Atelier HAL, par Nathalie REYMONET

CCN - Module 5. 10/02/2016
Le libre accès et le partage des connaissances
Atelier
L’open access et le dépôt de travaux
universitaires dans les archives publiques
: valoriser ses publications avec Hal
Nathalie REYMONET
Manager de l’information scientifique
Direction d’Appui à la Recherche et à l’Innovation -DARI-
Université Paris Diderot

Valoriser ses publications avec
Hal-v3 (TP) - N.Reymonet (DARI) 2
• « archive ouverte », « open access » : définitions et
éléments de contexte
– l’open access dans la recherche publique
– l’archive ouverte Hal en France
– droit et dépôt de publication en archive ouverte
• TP : l’archive ouverte Hal, pas à pas
– s’inscrire
– déposer une publication
– exporter une liste de publication
– regrouper ses publications en collection
• les fonctionnalités apportées par la v3
– le CV de chercheur
Sommaire

 open access = libre accès à l’information
scientifique et technique :
 en ligne,
 gratuit,
 immédiat,
 permanent.
revues open access : gold OA
 publient les résultats originaux validés
archives ouvertes : green OA, réservoir de doc
 recueillent et diffusent les résultats publics
Open Access - N.Reymonet (DARI)
open access : c’est quoi ?
3

• diffusion des savoirs
• valorisation / émergence connaissances
• circulation des idées → nourrir l'innovation
• améliorer le développement économique et social
besoin de la communauté recherche
demande de la société
• numérique  conservation des résultats de la
recherche et réutilisation des données
• chercheurs : auteurs de leur publication, reviewer
de celle des autres, lecteurs des revues  acteurs
principaux du processus de publication
Open Access : enjeux
4Valoriser ses publications avec
Hal-v3 (TP) - N.Reymonet (DARI)

 CE : Horizon 2020 … faire des publications en open access le
principe général…  obligation de publier en OA
 ESR 2013, Code de la recherche, L.112-1
« La recherche publique a pour objectifs :
(…)
c) Le partage et la diffusion des connaissances scientifiques
en donnant priorité aux formats libres d'accès ;
e) L'organisation de l'accès libre aux données scientifiques. »
• ANR : publications... projets financés... archive ouverte
• projet de loi « pour une République numérique » art.17
Open Access : quel contexte ?
5Open Access - N.Reymonet (DARI)

6
Article 17 / Code de la recherche L. 533-4 :
« Art. L. 533-4. – I. – Lorsqu’un écrit scientifique, issu d’une activité de recherche
financée au moins pour moitié par… des établissements publics… est publié dans un
périodique… son auteur dispose, même après avoir accordé des droits exclusifs à un
éditeur, du droit de mettre à disposition gratuitement dans un format ouvert …
sous réserve de l’accord des éventuels coauteurs… la version finale acceptée pour
publication, dès lors que l’éditeur met lui-même celle-ci gratuitement à disposition par
voie numérique et, à défaut, à l’expiration d’un délai … de six mois pour une
publication dans le domaine des sciences, de la technique et de la médecine et de
douze mois dans celui des sciences humaines et sociales. …
« La version mise à disposition en application du premier alinéa ne peut faire l’objet
d’une exploitation dans le cadre d’une activité d’édition à caractère commercial.
« II. – Dès lors que les données issues d’une activité de recherche, financée au moins
pour moitié par… des établissements publics… ne sont pas protégées par un droit
spécifique ou une réglementation particulière et qu’elles ont été rendues publiques par
le chercheur, l’établissement ou l’organisme de recherche, leur réutilisation est libre.
« III. – L’éditeur … ne peut limiter la réutilisation des données de la recherche rendues
publiques dans le cadre de sa publication.
« IV. – Les dispositions du présent article sont d’ordre public et toute clause contraire
à celles-ci est réputée non écrite. »
http://openaccess.inist.fr/?Adoption-du-projet-de-loi-pour-une (adoption en première lecture par l’Assemblée nationale du projet de
loi pour une République numérique le 26 janvier 2016 : adoption non définitive, en attente du Sénat)

7
• un soutien spécifique au développement …
d’infrastructures de dépôt et d’archives ouvertes,
en particulier HAL
• de nouveaux modes d’évaluation des
chercheurs… intégrant un critère de publications
en accès ouvert

 serveur de dépôt de documents recherche
contenu accessible librement et gratuitement
 Hal : CNRS, INSERM, 80 EP-ESR
Hal-SHS / Hal-Diderot / Hal-Descartes...
 Hal interopérable avec d’autres systèmes
ArXiv, PubMed, OpenAIRE
moissonné par GoogleScholar, Isidore
Comment ? les archives ouvertes

• droits auteur : auto-archivage par les auteurs
ne pas déposer un texte avant de le publier !
• droits éditeur/publisher : droit de diffuser, politique
• contrat / conditions d’utilisationcession de
droits… en attendant l’adoption de la loi Rép.Num.
• politique des éditeurs www.sherpa.ac.uk/romeo
• respect de l’embargo éditeur sur la diffusion
 gestion de l’embargo dans Hal
• si droit cédé : demander à l’éditeur
• si droit refusé : saisir les références bibliograph.
Droit et dépôt : comment savoir ?

10
Droit de diffuser : politique des éditeurs
Sherpa/RoMEO
répertorie les éditeurs
et les revues en
fonction de leur
politique
d’autorisation de
dépôt en AO

12Open Access - N.Reymonet (DARI)

Hal : quel intérêt pour moi / nous ?
13
 pour les auteurs :
• diffusion des publications  abonnements lectorat
• bibliographie : listes de publications, CV
• pérennité de l'accès et du texte
• antériorité publique
• pour le labo / entité / projet :
• mettre en valeur par regroupement de publications en
"collection" de l’entité : mini-site web
• récolte facilitée pour les rapports d’activité
• pour l’université :
• diffusion de sa production scientifique
• conservation de son patrimoine scientifique

Pourquoi Hal « en plus » de PubMed ?
• dans PubMed le texte accessible :
1) via PubMedCentral : gratuit pour tous, ouvert
2) via l'éditeur/publisher : gratuit pour tous, ouvert
3) via l'université : inaccessible à l'extérieur, fermé
• PubMed ne référence ni thèse, ni livre, ni congrès
• regrouper ses publications derrière une URL stable
• chargement des métadonnées par le PMID
Open Access - N.Reymonet (DARI) 14

Hal-Diderot : quelle
consultation ?
15
http://repositories.webometrics.info/en/top_portals
(02/09/2015)
France
74 412
35%
China
27 140
13%
Germany
14 972
7%
United
States
12 753
6%
Morocco
8 201
4%
Algeria
7 571
4%
Canada
3 640
2%
United
Kingdom
3 184
1%
Tunisia
3 179
1%
Ukraine
2 806
1%
Switzerland
1 935
1%
Poland
1 833
1%
Senegal
1 320
1%
Netherlands
1 184
1%
Autres
22 086
10%
Téléchargements par pays du texte des publications
depuis Hal-Diderot (2014)
214 435 consultations en 2014

Hal-Diderot : contenus, par domaines
Hal « national »
358 800 documents
avec texte intégral
Hal-Diderot 30/09/2015
12 526 documents
avec texte intégral
28 883 références bib
211 238 318
1530
2442 2463
4576
9690
10258
0
2000
4000
6000
8000
10000
12000
Nbréférencesbibliographiques
Hal-Diderot 31/03/2015

a)
communauté
scientifique
b)
résultats de
recherche
c)
brevet
d)
manuscrit
de
publication
brevet
d1)
éditeur
d1)
comité de
lecture
d2)
revue
abonnement
payant
d3)
revue open
access
d4)
archive
ouverte
e2)
acces direct
f)
connaissances
e1)
bases
bibliographiques
et moteurs de
recherche
N.Reymonet,DARI—UniversitéParisDiderot(2015).
Open access et production de connaissances par la recherche
société civile

TP : étapes d’un dépôt dans Hal
19
 transfert du fichier à publier
 saisie ou récupération des métadonnées /
description bibliographique
 saisie du/des auteurs & affiliations
 récapitulatif
 possibilité de dissocier référence / texte
 possibilité de différer la diffusion du texte
(embargo)

20
Création du compte dans Hal / Hal-Diderot

Hal (TP) - N.Reymonet (DARI)
choisir librement son login et
son mot de passe de
contributeur à Hal
dans cette étape, il est important
d’être précis sur son nom et son/ses
prénoms de façon à éviter la
confusion avec des homonymes : la
graphie choisie ici sera celle du nom
d’auteur dans Hal

22
Validation de la création du compte dans Hal

Mél de validation : quelques minutes

Se connecter

dans cette étape, on peut définir :
- son nom d’appellation
- son domaine disciplinaire par défaut
- sa qualité d’auteur par défaut
- sa langue de dépôt (FR/ENG)

26
choisir un/des domaine(s)
scientifique(s) préférentiel(s)
qui sera renseigné par défaut
lors des dépôts
il sera modifiable par la suite

Dépôt de publication

28
Choisir le type de production scientifique à déposer

29
Choisir de déposer le texte ou seulement
une description bibliographique
ici pour déposer le contenu de sa production :
texte, image, son…Valoriser ses publications avec
ici pour saisir seulement la
description sans le texte 
les métadonnées (référence
bibliographique)

Embargo… et métadonnées
Durée d’embargo : délai de
rétention avant diffusion du
document déposé et visibilité
complète :
- par défaut : visibilité immédiate
- ou choisir la durée
Par défaut, Hal récupère
certaines métadonnées du PDF

Dépôt et droit de déposer
l’auteur s’engage ici à déposer
des fichiers pour lesquels il a le
droit de le faire

Renseigner les métadonnées
en ayant coché la case
« récupération des métadonnées à
partir du fichier PDF » de l’étape
« Fichiers », certains champs de
métadonnées sont pré-renseignés
champs obligatoires  *

Un lien avec une base externe peut être proposé via
l'identifiant de la publication : identifiant Arxiv, PubMedID,
BibCode ADS.
Il déclenche le chargement de métadonnées de la
publication.
Ce n’est pas un champ obligatoire.

En cas de récupération des métadonnées :
valider les auteurs issus de la récupération

Hors récupération des métadonnées :
saisir les métadonnées / la description
Renseigner les champs
(saisie ou copier-coller) dans
les zones de texte libre…
… Hal vérifie dynamiquement
que le titre saisi n’est pas
déjà présent dans la base
afin d’éviter les doublons…

Saisir ou choisir des valeurs…
pour certaines revues, Hal est
connecté à Sherpa/RoMEO qui
renseigne sur la politique des
éditeurs en matière d’archives
ouvertes
Liste de valeurs à choisir au lieu
de saisir, chaque fois que
possible : titre revue, nom de
projet, nom d’auteur, de labo…

les dates
les requêtes peuvent
porter sur plusieurs
dates
il existe
plusieurs dates

Lien avec un financement sur appel à projets
Liste de valeurs à choisir
au lieu de saisir : les
projets connus de Hal

Rattachement du/des auteurs
on peut renseigner plusieurs auteurs à la fois
si la phase d’identification a été
précisément renseignée (lors de
l’inscription), l’auteur s’inscrit par défaut
on peut ajouter un/des autre(s) auteur(s)

Rattachement du/des auteurs
ne pas cliquer sur Annuler, car
cela écrase toute la saisie et
revient à l’accueil…
… mais passer la souris sur le nom d’auteur
erroné et cliquer sur l’icône poubelle
si mon identification initiale n’a pas été précise
et que mon patronyme a des homonymes, un
auteur homonyme peut être proposé

saisie des valeurs…Saisir le début du patronyme…
… ou choisir un auteur existant
dans Hal…
… si l’auteur n’est pas dans Hal
saisir un nouvel auteur en
cliquant sur la barre bleue…
… et son établissement
de rattachement

Saisie de l’affiliation auteur…
saisir le début ou le sigle du nom
du labo recherché puis cliquer
dessus pour y affilier l’auteur
un labo peut avoir connu des
évolutions : choisir la forme qui
correspond à la date de la publication
Avant de passer à l’étape
suivante, donner une affiliation à
l’auteur : passer la souris sur le
nom d’auteur et cliquer sur l’icône
« maison »

43
Hal connait aussi des laboratoires
de recherche à l’étranger (situation
de post-doc)
possibilité d’ajouter plusieurs
affiliations à un auteur
Affiliation(s) auteur

Récapitulatif de la saisie…
Si nécessaire, il est possible de
revenir en arrière pour faire une
modification avant le dépôt réel
final (ne pas cliquer sur Annuler)

… et dépôt final…
cocher pour poursuivre :
- fera l’objet de diffusion
- dépôt définitif
- modération de Hal
dépôt réel final…
il est possible de relier
des dépôts entre eux
(annexes, texte
d’accompagnement…)

… en attente de vérification par Hal…

… déjà acceptés ou en attente de vérification par Hal…

… sera définitif une fois accepté par Hal

Déconnexion

50
• tout dépôt est définitif et daté
• à chaque dépôt, Hal envoie un mél au contributeur
pour confirmer la réception du dépôt, en attente de
son acceptation
• modération : dès que le dépôt est accepté par Hal,
le déposant reçoit un mél de confirmation
(24h/48h)
Suivi du dépôt

Identification d’un dépôt : une page de garde

Ajout d’un texte postérieurement
à la référence bibliographique

Dépôt de ppt
Les présentations Powerpoint doivent être déposées en
tant qu'annexe à un texte.
Choisir "Données supplémentaires" à l'étape "Fichier(s)" du
dépôt.

54
• consultation par liste
– par laboratoire
– par auteur
– …
• recherche simple ou avancée :
– mots du titre, du résumé, nom d'auteur, …
– combinaison de critères (ET) et de filtres
• statistiques de consultation (en attente v3)
• Hal est moissonné par GoogleScholar
Consultation et recherche

Exporter des résultats

Export des résultats (1)

Regrouper des publications en « collection »
• mise en valeur de la production d’une entité par
regroupement de ses publications sous un chapeau
commun : équipe, labo, colloque, revue, projet…
• une collection a une URL courte et stable de type :
http://hal-univ-diderot.archives-ouvertes.fr/NOM_COLLECTION/fr
• les documents sont tamponnés automatiquement ou
manuellement
• chaque publication peut être affectée à plusieurs
collections différentes
• pour une création de collection :
hal-diderot@univ-paris-diderot.fr

Exemple de collection
https://hal.archives-ouvertes.fr/ENCYCLO_1

IdHAL, CV : apports de la v3

Identifiant numérique unique
Identifiant numérique unique : permet de limiter la
fragmentation des identités à travers le paysage
numérique et les différentes disciplines connexes dans
lesquelles un auteur peut intervenir
Le problème est exacerbé par la variété croissante de
résultats scientifiques et les grandes collaborations et
des équipes interdisciplinaires
Exemple : ORCID (Open Researcher and Contributor
iD) qui est indépendant de tout éditeur ou fournisseur
de base de donnée
JP ou J.P. ou Jean-Pierre

IdHAL
• L’idHAL est un identifiant unique géré dans HAL
• L’idHAL permet à un utilisateur de regrouper les
différentes formes de nom d’auteur sous lesquelles
son nom a pu être saisi lors de divers dépôts
• L’IdHAL permet de relier les autres identifiants
• L’idHAL est utilisé pour créer son CV dans Hal : c’est
l’IdHal qui figurera dans l’adresse URL du CV

IdHAL
Auteur rattaché à des
publications dans Hal  avoir
au moins 1 dépôt

66
voir les documents liés
à cette forme auteur
ajouter cette forme
auteur à mon idHal
Possibilité de modifier
son IdHal à chaque
instant pour ajouter ou
enlever des formes…
… mais une fois créé, l’IdHal ne
peut pas exister sans aucune
forme d’auteur  avoir déjà au
moins une publication dans Hal

CV de chercheur.e dans Hal
• Le CV est doté d’une url de format
http://cv.archives-ouvertes.fr/votre_IdHAL
et est consultable par tout internaute
• Le CV est composé de 3 parties :
- un titre et du texte,
- la liste des publications déposées dans HAL,
- des métadonnées extraites de HAL ou d’autres appli.
• L’idHAL doit être créé préalablement au CV

Les publications sont
renseignées automatiquement
avec celles qui sont dans Hal

CV dans Hal : une URL courte et pérenne

75
Licence d’utilisation Creative Commons
• initiative internationale bénévole : licences de droit
national
• régit les conditions de réutilisation et/ou de
distribution d’œuvres : assurer la paternité des
documents  utiliser en signalant les auteurs
• licences
• BY : attribution, paternité
• ND : no derivative works : utiliser sans modifier
• NC : noncommercial : pas d’usage commercial
• SA : share alike : utiliser sous licence CC
• OA / CC : mise à disposition du contenu / régime
de propriété intellectuelle des contenus

76
Creative Commons dans Hal
au moment du dépôt du fichier, choisir la
licence CC à appliquer

Open Access - N.Reymonet
(DARI)
77
Réseaux sociaux scientifiques (1)
• sont pour la plupart des sociétés privées
• ne donnent pas le droit de diffuser ses publications cf.
respecter le droit de l'éditeur et voir Sherpa/Romeo
• de la responsabilité individuelle des participants
• « On entend par communication au public par voie
électronique toute mise à disposition du public ou de
catégories de public, par un procédé de communication
électronique, de signes de signaux, d'écrits, d'images, de
sons ou de messages de toute nature qui n'ont pas le
caractère d'une correspondance privée » Loi n° 2004-575
21/06/2004

(DARI)
78
http://coop-ist.cirad.fr/aide-a-la-publication/publier-et-diffuser/connaitre-les-
conditions-d-utilisation-des-reseaux-sociaux-scientifiques/2-identifiez-qui-
dirige-le-reseau-social-et-qui-heberge-son-site

(DARI)
79
• Academia permet de signaler une publi sans mettre le
texte intégral
• ResearchGate ne permet pas
et incite fortement à déposer le texte intégral

(DARI)
80
https://rachelgliese.wordpress.com/2015/11/03/des-milliards-de-donnees-et-
moi-et-moi-et-moi/
De la même manière qu’AirBnB et Uber se développent
en utilisant -sans contribuer à les financer- des
infrastructures et des investissements publics qui ont été
faits par les villes (…), Academia.edu a une relation
parasitaire au système d’enseignement supérieur public :
les chercheurs donnent gratuitement de leur temps pour
aider à construire une plateforme privée, à but
commercial, en fournissant gracieusement des contenus,
des données et de l’attention.
(…) il est donc clair que publier sur academia.edu n’est ni
éthiquement, ni politiquement la même chose que de
rendre ses recherches disponibles en les diffusant par le
biais d’une archive ouverte institutionnelle comme Hal

• Budapest Open Access Initiative (2001)
http://www.opensocietyfoundations.org/openaccess
• OpenDOAR, Directory of Open Access Repositories http://www.opendoar.org/
• Hal, archive pluridisciplinaire de publications de recherche
http://hal.archives-ouvertes.fr/ hal-univ-diderot.archives-ouvertes.fr
• SHERPA/RoMEO : politique de diffusion des éditeurs en archives
http://www.sherpa.ac.uk/romeo/
• DOAJ, Directory of Open Access Journals http://www.doaj.org/
• Jeffrey Beall’s list of probable predatory scholarly open-access publishers
http://scholarlyoa.com/publishers/
• France Europe 2020, un agenda stratégique pour la recherche, le transfert et
l'innovation (2013) http://cache.media.enseignementsup-recherche.gouv.fr/file/France-
Europe_2020/21/7/AgendaStategique_252217.pdf
• LOI n° 2013-660 du 22 juillet 2013 relative à l’ES et à la recherche
• CNRS, missions : Décret n° 2015-1151 du 16 septembre 2015
• CNRS, COMETS. Promouvoir une recherche intègre et responsable (2013)
• CNRS. Je publie, quels sont mes droits ?
http://www.cnrs.fr/dist/presentation/docs/droit_auteur_impression_vf.pdf
81
Références pour l’open access

Direction d’appui à la recherche et à l’innovation - DARI
82
recherche@univ-paris-diderot.fr

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