De presentatie die ik heb gegeven op 25 november 2015 bij het congres 'Enterprise Information Management' van Management Events (Spant - Bussum). Vragen hierover? Stel ze gerust via mijn LinkedIn profiel of cvhout@vxcompany.com
14. STELLING 3:
Onvolwassen?
Stelling 3: de nieuwste
informatiemanagement-
features in Office 365/
SharePoint Online zijn nog te
onvolwassen om hier een
informatiearchitectuur aan
op te hangen als bedrijf.
16. Informatiearchitectuur in SharePoint
TAXONOMIE (termenarchief)
Document
types
Content
types
CONTENT TYPE HUB (inhoudstypes)
• Document ‘Beleidsrapport’
• Document ‘Planning’
• Document ‘Offerte X’
DOCUMENTBIBLIOTHEEK (wat de gebruiker ziet)
17. Welk effect heeft deze methode?
TAXONOMIE (termenarchief)
• Brief
• Formulier
• Lijst
• Rapport
• Offerte
Document
types
Alle termen (‘tags’ of
‘metadata’) worden op
één plek vastgelegd
binnen de organisatie.
Dus: geen spelfouten,
geen afwijkende
schrijfwijze (‘report’
i.p.v. ‘rapport’).
Dus: de zoekfunctie is betrouwbaar. Categoriseren
en archiveren gaat op uniforme wijze.
18. Dit wordt bijvoorbeeld mogelijk...
Snelle & betrouwbare SharePoint Search
“Geef mij alle documenten
met Document type =
Rapport en Auteur = Floris
van Beek”
27. Welk effect heeft deze methode?
Alle documenten die
belangrijk zijn voor mijn
werk kan ik categoriseren
zoals ik wil...
Ongeacht de auteur of de oorspronkelijke
locatie van het document.
28. En ook...
Alles is openbaar. Dus:
een collega kan een
document ‘un-taggen’.
En dus ‘stiekem’
verwijderen van jouw
Board.
Als organisatie heb
je weinig controle
over de Groups en
de Boards
(compliance).
• Metadata uit SharePoint niet
zichtbaar in Delve.
• Nauwelijks opties voor recovery.
• Principe is: alles openbaar.
• Snappen eindgebruikers het nog?
29. STELLING 3:
Onvolwassen!
Stelling 3: de nieuwste
informatiemanagement
-features in Office 365/
SharePoint Online zijn
nog te onvolwassen
om hier een
informatiearchitectuur
aan op te hangen als
bedrijf.
Dus...
30. Beheer: centraal, goed
overzicht, met recovery
opties, minder foutgevoelig
Compliance: uniformiteit,
betrouwbare zoekfunctie,
archiveringsbeleid
Duidelijk(er) voor
eindgebruikers (locatie
document, toegang)
- Weinig flexibel
- Daardoor niet altijd
populair bij gebruikers
- Goede beheerders vinden...
Flexibel: gebruikers kunnen
zelf een Group maken, app
kiezen, taggen
Strategie van Microsoft
Ondersteunt ‘work like a
network’ / slim samenwerken
- Weinig overzicht/mandaat
voor beheerders (ook i.v.m.
compliance, metadata,
recovery)
- Té openbaar?
- Migratie nodig als je alsnog
metadata/archivering wil als
team?
- (Nog?) niet duidelijk voor
gebruikers
31. KORTOM
3. Concentreer u op
een optimaal gebruik
van die oplossingen.
Laat uw IT-partner
aangeven wanneer u
wat moet inzetten voor
bijvoorbeeld
informatiemanagement.
2. Kies qua
techniek voor
standaard-
oplossingen:
Office 365,
Addappt
1. Zoek een
betrouwbare,
strategische
IT-partner
Titel Snapshot: “De visie van VX Company: informatiearchitectuur in een standaard SharePoint-raamwerk.”
Presentatie: “Informatiemanagement in Office 365/SharePoint: waar moet u beginnen?”
Welkom.
Even voorstellen. Mijn naam is Charlotte van Hout en ik ben SharePoint consultant bij VX Company IT Services.
Als SharePoint consultant hou ik me ook bezig met kennismanagement, bedrijfsprocessen en productivity, en dat vind ik superinteressant. (zie ook: boeken, Twitter)
Straks vertel ik iets meer over mijn bedrijf.
Zoals u misschien weet is SharePoint een platform voor bijv. intranet en documentbeheer.
Leverancier is Microsoft. Microsoft zet op dit moment in op de cloud-versie van SharePoint: SharePoint Online en Office 365.
Als consultant hou ik me bezig met de implementatie van SharePoint en Office 365 bij allerlei soorten organisaties, van verschillende grootten.
Dat wil zeggen dat ik bijv. de wensen van klanten verzamel, SharePoint configureer en gebruikerstrainingen geef.
Daar hoort ook bij: een informatiearchitectuur inrichten binnen SharePoint. Ik heb inmiddels goede én slechte voorbeelden gezien op dit vlak.
En gezien welke richting Microsoft – leverancier – kiest wat betreft SharePoint en Office 365.
En welke gevolgen dit heeft voor het gebruik van SharePoint als informatiemanagement systeem.
Deze kennis deel ik nu, en vanmiddag tijdens mijn break out sessie, met u.
Over dit onderwerp heb ik drie stellingen geformuleerd.
Stelling 1: Een IT-bedrijf voegt in deze tijd meer waarde toe als strategisch partner dan alleen als leverancier.
Stelling 2: SharePoint/Office365 biedt steeds meer ruimte voor goed informatiemanagement binnen je bedrijf.
Stelling 3: de nieuwste informatiemanagement-features in O365/SharePoint Online zijn nog te onvolwassen om hier een informatiearchitectuur aan op te hangen als bedrijf.
Allereerst:
Stelling 1: Een IT-bedrijf voegt in deze tijd meer waarde toe als strategisch partner dan alleen als leverancier.
Met ‘strategisch partner’ bedoel ik:
Je als IT-bedrijf verdiepen in de missie van de klant, en op basis daarvan adviseren (‘waarom?’)
Een langdurige relatie aangaan.
Doel: de beste resultaten voor beide partijen op lange termijn.
Beiden doen waar je het beste in bent.
Versus ‘leverancier’: een positie waarin je eenvoudigweg de opdracht uitvoert zoals die is geformuleerd door de klant - en daarna vertrekt.
Meer gericht op korte termijn. En niet optimaal gebruik makend van de expertise van beide partijen.
Zie ook: Best Value Procurement – methode > next slide
De vraag om IT als strategisch partner kom je steeds vaker tegen.
Erwin Logt, Chief Information Officer (CIO) van FrieslandCampina formuleert het mooi:
“Een IT-organisatie die uitvoert wat gevraagd wordt (‘IT serves the business’), reactief is, een interne focus heeft en die beloond wordt op basis van het verlagen van de IT-kosten. Of een IT-organisatie die meedenkt met de business en innovatief en extern gefocust is. Een organisatie die zelf opportuniteiten aandraagt en bedrijfsproblemen naar zich toe trekt, en die afgerekend wordt op basis van de waarde die ze levert (‘IT enables’ of zelfs ‘IT drives business transformation’). Een IT-organisatie die, in alles wat ze doet, als doel heeft het helpen van de business om een hogere en meer winstgevende omzet te genereren. De focus ligt niet op techniek, maar op de bedrijfstransformatie die je met techniek teweegbrengt.”
Steeds meer business beslissingen hangen af van IT/informatiemanagement.
Steeds meer processen hangen af van IT-tools.
HR medewerkers moeten iets weten van IT.
Secretaresses moeten er handigheid in hebben.
‘We’re all in the information business now’.
Het is voor een niet-IT-bedrijf nauwelijks bij te houden wát er verandert, en vooral: hoe de nieuwe features optimaal in te zetten zijn.
Geldt ook voor Office 365 van Microsoft: kunnen wekelijks updates komen.
Dus: Specialiseer je als bedrijf in je eigen vakgebied.
En laat je adviseren over andere vakgebieden.
Mijn bedrijf – VX Company IT Services – was bij oprichting in 1988 eigenlijk zijn tijd vooruit.
“IT-dienstverlening is voor 99% mensenwerk.”
IT werkt niet in een isolement.
Nu zelfs meer dan toen geldt: IT is de enabler of zelfs de driver van business transformation.
We zien hier: Gerard, Bert, Michel en Frank. Nog steeds directeurs, nog steeds enthousiast. Met inmiddels ca. 300 medewerkers met verschillende specialismen hebben ze iets moois opgebouwd.
Onze visie: “Technologieën, producten en werkwijzen veranderen, maar de kernbehoefte aan vakmanschap en betrokken professionals is altijd aanwezig. Vandaar: mensenwerk.”
Wat begon in 1988 aan een pooltafel in een Amsterdams café, groeide uit tot wat we vandaag de dag zijn 250 medewerkers, verschillende specialismen en technologieën.
Microsoft, Oracle, Java, Unix en Linux. We zijn specialist in consultancy en trainingen op het gebied van Agile en testen, denken mee met onze klanten over oplossingen zoals Enterprise Collaboration, cloud en Big Data en bieden daaraan gerelateerde producten zoals een sociaal intranet en een vergaderapp.
Wij zijn ervan overtuigd dat goede IT-dienstverlening voor 99% mensenwerk is. Het is de mens, de IT-professional, die luistert naar de klant, zijn kennis en ervaring inbrengt, begrijpt waar het om gaat en oplossingen en producten voorstelt en implementeert die werken.
Zoals voor de business unit waar ik voor werk: SharePoint. Wij doen als consultants SharePoint / Addappt implementaties. Inclusief gebruikersadoptie, informatiemanagement, nazorg.
Wie werkt er al met SharePoint?
Is iedereen bekend met SharePoint? Platform voor bijv. intranet, samenwerking, van Microsoft. In de cloud, of on-premises (op je eigen server). In de cloud = Office 365.
Op de ppt een voorbeeld van een SharePoint-teamsite binnen Office 365.
83 percent of companies using Microsoft SharePoint depend on it for document management, intranet, enterprise social, formulieren, apps.
Zoals gezegd: ik werk bij het SharePoint / Office 365 team. We hebben een intranet-oplossing op SharePoint: Addappt. Addappt versnelt uw SharePoint implementatie en behoedt u voor vaak gemaakte fouten. Ik vertel straks meer over Addappt.
Stelling 2: SharePoint/Office365 biedt steeds meer ruimte voor goed informatiemanagement binnen je bedrijf. Want: gaat steeds meer om mensen (business, adoptie, processen, design) dan om technologie. Standaard klaarzetten en dan: engagement, coaching, informatiearchitectuur....
Trends bij Microsoft / in SharePoint/Office 365 – part one.
Trend: vroeger verkocht Microsoft producten. Punt.
Inmiddels gaat de economie van een product based economy naar een service based economy: diensten leveren dus.
Microsoft sluit daarop aan. Focus ligt steeds meer op cloud diensten, zoals Office 365. Dat is niet meer: koop een product, hier heb je het, en klaar. Dat is: online aanvragen, betalen, direct in gebruik nemen op basis van licentie en X aantal gebruikers.
Vervolgens wordt Office 365 – terwijl je het gebruikt – steeds verder verbeterd. Extra functionaliteit. Mooiere lay-out. Etc.
Daar zitten natuurlijk voor- en nadelen aan. De nadelen: als Office 365 / SharePoint Online klant moet je eigenlijk wel mee met de updates. Langdurig achterblijven kan eigenlijk niet.
Bovenstaande is beter te begrijpen als je Office 365 ziet als een dienst, en niet als een product. De dienst kan veranderen (verbeteren), en je kunt ‘m niet tot in detail personaliseren.
Klinkt slecht. Is het dan wel een goed idee? Ja, toch wel. Vooral vanwege het volgende.
Technologische ontwikkelingen gaan snel. Heel snel. Voordat je een tool hebt geïmplementeerd met je eigen IT-afdeling, is ie alweer verouderd. En voordat je een waterdicht security beleid hebt geformuleerd en geïmplementeerd, zijn er alweer gaten in te schieten. Verandering is een constante.
De enige manier om in zo’n snel veranderende situatie bij te blijven is: flexibel zijn. In IT-termen: Agile zijn. Als bedrijf moet je er vooral voor zorgen dat je flexibel genoeg bent om snel op (technologische, of andere) veranderingen te kunnen reageren.
Hoe blijf je als bedrijf flexibel? Bijvoorbeeld door een intern platform te regelen dat automatisch mee verandert met de technologische mogelijkheden. Dat schaalbaar is en…flexibel.
Met Office 365 hoef je zelf geen team van IT developers in te huren om extra functionaliteit te maken. Je hoeft geen architect in dienst te hebben die alle technologische ontwikkelingen bijhoudt en daarop voorsorteert. Of een security officer die bijhoudt welke nieuwigheden er nu weer zijn op het gebied van data encryption etc. Daar heeft Microsoft de mensen voor. En dat zijn echte specialisten. Het niveau dat zij hebben, is bijna niet te behalen met eigen specialisten van een middelgroot bedrijf.
Trends bij Microsoft / in SharePoint/Office 365 – part two.
En de updates? Tja. Het kan voorkomen dat een knop in je OneDrive ineens van rechts naar links verhuist. Dat is voor veel mensen nieuw, en daar zullen ze aan moeten wennen. Tegelijkertijd: platformen die vaak privé worden gebruikt, veranderen ook regelmatig. Denk aan LinkedIn, Slideshare, Pinterest, Facebook etc.
Wederom: verandering is een constante. Men zal eraan moeten wennen. Maar het kan stap voor stap. En je kunt mensen meenemen hierin.
Dus: Microsoft wordt een dienstleverancier. En gaat zich ook bemoeien met het gebruik van hun platform. Dus niet alleen: verkoop van licenties. Maar ook: hoeveel mensen gebruiken het daadwerkelijk? Hoe wordt het ervaren? Hoe is de adoptie?
Sales-mensen van Microsoft worden tegenwoordig ook afgerekend op het aantal gebruikers (niet alleen verkochte licenties). Microsoft neemt mensen in dienst die zich uitsluitend bezighouden met adoptie en gebruik. Zij hebben geen sales-target, alleen een adviesfunctie. Deze mensen richten bijvoorbeeld het Success Center in, met o.a. templates voor adoptieplannen en tips. En ze presenteren op congressen, over adoptie. De focus is duidelijk aan het verschuiven.
Dus: minder met techniek bezig zijn, meer met business: Microsoft wil dienst leveren waardoor bedrijven makkelijker hun eigen werk kunnen doen.
In het kader van: Microsoft levert Office 365 en SharePoint Online steeds meer als een ‘turn-key’ dienst:
wij presenteren Addappt. Een oplossing op SharePoint, om SharePoint zelf ook echt turn-key te maken.
Met als uitgangspunt: wij maken SharePoint snel operationeel, en houden uw omgeving up-to-date. Ook voor de lange termijn, aansluitend op de Microsoft-strategie.
...een solide basis voor: informatiemanagement. Functionaliteit. Gebruikersadoptie. Etc.
Ga dus niet... het wiel opnieuw uitvinden als u met SharePoint / Office 365 aan de slag gaat.
Zoals gezegd: SharePoint Online is een onderdeel van Office 365. Gaat u met SharePoint werken? Ga dan niet het wiel uitvinden.
Onze intranet- en samenwerkingsoplossing Addappt maakt SharePoint snel gebruiksklaar. We zetten een raamwerk over SharePoint, dat een basis vormt voor een goede informatiearchitectuur, een goede indeling van de functionaliteit en goede gebruikersadoptie.
Allemaal onder het motto: start snel dankzij best practices. En ga snel naar organisatiespecifieke verbeteringen (dus: wijzigingen die specifiek voor uw organisatie waarde opleveren).
Veel waarde kan komen uit een sterke informatiearchitectuur in SharePoint. Vult u ons Addappt raamwerk goed in, dan heeft u een krachtige start. Voor sommige organisaties is dit voldoende.
Andere organisaties hebben meer wensen. Bijvoorbeeld omdat ze hun content goed willen kunnen terugvinden en archiveren. Of omdat ze verplicht zijn zich aan specifieke (archiverings-)wetten te houden. Dan is het goed om de uitgebreide mogelijkheden in Office 365 / SharePoint te bekijken.
Wat betekent dit allemaal voor de mogelijkheden voor informatiemanagement in Office 365 / SharePoint Online?
Als klant/organisatie die Office 365 / SharePoint Online gebruikt, hoef je je minder met de technologie an sich bezig te houden.
Je hebt ruimte om een écht succesvolle implementatie te realiseren, namelijk: inclusief aansluiting op je organisatie, en inclusief gebruikersadoptie/change management.
En: inclusief informatiemanagement. Want men kent vaak de mogelijkheden in SP/O365 niet. En men onderschat de tijdsinvestering die nodig is om dit goed te regelen.
Vandaar de tweede stelling: SharePoint/Office365 biedt steeds meer ruimte voor goed informatiemanagement binnen je bedrijf. Want: gaat steeds meer om mensen (business, adoptie, processen, design) dan om technologie. Standaard klaarzetten en dan: engagement, coaching, informatiearchitectuur....
Ruimte in uw hoofd én in uw budget voor de zaken waar het echt om draait.
Stelling 3: de nieuwste informatiemanagement-features in O365/SharePoint Online zijn nog te onvolwassen om hier een informatiearchitectuur aan op te hangen als bedrijf.
Wat zijn de nieuwste informatiemanagement features in Office 365? (in vogelvlucht)
Office Graph & Delve
Office 365 Groups
Boards
We beginnen met de ‘classic’...
Content type hub = combinatie van metadata op centraal niveau.
Rigide / formeel (weinig flexibel)
Gebruikers houden (aanvankelijk) niet van metadata
Geen informatiemanagers / taxonomie beheerders met kennis van zaken
Dan de moderne variant van informatiearchitectuur.
Die draait grofweg om drie elementen in Office 365: Office 365 Groups, Office Graph en Delve, en de Boards.
Bekende termen? Microsoft maakt er veel reclame voor als ‘de toekomst van samenwerken/informatie beheren’ maar nog niet iedereen weet wat je er precies mee kan doen. In de volgende slides geef ik een toelichting per onderdeel.
De Groups. Letterlijk: groepen, uiteraard. In Office 365, dus niet uitsluitend in SharePoint.
In feite niets anders dan een handige manier om de verschillende (bestaande) Office 365 apps te verzamelen rondom één team.
Microsoft vroeg zich af: hoe verzamelen we de relevante apps voor een team?
Het antwoord daarop was: de Group.
Voorbeeld: ik ben marketing medewerker en ik ga een congres organiseren, samen met collega’s en met externen.
Ik maak vanuit de Outlook Web App een Office 365 Group aan, waar ik de teamleden uitnodig (intern en extern).
We hebben nu automatisch de beschikking over:
een gezamenlijke mailbox (mailadres)
een gezamenlijke kalender
een gezamenlijke OneDrive (documentopslag)
een gezamenlijke OneNote (notitieblok)
Dus: we hebben ‘gesprekken’ binnen de gezamenlijke inbox.
We plannen in een gezamenlijke kalender.
We slaan documenten op op de gezamenlijke ‘schijf’ (in de cloud)
We maken snelle notities in het gezamenlijke notitieblok.
Informatiemanagement: je kunt de documenten filteren op bijv. datum gewijzigd en auteur.
Je hebt versiegeschiedenis. Je kunt mappen maken.
That’s it.
Erg flexibel. Maar minimaal qua informatiemanagement.
Dan: Office Graph en Delve.
Office Graph is in feite een nieuwe, slimme zoekmachine in Office 365: ‘semantic search’. Geeft een visualisatie van alle ‘professionele activiteit’ die relevant is voor jou, de signalen om je heen. De applicaties die je gebruikt, verzenden die signalen (Word, Outlook, PowerPoint, Yammer...). Wanneer? Als creation, modification, consultation, of a document, a presentation, a video, a discussion.
Bijv. alle populaire documenten ‘trending’ om jou heen, documenten of mails die we recent hebben bewerkt, presentatie die mijn manager recent heeft bewerkt. En de suggesties worden steeds beter dankzij ‘machine learning’.
Delve is de manier om de info uit de Office Graph te tonen aan de gebruiker. Dus: de interface die je ziet. En: je nieuwe profielpagina in Office 365 en SharePoint Online.
Je ‘eigen’ Delve is in principe openbaar. Al je collega’s kunnen zien wat ‘trending’ is rondom jou. En aan welke documenten je recent hebt gewerkt. (ze kunnen er niet in kijken als ze geen rechten hebben) Dat vinden sommige organisaties spannend. Heel transparant.
En wat betreft informatiearchitectuur?
Graph/Delve zoekt NIET op metadata die in SharePoint zijn toegevoegd (?), maar op signalen. Dus daar heb je niks (meer) aan.
Je kunt echter zelf ‘metadata’ toevoegen in de vorm van Office 365 Boards.
En die zien we op de volgende slide...
Office 365 Boards.
Letterlijk: een bord binnen je Delve profiel
Er staan ‘cards’ op je Delve profiel: letterlijk kaarten met informatie, opties om te delen, oorspronkelijke locatie etc.
Je kunt cards taggen met een trefwoord.
Op dat moment wordt er een Board aangemaakt met als naam dat trefwoord.
Zoals hierboven: ‘Congres en Conferentie’ Board.
Je ziet op de card dat ie getagd is.
Dit staat los van de metadata/tags die je organisatie heeft in SharePoint.
Dus: ongeacht de oorspronkelijke locatie van de info in de card
kun je de informatie zelf ordenen. Op basis van je eigen tags.
Het is wel openbaar: al je collega’s kunnen je Boards en je tags zien.
Mits ze recht hebben op de info op de oorspronkelijke locatie
(snappen we het nog?)
Geen uniformiteit in Boards.
Archiveringsbeleid nog mogelijk?
Compliance: aan bedrijfsregels houden
Snappen eindgebruikers het nog? > machtigingen? Oorspronkelijke locatie?
Stelling 3: de nieuwste informatiemanagement-features in O365/SharePoint Online zijn nog te onvolwassen om hier een informatiearchitectuur aan op te hangen als bedrijf.
Office Graph & Delve
Office 365 Groups
Boards
Advies: nog niet aan beginnen.
Wel: onderzoeken, voor over ca. 1 jaar.
Wel Office 365 en SP Online inzetten voor intranet, documentbeheer (krachtige functies)
Tot die tijd: quickstart met Addappt.
En: wij zorgen voor de tijdige overstap naar nieuwe features ALS dat slim is.
Als strategisch IT-partner.
Want: u kunt als bedrijf met uw eigen expertise niet ook nog al deze Office 365 expertise bijhouden.
Dat is ons werk.
En wij trekken als partner aan de bel, als er iets moet gebeuren.