brugorganisatie: geen formele besluitvorming maar wel specifieke rol in het kader van de advisering (en soms ook instemming) Het is van belang dat deze onderdelen in het proces steeds geïnformeerd zijn en een vast aanspreekpunt hebben. Rechterkant lijnorganisaties: de verschillende gemeenten. Formele besluitvorming.
- Er moeten keuzes gemaakt worden over de verdeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen de procesorganisatie: Besluitvorming op het niveau van het management kan worden gedelegeerd naar de projectgroep. Besluitvorming op het niveau van de Colleges kan worden gedelegeerd naar de stuurgroep of de gezamenlijke Colleges. Besluitvorming van de Raden kan niet worden gedelegeerd. Wel is het raadzaam om de voorbereiding op de besluitvorming neer te leggen bij de gezamenlijke Raden. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de verschillende organisaties en onderdelen moet vooraf aan het fusieproces worden vastgelegd.
- 1) Keuzes koers en besturing nieuwe organisatie Nieuwe Organisatie 2) bepaling inrichting nieuwe organisatie Missie/Visie Wat voor soort gemeente is de nieuwe organisatie? (agrarisch; recreatie; bouwuitbreiding; regiofunctie) Besturingsfilosofie Keuzes over verdeling verantwoordelijkheden en bevoegdheden AB – DB- Topmanagement Dienstverleningsconcept Vraaggericht of aanbodgericht? Bedrijfsvoeringsconcept Keuzes over P&C-cyclus en bv. Programmamanagement en contractmanagement Hoofdstructuur keuze van model: directie-/sectoren-/matrixmodel? Fijnstructuur uitwerking hoofdstructuur / basis voor functieboek Formatieplan koppeling van de fte’s aan organisatieonderdelen en de taken van de nieuwe organisatie.
- De inventarisatie van de beleidsaspecten van de verschillende gemeente is een arbeidsintensief traject. Van iedere gemeente worden de beleidsvelden in kaart gebracht. Keuzes moeten gemaakt worden t.a.v. de inrichting van de beleidsvelden in de nieuwe organisatie. Harmonisatie is daarbij meestal het uitgangspunt. Daarbij wordt onderscheid gemaakt in: Harmonisatie op de datum van de fusie, bv APV Harmonisatie half jaar na dato, bv OZB Harmonisatie twee jaar na dato, bv archiefbeleid Er moet ook aandacht zijn voor de rol van het nieuwe College tijdens het herindelingsproces.
- Medewerkers zijn het kostbaarste kapitaal van een organisatie. Bij een verandering (herindeling) moet er dus aandacht zijn voor medewerkers: Sociaal statuut: hierin worden rechten en plichten van werkgever en werknemer vastgelegd in overleg/instemming met BGO de tendens is om ook te kijken naar plaatsing op kwaliteit i.p.v. van alléén op aantal dienstjaren (Plaatsings)functieboek: keuze methodiek van beschrijven maar ook waarderen Keuze: definitief waarderen of indicatief waarderen van de functies? Inpassing van de medewerkers in de nieuwe organisatie Inpassingscommissie samenstellen Plaatsing in twee lagen: functieboek 1 en 2? Organiseren en ondersteunen van het plaatsingsproces Harmonisatie arbeidsvoorwaarden Zie ook harmonisatie beleid Ontwikkeling medewerkers In de nieuwe gemeente moet aandacht zijn voor (door) ontwikkeling van de medewerkers.
- van de individuele gemeenten Financieel perspectief van de nieuwe gemeente Opzetten P&C-cyclus nieuwe gemeenten Keuzes systematiek: verschillende methodieken (themagericht/hoofdstuksgewijs) Opzet programmabegroting Opzet productenbegroting Opzet meerjaren begroting Huisvesting Keuze: 1 locatie of dislocatie? Nieuwbouw of Oudbouw? Keuze inrichting van de gebouwen en opstellen uitvoeringsplan I&A: verschillende systemen moeten worden geüniformeerd. Keuze maken met welke systemen gewerkt gaat worden. (SoZa, Financiële systemen, Geo-info-systemen, GBA, Personeels- Informatiesystemen 8etc.)
- Herindelingen zijn bestuurlijk gevoelige traject. Niet alleen in het voortraject speelt dit een rol. Aandacht voor de werkwijze van de nieuwe raad: reglement van orde opstellen Commissiestructuur: Kiest met voor een functionele of een proces georiënteerde indeling? Interactief bestuur: actieve betrokkenheid van de burgers. Hoe ver wil de nieuwe gemeente daarop ingaan als organisatie en welke structuur past daarbij. Binnengemeentelijke decentralisatie: is er sprake van veel kleine keren; dorpsraden; wijkraden? Wat is eventuele de rol en de taak van dorpsraden en wijkraden in de nieuwe gemeente?
- Communicatie is essentieel gedurende het hele proces maar ook daarvoor en erna. Denk daarbij goed na over welke partijen betrokken zijn bij de herindeling en op welke manier je het beste kunt communiceren. Stem het communicatiemiddel af op de doelgroep waarmee je communiceert. Communicatieplan Het opstellen van een communicatieplan kan een handig hulpmiddel zijn. Er moet wel de flexibiliteit zijn om af te wijken van het communicatieplan als een bepaald situatie daar om vraagt. Het communicatieplan is dus geen statisch document. Naamgeving en logo nieuwe gemeente Ook de naamgeving van de nieuwe gemeente en het logo van de nieuwe gemeente zijn stappen die tijdig ondernomen moeten worden zodat zij op de fusiedatum geregeld zijn.
- Cultuur is iets ongrijpbaars maar wanneer goed neergezet en onderhoud, heel sterk (net als cement bij een woonhuis). Het is figuurlijk gezegd de lijm binnen een organisatie. Een fusie van verschillende gemeenten betekent: organisaties met verschillende culturen en dus verschillende manieren van werken, communiceren etc. Inzicht in de cultuur van de andere organisatie leidt vaak tot begrip voor de ander. Om een verandering te laten slagen is aandacht voor de verschillende culturen maar ook wat de nieuw cultuur moet zijn binnen de nieuwe gemeente, essentieel. Leiderschap Leiderschapstijl is een heel belangrijk onderdeel van een cultuur. Het gedrag van managers (de leiderschapsstijl) is het voorbeeld en de organisatie kristalliseert zich daarom heen. Een manager kan bestuurder/producent zijn of een meer facilitairende rol vertonen. De uitwerking op de cultuur is heel anders.
- Wat is de rol van de BOR en het BGO tijdens het proces van een herindeling? Lokaal kunnen, in overleg, hier keuzes in gemaakt worden: BOR/BGO instemming- dan wel adviesrecht al naar gelang hoe dat afgesproken wordt. Een aantal praktische zaken ten aanzien van BOR/BGO: Het opstellen van een convenant Gecombineerde vergaderingen BOR/BGO of niet? Externe ondersteuning voor BOR? Wie is WOR-bestuurder vanuit verschillende gemeenten? Ook aandacht voor cultuurverschillen binnen BGO en BOR
- Aan een herindeling gaat vaak een lange periode van overleg vooraf, voordat het definitieve besluit valt in welke vorm en wanneer de herindeling gaat plaatsvinden. In die periode is het belangrijk om bovenstaande zaken bij te houden in de afzonderlijke gemeenten en te blijven communiceren over de voortgang van het herindelingsproces.
- Een aantal succes- en faalfactoren die gelden voor iedere organisatieverandering en fusie.
- Wij hebben als bureau de nodige ervaring met herindelingen. Met name op het terrein van implementatie van de organisatiestructuur hebben wij veel ervaring. Hierboven zijn een aantal voorbeelden genoemd. Projectleiding: van de gemeentelijk herindeling vanaf het voortraject. Implementatie: adviseren over het organisatiemodel, de inrichting, formatieplan opstellen, het maken van functieboeken, het waarderen van de functies, het benoemen en werken met competenties, het begeleiden en facilitairen van het plaatsingsproces. Onderzoek herindelingsvarianten: onderzoek naar mogelijke samenwerkingsverbanden/bestuurskrachtmonitor.
- Een belangrijk kenmerk van ons bureau is dat een verbinding kan worden gelegd tussen strategische en operationele dienstverlening op het gebied van bestuurlijke, organisatorische en personele vraagstukken. Wij zien in de praktijk dat binnen een proces van herindelingen de focus vaak gericht is op bestuurlijke besluitvorming en aandacht voor de inwoners en medewerkers van de gemeenten soms op een tweede plaats komt te staan. Gecombineerd met de nodige tijdsdruk die op het proces ligt, kan de kwaliteit van de opbouw van de nieuwe organisatie, communicatie en het goed werkgeverschap onder spanning komen te staan. Vanuit een integrale ketenbenadering weten wij gemeenten te inspireren tot heldere oplossingen en vernieuwende ideeën. In een pragmatische aanpak, flexibiliteit, streven naar draagvlak en laagdrempelige interactie, daar ligt onze kracht en toegevoegde waarde als bureau.
- Voor meer informatie over ons bureau en over onze ervaring en expertise op het terrein van herindelingen verwijzen wij u graag naar onze site: www.buitenhekplus.nl U kunt ook contact opnemen met Eddy Buitenhek via het nummer 033-2454945.