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  1. Audit d’achat Université Mohammed V – Rabat Faculté Des Sciences Juridique, Economique Et Sociales- Agdal Département Des Sciences De Gestion Master: MIIEL - Option: Logistique et Supply Chain Management Module: Auditlogistiqueet sécuritéenvironnementale Réalisé par: Chaimaa BENGHERIFA Ilham KHATIB Najlae CHTEBI Souha BOUHAJRA Année universitaire: 2022/2023
  2. L’auditducycle d’achat Conclusion Caspratique 1 3 2 PLAN
  3. L’AUDIT DU CYCLE ACHAT 01
  4. • Examiner les outils de prévisionqui gouverneles demandesd’achat. • Analyser la qualitédes informationsutilisées dans les estimationsdesbesoins. L’expressiondubesoin • Identifierl’existence, dans les documentsde DA,des visasdes personnes habilitéesà autoriserou émettre la demande. • Vérifierqueles demandes d’achatsont rapprochées desbudgetsprévus. Ladécisiond’approvisionnement
  5. • Examiner le systèmede suivi desengagementsverbaux (notes desuivi, notede consultation…) • Examiner la formalisationde la négociation(viale fax, la commande,l’acceptationde devis…). • Examiner la qualitédes tableauxde bord misen place pour suivreles performancesdes fournisseurs. • Examiner les systèmes d’informationmis enplace pour suivrela compétitivité desfournisseurshabituels relativementaux fournisseurspossible. Lasélection desfournisseurs Lanégociation
  6. • Vérifierla qualitédes contratspasséspar l’entreprise. • Vérifierde délaisnormaux entre la décisiond’achatet la passationdecommande. Lapassationde la commande • S’assurerquel’entreprisea misen place desprocédures interne adaptéesen casde refus dela commandepar le fournisseur,ou de propositiondemodification desconditionssouhaitées. Lesuivi de la commande
  7. • S’assurerqueles réceptionnairesdisposent desinformationsqui sont nécessairepour vérifierla conformitédela livraison. Laréception • Vérifierque les factures réglées sont identifiées. • Vérifierque tous les procéduresdurèglement a été établi . Lepaiementdes fournisseurs
  8. CAS PRATIQUE 02
  9. Les services attachés au service achat. I. LA DESCRIPTION NARRATIVE Service magasin Service gestion des fournisseurs Service trésorerie Service d’achat
  10. Ville X, le 03 Mars Ordre de mission Destinataire : Monsieur X Copie pour information : le Responsable des achats Objet : audit de la direction achat La mission sera réalisée par l’auditeur et le chef de la mission Monsieur X. Elle se déroulera de 10/03/20xx au 18/04/20xx et se proposera d’analyse la Direction des achats dans toutes ses composant. Cette mission aura lieu : • A la division achat du siège social. • Au service achat et approvisionnement de la direction exploitation. Le budget de la mission ne devra pas dépasser 150 000Dh Le rapport sera diffusé avant le 30/04/20xx Signature de l’auditeur ; signature de l’audité ; L’ordre de mission II. PHASE DE PLANIFICATION 1
  11. Questionnaire de prise de connaissance II. PHASE DE PLANIFICATION 2 QUESTIONNAIRE DE PRISE DE CONNAISSANCE : Données sectorielles :  Composition du secteur d’activité  Concurrents  Taux de marge du secteur Données quantitatives:  Quel est le nombre de personne intervenant dans le service achat ?  Quel est le montant des achats par période ?  Quel est le nombre de commande par période ? Données qualitatives:  Nombre de réclamations formulées.  Délai de paiement.  Mode de règlement. Données organisationnelles:  Organigramme de la société.  Nombre de service composant la direction Achat.  Nature du système d’information.
  12. Identification des risques potentiels II. PHASE DE PLANIFICATION 3 Opérations Risques potentiels Bonnes pratiques Lancement des commandes -Risques de non maitrise des commandes ; -Risque de fraude. - le BC doit comprendre le nom du demandeur, la date, la désignation, la quantité, le prix unitaire. Sélection des fournisseurs -Choix arbitraire, subjectif des fournisseurs ; Etablir un panel des fournisseurs à consulter. La passation de la commande -Le BC dépassant en quantité les besoins exprimés et en prix unitaires/montants, ceux mentionnés dans le contrat. -Vérification de la conformité du BC à la DA et les dispositions contractuelles. Réception -La non-conformité entre réception et commande quant à la qualité et au quant à la quantité ; -Vérification de la fourniture et rapprochement avec le BL du fournisseur et établissement d’un PV de réception qualitative. Enregistrement et paiement des fournisseurs. -Paiement de factures fictives (sans contrepartie, en fourniture/service) ; -Paiement de factures erronées. -Comptabilisation exhaustive de l’original de la facture. -Une seul origine de la facture.
  13. Programme de travail II. PHASE DE PLANIFICATION 4 Ensembles des tâches à accomplir planning lieu outils Recensement des procédures d’achat 10/03 Service achat • Observation sur le terrain. • Consultation de documents. • Observation sur terrain Visite des magasins (répondre au questionnaire d’audit interne QAI). 24/03 Magasins • Entretien Visite du service gestion fournisseur et trésorerie (répondre au questionnaire d’audit interne). 26/03 Siège • Entretien L’élaboration de la grille d’analyse des tâches (GAT). Réalisation des tests. 03/04 Service achat • Entretien • Consultation des documents. • QAI L’élaboration des feuilles d’Analyse et révélation des problèmes (FRAP). 11/04 Service du cycle achat • GAT. • QAI. • Test de performance.
  14. Questionnaire d’audit interne III. PHASE DE REALISATION 1 Le questionnaire d’audit interne est un véritable outil méthodologique qui aide l’auditeur à cerner les zones de risque et à la préparation des tests d'évaluation, permettant d'identifier: - Les contrôles internes mis en place pour se protéger contre les risques et erreurs potentiels. - Les objectifsd'audit pour vérifierqu'ils sont bien respectés.
  15. Questionnaire d’audit interne III. PHASE DE REALISATION 1
  16. Tableau d’identification des risques III. PHASE DE REALISATION 2 Risque i : risque important. Risque m : risque moyen. Risque f : risque faible
  17. Tableau d’identification des risques III. PHASE DE REALISATION 2 Risque i : risque important. Risque m : risque moyen. Risque f : risque faible Risque i : risque important. Risque m : risque moyen. Risque f : risque faible
  18. Tableau d’identification des risques III. PHASE DE REALISATION 2 Risque i : risque important. Risque m : risque moyen. Risque f : risque faible
  19. Grille d’analyse des tâches III. PHASE DE REALISATION 3
  20. Réalisation des tests III. PHASE DE REALISATION 4 1- S’assurer que les achats sont effectués suite à une consultation:
  21. Réalisation des tests III. PHASE DE REALISATION 4 2- S’assurer que les contrôles quantitatifs et qualitatifs sont effectués:
  22. Réalisation des tests III. PHASE DE REALISATION 4 3- S’assurer du classement des dossiers d’achat:
  23. FRAP 1 III. PHASE DE REALISATION 5 Problème Expression d’une quantité non conforme aux besoins de l’unité de production. Constat Absence des procédures de contrôle des demandes d’approvisionnements. Cause Méconnaissance du personnel de la nécessité d’effectuer un contrôle. Conséquence Risque de sur stockage.. Recommandations Le contrôle périodique et l’examination des outils de prévision
  24. FRAP 2 III. PHASE DE REALISATION 5 Problème Les tableaux comparatifs des offres ne sont pas établis systématiquement pour chaque consultation. Constat Certains dossiers de consultations ne comportent pas un tableau comparatif des offres. Cause Gain de temps. Conséquence Cette situation et contraire aux procédures et ne nous permet pas de s'assurer qu'il y a eu le choix de l'offre la plus avantageuse pour la société. Recommandations Récapitulation des offres dans des tableaux
  25. FRAP 3 III. PHASE DE REALISATION 5 Problème Absence de conventions écrites avec certains fournisseurs habituels Constat La société n'a pas établi des conventions écrites avec certains fournisseurs habituels, qui décrivent les remises exceptionnelles, les conditions d'achat,.. Cause Les conventions sont jugées sans utilité. Conséquence Cette situation ne permet pas de bénéficier plusieurs avantages Recommandations Conclure des conventions écrites avec les fournisseurs habituels refermant les éléments essentiels.
  26. FRAP 4 III. PHASE DE REALISATION 5 Problème La non séparation des tâches et responsabilités. Constat Quelques opérations sont effectuées par des agents qu’ils ne doivent pas s’en chargé. Cause Défaillance au niveau de la GRH Conséquence Risque d’erreur dans les documents établis; Risque de fraude Recommandations Respect du principe de la séparation des tâches; Procéder au recrutement au bon moment.
  27. Le rapport définitif IV. PHASE DE CONCLUSION Les anomalies Les délais Les avis Les recommandations 1 Ce rapport intègre les constats qui fondent les recommandations de l'audit interne, ainsi la méthodologie préconisée des points positifs et les bonnes pratiques notables identifiées lors de l'audit. Dès que l'auditeur achève ses travaux de rédaction et de réorganisation, il transmet le rapport à la Direction d'Audit interne et de Contrôle de Gestion (DAICG) pour revue et validation. Par la suite, une fois où le rapport d'audit est validé, la DAICG le transmet à la Direction Générale et à la direction du service audité, tout en fixant une date pour la tenue d'une réunion de discussion du rapport d'audit
  28. Discussion du rapport IV. PHASE DE CONCLUSION 2 Cette réunion est présidée par le DAICG et en présence de l'auditeur interne ainsi que du directeur et responsables du service audité. Le DAICG en collaboration de l'auditeur interne, présentent le rapport d'audit, les faits marquants, les anomalies et les recommandations proposées et ce point par point. La DAICG organise les discussions nécessaires pour consolider les conclusions consignées dans le rapport d'audit et se mettre d'accord sur les délais accordés au service audité pour remédier aux insuffisances.
  29. Elaboration du plan d’action IV. PHASE DE CONCLUSION 3 Caractéristique du problème Identification et analyse des causes La solution retenue Le planning et les conditions de mise en œuvre Les responsabilités et les délais de réalisation
  30. Le suivi des recommandations IV. PHASE DE CONCLUSION 4  Vérifier que toutes les parties intéressées ont une copie du rapport d’audit ;  Veiller à ce que le service audité a remis une réponse écrite au rapport d’audit ;  Vérifier la réalisation de l’action corrective dans les délais fixés ;  Observer et évaluer l’efficacité de l’action corrective mise en œuvre ;
  31. Ladescription narrative Laphase de planification Laphase de réalisation Laphase de conclusion 1 4 3 2
  32. 33 MERCI DE VOTRE ATTENTION MERCI DE VOTRE ATTENTION
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